Реализация

  Сразу после утверждения проект перестает быть просто объектом для планирования и обдумывания и становится живым организмом, которому подрядчик отдает свое время и усилия. Для решения всех задач проекта, технических, бюджетных или же временных, необходима соответствующая проектная организация. Все участники должны полностью осознавать свою особую роль, исполнения которой от них ожидают.
Обычный риск для проектов - неспособность начать работу вовремя. Весьма продолжительные задержки могут возникать из-за злоупотреблений, юридических или плановых сложностей, недостатка информации, нехватки финансирования или других ресурсов и множества других причин. Все эти факторы могут поставить менеджера проекта в затруднительное или безвыходное положение. Если проект невозможно начать вовремя, трудно ожидать его своевременного завершения.
Утверждение проекта
В контексте этой главы утверждение заказчиком или владельцем проекта означает, что подрядчик получит формальное письменное указание продолжать работу над проектом на заранее обговоренных и согласованных условиях. Для внутренних частных проектов в роли заказчика выступает сама компания, а подрядчиком является ответственный отдел или подразделение организации.
Начальная регистрация и нумерация
Как только в организации регистрируется новый проект, он должен быть формально «внедрен в систему», чтобы можно было осуществлять все обязательные действия по бухгалтерии, планированию, продвижению и другие административные процедуры.

Один из самых первых шагов состоит в добавлении нового проекта в журнал проектов и присвоении ему проектного номера. Предпочтительно, чтобы этот номер остался таким же в качестве идентификатора в схемах и номерах спецификаций оборудования, кодах затрат, актах учета времени (таймшитах) и во всех остальных важных документах проекта.
Когда бы ни возникла необходимость получить информацию о проекте, текущем или давно законченном, журнал проектов или его архивная информация обычно являются лучшим - или даже единственным - местом для первоначальных поисков. В большинстве информационных систем управления или архивах номер проекта - это основной элемент, ведущий к разным текстовым файлам и данным проекта; тем не менее в правильно заполняемом журнале любой проект и имя его разработчика можно проследить через имя заказчика, описание проекта, приблизительную дату или другую информацию в течение длительного времени после того, как номер проекта был утрачен.
Внутренний документ утверждения проекта
В любой хорошо управляемой компании первым шагом к осуществлению проекта является выпуск документа утверждения. Названный «утверждение проекта» или, возможно, «заказ работ», этот документ должен определить ведомственную и закупочную смету расходов, данные о сроках начала и окончания работ, детали заказа клиента, информацию о ценах, счет- фактуру и инструкции по доставке и так далее. Подпись члена высшего эшелона управления заказчика является основной для утверждения проекта. Это сигнал к тому, что проект должным образом утвержден и работа может начинаться.
Пример формы утверждения проекта приведен на рис. 8.1. На оборотной стороне этой формы горнодобывающей инжиниринговой компании приведена более детальная информация по бюджету.
Формы утверждения проектов обычно выдаются всем подразделениям компании в качестве общей информации, но вспомогательные технические и коммерческие документы передаются только менеджеру проекта. Впоследствии менеджеру проекта необходимо удостовериться, что все остальные менеджеры организации детально изучили проектные предписания, и заблаговременно предоставить им полную возможность сделать все требуемые приготовления.

Клиент
Описание работ
Описание документа_
Номер проекта (заполняется бухгалтерией) Название проекта (для компьютерных ответов)



Дата начала проекта (записывается как ОЗ-АПР-89)
Дата завершения проекта - ожидаемая (записывается как 03-АПР-90)



Калькуляция человекочасов

Ценовые категории

11

21

22

31

41

51

52

61

итого

Человекочасы









/>
Примечания
Утверждаю
Утверждаю



Проектные службы



Центральный файл



Рис. 8.1 Форма утверждения проекта
Форма, используемая горнодобывающей инжиниринговой компанией для утверждения новых проектов.

