Системы кодирования

  Те, кто отвечает за разработку любой системы кодирования (будь это затраты или нумерация документов), должны всегда иметь в виду, что эти системы нельзя разрабатывать изолированно от других управленческих и технических информационных систем в компании.
Можно выгадать много пользы, если одна и та же система будет применяться к проектам всей компании, а также и в других областях деятельности компании.
Функции кода
Код - это метод стенографии для передачи существенных данных о предмете. Для целей управления проектом таким предметом может быть все, начиная с целого проекта и заканчивая его маленькой частичкой, материальной или абстрактной. Это может быть комплектующая деталь, чертеж, работа, производственная деятельность, часть строительных работ, проектно-техническая деятельность - фактически все, что является необходимым для проекта. Единственное, что объединяет все эти предметы, заключается в том, что они почти всегда связаны со стоимостью; каждый предмет (взятый отдельно или в группе с другими) связан с затратами, которые необходимо оценить, бюджетировать, потратить, измерить, о которых нужно отчитаться, которые должны быть оценены и (где это возможно) восстановлены.
Для кодирования предметов, а не просто описания их словами, существует много причин. Например, коды должны быть разработаны так, чтобы быть точными и недвусмысленными. У них также есть преимущество, существенное при использовании компьютерных систем, поскольку они упрощают хранение файлов, анализ, редактирование и сортировку файлов для отчетности и контроля. Код выполняет одну или обе следующие функции; Код должен действовать как уникальное название, которое идентифицирует предмет, к которому он относится. Идентифицирующий код, самостоятельно или с помощью подкодов, может быть устроен так, чтобы категоризировать, квалифицировать или еще каким-либо способом описывать предмет, к которому он относится.
Лучшие системы кодирования - это те, которые умеют комбинировать обе эти функции настолько просто, насколько это возможно, и присваивать номера, которые могут использоваться и в системах управления информацией компании.



/>

1 1

0 -

2

2

1

1

Бобина трансформатора,







используемая в

1 1

0 -

2

2

1


Т рансформаторе,







используемом в

1 1

0 -

2

2

0


Модуляторе,







используемом в

1 1

0 -

2

0

0


Радиоприемнике,







используемом в

1 1

0 -

о
о

0


Проекте по радиосвязи

Рис. 4.3 Пример системы кодирования для производственного проекта В этом примере была наугад выбрана бобина трансформатора, используемая в производственном проекте, система нумерации которой была показана на рис. 4.2. Анализ показывает, каким образом часть номера бобины действует как код, который помещает этот компонент на правильную ветвь генеалогического древа. Самое большое преимущество от использования таких систем родовой нумерации можно получить, когда шифры компонента, номера чертежей и коды расходов являются частями одной системы.


Типичные примеры
Внизу перечислены виды информации, которую может содержать код стоимости любого предмета.
Системы, используемые как примеры, взяты из области легкого и тяжелого машиностроения и из горной промышленности, но общие принципы взаимозаменяемы как между этими проектами, так и между всеми другими типами проектов. Идентификатор проекта . На рис. 4.2 показана структура дробления работы (генеалогическое древо) для проекта по разработке и строительству оборудования для радиосвязи. Номер проекта 110-000, этот номер является идентификатором проекта для целей, связанных с бухгалтерскими, инженерно-техническими и производственными вопросами.
Метод нумерации проекта можно настроить таким образом, чтобы помимо функции простого идентификатора каждый номер передавал определенную ключевую информацию об этом проекте (примеры даны на рис. 4.4 и 4.5).
Идентификатор предмета. Каждый номер, при условии, что он уникален в рамках системы, является способом присвоения проекту однозначного наименования. Однако на практике будет более благоразумно добавлять к номеру в скобках краткое описание в каждом случае, когда идет речь о предмете, чтобы предупредить ошибки клерка. Таким образом в документе о предмете всегда лучше сказать: «Трансформатор 110-221», нежели просто «Предмет номер 110-221». Отношения внутри проекта. Дальнейший анализ (рис. 4.2) показывает, что кодовые номера были разработаны так, чтобы соответствовать структуре дробления работы или генеалогическому древу. Рассмотрим все тот же пример трансформатора 110-221. Тот факт, что этот код расходов и шифр этого компонента начинаются с 110-22, показывает, что трансформатор используется на модуляторе 110-220, который в свою очередь используется на проекте 110-000 (эти номера можно найти справа на генеалогическом древе на рис. 4.2). Этот процесс нумерации распространяется на всю разбивку работы, поэтому даже отдельным компонентам можно давать коды, имеющие отношение к иерархии. Это показано на рис. 4.3, где анализируется номер кода для бобины, используемой на трансформаторе. Идентификатор операции . Задача по обмотке и сборке специально сконструированного трансформатора 110-221 может получить соответствующий код расходов, например, 110-221С, где буква С обозначает операцию по обмотке. ГЬраздо чаще вместо одной буквы используют аббревиатуру из двух букв, что дает больше возможностей для детализированного дробления на отдельные операции. Идентификаторы для отдела, направления или специалиста по торговле и работе. Чтобы показать, какой отдел отвечает за определенное задание или расход, часто используют подкод из одной или двух цифр. Еще больше цифр может быть добавлено для обозначения участия продавцов или инженеров-проектировщиков. Представьте себе, например, деятельность, связанную с разработкой трансформатора 110- 221. Код затрат может выглядеть как 110-221-153 с подкодом из трех цифр 153. В этом случае 153 показывает, что за задание отвечает инженерно-технический отдел (1), направление инженерно-технических работ связано с электричеством (закодировано как [5]), а последняя цифра (3) указывает на уровень сотрудника (например, старший инженер, инженер или дизайнер), который будет выполнять задание по разработке этого трансформатора. Эта последняя цифра может также обозначать стандартную ставку стоимости в час, соответствующую уровню задействованного работника. Идентификатор семейства. Если для кодирования рассматривается много предметов, то их можно классифицировать как семейство. Такие
семейства распространяются на все проекты, их можно использовать в огромных капитальных проектах или в самых маленьких инженернопроизводственных проектах. Удобство группирования предметов в семейства, где имеются другие предметы, обладающие общими или схожими характеристиками, очень важно для многих сравнительных целей. Группирование в семейства и их идентификация могут быть выстроены в коды предметов с использованием подходящих цифр и под- кодов.
Например, семейство может включать все насосы, обозначенные горнодобывающей или нефтехимической компанией. В другом примере цифры подкода 01 на определенном месте в коде предмета для единицы производственного оборудования всегда будут указывать на основную сборку. Другим типом семейства могут служить механически обработанные объекты, которые в силу своей формы имеют производственную схожесть, и механические операции, которые нужно выполнить; применение кодирования семейства важно для производства компонентов в ячейках технологической группы.
Рисунок 4.4 показывает систему кодирования, включая идентификаторы семейства. Эту систему использует компания, которая осуществляет производственные проекты. Рисунок 4.5 показывает другую систему, применимую к инженерно-технической организации, которая проводит крупные проекты в горнодобывающей отрасли. 
<< | >>
Источник: Локк Д.. Основы Управления Проектами. 2004

