Компьютерные отчеты по проекту

  Сетевой график
Сетевой график полезен на раннем этапе определения сроков. Он великолепно поможет проверить логичность плана, дабы убедиться, что все связи и работы помещены на правильное место в процессе занесения данных.
Один такой график для проекта гаража, реализованный с помощью Open Plan, показан на рис. 7.9. Он самый простой из возможных вариантов, выбран из-за удобства воспроизведения в книге. Сетевые графики занимают очень много места на бумаге и требуют наличия принтеров или плоттеров, способных печатать громадные листы или целые рулоны.

Календарный план при ограниченных ресурсах
Open Plan выводит весьма полезные комментарии на экране на протяжении процесса ресурсного планирования, показывая, какие именно работы из-за недостатка ресурсов будут задержаны дольше их наиболее раннего возможного срока начала. Распечатка такого экранного комментария показана на рис. 7.10. При необходимости можно составить более детальный список, распечатав полный протокольный отчет вместо простой распечатки содержимого экрана.
План с ограниченными ресурсами для проекта гаража показан на рис. 7.11. Заметьте, что ресурсные ограничения отсрочили дату завершения проекта гаража на две недели, с наиболее раннего возможного 13 июня до 27 июня 1996 г.
Число полей, требуемых системой, было уменьшено для сохранения ясности. На практике типичный список заголовков колонок может выглядеть следующим образом: Индекс работы Описание работы Длительность работы Раннее время начала работы Планируемое начало работы Планируемое завершение работы Самый поздний допустимый срок завершения работы Полный или остаточный резерв времени Бюджет проекта
Если позволяет пространство, можно включить также информацию по использованию ресурсов.
Отчет по вышеприведенным параметрам или даже с применением упрощенной структуры (рис. 7.11) является одним из наиболее полезных отчетов с использованием программного обеспечения для управления проектами. Этот формат иногда называют списком текущих работ.
Календарный план с ограничениями по времени
Проект строительства гаража был перепланирован программой Open Plan с учетом правила ограничения по времени. Это вынудило компьютер запланировать более высокий уровень требуемых ресурсов, и мы получили комментарий, показанный на рис. 7.12. Ограниченный по времени список текущих работ приведен на рис. 7.13, откуда видно, что была запланирована самая ранняя возможная дата завершения - 13 июня.
colspan="2">



G0411

G1115








I О 1 О





G0110
G0103
j~GQ102~j              >|g02205|j-U|~G0508~j-p»|~G081G1012~|j-»|~G1214~|—L»j~G1417~|              —»j~G1718~j              >|~FINISH~j
G1216



G1618

G0107


G0713


к

G1317


W





Рис. 7.9 Сетевой график проекта гаража, построенный в Open Plan
Это монтаж четырех экранных распечаток с использованием самого простого текстового режима программы. Критические работы выделены пунктиром верхней грани. Также Open Plan предоставляет некоторые другие опции для построения сетевых моделей, включая графики и отдельную шкалу времени.

Open Plan (R) PDM Ресурсное планирование

Проект: ГАРАЖ ^

Версия 5.10

План с ограниченными ресурсами.


Опция несвоевременного движения О.

Copyright (с) 1985-1994, WST Corp.

Сглаживание включено.


Опция Hard Zero включена.

Компания: ДЭННИС ЛОКК

Дата окончания - 27 июня 1996

Серия: номер: 64 AQAS


Стартовое время: 16:55:27


Задержка работы G0509 из-за ресурса ЧЕ


Задержка работы G1100 из-за ресурса КВ


Задержка работы G1012 из-за ресурса ЧЕ


Задержка работы G1216 из-за ресурса КВ


Задержка работы G0107 из-за ресурса КВ


Задержка работы G0713 из-за ресурса КВ


Задержка работы G1317 из-за ресурса ЧЕ


Задержка работы G0104 из-за ресурса ЧЕ


Задержка работы G0411 из-за ресурса КВ


Работа завершена. Запись ошибок: распечатать, сохранить, пропуск?


