Финансовое управление проектами целевой программы
Особенности финансового управления государственными программами
К проектам, осуществляемым в рамках государственных целевых программ, как уже отмечалось, предъявляются повышенные требования с точки зрения прозрачности и возможностей контроля и учета использования финансовых средств.
Эти требования еще более ужесточаются, если к финансированию программ привлекаются внешние инвесторы, такие, например, как Всемирный банк.Каждая из инстанций, контролирующих выполнение программы (инвесторы, отраслевые министерства и т. д.), привносит собственные требования, нормативы и методические указания в правила формирования, исполнения и контроля бюджета проекта, которыми должны руководствоваться исполнители.
Другая важная особенность финансирования целевых программ отмечена в работе [7]. Она состоит в том, что для целевых программ принят годичный цикл финансирования, в то время как бюджет проекта должен определяться на весь срок его выполнения, что соответствует и методологии БОР, и требованиям Всемирного банка, и, конечно, методологии управления проектами.
Эти особенности оказывают существенное влияние на процессы, реализуемые в рамках целевых программ, и заставляют под несколько иным углом взглянуть на такие основные задачи управления стоимостью проектов, как: формирование бюджета программы в целом и отдельных проектов;
финансирование проектов, включая учет фактических затрат, поступлений, формирование отчетности о состоянии стоимости и финансирования проекта; анализ и регулирование стоимости проектов и программы в целом, включая проведение финансовых аудитов.
Рассмотрим основные процессы, в рамках которых решаются задачи управления стоимостью проектов в составе целевых программ.
Формирование бюджета программы
Основными целями процесса формирования бюджета проекта являются: ежегодное определение потребностей в финансировании отдельных областей проекта и расчет плановых затрат по проекту в контексте конкретных направлений работ, исполнителей и источников финансирования; формирование плана финансирования проекта, описывающего финансовые потоки проекта с указанием сроков поступления и расходования финансовых средств; формирование плана счетов проекта, являющегося основой для авторизации затрат по проекту, учета расходов и финансового анализа.
Потребность в финансировании определяется на основе оценки стоимости ресурсов, необходимых для выполнения конкретных задач с учетом календарного плана. Ресурсы, которые должны быть запланированы в проекте и учтены в его бюджете, относятся к следующим основным категориям: рабочее время исполнителей; финансовые средства; средства производства и производственные мощности; оборудование и материалы.
План финансирования представляет собой требования к инвестору, детализированные по статьям затрат в привязке к календарным периодам. Основываясь на этих данных, план финансирования устанавливает уровень ежемесячных (ежеквартальных) расходов по программе и соответствующий ему уровень финансирования, необходимый для выполнения всех проектов в ее составе.
План счетов проектов позволяет не только формализовать процедуры учета затрат по проекту и гармонизировать их с требованиями бухгалтерского учета и отчетности, но и определить внутри проекта центры ответственности за конкретные виды затрат.
Необходимо выделить три стадии формирования бюджета: Предварительный бюджет формируется на предконтрактной стадии для проведения конкурса или тендера по выбору исполнителя. Рамочный бюджет формируется на стадии заключения контракта и определяет весь объем финансирования проекта. Годовой бюджет формируется на каждый год реализации проекта и определяет объем финансирования на планируемый год в пределах рамочного контракта.
Основанием для осуществления финансового планирования являются план проекта и заявки подрядчиков на финансирование работ в планируемом году.
Предварительный бюджет проекта формируется в соответствии с требованиями Всемирного банка или иного инвестора и определяет все основные составляющие стоимости в разбивке по видам деятельности (см. табл. 6.6).
Рамочный бюджет проекта формируется в виде сметы расходов как приложение к протоколу согласования цены. Комплект документов, определяющих структуру бюджета проектов, может быть различным в зависимости от отраслевых требований.
