Спецификация проектов по разработке продукции


Программы развития, нацеленные на дополнения и изменения в ассортименте продукции компании, обычно ведут к перерасходованию бюджетов по затратам и задержке по срокам. Одной из возможных причин подобного феномена является хроническое заболевание инженеров, которое может быть названо «болезнь угодливого совершенствования».
Многие узнают ситуацию, показанную на следующем примере.
Анализ примера
Компания-прозводитель электронного и аудиооборудования для пользователей на внутреннем рынке провела исследование рынка. По результатам этого исследования компания планирует выпустить на рынок новую «веселую» модель кассетного стереоплеера. Целью является устройство, привлекательное по стилю, которое работает от сети и на батарейках, с приемлемыми функциями, но также имеющее невысокую цену и рассчитанное привлечь клиентов подросткового возраста в рамках конкуренции с импортом.
По любым стандартам это может рассматриваться как небольшой проект, которому необходимы простой бюджет и определенная программа контроля, при этом его успех не зависит от новейших методик управления проектом. Все должно быть понятно. Ничто не должно пойти не так.
Стартовая встреча
Запуск дизайна нового продукта может быть наглядно представлен, начиная со встречи в офисе главного инженера, в лабораториях по развитию. Помимо главного инженера на встрече, вероятно, должны присутствовать представители других заинтересованных департаментов, например, департаментов продаж и производства. Для обеспечения необходимого кворума требуется еще один сотрудник - это, безусловно, инженер по дизайну (ГЬорг), в обязанности которого входит фактическая разработка.

Обсуждение будет нацелено на то, чтобы определить для инженера правильный курс действий по созданию изделия, которое наметили директора компании по результатам недавнего исследования рынка. Поэтому ГЬ- орг получит набор целей. Давайте представим, однако, что, как это зачастую бывает, эти цели заданы достаточно неопределенно и не составлены в форме официальной спецификации продукта.
Вы можете представить себе, как Георг уходит со встречи, мысленно он сделал себе пометки о том, что устно обсуждалось на встрече, плюс у него могут быть нацарапанные наспех записи. Наверняка ему дали некое представление о намеченных производственных расходах, стиле, исполнении, предпочтениях касательно цены реализации и примерной дате, когда запасы продукции должны быть готовы д ля распространения и реализации на рынке.
Этап первоначальной разработки
Можно без сомнения предположить, что энтузиазм будет бить из Георга ключом. Наиболее компетентные инженеры становятся очень деятельными, когда их неожиданно назначают ответственными за новый проект, где они могут проявить свои креативные способности. После нескольких недель, проведенных за закрытыми дверями своей лаборатории, Георг может подготовить первую экспериментальную модель нового кассетного плеера. Затем эта рабочая модель должна быть передана различным экспертам для критического анализа. Среди этих экспертов могут быть маркетологи, промышленный дизайнер и производственные инженеры или другие подходящие представители департамента, который в конечном итоге будет заниматься производством продукта.
Предпроизводственный этап
Вслед за успешной оценкой прототипа и воплощением рекомендаций экспертов наступает следующий этап проекта, связанный с подготовкой рабочих чертежей, спецификаций материалов и спецификаций, на основании которых может быть создана небольшая пилотная партия изделий. По опыту можно совершенно обоснованно предположить, что эта предпро- изводственная стадия проекта займет гораздо больше времени, чем сам дизайн лабораторной модели. Производственный департамент может решить задействовать ограниченное количество инструментов, а производственные инженеры и другие лица захотят наладить испытательные производственные процедуры, проверить наличие отклонений, протестировать автоматические действия и просто обдумать методы сборки и тестирования.

Переоценка
Георг должен побыть какое-то время в состоянии выжидания. В течение этого периода он может размышлять над дизайном, параллельно с проверкой чертежей, ответами на запросы о производстве или закупках. Эти размышления приводят его к дополнительным соображениям. Листая свои каталоги комплектующих, он обнаруживает, что мог бы выбрать другой усилитель, что улучшило бы функциональность устройства, а стоимость детали была бы немного меньше.
Первые изменения
ГЬорг решает сделать это изменение, в результате которого случайно возникает необходимость перепроектировать отпечатанные монтажные платы на этапе, когда они уже расчерчены и заказаны на производстве в количестве, требуемом д ля прототипа. ГЬорг начинает перепроектирование и отменяет заказ на платы д ля прототипа.
Модифицированные чертежи и списки деталей передаются в департаменты по производству и закупкам. Специалисты по оценке расходов на производство подсчитывают, что экономия в результате установки нового усилителя составит менее 1 процента от общих ожидаемых удельных производственных расходов. Но это одно изменение задержало выполнение программы на три недели и явилось причиной того, что вся подготовительная работа нескольких департаментов была перечеркнута и все надо было начинать сначала.
Тем временем Георга посетил представитель компании, которую он выбран для поставок громкоговорителей. Представитель рад потенциальной сделке, но он достает из своего портфеля техническую брошюру и сообщает Ibopiy, что может пред ложить ему по умеренной цене новые громкоговорители. Эти новые громкоговорители по размеру и форме подойдут плееру, увеличат низкочастотное восприятие на целую октаву и смогут лучше выдерживать увеличившуюся мощность нового усилителя. Из-за несколько больших размеров новых громкоговорителей чертежи снова придется изменить, а некоторые уже сделанные работы в рамках выпуска пилотной партии будут признаны непригодными. ГЬорг считает, что это невысокая цена за существенное улучшение работы и решает принять это изменение.
Непредвиденные проблемы
Со временем, несмотря на задержки и дополнительные расходы, прото- типная партия будет завершена и передана в лабораторию для оценки.

