Преимущества системы логического кодирования


Несмотря на то, что основная цель системы кодирования состоит в том, чтобы идентифицировать части или распределять затраты, есть много выгод, доступных компании, поддерживающей логическую систему кодирования, где все коды и подкоды имеют общее значение среди всех информационных управленческих систем компании.
Эти выгоды увеличиваются со временем и наращиванием отчетов, при условии, что система используется последовательно, без неправомочных изменений или дополнений. Выгоды зависят от возможности эффективно восстановить и обработать данные, что наверняка потребует использования компьютерной системы, предпочтительно с реляционной базой данных.
Если система кодирования разработана логически, с учетом иерархической структуры и семейств, и управляется эффективно, можно предположить, что будут получены некоторые или все из ниже перечисленных выгод:
Легкий поиск и восстановление предметов по имеющейся информации с прошлых проектов, которые соответствуют или схожи с предметами, планируемыми в новых проектах, что существенно для сравнительной оценки стоимости. Легкий поиск и восстановление информации по разработке (особенно карты технологического процесса, вычисления и чертежи) для процессов, сборки или компонентов, использонанн ых в прошлых проектах и являющихся уместными для текущих проектов. Результатом такой «остаточной инженерии», когда часть или все предыдущие разработки могут быть снова использованы или адаптированы, станет существенная экономия рабочего времени и затрат, связанных с инженерным проектированием. Такой поиск по проекту не только позволяет избегать ненужных затрат, связанных с проектированием всех этапов проекта заново, но также дает новому проекту возможность включить предыдущие проекты, которые уже были доказаны или отлажены, что уменьшает количество возможных ошибок. При наличии компьютеризированной системы разработки дизайна или другой системы, где рисунок сохраняется в цифровом формате, масштаб и возможности такого повторного использования становятся еще более удобными и привлекательными. Быстрая идентификация реквизитов и спецификации для закупки оборудования по предыдущим проектам, параметры которого соответствуют новым требованиям. Это другой пример «остаточной инженерии», с помощью которой можно ускорить подготовку новых спецификаций по закупке (особенно тоща, когда основные тексты прежних спецификаций можно восстановить из файлов текстового процессора). Группировка компонентов в семейства в соответствии с их основными формами и размерами, соответствующими нуждам производственных процессов, с целью максимизации эффективности производственных технологий (как в случае с технологическими сегментами группы). Если возможно использовать общую систему, то оценки стоимости, бюджеты, зарегистрированные расходы, планы-графики и многие другие документы и задачи плана по проекту могут относиться к базе данных для управления проектом, контроля над проектом и составления отчетов для руководства. Возможность выполнять статистический анализ стоимости и других записей, оставшихся от предыдущих проектов для разнообразных целей, включая контроль за выполнением работ. Следующие примеры из моего собственного опыта имели большое практическое применение в компании тяжелого машиностроения. Они показывают только две из многих возможностей для эксплуатации записей, закодированных должным образом:

Дата заказа (две последние цифры года)
Серийный номер стайка или станции передачи
Серии начинаются каждый год заново с 001
Станкам в составе проекта с использованием многих механизмов даются последовательные номера партии Идентификатор основной сборки или основной задачи
Наиболее часто встречающиеся: Схема расположения узлов машины Концептуальный дизайн База машины (включая золотник)
10 Механизм передачи 15 Оборот
20 Зажимное приспособление или хомут
30 Сверлильная бабка, резьбонарезная головка или подрезная головка
40 Зонды
45 Фрезерная головка или пасточная бабка
50 Специальная механическая обработка
55 Гидравлика и машинное масло
60 Контрольные агрегаты
65 Программное обеспечение для функции контроля
70 Список рекомендованных запчастей
75 Руководство по эксплуатации
ВО Схемы основания и поставок
85 Установка и пуск в действие
90 Разное Серийный номер рисунка или статьи затрат
Некоторые номера всегда остаются в резерве для особых предметов, которые являются общими для всех или большинства агрегатов. Например: Схема агрегата и список частей



Рис. 4.4 Система нумерации, используемая в компании тяжелого машиностроения
Эта компания разрабатывает и производит специализированные инструменты для тяжелого машиностроения и системы обработки.
Идентификатор типа проекта
Используется компьютером для сортировки и учета в
соответствии со следующими пунктами: Специфический проект с известными и планируемыми сроками продолжительности для клиента, который его оплачивает.
Отчеты по расходам и бюджеты составляются на весь срок действия проекта. Общий проект (продолжительный или с неопределенными сроками действия), расходы по которому возмещаются клиентом (например, не ограниченное сроками соглашение об оказании консультационных услуг). Отчеты по расходам и бюджеты ежегодно обновляются. Внутренние проекты по развитию или другие специальные проекты, расходы по которым не выставляются клиенту. Бюджет составляется на срок действия каждого проекта, но все бюджеты ежегодно обновляются. Работа, связанная с предложением и реализацией, что включает подготовку тендеров. Бюджеты обновляются, как указано в пункте 3. Накладные расходы компании. Отчеты по расходам и бюджеты ежегодно обновляются. Серийный номер проекта
Присваивается от 001 до 999 в каждом типе проекта Идентификатор основного завода Разработка - шахтовая Разработка - открытая и карьерная Обработка руды и концентратор Плавильная печь Очистительный завод Полуобработанные продукты Услуги и дороги на площадке Мастерские, склады и прочие здания Планирование проекта и общее администрирование
• Идентификатор секций завода
Примеры (для основного завода 3, концентратора): Конвейер 12 Бункер для руды 14 Железнодорожный разгрузчик 20 Дробилка 30 Продажа «хвостов»
и так далее Идентификатор дисциплины Гражданское строительство Проектирование зданий и сооружений Машиностроение и служба главного механика Строительство трубопроводов Электротехника Управление производственным процессом Планирование и администрирование проекта -
9 Прочее Серийный номер рисунка
Присваивается от 001 до 999 в каждой дисциплине