Затраченное время: :00:02 (выполнено 100 %)

Рис. 7.10 Запись ресурсного планирования с ограниченными ресурсами, сделанная с помощью Open Plan На этой экранной распечатке показаны полезные комментарии, выдаваемые программой Open Plan во время планирования с учетом ограни ченных ресурсов. Послав запись на принтер, можно получить более детализированный отчет.

OPEN PLAN ДЭННИС ЛОКК
ОТЧЕТ: ЗАПИСЬ ВЫБОРА ПРОЕКТ ГАРАЖА ДЛЯ КНИГИ ДЭННИСА ЛОККА
ПРОЕКТ: ГАРАЖ



СТРАНИЦА: 1 ДАТА ОТЧЕТА: 28 марта 95 ТЕКУЩЕЕ ВРЕМЯ: 13 мая 96

Индекс
работ

Описание

Продолжитель
ность


Запланированное
начало

Запланированное
окончание

Бюджет

Старт

Старт проекта гаража


0

13

мая

1996

13

мая

1996

0

G0104

Рытье поглотительного колодца и дренажных канав


1

13

мая

1996

13

мая

1996

100

G0103

Разметка и грунтовка дверного проема


4

13

мая

1996

16

мая

1996

440

G0102
/>Рытье котлована

1

14

мая

1996

14

мая

1996

75

G0107

Установка дверного блока


3

15

мая

1996

17

мая

1996

450

G0110

Установка стропил


2

17

мая

1996

20

мая

1996

140

G0305

Размещение дверного проема


1

20

мая

1996

20

мая

1996

85

G0411

Работы с каменной кладкой и дренажной трубой


10

21

мая

1996

03

июня

1996

1700

G1115

Заполнение дренажных канав


1

04

июня

1996

04

июня

1996

165

G0713

Г рунтовка двери


2

05

июня

1996

06

июня

1996

450

G1518

Бетонирование над дренажными канавами


2

07

июня

1996

10

июня

1996

130

G0205

Бетонирование фундамента


1

07

июня

1996

07

июня

1996

250

G0508

Укладка кирпичей для стен


1

11

июня

1996

11

июня

1996

120

G0509

Укладка пола


1

12

июня

1996

12

июня

1996

285

G0913

Выравнивание пола


2

13

июня

1996

14

июня

1996

250

G0810

Подгонка поддерживающей перемычки над дверью


2

17

июня

1996

18

июня

1996

220

G1317

Подвеска двери


1

17

июня

1996

17

июня

1996

115

G1012

Подгонка стропил


1

18

июня

1996

18

июня

1996

325

G1016

Облицовка перемычек, устройство парапетов


2

19

июня

1996

20

июня

1996

180
/>G1216
Подгонка листов крыши


1

21

июня

1996

21

июня

1996

170

G1214

Подгонка сливных досок


1

24

июня

1996

24

июня

1996

50

G1618

Заделка крыши


1

24

июня

1996

24

июня

1996

150

G1417

Подгонка водостоков и сливных труб


1

25

июня

1996

25

июня

1996

75

G1718

Покраска


3

25

июня

1996

27

июня

1996

252

Финиш

Проект окончен и передан


0

28

июня

1996

27

июня

1996

0
Рис. 7.11 Список текущих работ с ограничением ресурсов для проекта строительства гаража
Open Plan запланировал окончание работы на 27 июня 1996 вместо наиболее ранней возможной даты завершения 13 июня 1996, так что
маленькая строительная фирма своими весьма ограниченными рабочими силами сможет управиться со всеми поставленными задачами.