Например, в соответствии с требованиями и методическими рекомендациями Министерства экономического развития и торговли России он включает [8]: протокол согласования цены; смету расходов (см. табл. 6.7); расшифровку затрат по статье «Материалы»; расшифровку расходов по статье «Специальное оборудование»; расшифровку затрат по статьям «Основная заработная плата», «Дополнительная заработная плата», «Отчисления на социальные нужды»; расшифровку затрат по статье «Командировочные расходы»; справку о размере накладных расходов к структуре цены; расшифровку затрат по статье «Прочие прямые расходы»; расшифровку затрат по статье «Затраты по работам, выполняемым сторонними организациями и предприятиями» (структура аналогична смете расходов) (см. табл. 6.7).
Таблица 6.6. Структура бюджета проекта
Составляющая цены | Разбивка цены | Виды дея | тельнс 3 ' | сти i — -- Всего 4 ! | ||
Оплата труда | Основной штат |
|
|
|
|
|
Местный персонал |
|
|
|
|
| |
Консультанты |
|
|
|
|
| |
Всего |
|
|
|
|
| |
Возмещаемые расходы | Международные перелеты |
|
|
|
|
|
Разные транспортные расходы |
|
|
|
|
| |
Суточные |
|
|
|
|
| |
Местные транспортные расходы |
|
|
|
|
| |
Аренда помещения, жилья, канцелярских услуг |
|
|
|
|
| |
Всего |
|
|
|
|
| |
Разные расходы | Расходы на связь |
|
|
|
|
|
Составление, копирование отчетов |
|
|
|
|
| |
/>Оборудование: автомашины, компьютеры и т. д. |
|
|
|
|
| |
Программное обеспечение |
|
|
|
|
| |
Всего |
|
|
|
|
| |
Всего |
|
|
|
|
|
Ежегодный бюджет проекта формируется в виде сметы расходов, аналогичной смете рамочного бюджета с разбивкой расходов по кварталам и месяцам.
Финансовый анализ проекта
Целью процесса финансового анализа проекта является контроль выполнения плана работ и финансирования проекта для решения следующих задач: сопоставления затрат с предусмотренным бюджетом и определения отклонений от бюджета; принятия необходимых корректирующих мер при отклонении от бюджета.
Учет затрат осуществляется на постоянной основе как на уровне отдельных задач, так и на более высоких проектных уровнях, в том числе
Таблица 6.7. Смета расходов
№ | Наименование статей расхода | Сумма, тыс. руб. |
1 | Материалы |
|
2 | Специальное оборудование (только для проектов, финансируемых по статье «НИОКР») |
|
3 | Основная заработная плата |
|
4 | Отчисления на социальные нужды |
|
5 | Программное обеспечение (только для проектов, финансируемых по статье «Прочие нужды» или «Инвестиции») |
|
6 | Накладные расходы |
|
7 | Командировочные расходы |
|
8 | Прочие расходы |
|
Итого |
| |
НДС (только для проектов, финансируемых по статье «Прочие нужды» или «Инвестиции») |
| |
Итого с НДС (только для проектов, финансируемых по статье «Прочие нужды» или «Инвестиции») |
|
на уровне проекта в целом.
Необходимо учитывать следующие виды расходов: реальные прямые затраты (труда, материалов и др.), понесенные в текущем периоде; расходы будущих периодов, которые еще не отражены в бухгалтерской документации, но необходимость которых уже выявлена; «запоздалые» расходы, к которым относятся затраты предыдущих периодов, по тем или иным причинам (административные ошибки, позднее представление счетов-фактур и т. д.) попавшие на текущий календарный период.Для финансового анализа используется информация о плановом и фактическом состояниях проекта и бюджета проекта.
Результатом процесса финансового анализа является Отчет о финансовом анализе проекта, содержащий следующие разделы: основные финансовые показатели проекта (в качестве таких показателей могут выступать, например, хорошо известные показатели освоенного объема [9, 10]);
необходимые корректирующие меры, принятие которых находится в компетенции руководителя проекта; предлагаемые изменения в бюджете, которые необходимо вынести на рассмотрение вышестоящих инстанций.
Финансовый аудит проекта
Целью данного процесса является проведение проверки соответствия проекта процедурам и правилам финансирования контрактов по проекту.
