Процесс управления организацией
Пунктирные стрелки «цели» и «отчетность» показывают, что может быть ситуация, когда генеральный директор и собствен
ник являются одним лицом, что достаточно часто встречается в российской практике. Генеральный директор отчитывается и получает планы развития бизнеса от вышестоящего органа, не входящего в систему управления организации — собрания акционеров.
Акционеры компании, как правило, не входят в штатное расписание компании, не занимают в компании должностей (за редкими исключениями).Направление стрелки процесса справа налево обусловлено тем, что процесс управления замыкает обратную связь по управлению сетью процессов организации.
alt="" />
Рис. 2.12. Процесс управления организацией
Кроме этого, в российской практике часто встречается ситуация, когда собственники, создавшие бизнес, нанимают директора (генерального директора), которому поручается управление компанией. Проблемой для наемного директора в этой ситуации является чрезмерно большое вмешательство собственников в управление организацией, поэтому часто приходится регламентировать деятельность собрания акционеров, чтобы построить систему управления.
При выделении процесса управления организацией в первую очередь следует обратить внимание на следующие факторы:
какие службы и подразделения выполняют в организации «штабные» функции, результатом выполнения которых являются управленческие решения масштаба всей организации? К таким подразделениям часто относятся уже упоминавшийся ранее отдел стратегического развития организации, планово-диспетчерский или планово-экономический отделы, административный отдел и канцелярия, отдел PR или связей с общественностью; кто является основным потребителем результатов деятельности? У организации может быть пять групп лиц заинтересованных в ее деятельности, а именно: потребители, собственники, сотрудники, общество и поставщики. Поэтому система управления организацией строится исходя из установленных приоритетов для каждой из групп. Например, для государственных некоммерческих фондов социальной зашиты населения приоритет будет отдан удовлетворению потребностей общества, а для коммерческой организации собственники будут устанавливать соотношение своих интересов с интересами потребителей.
На рисунке 2.13 изображен алгоритм управления отдельным процессом со стороны его владельца.
Владелец процесса редко имеет аппарат управления процессом, но его действия по управлению можно алгоритмизировать в виде блок-схемы. Так же как и для процесса управления организацией, деятельность владельца процесса изображена в виде стрелки, замыкающей обратную связь в цикле управления P-D-C-A.Управление процессом в штатной ситуации начинается с регулярного получения владельцем данных о ходе процесса в форме, установленной владельцем (рис. 2.13). Владелец организовывает фиксирование и хранение информации (данных) для того, чтобы при необходимости можно было к ним вернуться и проверить правильность информации и правильность решений, принятых на основании этой информации. Затем владелец процесса проводит анализ данных, сравнивая получившийся результат с плановыми показателями и указаниями руководителя.
В случае, если отклонение полученных результатов от плановых показателей превышает установленные для этого показателя границы, владелец процесса обязан: зафиксировать факт отклонения; провести анализ причин отклонения, выявить эти причины; оценить экономическую целесообразность устранения причин отклонения;
если устранение причины отклонения целесообразно, то владелец обязан организовать разработку и внедрение мероприятий, по устранению причин произошедшего отклонения; устранение причин отклонения требует перераспределения ресурсов или получения дополнительных ресурсов от вышестоящего руководителя; о своих действиях владелец процесса обязан сообщить вышестоящему руководителю.
Рис. 2.13. Алгоритм действий владельца процесса по управлению
процессом
Результаты анализа данных, выявленные отклонения, принятые решения о необходимости и методах устранения причин отклонений, результатах устранения владелец должен задокументировать в любой удобной для него форме. Отчетность о ходе процесса поступает вышестоящему руководителю в виде документа с условным названием «Справка о ходе процесса».
Документ может быть в бумажной или электронной форме. После выполнения владельцем процесса обязательных функций по отчетности о ходе процесса перед вышестоящим руководителем, наступает очередь работы вышестоящего руководителя по регламенту, установленному для него. Такая регламентация всехуровней управления обеспечивает регулярную обратную связь между уровнями управления.
Регламентация деятельности вышестоящего руководителя заключается в том, что вышестоящий руководитель должен проанализировать (сам или при помощи аппарата управления) поступившие от владельцев «Справки о ходе процессов» и принять по ним управленческие решения. Управленческое решение доводится до владельцев процессов в виде документа с условным названием «Протокол анализа процесса». Подписанный протокол имеет для владельца процесса силу утвержденного приказа. Совмещенная форма справки-протокола анализа процесса приведена ниже, в главе 3.
Анализ хода процесса проводится по всем группам показателей. Поскольку показатели процесса могут иметь отклонения от средней величины, необходимо установить критерии для показателей. Критерии определяют, когда вышестоящий руководитель должен вмешаться в ход процесса для принятия управленческого решения.
Замечание 2.4: Не каждое отклонение данных от среднего значения нужно фиксировать и анализировать. Для того чтобы владелец процесса не «утонул в бумагах», он должен установить критерии для показателей процесса на таком уровне, чтобы за месяц ему приходилось проводить такие анализы с письменным оформлением результатов, не более 5—6 раз. Число 5—6 установлено на основе практических соображений и опыта работы.
Основной задачей любого владельца процесса является снижение вариаций в показателях процесса и их улучшение, поэтому после того, как количество отклонений показателей за установленные для них границы снизится до уровня 2—3 в месяц, границы необходимо пересмотреть в сторону ужесточения или введения дополнительных показателей хода процесса.
Цель управления процессом заключается в непрерывном улучшении его показателей.
Еще по теме Процесс управления организацией:
- Организация управления процессами
- Процесс управления организацией
- 4.1. Организация управления налоговым процессом
- УПРАВЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИЕЙ НА ОСНОВЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ
- Бизнес-процесс и организация его управления
- Тема 11 ЭЛЕМЕНТЫ ОРГАНИЗАЦИИ И ПРОЦЕССА УПРАВЛЕНИЯ
- 1.4. ХАРАКТЕРИСТИКА ПРОЦЕССА И ОСНОВНЫХ ЭТАПОВ СТРАТЕГИЧЕСКОГО УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ
- Глава 2 УПРАВЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИЕЙ НАОСНОВЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ
- Глава 9 Реструктуризация организаций в процессе антикризисного управления
- КОНЦЕПТУАЛЬНЫЙ ПОДХОД К ОРГАНИЗАЦИИ ПРОЦЕССА ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЙ В УПРАВЛЕНИИ КОРПОРАЦИЕЙ
- Глава 1 ОСНОВНОЕ СОДЕРЖАНИЕ ПРОЦЕССА ОРГАНИЗАЦИИ ДОСТАВКИ ТОВАРОВ И УПРАВЛЕНИЕ ЕЮ. КОНЦЕПЦИЯ ЛОГИСТИКИ