Еще по теме Системы кодирования:

  1. Преимущества системы логического кодирования
  2. 4.2. Информационное обеспечение. Системы классификации и кодирования
  3. 7.3. Стандарт EANCOM и системы штрихового кодирования
  4. Понятие информационного обеспечения (ИО). Системы классификации и кодирования
  5. Системы штрихового кодирования и внедрение ЭОД
  6. Дробление работы и кодирование
  7. Получение и кодирование поставляемой продукции
  8. Что происходит, когда клиент заявляет: «Используйте мою систему кодирования!»
  9. §95. На всем протяжении серии переключений от системы к системе (при условии, что системы являются однопродуктовыми) повышению нормы прибыли соответствует снижение заработной платы
  10. КРИЗИС АДМИНИСТРАТИВНО-ПЛАНОВОЙ СИСТЕМЫ И НЕОБХОДИМОСТЬ ПЕРЕХОДА К РЫНОЧНОЙ СИСТЕМЕ
  11. ПЕРЕХОД КАК ЭТАП ТРАНСФОРМАЦИИ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ СИСТЕМЫ. КРИЗИС АДМИНИСТРАТИВНО' КОМАНДНОЙ СИСТЕМЫ
  12. глава 15 ДЕНЕЖНО-КРЕДИТНАЯ СИСТЕМА И ЕЕ ВЗАИМОСВЯЗЬ С ФИНАНСОВОЙ СИСТЕМОЙ
  13. 3. Структура финансовой системы. Европейская система интегрированных экономических счетов
  14. ВОПРОС: Система банковского надзора: виды, цели и задачи. Рейтинговая система CAMEL.
  15. У Вас Есть Система Тенденция в Направлении Механических Систем?
  16. 2.2.1. Банковская система как часть денежной системы страны
  17. 1.5.СИСТЕМА ФИНАНСОВ И СФЕРЫ ЕЕ ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ. ФИНАНСОВАЯ СИСТЕМА, ЕЕ ЗВЕНЬЯ
  18. Организация системы защиты информации экономических систем
  19. Система управления взаимоотношений с клиентами (CRM система)
  20. § 1. Системы ранжирования в системе организационных форм соревнования
- Антикризисное управление - Документоведение и делопроизводство - Инвестиционный менеджмент - Инновационный менеджмент - Информационный менеджмент - Исследование систем управления - Корпоративное управление - Лидерство - Маркетинг в отраслях - Маркетинг, реклама, PR - Маркетинговые исследования - Менеджмент организаций - Менеджмент персонала - Менеджмент-консалтинг - Моделирование бизнес-процессов - Моделирование бизнес-процессов - Организационное поведение - Основы менеджмента - Поведение потребителей - Производственный менеджмент - Риск-менеджмент - Самосовершенствование - Сбалансированная система показателей - Сравнительный менеджмент - Стратегический маркетинг - Стратегическое управление - Тайм-менеджмент - Теория организации - Теория управления - Управление качеством - Управление конкурентоспособностью - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения - Финансовый менеджмент - ЭКОНОМИКА ДЛЯ МЕНЕДЖЕРОВ -