Описание

  Описание проекта - это процесс, который начинается в тот момент, когда клиенту или инвестору впервые приходит в голову мысль о проекте. Этот процесс не заканчивается до тех пор, пока не заархивирована последняя толика информации, описывающая проект в его законченном «исполненном» состоянии.
Рисунок 2.1 демонстрирует некоторые элементы процесса. Эта глава посвящена описанию той части проекта, которая предшествует авторизации проекта; той части, которая имеет значение при установке проекта на должный курс и которая крайне важна при любых начальных контрактных обязательствах.
Спецификация проекта заказчика
Когда любая компания получает просьбу заказчика о выполнении новой работы, необходимо, чтобы требования клиента были четко изложены и правильно поняты. Необходимо с самого начала максимально точно определить проект. Компания-подрядчик должна знать, за что она участвует в тендере и какими будут ее обязательства в случае получения контракта.
Адекватное описание проекта имеет такую же важность и для заказчика, который должен точно знать, что он получит за свои деньги. Этот аргумент относится также и к любой компании, которая планирует осуществление внутреннего проекта, поскольку в таком случае компанию (как инвестора в проект) можно рассматривать как заказчика.
Начальные запросы заказчика могут быть весьма разнообразны. Возможно, будет предоставлен набор планов или рисунков, или письменное описание целей проекта. Другой вариант может включать комбинацию двух вышеперечисленных видов, общие эскизы или даже устный запрос. Дальнейшее общение заказчика и подрядчика, как письменное, так и уст-


\ \ *
\ Коммерческие \
\ технические \
\ обсуждения \

\ Варианты контракта \
\ и другие \
\ изменения \
\ в объеме работ \ V и деталях V



СБЫТ И СБЫТОВОЕ L ПРОЕКТИРОВАНИЕ I

ТЕХНИЧЕСКИЙ ДИЗАЙН L И СНАБЖЕНИЕ Щ

производство или L
СТРОИТЕЛЬСТВО ¦

ВВОД В ДЕЙСТВИЕ ^

Описательный текст Рисунки
Карты технологического процесса Оценка расхоли9 Вариант контракта

Рисунок-график работ Рисунки и расчеты График закупок, списки частей Спецификации и заявки Заказ на поставку

Ревизии исполнения

1
СПЕЦИФИКАЦИЯ , Rnnpn

1 СБОР ДАННЫХ ПО ПРОЕКТУ ^ '

1
¦ АРХИВ ДАННЫХ

СБЫТА ' В0ПР0               •

j ДЛЯ ОПИСАНИЯ ПРОЕКТА г \ , ИСПОЛНЕНИЯ





ОБОРУДОВАНИЕ L

АДМИНИСТРИРОВАНИЕ L

ПОКУПАТЕЛЯ |

ПРОЕКТА |


Рис. 2.1 Процесс описания проекта
Спецификация сбыта - это только первый этап в процессе описания проекта. Процесс не закончится до тех пор, пока не будут сделаны записи по ходу исполнения, которые затем будут благополучно положены в архив для будущего использования. Эта схема показывает некоторые важные элементы.

ное, может привести к последующим модификациям, изменениям или дополнениям к первоначальному запросу.
Все эти элементы, объединенные и задокументированные, составляют спецификацию заказчика, с которой должны быть связаны все аспекты любого тендера и последующего контракта или заказа на покупку. Так же, как все другие виды спецификаций, спецификация проекта заказчика должна быть всегда легко определима с помощью уникального номера ссылки, даты и номера выписки или ревизии.
Масштаб проекта
Очевидно, что для подрядчика крайне важно заранее определить, чего ждет заказчик за свои деньги. Требования должны быть задокументированы с использованием недвусмысленных формулировок, чтобы и заказчик и подрядчик одинаково их понимали и интерпретировали. Не менее важно определить, как ответственность за работу будет распределена между подрядчиком, заказчиком и прочими. Нужно четко определить объем работ, выполняемых подрядчиком, размер вклада подрядчика в проект.
В самом простом варианте объем выполняемых работ может быть ограничен созданием и доставкой комплектующего оборудования в соответствии с рисунками, предоставленными заказчиком. И наоборот, масштаб проекта крупного строительства или налаживание процессов на заводе может означать, что подрядчик будет полностью руководить проектом, нести ответственность за все работы до тех пор, пока покупатель официально не согласится со сдачей законченного и доказанного проекта («сдача под ключ»).
Обычно существует набор вспомогательных вопросов, которые необходимо рассмотреть. Будет ли подрядчик нести ответственность за обучение штата заказчика и, если да, какое количество часов на обучение должно быть включено в контракт и стоимость проекта? Что будет происходить с вводом законченного проекта в действие, будет ли осуществляться техническая поддержка в течение первых недель или месяцев действующего проекта? Каких гарантий будет ожидать заказчик? Должны ли быть предоставлены инструкции по пользованию, действию или поддержке? Если да, то какие и на каком языке?
На все эти вопросы должны быть ответы как часть процесса описания проекта, до того, как будут рассматриваться смета затрат, цены, тендеры и контракты.