Возможности по составлению компьютерных отчетов
Некоторые возможности обработки отчетов уже были освещены на примере проекта строительства гаража. Теперь приведем описание некоторых других опций.
Запатентованное программное обеспечение по управлению проектами обычно содержит широкий диапазон встроенных форматов отчетов, которые могут быть использованы как уже готовый вариант; но во многих программах для менеджера проекта также имеется опция создания новых отчетных форматов для удовлетворения его или ее собственных проектных нужд. Можно настроить плоттеры на распечатку сетевых диаграмм, диалоговых гистограмм и других всевозможных графических отображений, усовершенствованных с помощью применения разных цветов. Данные по учету затрат могут быть добавлены в планы, что позволяет осуществить распечатку бюджетных кривых, таблиц затрат и других сводок планируемых и фактических расходов.
Фильтрация
После построения большой сетевой модели в компьютере остается значительный объем занесенных в него данных. Компьютеры способны производить отчеты в разнообразных формах даже при небольшом количестве данных. Если рассчитать все возможные отчеты, в результате можно получить груду бумаг, трудно поддающуюся обработке и впечатляющую своими масштабами, но ничем больше. Из этого следует, что менеджер проекта должен обращаться сданными аккуратно и следить, чтобы отчеты были немногословны, хорошо представлены и эффективны настолько, насколько это возможно в соответствии с намеченными целями.
Данные, содержащиеся в каждом отчете, должны быть тщательно проверены, дабы убедиться, что каждый получатель располагает информацией, которая особенно важна и значима для него или нее (предпочтительно основанной на принципе служебной необходимости). Это достигается с помощью процесса фильтрации (редактирования), ставшего возможным благодаря заготовкам отчетных ведомственных кодов для всех записей работ, специфичным вехам или ключевым работам, отчетам по выбранным ресурсам или выбору других характеристик работ. Open Plan и другие программы предоставляют меню, где метут быть выбраны соответствующие фильтрующие опции.
Все нежелательные данные должны быть исключены из отчетов. Например, планировщику неплохо было бы поставить фильтр на все работы, которые уже завершены.

I
i



Open Plan (R) PDM Ресурсное планирование Версия 5.10
Copyright (с) 1985-1994, WST Corp.
Компания: ДЭННИС ЛОКК Серия: Номер: 64 AQAS
Стартовое время: 21:00:11


Проект: ГАРАЖ
План с ограниченными сроками.
Опция несвоевременного движения 0. Сглаживание включено.
Дата окончания - 13 июня 1996

Работа G1216 превышает ресурс КВ Задержка работы G1016 из-за ресурса ЧЕ

на 1


Работа G0509 превышает ресурс ЧЕ Задержка работы G0107 из-за ресурса КВ Задержка работы G1317 из-за ресурса ЧЕ

на 1


Работа G1317 превышает ресурс КВ Задержка работы G1115 из-за ресурса ЧЕ

на 2


Работа завершена. Запись ошибок: распечатать, сохранить, пропуск?


Затраченное время: :00:03 (выполнено 100 %)

С 3 предупреждениями
Рис. 7.12 Запись ресурсного планирования с ограниченными сроками, сделанная с помощью Open Plan Предупреждения на этом экранном отчете показывают, что после введения временных ограничений в процесс ресурсного планирования программа выделила ресурсы сверх запланированной доступности,