Рис. 4.5 Система нумерации, используемая в горнодобывающей компании
Усреднение данных (оставшихся от предыдущих проектов) по зарегистрированным затратам для обычно повторяющихся пакетов работы по некоторым категориям позволило подготовить таблицы по оценке проекта (выраженной в человекочасах и в обновлении данных по стоимости материалов). Эти таблицы оказались очень полез- , ными при планировании новых проектов и при проведении всестороннего анализа детальных оценок предложений о новых проектах. Подробный анализ данных о прошлых отгрузках позволил компилировать таблицу, показывающую средний и максимально возможный вес по отгрузке по некоторым категориям предметов, которые используются в различных проектах тяжелого машиностроения. С помощью пароходной компании была разработана таблица для представления менеджеру по контролю за материалами в качестве «таблицы с готовыми расчетами». Эту таблицу время от времени обновляли и эффективно использовали для оценки веса по отгрузке и стоимости отгрузки во все интересующие страны в рамках будущего проекта.
Выбор системы кодирования
Когда система кодирования уже принята, делать какие-либо фундаментальные изменения представляется трудным и неблагоразумным делом. Поэтому выбор системы должен быть осуществлен весьма осторожно и тщательно. Предположим, что компания много лет работала со всеобъемлющим методом кодирования, который применялся во всех ее системах по рисованию и при нумерации других документов, при оценке расходов, учете затрат и шифрах. Если эта компания меняет систему нумерации так, что номера, которые ранее имели одно значение, теперь обозначают что- то совершенно другое, могут возникнуть следующие проблемы: Рисунки хранятся в двух различных системах. Подобные неудобства причиняются давнишним клиентам, которые хранят свои собственные файлы рисунков для проектов. Нелегкий путь идентификации подобных предыдущих видов работ с целью проведения сравнительной оценки стоимости. Трудности при восстановлении более ранних разработок. Штат должен обучиться и жить с двумя системами вместо одной. Проблемы для владельцев магазина, связанные с двумя различными системами шифрования компонентов. Компоненты, наиболее часто использованные на п|*дылутцих проектах, придется перенумеровать для более новых проектов; таким образом, возможно наличие

идентичных компонентов, которые хранятся в двух местах с различными шифрами. Путаница в результате любой попытки использовать реляционную базу данных, которая зависит от кодовой нумерации.
Необходимость упрощения
Здесь представляется уместным вставить еще одно предупреждение. Существует вероятность, что в результате чрезмерных амбиций вы попытаетесь включить в номера слишком много информации. В результате вы можете получить 14-, 15-значные номера или даже номера с еще большим количеством цифр. Разработчик такой системы может гордиться собой, компьютерные системы способны легко принять и обработать такие числа, но, пожалуйста, помните о человеческом факторе - о «человеческом интерфейсе». С этими числами будут работать люди, вводя их в письменные или электронные отчеты. Простые коды требуют меньше конторского времени и провоцируют меньше ошибок. 
<< | >>
Источник: Локк Д.. Основы Управления Проектами. 2004

Еще по теме Преимущества системы логического кодирования:

  1. Системы кодирования
  2. 4.2. Информационное обеспечение. Системы классификации и кодирования
  3. 7.3. Стандарт EANCOM и системы штрихового кодирования
  4. Системы штрихового кодирования и внедрение ЭОД
  5. Понятие информационного обеспечения (ИО). Системы классификации и кодирования
  6. Дробление работы и кодирование
  7. 3.3.1. Логические методы
  8. Логический подход
  9. Получение и кодирование поставляемой продукции
  10. Логические границы анализа
  11. Что происходит, когда клиент заявляет: «Используйте мою систему кодирования!»
- Антикризисное управление - Документоведение и делопроизводство - Инвестиционный менеджмент - Инновационный менеджмент - Информационный менеджмент - Исследование систем управления - Корпоративное управление - Лидерство - Маркетинг в отраслях - Маркетинг, реклама, PR - Маркетинговые исследования - Менеджмент организаций - Менеджмент персонала - Менеджмент-консалтинг - Моделирование бизнес-процессов - Моделирование бизнес-процессов - Организационное поведение - Основы менеджмента - Поведение потребителей - Производственный менеджмент - Риск-менеджмент - Самосовершенствование - Сбалансированная система показателей - Сравнительный менеджмент - Стратегический маркетинг - Стратегическое управление - Тайм-менеджмент - Теория организации - Теория управления - Управление качеством - Управление конкурентоспособностью - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения - Финансовый менеджмент - ЭКОНОМИКА ДЛЯ МЕНЕДЖЕРОВ -