<<
>>

Оценка затрат на материалы и оборудование

Относительно материалов всегда нужно проводить два типа оценки. Для каждой задачи или пакета работы они следующие: Общая ожидаемая стоимость, включая все расходы на поставку и другие выплаты (материальные затраты часто составляют более половины общей стоимости проекта).

Полное время реализации заказа, которое является ожидаемым временем между началом оформления заказа на закупку и получением последнего предмета, необходимого, чтобы закончить решение определенной задачи (неполучение материалов вовремя - обычная причина задержек и просроченного завершения проекта).

Может возникнуть необходимость оценки других факторов для эксплуатационных целей, например, объема или веса материалов (эта информация необходима для хранения и обработки).

Если детальный проект все еще предстоит сделать, то будет отсутствовать список частей или другие списки (графики), с которых можно было бы начать процесс оценки. Поэтому следующий лучший ход состоит в том, чтобы попросить инженеров подготовить предварительные списки материалов по каждой задаче. Возможно, что нельзя будет подготовить детальные списки, но проблема не столь сложна, как это изначально кажется. Инженеры очень хорошо представляют, какие наиболее существенные и дорогие предметы необходимо купить по отдельным видам работы. Речь может идти о специальных компонентах, инструментах, механизмах контроля, опорах, сварных конструкциях, литых деталях- все зависит от типа проекта. Такие предметы могут составлять большую часть общей суммы затрат и зачастую это именно те предметы, получение которых занимает наиболее длительное время. В предположениях по строительным проектам можно сделать ряд допущений, касающихся типа и количества основных необходимых материалов.

Прогнозирование этих основных предметов расхода уменьшает неизвестную область оценки, а следовательно, повышает ее точность.

Если все предметы могут быть внесены в список и оценены, то прочие оставшиеся закупки могут быть оценены с помощью осмысленных догадок. Чтобы оценить вероятную величину неизвестных элементов можно обратиться к отчетам прошлых проектов. Например, если известные основные компоненты составляют 50 процентов всех материальных затрат, то ошибка в процентов в оценке стоимости других материалов составит лишь 5 процентов от общей суммы. Однако крайне важно очень тщательно вносить предметы в список и следить, чтобы работа выполнялась добросовестно и без серьезных упущений.

К процессу всегда необходимо привлекать отдел закупок, и всякий раз, когда это возможно, оценки цены и сроков поставки должны быть получены с его помощью. Если отделу закупок не позволяют принимать участие в подготовке детальных оценок, существует реальная опасность, что, когда в конечном счете наступит время заказа товаров, они будут получены не от тех поставщиков по неправильным ценам. ГЪраздо лучше, если предметы, влекущие крупные расходы, могут быть оценены в соответствии со спецификациями поставщиков. Покупатель может хранить такие расценки где- то у себя, при этом они будут уже готовы, когда проект начнет осуществляться. Если отдел закупок должен будет оперировать бюджетом на материалы по проекту, то вполне закономерно, что он должен играть ведущую роль в проведении оценок материалов. />Таким образом, ответственность за оценку материалов находится в двух областях. Инженеры или представители проекта должны определить, какие материалы будут использоваться, а отдел закупок должен будет выяс

нить, сколько они будут стоить и cKujimvu времени понадобится на то, чтобы их получить.

До тех пор, пока не учтены все затраты на упаковку, транспортировку, страхование, пошлины в порту, налоги и управление, любая оценка материалов не является полной. Нацеленный покупатель должен четко понимать, что входит в цену; также надо создать резерв, чтобы позаботиться о различных услугах, которые будут необходимы, но не входят в указанную цену.

Еще одно предостережение касается периода действия на расценки, полученные от потенциальных поставщиков. Оценки стоимости проекта зачастую делаются в течение многих месяцев - даже лет, - прежде чем контракт в конечном счете будет заключен. Расценки поставщиков обычно действительны в течение лишь 90 дней или даже меньше, поэтому, когда наступает время для размещения заказа, может возникнуть проблема с бюджетом стоимости материалов или наличием товаров.

Забалансовые расходы Допущения на непредвиденные расходы

Обычным источником ошибок при оценке является неспособность предусмотреть, что в результате дизайнерских ошибок, производственных ошибок, повреждения материалов или компонентов возникают дополнительные затраты. Насколько высокими будут расходы на эти непредвиденные обстоятельства зависит от многих факторов, включая тип проекта, общий стандарт эффективности фирмы, разумность (или наоборот) технической концепции и так далее.