OPEN PLAN ДЭННИС ЛОКК ОТЧЕТ: ЗАПИСЬ ВЫБОРА ПРОЕКТ СТРОИТЕЛЬСТВА ГАРАЖА ПРОЕКТ: ГАРАЖ ДЛЯ КНИГИ ДЭННИСА ЛОККА




СТРАНИЦА: 1 ДАТА ОТЧЕТА: 28 марта 95 ТЕКУЩЕЕ ВРЕМЯ: 13 мая 96

Индекс
работ

Описание

Продолжитель
ность


Запланированное
начало

Запланированное
окончание

Бюджет

Старт

Старт проекта гаража


0

13

мая

1996

13

мая

1996

0

G0104

Рытье поглотительного колодца и дренажных канав


2

13

мая

1996

14

мая

1996

220

G0103

Разметка и грунтовка дверного проема


1

13

мая

1996

13

мая

1996

100

G0102

Рытье котлована


4

13

мая

1996

16

мая

1996

440

G0107

Установка дверного блока


1

13

мая

1996

13

мая

1996

250

G0110

Установка стропил


1

14

мая

1996

14

мая

1996

75

G0305

Размещение дверного проема


1

15

мая

1996

15

мая

1996

170

G0411

Работы с каменной кладкой и дренажной трубой


3

15

мая

1996

17

мая

1996

450

G1115

Заполнение дренажных канав


2

17

мая

1996

20

мая

1996

140

G0713

Грунтовка двери


1

20

мая

1996

20

мая

1996

85

G1518

Бетонирование над дренажными канавами


10

21

мая

1996

03

июня

1996

1700

G0205

Бетонирование фундамента


2

21

мая

1996

22

мая

1996

130

G0508

Укладка кирпичей для стен


1

23

мая

1996

23

мая

1996

120

G0509

Укладка пола


1

04

июня
/>1996
04

июня

1996

165

G0913

Выравнивание пола


2

05

июня

1996

06

июня

1996

250

G0810

Подгонка поддерживающей перемычки над дверью


1

07

июня

1996

07

июня

1996

325

G1317

Подвеска двери


1

07

июня

1996

07

июня

1996

285

G1012

Подгонка стропил


1

07

июня

1996

07

июня

1996

115

G1016

Облицовка перемычек, устройство парапетов


1

10

июня

1996

10

июня

1996

150

G1216

Подгонка листов крыши


2

10

июня

1996

11

июня

1996

450

G1214

Подгонка сливных досок


3

11

июня

1996

13

июня

1996

252

G1618

Заделка крыши


1

12

июня

1996

12

июня

1996

50

G1417

Подгонка водостоков и сливных труб


2

12

июня

1996

13

июня

1996

180

G1718

Покраска


1

13

июня

1996

13

июня

1996

75

Финиш

Проект окончен и передан


0

14

июня

1996

13

июня

1996

0
Рис.
7.13 Список текущих работ проекта строительства гаража с ограничением по времени
Работая по этому расписанию, можно добиться завершения проекта в его наиболее ранние сроки 13 июня 1996 г., но придется привлечь дополнительные ресурсы.

Сортировка
Еще один важный аспект отчетов - очередность предоставления данных. Это достигается в процессе сортировки.
Например, менеджеру, ответственному за выпуск, необходим отчет, в котором перечислены работы по порядку от самой ранней или запланированной даты начала. Технолог или экспедитор будут довольны отчетом, где перечисляются работы или поставки материалов по датам их завершения.
Ресурсные и затратные таблицы
Если для ресурсного планирования была использована система, вполне возможна распечатка таблиц ожидаемого ресурсного использования. Данные о затратах могут быть также включены в отчеты, когда уже определена стоимость ресурсов, и эта информация будет автоматически синхронизирована с ресурсным планированием. Такие расчеты могут быть произведены по каждому типу ресурсов, для каждого подразделения или для всех работ в проекте.
Чтобы получить данные для отчета на рис. 7.14, был использован Microsoft Project; хотя отчет был слегка преобразован для ясности, что обусловлено относительно небольшими размерами страниц этой книги. Затраты были рассчитаны на обычной основе, отражая также расходы, заканчивающиеся при ограниченных ресурсах с датой завершения проекта 27 июня. Заметьте, что предполагаемая общая цена проекта рассчитана и составляет 6077 фунтов стерлингов.
Итоговые отчеты по проекту
Большинство программ позволяют получить итоговые отчеты по проекту на одной странице, предназначенные в качестве обзора для руководства. Если система содержит более одного проекта, некоторые программы представят краткие итоговые отчеты в распечатанном виде для всех этих проектов в форме отчета, известного как каталог проектов.
Отчеты с компьютерными графиками
Ранее в графических отчетах пытались использовать графопостроители, матричные или иные принтеры, которые не были предназначены для печати диаграмм или графиков. Графические эффекты имитировались путем печати подходящих буквенно-цифровых знаков в блоках и шаблонах. Скорость печати могла быть высокой, и результаты были приемлемыми для диаграмм и ресурсных гистограмм. Большинство программ все еще

ЗАПЛАНИРОВАННОЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ РЕСУРСОВ И ЗАТРАТЫ ПРОЕКТА ГАРАЖА


Ресурс: ЧЕ - чернорабочий


Ресурс: КВ - квалифициро

Мате- Кумуля-




ванный рабочий

риапы тивная





для стои-





работы мость





проекта

Дата Дос- Исполь- Не ислоль- Стоимость

Дос- Исполь- Не исполь- Стоимость

Фунты Фунты

тупен зуется зуется (фунт.стерл.) тупен зуется зуется (фунт.стерл.) стерл. стерл.