Георг с ужасом обнаруживает, что у каждого экземпляра прототипной партии есть две проблемы, которые не проявлялись у первой экспериментальной модели, созданной в лаборатории.
Из приводного кассетного двигателя слышится значительное громыхание, что является результатом улучшения низкочастотного восприятия. По этой же причине слышен фон от сети переменного тока.
Теперь перед Георгом стоит тройной выбор. Он может вернуться к оригинальному дизай^ с использованием предыдущих усилителя и громкоговорителей. Но у Георга высокие идеалы, и ему не нравится мысль об ухудшении работы. Вторая возможность по исправлению ситуации заключается в том, чтобы вставить простую фильтрующую схему для уменьшения низкочастотного восприятия, чтобы смягчить громыхание и сетевой фон. Это также ухудшило бы работу устройства в целом.
Георг решает сделать единственно правильную вещь. Он модифицирует блок питания сети, чтобы убрать фон, и заносит в спецификацию приводной кассетный двигатель более высокого качества, чтобы убрать громыхание. Эти изменения, хотя и вызвали дополнительные задержки и затраты, позволяют создать прототип, который наконец проходит все испытания.
Наступило время оценить результат.
Хороший результат?
Конечный результат весьма хорош. Работа модифицированного прототипа наконец-то соответствует самым критическим требованиям Георга. Георг очень доволен результатами своего труда и поздравляет себя с хорошо выполненной работой.
Однако руководство компании не так довольно. Часто повторяемая фраза «время - деньги» имеет не меньшее значение в управлении проектом, чем где бы то ни было еще. Обычно можно совершенно обоснованно полагать, что если были превышены запланированные сроки, то также были превышены и расходы по бюджету. Очевидно, что в этом случае расходы на разработку взлетели намного выше пределов бюджета.
Цельные производственные расходы выросли настолько, что больше нет возможности реализовывать это изделие по запланированной экономной цене. В любом случае новая модель была выпущена так поздно, что ниша на рынке, где изначально был спрос, уже заполнена продукцией конкурентов.
Все произошедшее можно было бы предотвратить, если бы Георг придерживался полученных изначально инструкций. Но какими были эти изначально полученные инструкции? ГДе документальные доказатель
ства? Этот простой пример служит демонстрацией того, какие ловушки могут появиться в проекте по разработке продукции, который не контролируется на основе должной спецификации проекта.
На самом деле Георг создал очень хороший товар, но не тот товар, который его просили создать. Он позволил вмешаться в процесс своим собственным идеям и упустил из виду изначально поставленные цели.
Георг попался в общераспространенную ловушку, допустив, чтобы «лучшее» стало врагом «хорошего».
Пересмотренный пример: как это должно было случиться?
Было бы хорошо снова вернуться к этому вымышленному проекту и посмотреть, как развивались бы события, если бы соблюдались основные элементы контроля над проектом.
Письменная спецификация
Первая заметная разница заключалась бы в подготовке письменной спецификации проекта. Основная часть этой спецификации была бы посвящена технической спецификации продукта. Техническая спецификация продукта пишется для того, чтобы с самого начала четко определить цели по дизайну. Такие спецификации по продукту должны включать отчет об ожидаемой работе с количественными данными, с описанием стандартов по качеству и надежности, указаниями по стилю, размеру и ограничениями по весу и т. п.
Также должны быть указаны коммерческие цели проекта по разработке продукции. Для того чтобы можно было оценить вероятную ставку доходности на инвестированный капитал (как часть предварительной оценки проекта), руководство должно для начала четко представить себе размер этих инвестиций.
Таким образом, бюджеты по расходам на разработку, производство и другие затраты должны быть определены и одобрены с самого начала, а также записаны в коммерческой части спецификации. Обязательно должны быть определены максимально разрешенные удельные производственные затраты и целевая цена реализации. Обе эти цифры относятся к прогнозу по реализации, который также содержит ожидаемые объемы по производству на первые два или три года.
И наконец, остался вопрос по срокам. Целевая дата по выпуску продукции на рынок должна быть определена заранее и быть тщательно продумана, чтобы эта цель была достижима. Очень часто выбранная дата нацелена на такое время запуска продукта, чтобы можно было объявить его на важной торговой выставке.