Основными задачами процесса являются: проверка бухгалтерской отчетности и платежно-расчетной документации, относящейся к проекту; подтверждение достоверности данных, содержащихся в отчетах и иных документах проекта, выявление фактов нарушения порядка ведения бухгалтерского учета; проверка соблюдения требований законодательства при совершении финансово-хозяйственных операций при осуществлении проекта.
Проведение финансового аудита проекта осуществляется с привлечением аудиторской компании, выбираемой по согласованию с представителем инвестора.
При финансовом аудите проекта изучаются: документы, связанные с финансированием контрактов по проекту; бухгалтерские документы.
Результатом данного процесса является аудиторский отчет о проекте. Проведение финансового аудита должно осуществляться ежегодно, а также по завершении проекта.
Финансовый отчет для Инвестора
Целью данного процесса является предоставление финансовой отчетности по проекту Инвестору.
В отчете должны отражаться затраты по проекту на уровне проекта в целом и на промежуточных уровнях структуры работ (этапах проекта) и соотношение реальных и установленных бюджетом затрат.
Отчет должен включать следующую информацию: сведения о выполненных работах и прогнозируемом объеме работ;
фактически израсходованные финансовые средства и прогнозируемые платежи по видам затрат; поступления и платежи по источникам финансовых средств; сравнение плановых и прогнозируемых платежей и поступлений.
В отчет должны также включаться еще не отраженные в бухгалтерской документации прогнозируемые расходы будущих периодов.
Исходными данными для этого процесса являются показатели первичных финансовых документов и сведения о трудозатратах, связанных с выполнением работ проекта. Результатом данного процесса является ежеквартальный (периодичность может варьироваться для разных проектов) отчет для Инвестора.
Пример структуры финансового отчета приведен в таблице 6.8.
Таблица 6.8. Форма финансового отчета проекта
ФИНАНСОВЫЙ ОТЧЕТ ПРОЕКТА | ||||||||
Наименование организации-исполнителя | Менеджер проекта: Ф.И.О., e-mail | |||||||
Составлен: ДД.ММ.ГГ | ||||||||
Наименование проекта Отчет о ходе проекта с ДД.ММ.ГГ. по ДД.ММ.ГГ. Общее описание состояния проекта В этом разделе менеджер проекта должен дать общую оценку проекта. 1. Исполнение этапов проекта | ||||||||
Этапы | Стэрг (плам/факт) | Финиш (план/факт) | Текущее состояние | Ответственный | Причина отклонения | |||
Этап 1 |
|
|
|
|
| |||
Этап ... |
|
|
|
|
| |||
2. Исполнение бюджета этапов проекта | ||||||||
Этапы | План счетов проекта | План | Факт | Прогноз | План/Прогноз | |||
Этап 1 | Материалы |
|
|
|
| |||
Специальное оборудование |
|
|
|
| ||||
Основная заработная плата |
|
|
|
| ||||
Отчисления на соцнужды |
|
|
|
| ||||
Программное обеспечение |
|
|
|
| ||||
Накладные расходы |
|
|
|
| ||||
Командировочные расходы |
|
|
|
| ||||
Прочие расходы |
|
|
|
| ||||
Итого Платежи |
|
|
|
| ||||
Итого Поступления |
|
|
|
| ||||
Поступления — Платежи |
| - |
|
|
Этап ... | Материалы |
|
|
|
| |
Специальное оборудование |
|
|
|
| ||
Основная заработная плата |
|
|
|
| ||
Отчисления на соцнужды |
|
|
|
| ||
Программное обеспечение |
|
|
|
| ||
Накладные расходы |
|
|
|
| ||