13 мая 1996

1 1 50

1 1 75

85 210

14 мая 1996

1 1 50

1 1 75

60 395

15 мая 1996

1 1 50

1 1 75

135 655

16 мая 1996

1 1 50

1 1 75

135 915

17 мая 1996

1 1 50

1 1 75

95 1135

20 мая 1996

1 1 50

1 1 75

30 1290

21 мая 1996

1 1 50

1 1 75

45 1460

22 мая 1996

1 1 50

1 1 75

45 1630

23 мая 1996

1 1 50

1 1 75

45 1800

24 мая 1996

1 1 50

1 1 75

45 1970

27 мая 1996

1 1 50

1 1 75

45 2140

28 мая 1996

1 1 50

1 1 75

45 2310

29 мая 1996

1 1 50

1 1 75

45 2480

30 мая 1996

1 1 50

1 1 75

45 2650

31 мая 1996

1 1 50

1 1 75

45 2820

03 июня 1996

1 1 50

1 1 75

45 2990

04 июня 1996

1 1 50

1 1 75

40 3155

05 июня 1996

1 1 50

1 1 75

50 3330

06 июня 1996

1 1 50

1 1 75

50 3505

07 июня 1996

1 1 50

1 1 75

190 3820

10 июня 1996

1 1 50

1 1

15 3885

11 июня 1996

1 1

1 1 75

45 4005

12 июня 1996

1 1 50

1 1 75

160 4290

13 июня 1996

1 1 50

1 1 75

4415

14 июня 1996

1 1 50

1 1 75

4540

17 июня 1996

1 1 50

1 1 75
/>100 4665

18 июня 1996

1 1 50

1 1 75

310 4790

19 июня 1996

1 1

1 1 75

15 4965

20 июня 1996

1 1

1 1 75

15 5350

21 июня 1996

1 1 50

1 1 75

45 5490

24 июня 1996

1 1 50

1 1 75

75 5630

25 июня 1996

1 1 50

1 1 75

34 5800

26 июня 1996

1 1

1 1

9 5950

27 июня 1996

1 1

1 1

9 6059

28 июня 1996

1 1

1 1

6068

01 июля 1996

1 1

1 1

6077

02 июля 1996

1 1

1 1

6077

03 июля 1996

1 1

1 1

6077

04 июля 1996

1 1

1 1

6077


Рис. 7.14 Проект строительства гаража: полезная сводка ресурсов и затрат Это условный отчет, который может быть составлен с использованием системы написания отчетов, предоставляемой некоторыми программами. В Microsoft Project есть стандартный формат, очень похожий на этот пример, и использованные здесь рисунки были смонтированы с помощью данных, рассчитанных этим программным обеспечением.

номер

Наименование задачи

13 мая 1996

20 мая
1996

27 мая 1996

03 июня
1996

10 июня 1996

17 июня 1996

24 июня 1996

01 июля 1996

1

Начало проекта

>








2

Рытье колодца и дренажных канав









3

Разметка и грунтовка дверного проема

¦








4

Рытье котлована

ш^т








5

Размещение дверного проема

¦








6

Установка дверного проема

¦¦








7

Бетонирование фундамента









8

Установка стропил


¦







9

Укладка пола


¦1



/>


10

Укладка кирпичей







11

Подготовка поддерживающей перемычки




¦





12

Подгонка стропил




¦¦





13

Работа с кладкой и дренажом




¦





14

Грунтовка двери





¦




15

Заполнение дренажных канав





¦




16

Выравнивание пола





¦




17

Бетонирование над дренажной канавой





¦




18

Подгонка сливных досок





¦




19

Облицовка перемычек, устройство парапетов









20

Подвеска двери






¦



21

Подгонка водостоков и сливных труб






¦



22

Подгонка листов крыши






¦



23

Покраска









24

Заделка крыши









25

Передача проекта







¦



Строитель и сын

Задача


Сводка



Учебный пример проекта строительства гаража

Выполнение


Сведенная задача

В вылолнение
/>Дата: 02 апреля 1995 года
Веха

¦

Сведенная веха

О



Страница 1
Рис. 7.15 Гистограмма проекта строительства гаража с ограничением ресурсов, выполненная Microsoft Project