Использование контрольных вопросов
Списки контрольных вопросов помогают удостовериться, что ничего важного не забыто.
Подрядчики, которые накопили большой опыт в своей области работы по проекту, легко узнают типы вопросов, которые должны быть заданы заказчику, чтобы заполнить большинство имеющихся информационных пробелов и получить спецификацию, которая содержит достаточно данных.
Примером самого простого использования контрольных вопросов может служить случай, когда инженер по сбыту принимает у клиента заказ на стандартное оборудование, которое, однако, может быть заказано с различными вариациями. Инженер по сбыту воспользуется блокнотом с напечатанными бланками и отметит те параметры, которые требуются заказчику. Продавцы окон с двойными рамами используют такие блокноты. Также поступают некоторые продавцы автомобилей. Эти бланки удобны в использовании и помогают удостовериться, что при оформлении заказа никакие важные детали не были упущены и были переданы на завод для исполнения.
Компании, которые принимают участие в тендерах на строительство или осуществление нефтехимических или горнодобывающих проектов, могут получить большую пользу от работы со списками контрольных вопросов. Один список контрольных вопросов может быть посвящен тому, чтобы требования по деятельности завода или размещению в здании были описаны должным образом. Может также возникнуть необходимость в информации о климатических и геологических условиях той местности, где планируется осуществлять проект.
Если место осуществления проекта находится в другой стране, подрядчик может не знать о потенциальных опасностях и проблемах, например, таких, как сильные ветра или сотрясения почвы; также необходимо выяснить, какие особые законодательные положения действуют в регионе. Другая группа данных может быть связана с национальными особенностями проведения работ и влиянием местных профсоюзов, наличием подходящей местной рабочей силы, обеспечением условий для иностранных специалистов подрядчика и т. д. Необходимо задать и получить ответы намного, много вопросов. В таких обстоятельствах списки контрольных вопросов являются идеальным помощником. Пример на рис. 2.2 демонстрирует некоторые позиции, которые могут быть в законченном списке.

Спецификация первоначального дизайна подрядчика
Когда подрядчик организовывает тендер после серьезного обдумывания спецификации заказчика, подрядчик, безусловно, должен выставить технические и коммерческие предложения на проведение работы. Эти предложения также будут основой для собственной спецификации разработки подрядчика. Обычно появляется необходимость трансформировать требования, определяемые спецификацией заказчика, в форму, совместимую с обычной практикой подрядчика, стандартами качества, техническими способами и возможностями. Спецификация разработки будет связующим звеном.
Хорошо известно, что зачастую желаемых конечных результатов проекта можно достичь с помощью различных технических и логистических концепций. Предложения компаний, соревнующихся за один и тот же заказ, могут значительно отличаться друг от друга. Различные методики обычно подразумевают различные суммы расходов и более простой процесс строительства или производства плюс условия для деятельности по безопасности и надежности.
Часто случается, что во время рассмотрения предложений обсуждаются и выбираются концепции более привлекательные по условиям расходования.
Эти стремления часто связаны с предположениями, что, когда проект начнет действовать, можно будет применять упрощенные меры, например, применить проектные решения, использованные в предыдущих проектах, или те, которые выгодны для департаментов производства или строительства с точки зрения расходования. Таким образом, для успешного подрядчика жизненно необходимо как можно более детально документировать замышляемый подход к проекту, когда предложение по проекту уже сделано, а в дальнейшем следить, чтобы проект воплощался в соответствии с принятыми решениями.
Без подробной спецификации по дизайну может возникнуть опасность того, что проект будет оценен и продан в соответствии с одним набором параметров по дизайну, тогда как выполнен с использованием другого подхода, требующего больших расходов. Тккая опасность вполне реальна. На практике это происходит в том случае, когда между подачей расценок и получением заказа проходит несколько месяцев и первоначальные намерения забываются.
Спецификация предназначена для того, чтобы детально описать то, что должно быть сделано. Менеджеры, которые разрешают своим подчиненным уклоняться от составления спецификации по дизайну без уважительной на то причины, виновны в некомпетентности или слабости, или же и в том и в другом.