Планирование и контроль
В нашем примере над прогрессом можно было осуществлять гораздо более эффективный контроль, если бы в спецификацию проекта был включен простой график выполнения программы (например, гистограмма). Поскольку этот график определяет все важные события в рамках проекта (вехи), ре1улярные проверки, осуществляемые руководством, выявят опасность отставания от графика достаточно быстро для того, чтобы принять меры по исправлению ситуации.
Контроль над изменениями
Теперь предположим, что Георг достиг того момента в проекте, когда в предыдущем примере ему было позволено сделать изменение в первоначальном дизайне (усилитель). При условии эффективного контроля ему бы не было разрешено осуществлять изменения после выпуска производственных чертежей без предварительного обсуждения с другими департаментами, которые затронет это изменение. Обычно изменения такого рода выносятся на одобрение представителей комитета по изменениям. Комитет оценит все возможные последствия предлагаемых изменений и эффект, который они будут иметь на складские запасы деталей, на незавершенные работы, надежность, расходы, график работ и т. п., и только после этого даст свое согласие или другие инструкции. Мы можем быть уверены, что комитет по изменениям предвидел бы некоторые из неблагоприятных результатов после первого изменения, сделанного Георгом. Помимо различных технических причин это изменение было бы пресечено на корню из- за угрозы невыполнения обязательств по срокам.
Процедуры по контролю за модификациями описаны в Стве 11. На этом этапе достаточно упомянуть, что другие изменения, которые были сделаны в проекте кассетного плеера, также были бы погребены представителями по контролю. Георга держали бы в рамках правильного курса с помощью официальной спецификации продукта и программы разработки, с помощью разумного контроля над изменениями и, безусловно, с помощью ежедневного контроля его действий со стороны наблюдателей.
<< | >>
Источник: Локк Д.. Основы Управления Проектами. 2004

Еще по теме Спецификация проектов по разработке продукции:

  1. Разработка и документальное подтверждение спецификации проекта
  2. 2. Разработка инвестиционных проектов.
  3. РАЗРАБОТКА СЕТЕВОГО ГРАФИКА ПРОЕКТА
  4. ДЬЮ ДИЛИДЖЕНС - РАЗРАБОТКА ПРОДУКЦИИ
  5. 12.3. Разработка проектов бюджетов
  6. 12.4. РАЗРАБОТКА СТРАТЕГИИ ПРОЕКТА
  7. РАЗРАБОТКА И ВНЕДРЕНИЕ НОВОЙ ПРОДУКЦИИ
  8. 43.2. РАЗРАБОТКА ИНВЕСТИЦИОННЫХ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСКИХ ПРОЕКТОВ
  9. Система разработкии постановки продукции на производство
  10. ВИДЫ ИНВЕСТИЦИОННЫХ ПРОЕКТОВ ТРЕБОВАНИЯ К ИХ РАЗРАБОТКЕ
  11. Роль профессионального плановика в разработке идеализированного проекта
  12. 1. Содержание, назначение, порядок разработки инвестиционных проектов
  13. Этапы разработки и реализации инвестиционных проектов в капитальном строительстве
  14. 1.2. Продукция проекта
  15. ГЛАВА 12 МАРКЕТИНГ ПРОДУКЦИИ ПРОЕКТА
  16. Тема 5. Разработка системы сбыта и плана-прогноза реализации продукции
  17. Глава 9. Разработка алгоритма локализации рисков инвестиционного обеспечения проектов строительной организации
  18. Тема 6. Разработка программы продвижения продукции предприятия на этапе вывода ее на рынок
  19. 1. Правовая база разработки и проведения экспертизы бизнес-планов инвестиционных проектов в Республике Беларусь
  20. Разработка моделей принятия управленческих решения при реализации инвестиционных проектов предприятий гражданской авиации
- Антикризисное управление - Документоведение и делопроизводство - Инвестиционный менеджмент - Инновационный менеджмент - Информационный менеджмент - Исследование систем управления - Корпоративное управление - Лидерство - Маркетинг в отраслях - Маркетинг, реклама, PR - Маркетинговые исследования - Менеджмент организаций - Менеджмент персонала - Менеджмент-консалтинг - Моделирование бизнес-процессов - Моделирование бизнес-процессов - Организационное поведение - Основы менеджмента - Поведение потребителей - Производственный менеджмент - Риск-менеджмент - Самосовершенствование - Сбалансированная система показателей - Сравнительный менеджмент - Стратегический маркетинг - Стратегическое управление - Тайм-менеджмент - Теория организации - Теория управления - Управление качеством - Управление конкурентоспособностью - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения - Финансовый менеджмент - ЭКОНОМИКА ДЛЯ МЕНЕДЖЕРОВ -