используют такие отчеты, состоящие из набора знаков, но они менее эффективны при показе нелинейных графиков в основном по причине того, что разрешение слишком мало, примерно одна десятая дюйма по одной оси и даже меньше по остальным.
Для графических отчетов используют плоттеры или принтеры с разрешением примерно 300 точек на дюйм или больше по обеим осям. Многие из таких плоттеров являются цветными. Однако они работают медленнее других принтеров, в значительной степени по причине их улучшенного разрешения, требующего большего количества данных для передачи во время печати. В результате неверного выбора драйвера для принтера на распечатку всего нескольких листов из некоторых графических отчетов может уйти много минут (и даже часов).
Дизайн и функциональные возможности доступных отчетов во многом зависят от выбранного программного обеспечения, но большинство систем поддерживают диаграммы, графики сетевых моделей, ресурсные гистограммы, кривые затрат и более продвинутые приложения, такие, как вероятностные графики.
Гистограммы
Отчеты, созданные с использованием гистограмм, чрезвычайно ценятся среди супервайзеров и менеджеров, в основном на строительных площадках. Их визуальное воздействие делает их более простыми для восприятия и ежедневного использования в целях контроля, нежели сетевые модели, на основе которых они были созданы. Я выбрал Microsoft Project в качестве примера на рис. 7.15, так как для этой книги особенно важна наглядность. В цвете эти графики выглядят более живо, а критические операции выделены красным цветом.
<< | >>
Источник: Локк Д.. Основы Управления Проектами. 2004

Еще по теме Компьютерные отчеты по проекту:

  1. Отчеты в компьютерной бухгалтерии
  2. Отчеты о развитии проекта
  3. 13.3. ФИНАНСОВЫЕ ОТЧЕТЫ ПО ПРОЕКТУ
  4. 3.5.3. Формирование Баланса, Отчета о прибылях и убытках, Отчета о движении акционерного капитала и Отчета о движении денежных средств
  5. 23.3. ОТЧЕТ О ПРИБЫЛЯХ И УБЫТКАХ. ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА К ГОДОВОМУ ОТЧЕТУ
  6. Отчет об оценке рыночной стоимости облигаций. Структура и содержание отчета
  7. Глава 2 Проекты и стратегия. Проекты, программы и портфели проектов на предприятиях топливно-энергетического комплекса
  8. Компьютерная газета
  9. Компьютерная «Скорая помощь»
  10. Обслуживание компьютерных салонов
  11. 4.5. Компьютерные «подсказки»
  12. Современная компьютерная форма бухгалтерского учета
  13. Домашний компьютерный салон
- Антикризисное управление - Документоведение и делопроизводство - Инвестиционный менеджмент - Инновационный менеджмент - Информационный менеджмент - Исследование систем управления - Корпоративное управление - Лидерство - Маркетинг в отраслях - Маркетинг, реклама, PR - Маркетинговые исследования - Менеджмент организаций - Менеджмент персонала - Менеджмент-консалтинг - Моделирование бизнес-процессов - Моделирование бизнес-процессов - Организационное поведение - Основы менеджмента - Поведение потребителей - Производственный менеджмент - Риск-менеджмент - Самосовершенствование - Сбалансированная система показателей - Сравнительный менеджмент - Стратегический маркетинг - Стратегическое управление - Тайм-менеджмент - Теория организации - Теория управления - Управление качеством - Управление конкурентоспособностью - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения - Финансовый менеджмент - ЭКОНОМИКА ДЛЯ МЕНЕДЖЕРОВ -