Проектная площадка и другие местные условия
Наличие коммунальных услуг: Электричество Вода для питья Другая вода Канализационная система Прочее Имеющиеся дороги
Ограничения по доступу (напр., низкие мосты, ограничения по тоннажу)
Ближайший рельсовый остряк. Какие-либо ограничения по ширине, длине или высоте при погрузке
Ближайший подходящий морской порт Ближайший коммерческий аэропорт Местная летная полоса Сейсмическая обстановка Климатические условия: Температурный диапазон Ливни или выпадение других форм осадков Влажность Сила и направление ветра Солнечное освещение Пыль Атмосферное давление
План и исследование проектной площадки Исследование почвы и требования по фундаменту Местные цехи и произ* ЯПВВИное оборудование Организация транспорта и страхования на месте Местные ресурсы массивного материала Аренда местного оборудования Наличие местной рабочей силы: Профессионалы Обладающие навыками Неопытные Размещение на площадке: Офисов Безопасных складских помещений Размещение жилых помещений для: Иностранных менеджеров и инженеров Рабочих Кратковременных посетителей Организация питания и столовой на площадке
Нужно ли обеспечить проживание для семей? Если да, смотри отдельный список вопросов
Безопасность и охрана на площадке
Первая помощь, медицинская и стационарная помощь
Гостиницы или размещение для категории VIP
Услуги местных банков
Ресурсы информации и связи, уже имеющиеся или те, которые можно организовать на площадке: Обычная почта и услуги авиапочты Специальная почта, услуги Datapost или курьерская служба Телефонная связь по общей сети Телефонная связь по прямому кабелю или через спутник Телекс Факсимиле Прочее
Продолжение на следующей странице
Рис. 2.2 Часть списка контрольных вопросов по описанию проекта
Первые две страницы списка контрольных вопросов, которые могут быть использованы международной компанией для описания проекта на предварительном или начальном этапе проекта. Любая компания, имеющая достаточный опыт ведения проектов, может составить такие списки.

Насколько твердыми являются ваши предложения?
Что является относительно приоритетным для клиента: Время? Деньги? Качество?
Какие требования предъявляет клиент к доставке?
Какие цели ставит клиент касательно расходов? Знаем ли мы, какой бюджет он установил? Предполагаемый объем работы: Только базовый проект? Полный подробный проект? Ответственность за снабжение - мы, клиент или другие? Ответственность за строительство - мы, клиент или управляющий подрядчик? Ввод проекта в действие, обучение клиента, обучающий материал и т. д. (указать)
Насколько точны существующие оценки: Примерная оценка? Сравнительная оценка?
Была ли оценка забалансовых расходов проверена в соответствии со списком контрольных вопросов рукоег дсп я по оценке?
Что говорят независимые отчеты о: Текущем финансовом состоянии клиента Недавнем выполнении клиентом обязательств по оплате счетов
Будет ли финансирование проекта гарантировано банком или другой подходящей организацией? Ожидаете ли вы, что клиент наложит какие-либо ограничения или потребует получения специального разрешения на финансируемые покупки?
Будет ли контракт иметь какое-либо положение о штрафных санкциях?
Будет ли в проекте указана фиксированная цена? />Как будет организована процедура оплаты: Первоначальный взнос? Поэтапная оплата? Оплата по завершении проекта? Возмещение?
Какова будет процедура одобрения и утверждения оплаты?
Какие виды страховок мы должны обеспечить или нас попросят обеспечить?
Какие гарантии наших действий можем мы предложить?
Организационная сторона проекта
Известно ли, как будет организован весь проект?
Есть ли схема организационной структуры?
Соберите следующую информацию, имеющую отношение к каждой компании или организации, участвующей в проекте: Название организации Имя менеджера проекта или другого ответственного лица Имена, должности и ответственность других ключевых сотрудников Имя получателя всей корреспонденции, если это не менеджер проекта Почтовый адрес и индекс Ддрес для получения товаров и всех непочтовых отправлений Телефонный номер Номер телекса Номер факсимиле
Первоначальная схема проекта и техническая информация
Карта технологического процесса
Планировка расположения
Нужна ли дополнительная информация от клиента?
Параметры процесса Параметры проекта
Стандарты проектирования, рисунки, которые будут использоваться, нумерация рисунков и т. д. Особые местные технические стандарты или законодательные положения по рисованию схем Были ли похожие проекты, из которых можно позаимствовать полезную информацию по дизайну?
Рис. 2.2 Часть списка контрольных вопросов по описанию проекта (Окончание)

