Отчеты о развитии проекта

  Внутренние отчеты, предоставляемые руководству проекта
В отчете о ходе выполнения работ должна содержаться информация о состоянии технической стороны проекта, финансовом состоянии проекта и общем темпе выполнения работ.
Каждый факт отчетной информации должен соотноситься с требованиями плана и графика выполнения задач. Если работа по реализации проекта длится более нескольких месяцев, то такие отчеты должны составляться регулярно. Обсуждение отчетов о ходе выполнения работ может проходить во время собраний, нацеленных на анализ деятельности и хода выполнения работ по реализации проекта в целом.
Анализ отчетной информации может стать спусковым крючком для принятия важных управленческих решений, которые могут привести к изменениям в процессе заключения контрактов или организации проекта. По этой и многим другим причинам важно, чтобы руководству компании предоставлялась адекватная фактическая информация, при необходимости подкрепляемая тщательно составленными объяснениями и возможными прогнозами дальнейшего развития событий.
Отчетные документы могут также содержать подробную информацию о частной собственности предприятия, поэтому все отчеты должны распространяться с соблюдением строгой конфиденциальности. Доступ к такого рода документам могут иметь только ограниченное количество сотрудников и только из числа руководства компании.
Отчеты об исключительных событиях
Существует еще один тип отчетов, помимо подробных отчетов, о которых уже говорилось выше. Это отчеты «исключения», они ограничены рамками тех условий проекта, которые вызывают особый интерес и на которые требуется немедленно обратить внимание, если проект необходимо осуществить по плану. Если доклад касается расходов, то исключения могут быть внесены в список как «несоответствия», но называются неблагоприятными или выгодными расхождениями с планом.
Уведомления об исключительных ситуациях могут содержаться в таких документах как отчет о несоответствии издержек, перечень недостающих материалов или компьютерная распечатка о задержке выполнения работ. И совсем наоборот - уведомление об исключительной ситуации может выражаться в том, что обезумевший руководитель проекта бешено тарабанит в дверь старшего менеджера, внезапно осознав, что его проект и его мир вдруг развалились на куски.

Перед тем, как передать какой-либо отчет об исключительной ситуации вышестоящим менеджерам, руководитель проекта должен прежде всего убедиться в том, что невозможно найти средство в пределах его собственных возможностей.

Тем не менее как только становится ясно, что дело может выйти из-под контроля, руководитель проекта обязан без промедления уведомить об этом вышестоящих руководителей.
Разумеется, все это не что иное, как здравое следование принципу «управления по принципу исключений». Это предпринимается для того, чтобы старшие менеджеры не оказались завалены множеством монотонной информации, которой должны заниматься только супервайзеры и младшие менеджеры. Смысл в том, чтобы освободить организаторские умы для применения их способностей в тех областях, где они могут принести наибольшую выгоду компании и ее проектам.
Отчет для клиента или заказчика
Представление официального сообщения о положении дел клиенту или заказчику может быть одним из условий контракта. Если заказчик ожидает регулярных отчетов, то вполне очевидно, что их можно извлечь из того же источника, который поставляет информацию и разъяснения для внутренних отчетов об управлении. Некоторая более детальная техническая информация может быть неинтересна или не нужна клиенту. В некотором роде отчеты о положении дел для клиента представляют собой редактированные версии внутренних отчетов.
Будет ли необходимо прилагать или связывать с отчетом для клиента какие-либо сообщения относительно финансов, зависит от роли лица, заключающего контракт, в каждом отдельном случае. Иногда издержки и прогнозы прибыльности должны рассматриваться как частная информация, не подлежащая распространению вне компании. В других случаях руководитель проекта обязан представить на рассмотрение финансовые подсчеты или более детализированные анализы и прогнозы.
Несмотря на то, что отчет для клиента должен редактироваться с целью улучшения ясности и исключения частной информации, он ни в коем случае не должен умышленно вводить в заблуждение. Всегда важно держать клиента в курсе реального положения дел, особенно если произошел спад, который не может быть простым колебанием курса. Любая попытка оттянуть злосчастный день путем успокаивания клиента оптимистическими прогнозами или необоснованными обещаниями в конечном счете приводит к нежелательным последствиям. Никому не понравится оказаться обманутым, и клиенты не являются исключением.
<< | >>
Источник: Локк Д.. Основы Управления Проектами. 2004

Еще по теме Отчеты о развитии проекта:

  1. 13.3. ФИНАНСОВЫЕ ОТЧЕТЫ ПО ПРОЕКТУ
  2. Компьютерные отчеты по проекту
  3. 3.5.3. Формирование Баланса, Отчета о прибылях и убытках, Отчета о движении акционерного капитала и Отчета о движении денежных средств
  4. Отчет об оценке рыночной стоимости облигаций. Структура и содержание отчета
  5. 23.3. ОТЧЕТ О ПРИБЫЛЯХ И УБЫТКАХ. ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА К ГОДОВОМУ ОТЧЕТУ
  6. Глава 2 Проекты и стратегия. Проекты, программы и портфели проектов на предприятиях топливно-энергетического комплекса
  7. Управление развитием проекта
  8. Фазы развития инвестиционного проекта
  9. 3.2. ФАЗЫ (СТАДИИ) РАЗВИТИЯ ИНВЕСТИЦИОННОГО ПРОЕКТА
  10. Глава 1 Тенденции развития современного менеджмента проектов
- Антикризисное управление - Документоведение и делопроизводство - Инвестиционный менеджмент - Инновационный менеджмент - Информационный менеджмент - Исследование систем управления - Корпоративное управление - Лидерство - Маркетинг в отраслях - Маркетинг, реклама, PR - Маркетинговые исследования - Менеджмент организаций - Менеджмент персонала - Менеджмент-консалтинг - Моделирование бизнес-процессов - Моделирование бизнес-процессов - Организационное поведение - Основы менеджмента - Поведение потребителей - Производственный менеджмент - Риск-менеджмент - Самосовершенствование - Сбалансированная система показателей - Сравнительный менеджмент - Стратегический маркетинг - Стратегическое управление - Тайм-менеджмент - Теория организации - Теория управления - Управление качеством - Управление конкурентоспособностью - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения - Финансовый менеджмент - ЭКОНОМИКА ДЛЯ МЕНЕДЖЕРОВ -