Предварительная организация проекта
Перед тем, как приступить к работе над проектом, часто приходится устранять мелкие недочеты, даже когда разработана ясная техническая инструкция. Содержание и природа этой предварительной подготовки, несомненно, зависит от типа и величины проекта.
Составление графика организации проекта
Когда менеджер по проекту назначен, необходимо начертить график организации (иногда неудачно называемый органиграммой) и отпечатать его для всех ведущих специалистов или агентств, связанных с проектом. Также необходимо предоставить его высшему руководству всех внешних групп, имеющему любую степень ответственности за проект. Если компания очень большая, можно составить общий график, а затем разбить его на серии меньших схем, которые дают возможность отдельным группам ознакомиться с деталями. Разумеется, итоговый график организации проекта зависит от фактических договоренностей, но тем не менее в нем должна быть отражена следующая информация: Ключевые элементы собственной организации подрядчика, включая и менеджера проекта. Руководящие группы, работающие удаленно от головного офиса подрядчика (особенно строительные бригады на проектах строительства). Основные субподрядчики. Внешний агент по закупкам (если назначен) вкупе с любой внутренней группой, ответственной за сопровождение, инспекцию оборудования и оформление документов по отправке. Независимые консультанты, работающие как на заказчика, так и на подрядчика. Представитель правительства или местного правительственного учреждения (если это существенно).
Распространение корреспонденции и документов
Рассудительный подрядчик возьмет под строгий контроль методику ведения корреспонденции по проекту. Подрядчик легко может оказаться в затруднительном положении, если потеряет жизненно важное письмо или другой документ. Необходимо убедиться, что предприняты определенные шаги для выбора маршрутов и контроля во внутренних офисах документооборота, касающегося всех внешних сторон организации проекта.

Назначенный адресат или контактное лицо
Хорошей практикой для каждой организации является назначение одного из ее ведущих участников своеобразным «контрольным пунктом» по получению и рассылке всех формальных письменных сообщений и технических документов, независимо от того, присланы ли они почтой, электронным письмом, авиапочтой, с курьером, по факсу или телексу. Каждый назначенный адресат становится ответственным за то, чтобы документы или содержащаяся в них информация были доступны всем сотрудникам организации, имеющим к ним отношение.
Решение о распространении докул1ентов
Большинство проектов обрастают кипами документов. Как только будут оговорены все планирующие, контрольные и административные процедуры, необходимо составить списки всех соответствующих форм, ожидаемых отчетов и других типов документов. Затем можно будет рассмотреть каждый из типов документов по очереди и решить, кто должен получить копии по заведенному порядку. Решение принимается по принципу «необходимого знания», а не «желаемого знания» (за исключением того, что все запросы со стороны заказчика о предоставлении документации должны по понятным причинам рассматриваться в первоочередном порядке, кроме информации, которую подрядчик намеревается оставить конфиденциальной).
Если документы должны храниться в электронном виде, открытые для доступа по сети, необходимо предусмотреть различные уровни доступа в целях безопасности, тем самым предупреждая несанкционированный просмотр засекреченных или конфиденциальных данных.

Как только порядок регулярного распространения или доступности документов будет установлен, выводы могут быть отображены на матричной схеме. Имена авторизованных получателей могут быть перечислены с левой стороны, а названия документов или их типов - в заголовках вертикальных колонок. Отметка в квадрате их пересечения в сетке показывает, что доступ разрешен. Возможен другой вариант, когда число в клетке пересечения показывает количество соответствующих печатных копий документов, которое получит каждый сотрудник.
По желанию можно использовать и буквенные коды, например, буквой «О» обозначим оригинальный документ, «Б» - бумажную распечатку, «П» - первичный или воспроизводимый чертеж и «М» - запись на микропленке. Принцип проиллюстрирован на рис. 8.2.

Стандарты и процедуры разработки проекта
Подрядчику необходимо произвести исследование, нужны ли для проекта какие-либо специальные стандарты разработки, нормы техники безопасности или согласование с правительством, или иные нормативные постановления. Эти проблемы обычно отражаются на затратах, поэтому нужно быть уверенным, что большинство предписаний будут выполнены на начальной стадии проекта.