Выполнение предыдущих проектов является надежным указателем, которым можно пользоваться, чтобы решить, какое допущение на непредвиденные обстоятельства нужно предусмотреть на каждом новом проекте. Для хорошо продуманного проекта, который не предполагает высокую степень риска, допущение в размере 5 процентов от планируемых затрат является нормальным.

Несомненно, возможности для добавления адекватного допущения на непредвиденные обстоятельства будут ограничены, если на рынке имеется высокая ценовая конкуренция. Если принятый риск предполагает необходимость в очень высоком допущении на непредвиденные обстоятельства, возможно, компания должна пересмотреть свое участие в тендере.

Увеличение стоимости

Каждый год заработная плата увеличивается, имеется тенденция повышения стоимости сырья и закупаемых компонентов, транспортировка становится более дорогой, а завод и здания поглощают больше денег. Все эти увеличения соответствуют известному уменьшению реальной стоимости денег, что называется инфляцией. Этот процесс представляется неизбежным, и его величина обычно довольно предсказуема в краткосрочном периоде.

В стране, где инфляция составляет 10 процентов, проект, который в 1996г. был оценен в $5 млн, может стоить на миллион долларов больше, если начало проекта отсрочено на два года.

К сожалению, инфляцию нелегко предсказывать на долгосрочный период, потому что она зависит от многих политических и экономических факторов, а также факторов, связанных с окружающей средой. Однако для любого проекта, продолжительность которого, как ожидается, превысит один год, необходимо сделать допущение на рост стоимости, основанное на наилучшем прогнозе. Ставку, выбранную оценщиком для допущения на подъем стоимости непредвиденных расходов, можно обсудить и согласовать с клиентом, например в соответствии с оборонным или другим контрактом, который выполняется для национального правительства.

По условиям контракта подрядчик может требовать увеличения цены в случае указанных причин увеличения стоимости, которые находятся вне его контроля (например, национальное увеличение заработной платы работникам промышленности), но это - не то, что включение роста в указанные нормы и цены в качестве допущения на непредвиденные расходы.

Использование временных ограничений для уменьшения риска увеличения стоимости

После того, как подрядчик представляет фиксированное ценовое предложение, стартовая дата проекта может быть отсрочена на значительный период. Такие задержки обычны. Такие факторы, как внутренние решения комитета, внутренние отказы комитета, юридические соображения, требования местных властей в области планирования, давление по вопросам окружающей среды, политическое вмешательство, подтверждение окончательных технических деталей и подготовка пакета по финансированию могут запросто отсрочить дату начала и последующий график работ проекта на много месяцев или лет. Компания-подрядчик обычно значительно обезопасит себя от такого риска, ограничивая срок действия норм или цен, указанных в предложении.

Вероятностные сумМЫ

Часто случается, особенно в строительных контрактах, что подрядчик предвидит возможность дополнительных трат, которые могут возникнуть в связи со специфическими трудностями, когда работа уже фактически началась.

Например, клиент решил, что при разрушении здания материалы нужно сохранить для использования их в новом строительстве. Подрядчик может обезопасить свою позицию, включив в предварительный расчет сумму, которая будет добавлена к цене за проект, если сохраненные материалы окажутся негодными для повторного использования. Для списка расценок по проекту вполне естественно включать более одной такой суммы, чтобы охватить несколько весьма различных вероятностей.

Иностранные валюты

Большинство крупных проектов включают сделки в валюте, отличной от собственной национальной валюты. Это может вызвать неуверенность и повысить риски в случае, если меняется обменный курс. Можно несколько уменьшить этот эффект, если контракт включает определенные гарантии, или если все расценки указаны в национальной валюте. В противном случае это вопрос навыков, суждения и умения предвидеть ситуацию.

Обычной практикой при оценке стоимости проекта является назначение одной валюты как контрольной валюты по проекту, а затем конвертирование всех оцененных затрат в ту валюту, с использованием тщательно выбранного обменного курса. Хотя подрядчики скорее выбрали бы свою национальную валюту, в проектах, вероятнее всего, все будет указано в иностранной валюте, если так требуют условия предложения или если на этом настаивает потенциальный клиент.

Независимо от того, хочет ли подрядчик раскрывать обменный курс, используемый им при получении окончательных оценок стоимости, курс, использованный для всех преобразований, необходимо ясно указать на всех формах оценки.

Обзор оценки расходов

Когда собраны все детальные оценки, теоретически их можно сложить вместе и объявить прогноз стоимости всего проекта. Однако, когда достигнута эта стадия, неплохо немного отступить назад и взглянуть на картину под более общим углом. В частности, попытайтесь преобразовать цифры человекочасов в человекогоды.

