Формальная процедура запроса на внешние изменения

  Изменения, предлагаемые заказчиком и влияющие на цену, поставу или какой-либо другой аспект изначального заказа на закупку или договора купли-продажи, необходимо официально задокументировать. Эта документация должна выполнять следующие функции: Она дополняет договор купли-продажи или заказ на закупку и описывает внесенные изменения.
Официально разрешает контрагенту внести в проект это изменение. Подтверждает обещание оплаты. Официально подтверждает согласие клиента на пересмотр временных рамок выполнения проекта.
Если изначально контракт представлял собой заказ на закупку, заказчик обычно присылает поправленный заказ на закупку с просьбой о внесении изменения. В других случаях, особенно в строительных проектах, эти изменения вносятся в специальные заказы на изменение контракта (иногда их называют «изменения проекта» или «изменения контракта»). Пример показан на рис. 11.1. Похожие изменения, которые подрядчик просит субподрядчиков внедрить на строительной площадке, называются заказами на изменения, внедряемые на площадке.
Экономический подход к изменениям, вносимым заказчиком
Для крупномасштабного, технически сложного проекта характерно появление большого числа официальных и неофициальных просьб со стороны заказчика о внесении различных изменений. Некоторые из предлагаемых изменений потребуют подробного рассмотрения прежде чем их можно будет одобрить и выполнить. Могут возникнуть даже такие случаи, когда заказчик поменяет свое мнение непосредственно во время обсуждения внесенного им изменения и предложит новые дополнения в экономическую и техническую организацию проекта.
Нетрудно понять, что с течением времени может возникнуть сложная ситуация. В проекте будут иметься уже одобренные и выполненные изменения; утвержденные, но еще не выполненные изменения; изменения, находящиеся на рассмотрении; и, возможно, даже некоторые, которые бу-

Порядковый номер ИП: Номер пересмотра: Номер проекта: Дата выпуска:



Краткое описание измененных деталей проекта
(при необходимости, используйте дополнительные страницы)
Предложено:
Влияние на план развития проекта
Влияние на расходы проекта и его цену:
№ одобрения заказчиком


Распространение:
Взято из Project Planner, автор Дэннис Локк.
Gower, Aldershot, 1990 г.
Рис. 11.1 Изменения проекта
Формы такого типа также называются «изменения контракта» и используются для контроля изменений, вносимых в проект по просьбе заказчика.

дут провоцировать споры и разногласия.
Ответственность за рассмотрение каждого случая в отдельности лежит на отделе контрактов или коммерческом отделе подрядчика (или юридическом отделе, при возникновении серьезных проблем). Тем не менее менеджер проекта несет ответственность за достижение всех целей проекта
и,              следовательно, должен отслеживать, каковы же на самом деле эти цели. Порой это весьма труднодостижимо, если изменений очень много, они сложные и находятся на разных этапах согласования.
Следовательно, очень важно вести каждодневный журнал изменений, вносимых клиентом, и следить, чтобы влияние этих изменений на спецификацию проекта, его масштаб, бюджет и цену было надлежащим образом зафиксировано. Обычно эту функцию выполняет инженер-сметчик или лицо или группа, ответственные за управление и планирование расходов по проекту. Необходимо, чтобы к этому журналу можно было обратиться в любой момент для получения следующей информации: Все изменения, о которых попросил заказчик на текущий момент времени. Соответствующие изменения контрактов или поправки в заказах на закупку по каждому случаю. Статус каждого изменения, т. е. было оно: одобрено оценено (в деталях) выполнено был ли за него выставлен счет-фактура. Увеличение общей стоимости проекта в результате внесения изменений, согласованных с заказчиком.
В очень сложных случаях журнал изменений будет выступать в роли индекса по всем вспомогательным данным о встречах, корреспонденции и технической документации.
С этими изменениями могут быть тесно связаны большие денежные суммы, значительные задержки во времени и вопросы профессиональной компетенции и надежности. Если на самом начальном этапе развития проекта не разработана соответствующая система контроля изменений, может возникнуть большое количество проблем, способныхпоставить подрядчика в рискованное экономическое и юридическое положение.
<< | >>
Источник: Локк Д.. Основы Управления Проектами. 2004

Еще по теме Формальная процедура запроса на внешние изменения:

  1. Формальная процедура запроса на внутренние изменения
  2. 1.5 Внешнее управление Внешнее управление - процедура банкротства, применяемая к должнику в целях восстановления его платежеспособности.
  3. Категории, влияющие на уровень адаптивности СПП к изменениям внешней среды
  4. § 2. Запрос и заказ
  5. 7.5. Коммерческие предложения и запросы
  6. ПРИМЕРЫ ОФЕРТ И ЗАПРОСОВ
  7. Глава 7 ПОДГОТОВКА КОММЕРЧЕСКИХ ПРЕДЛОЖЕНИЙ И ЗАПРОСОВ ДЛЯ ИНОСТРАННОГО ПАРТНЕРА
  8. УЧЕТ ТРУДОВЫХ СИЛ СЕМЬИ И ЕЕ ПОТРЕБИТЕЛЬСКИХ ЗАПРОСОВ
  9. ФОРМАЛЬНЫЕ И НЕФОРМАЛЬНЫЕ ГРУППЫ
  10. Глава 4. Внешние государственные заимствования, внешний долг РФ
  11. Лицензии, разрешения и другие формальности (п. А. 2, Б. 2)
  12. 2.2.2. Формальные признаки
  13. § 3. ФОРМАЛЬНЫЕ И НЕФОРМАЛЬНЫЕ ПРАВИЛА
  14. Оценка формальных показателей
  15. Первые юридические формальности
  16. 2. Лицензии, свидетельства и иные формальности
  17. 20.3 Формально-логические модели конфликтов
  18. 20.2.2. Формы рассогласования формальной и реальной структуры собственности
  19. Формальная структура процесса планирования целей
  20. 5.9. Библиографические заметки по формальной теории контрактов
- Антикризисное управление - Документоведение и делопроизводство - Инвестиционный менеджмент - Инновационный менеджмент - Информационный менеджмент - Исследование систем управления - Корпоративное управление - Лидерство - Маркетинг в отраслях - Маркетинг, реклама, PR - Маркетинговые исследования - Менеджмент организаций - Менеджмент персонала - Менеджмент-консалтинг - Моделирование бизнес-процессов - Моделирование бизнес-процессов - Организационное поведение - Основы менеджмента - Поведение потребителей - Производственный менеджмент - Риск-менеджмент - Самосовершенствование - Сбалансированная система показателей - Сравнительный менеджмент - Стратегический маркетинг - Стратегическое управление - Тайм-менеджмент - Теория организации - Теория управления - Управление качеством - Управление конкурентоспособностью - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения - Финансовый менеджмент - ЭКОНОМИКА ДЛЯ МЕНЕДЖЕРОВ -