Спецификация методов производства
Аргументы, похожие на те, что были оговорены выше, также могут быть обоснованием необходимости связывать производственные способы, реально используемые в производственных проектах, с теми, которые учитывались при оценке расходов и последующем составлении бюджета.
Может так получиться, что на этапе подачи заявки некоторые ясные умы выступают с пред ложением срезать углы и сэкономить на ожидаемых затратах. Все это имеет одну цель - обеспечить более низкую и более конкурентную цену на тендере. Все это, безусловно, похвально. При условии, что эти идеи записываются вместе с их оценкой, все будет хорошо, когда проект начнет осуществляться и можно будет снизить расходы.
Теперь представьте, что было бы, если, например, предложение о проведении проекта было бы представлено одним филиалом организации,
а,              когда заказ был бы получен, менеджеры компании решили бы передать работу на другое производство в составе организации, расположенное более отдаленно. Если бы все первоначальные идеи о сокращении производственных расходов не записывались бы, результаты по затратам могли бы стать катастрофой.
К сожалению, д ля того, чтобы появились ошибки такого рода, необязательно перемещать работу с одного места на другое. Даже уход из компании одного инженерапо производству может привести ктаким результатам, если намерения этого инженера не были должным образом записаны.
Еще раз: золотое правило состоит в том, чтобы описывать и документировать проект по всем основным параметрам до того, как будет сделана оценка, которая трансформируется в бюджет и цену.
Спецификация строительных работ
Проекты, связанные со строительством, - это еще один пример работ, которые должны быть описаны с помощью спецификации. Все строительные подрядчики с любой репутацией работают с использованием подробных спецификаций. Требования законодательных структур янлякугся одной из причин для документирования спецификаций, описывающих выбор места строительства д ля здания, его расположение, цели использования, способы эвакуации в случае пожара, внешний вид здания и многие другие факторы. Без сомнения, есть много деталей, касающихся сооружения, которые могут существенно повлиять на его стоимость, включая, например, стиль внутренней отделки, качество гарнитуры и встроенного оборудования, стандарты по освещенности и кондиционирование воздуха.

Разногласия могут быть минимизированы или даже вообще устранены в том случае, когда подрядчик представляет свою собственную подробную спецификацию проекта и просит заказчика принять ее до подписания контракта. В дальнейшем любые изменения, запрашиваемые заказчиком, можно легко определить как изменения к согласованной спецификации и выставлять за эти работы счет, поскольку это дополнения к первоначальному проекту. 
<< | >>
Источник: Локк Д.. Основы Управления Проектами. 2004

Еще по теме Описание:

  1. Логический уровень описания (формализованное/ модельное описание)
  2. 2. Описание проекта
  3. Описание базовой ИТ-системы
  4. ПРИМЕР ПРАКТИЧЕСКОГО ОПИСАНИЯ ПРОЦЕССА
  5. Часть I Общее описание идеи
  6. Единое описание компании
  7. 2.4.1. Описание товара
  8. Тема 3. Описание предприятия и его бизнеса
  9. ГЛАВА 10               Структура и описание базовой ИТ-системы
  10. Описание нотации ARIS еЕРС
  11. 1.3. Описание модели
  12. Описание коэффициентов
  13. Описание нотации IDEFO, IDEF3
  14. Корпоративная религия - последовательное описание компании
  15. Глава I. Теоретическое описание вторичного рынка акций
  16. теоретическое описание модуля
  17. 2.1. Краткое описание СОП
- Антикризисное управление - Документоведение и делопроизводство - Инвестиционный менеджмент - Инновационный менеджмент - Информационный менеджмент - Исследование систем управления - Корпоративное управление - Лидерство - Маркетинг в отраслях - Маркетинг, реклама, PR - Маркетинговые исследования - Менеджмент организаций - Менеджмент персонала - Менеджмент-консалтинг - Моделирование бизнес-процессов - Моделирование бизнес-процессов - Организационное поведение - Основы менеджмента - Поведение потребителей - Производственный менеджмент - Риск-менеджмент - Самосовершенствование - Сбалансированная система показателей - Сравнительный менеджмент - Стратегический маркетинг - Стратегическое управление - Тайм-менеджмент - Теория организации - Теория управления - Управление качеством - Управление конкурентоспособностью - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения - Финансовый менеджмент - ЭКОНОМИКА ДЛЯ МЕНЕДЖЕРОВ -