ПРОДОЛЖАТЬ
ПО               >
НЕОБХОДИМОСТИ
т

ПОЛУЧАТЕЛИ


| Заказчик |


[ Генеральный директор ]

| Проектный менеджер ]

Проектный инженер


| Заводской инженер |

[ Контролер-приемщик продукции |

| Покупатель |

Главный инспектор

Начальник отдела кадров |

и так далее

ДОКУМЕНТЫ

Списки закупленных деталей





1



1

2

1



Спецификации материалов





1




1

1



Заявки на закупку








/>1
1








1





3

1


Отчеты об ускорении




1






1



Списки нехваток




1



1

1

1




Утвержденный график затрат




1

1




1

















Список графиков





1



1





Графики на рассмотрение

1




1





1



Одобренные графики





1



1


1
















Детальные сетевые диаграммы




1

1



1





Набросок сетевой модели

1


1

1









Суммарный план людских ресурсов



1

1

1






1


Детальный план людских ресурсов




1

1


1




1















Отчеты о продвижении

1

/>
1



1






Отчеты о несоответствии



1




1













































и так далее


Рис. 8.2 Матрица распространения документов

Часто возникают ситуации, когда по обоюдному согласию все схемы, составленные для проекта, являются собственностью заказчика, который по завершении проекта становится владельцем оригинальных графиков и хранит их в своей собственной системе (конечно, у подрядчика остаются копии данных в воспроизводимых распечатках, или в качестве средства для хранения используется компьютер).
Подрядчика могут попросить использовать для нумерации чертежей систему заказчика. На практике в таких случаях каждый график нумеруют дважды, используя как систему заказчика, так и обычные стандарты подрядчика. Такие двойные номера могут образовывать систему перекрестных ссылок в компьютере или, если подобное невозможно, в журнале данных.
Чертежи могут быть выполнены по собственным стандартам графических изображений заказчика, и в этом случае подрядчик должен получить образцы до начала графических работ.
<< | >>
Источник: Локк Д.. Основы Управления Проектами. 2004

Еще по теме Реализация:

  1. 6.3. Планирование выручки от реализации. Факторы, влияющие на увеличение выручки от реализации.
  2. 19.2. УЧЕТ РЕАЛИЗАЦИИ ПРОДУКЦИИ. ОСОБЕННОСТИ УЧЕТА РЕАЛИЗАЦИИ ПРОДУКЦИИ ПО МОМЕНТУ ОПЛАТЫ И ПО МОМЕНТУ ОТГРУЗКИ
  3. 4.2. Классификация затрат на производство и реализацию продукции. Смета расходов на производство и реализацию продукции.
  4. 4.1.1. Доходы от реализации
  5. 1.2.2. Реализация подакцизных товаров
  6. § 10.5. ОТКЛОНЕНИЯ ПО РЕАЛИЗАЦИИ ПРОДУКЦИИ
  7. 9.1. Место реализации товаров
  8. 3.3.1. Место реализации товаров
  9. ГЛАВА 6 РЕАЛИЗАЦИЯ СТРАТЕГИИ
  10. Стимулирование реализации товаров и услуг
  11. 6.6.1. Доходы от реализации
  12. РЕАЛИЗАЦИЯ СТРАТЕГИИ
  13. 6.1. Доходы от реализации
  14. § 51.3. МЕТОД ЧИСТОЙ РЕАЛИЗАЦИИ
  15. Планирование производства и реализации продукции
  16. УЧЕТ РЕАЛИЗАЦИИ ПРОДУКЦИИ
  17. РЕАЛИЗАЦИЯ СИНЕРГИИ
  18. 10. Реализация результатов ревизии
  19. 9.2. Место реализации работ (услуг)
  20. РЕАЛИЗАЦИЯ И КОНТРОЛЬ ПЛАНОВ
- Антикризисное управление - Документоведение и делопроизводство - Инвестиционный менеджмент - Инновационный менеджмент - Информационный менеджмент - Исследование систем управления - Корпоративное управление - Лидерство - Маркетинг в отраслях - Маркетинг, реклама, PR - Маркетинговые исследования - Менеджмент организаций - Менеджмент персонала - Менеджмент-консалтинг - Моделирование бизнес-процессов - Моделирование бизнес-процессов - Организационное поведение - Основы менеджмента - Поведение потребителей - Производственный менеджмент - Риск-менеджмент - Самосовершенствование - Сбалансированная система показателей - Сравнительный менеджмент - Стратегический маркетинг - Стратегическое управление - Тайм-менеджмент - Теория организации - Теория управления - Управление качеством - Управление конкурентоспособностью - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения - Финансовый менеджмент - ЭКОНОМИКА ДЛЯ МЕНЕДЖЕРОВ -