Предположим, что техническая дизайнерская работа, необходимая для проекта, требует 8750 человекочасов (или, возможно, 250 человеконедель согласно используемым единицам оценки).

Если взять 1750 человекочасов или 50 человеконедель как грубый эквивалент человекогоду, быстрое деление оценки сразу же показывает, что для завершения дизайна проекта необходимо потратить пять человеколет. Теперь обратите внимание, что запланировано, что весь проект должен быть закончен в течение первых шести месяцев программы. Следовательно, необходимо задействовать десять инженеров на шесть месяцев.

Менеджер, начинающий этот проект, может обнаружить неприятное обстоятельство, если обратится к отчетам прошлых проектов. Они могут ясно показать, что расходы по проектам подобного размера и сложности были эквивалентны расходам не на десять инженеров, задействованных в течение шести месяцев, а расходам на десять инженеров, задействованных в течение целого года. Очевидно, что где-то имеется ошибка в виде пяти человеколет. Это самая большая проблема. Частично ее причиной может быть то, что оценхцик забыл учесть ту часть разработки проекта, которая иногда называется «после совершения». Сюда входит работа по исправлениям, осуществление незабюджетированных изменений, ответ на технические вопросы рабочих или клиента, составление отчетов и их архивирование.

Само собой разумеется, что оценки стоимости проекта чрезвычайно важны. Любая серьезная ошибка может обернуться для подрядчика катастрофой, а также и для клиента, если у подрядчика возникают финансовые трудности. Поэтому оценки должны всегда наиболее детально проверяться компетентным человеком, который не зависит оттого, кто собирал оценки. Весьма ценным способом проверки также являются сравнения с фактическими общими суммами стоимости по прошлым проектам (для всех материалов и рабочей силы - не только для разработки проекта), поскольку они показывают, является ли правильным порядок чисел оценки общей суммы новых проектов.

<< | >>
Источник: Локк Д.. Основы Управления Проектами. 2004

Еще по теме Оценка затрат на материалы и оборудование:

  1. Закупленные материалы, оборудование и услуги
  2. Методы оценки машин и оборудования Классификация подходов к оценке машин и оборудования
  3. 38.1.3. ОСОБЕННОСТИ ОЦЕНКИ МАШИН И ОБОРУДОВАНИЯ. ХАРАКТЕРИСТИКА МЕТОДОВ ОЦЕНКИ МАШИН И ОБОРУДОВАНИЯ
  4. Место оценки машин и оборудования в общей системе оценки имущественного комплекса предприятий
  5. Нерелевантность затрат прошлых периодов и решения по замене оборудования
  6. Глава 38 ОЦЕНКА МАШИН И ОБОРУДОВАНИЯ
  7. А.П. Ковалев, А.А. Кушель, И.В. Королев, П.В. Фадеев. Практика оценки стоимости машин и оборудования, 2007
  8. ОЦЕНКА РЫНОЧНОЙ СТОИМОСТИ МАШИН И ОБОРУДОВАНИЯ
  9. 11.8. Расчет потребности основных материалов. Бюджет прямых материальных затрат
  10. 6.3. ЗАТРАТНЫЙ ПОДХОД К ОЦЕНКЕ РЫНОЧНОЙСТОИМОСТИ МАШИН И ОБОРУДОВАНИЯ
  11. 38.1. МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОЦЕНКИ МАШИН И ОБОРУДОВАНИЯ
  12. 38.3. СРАВНИТЕЛЬНЫЙ ПОДХОД В ОЦЕНКЕ МАШИН И ОБОРУДОВАНИЯ
  13. Процедура оценки машин и оборудования
- Антикризисное управление - Деловая коммуникация - Документоведение и делопроизводство - Инвестиционный менеджмент - Инновационный менеджмент - Информационный менеджмент - Исследование систем управления - История менеджмента - Корпоративное управление - Лидерство - Маркетинг в отраслях - Маркетинг, реклама, PR - Маркетинговые исследования - Менеджмент организаций - Менеджмент персонала - Менеджмент-консалтинг - Моделирование бизнес-процессов - Моделирование бизнес-процессов - Организационное поведение - Основы менеджмента - Поведение потребителей - Производственный менеджмент - Риск-менеджмент - Самосовершенствование - Сбалансированная система показателей - Сравнительный менеджмент - Стратегический маркетинг - Стратегическое управление - Тайм-менеджмент - Теория организации - Теория управления - Управление качеством - Управление конкурентоспособностью - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения - Финансовый менеджмент - ЭКОНОМИКА ДЛЯ МЕНЕДЖЕРОВ -