Командировочные расходы |
|
|
|
| ||
Прочие расходы |
|
|
|
| ||
Итого Платежи Итого Поступления Поступления — Платежи | ' . ¦¦¦ 'Л : | — | ||||
3. Исполнение бюджета проекта | ||||||
Этапы | План | Факт | Прогноз | План/Прогноз | ||
Материалы | Этап 1 |
|
|
|
| |
Этап ... |
|
|
|
| ||
Итого:. |
|
|
|
| ||
Специальное оборудование | Этап 1 |
|
|
|
| |
Этап ... |
|
|
|
| ||
Итого;' - ¦ V |
|
|
|
| ||
Основная заработная плата | Этап 1 |
|
|
|
| |
Этап ... |
|
|
|
| ||
Итого: |
|
|
|
| ||
Отчисления на соцнужды | Этап 1 |
|
|
|
| |
Этап ... |
|
|
|
| ||
, Итого: .¦ |
|
|
|
| ||
Программное обеспечение | Этап 1 |
|
|
|
| |
Этап ... |
|
|
|
| ||
Итого: |
|
|
|
| ||
Накладные расходы | Этап 1 |
|
|
|
| |
Этап ... |
|
|
|
| ||
Итого: |
|
|
|
| ||
Командировочные расходы | Этап 1 |
|
|
|
| |
Этап ... |
|
|
|
| ||
Итого: - ¦ |
|
|
|
| ||
Прочие расходы | Этап 1 |
|
|
|
| |
Этап ... |
|
|
|
| ||
Итого: ; | . . |
| ¦ ~ |
| ||
Итого Платежи — —_— Итого Поступления '¦ " ' ' ' ¦¦ ¦ :¦¦¦¦¦ ' Поступления — Платежи | Этап 1 - |
|
|
| ‘ | |
| - | . |
| - | ||
':Этап 1 " —-¦ — Sr Этап 1 | , ••• V - : : :: /V | — | —- - | — —-—,—-—- |
Литература Scott G. Result-based management and public/private partnership // Междунар. симпозиум «Управление проектами: Бизнес. Идеи. Практика», С.-Петербург, 17—18 мая 2005 г. Ekluf J.A. Project Management in large socio ethical reform programs (with examples from swedish experience) // Междунар. симпозиум «Управление проектами: Бизнес. Идеи. Практика», С.-Петербург, 17—18 мая 2005 г. Самощенков С., Сошнин А., Ципес Г. Программы и проекты в органах государственного управления // Сб. трудов IV Всерос. практ. конф. «Стандарты в проектах современных информационных систем», Москва, 21—22 апреля 2004 г. М.: ФОСТАС, 2004. Бюджетирование, ориентированное на результат: цели и принципы. Эко- рис-НЭИ. 2002. 16 с. (www.nei.ru) Бюджетирование, ориентированное на результат: международный опыт и возможности применения в России. Центр фискальной политики, 2002. 59 с. (www.nei.ru) Позняков В, Проектное управление в международных организациях, работающих в России // Управление проектами. 2005. № 3(3). Сошнин А. Применение методов проектного управления при подготовке и реализации федеральных целевых программ // Междунар. симпозиум «Управление проектами: Бизнес. Идеи. Практика», С.-Петербург, 17—18 мая 2005 г. Требования и методические рекомендации организациям — исполнителям государственных контрактов в рамках ФЦП «Электронная Россия (2002—2010 годы)». Мин-во экон. развития и торговли РФ, 31 мая 2004 г. Арчибальд Р. Управление высокотехнологичными проектами. М.: ДМК Пресс, 2002. Товб А., Ципес Г. Управление проектами: стандарты, методы, опыт. М.: ЗАО «Олимп—Бизнес», 2003.
Еще по теме Финансовое управление проектами целевой программы:
- РАЗДЕЛ 4. Целевые программы и проекты в системе оперативного планирования
- 4.3. Совершенствование процедуры подготовки целевых программ и инвестиционных проектов на государственном уровне
- Целевые программы и Национальный проект «Здоровье» в контексте целей развития тысячелетия
- Целевые программы и Национальный проект «Здоровье» в контексте целей развития тысячелетия
- УПРАВЛЕНИЕ РЕАЛИЗАЦИЕЙ ЦЕЛЕВОЙ ПРОГРАММЫ И КОНТРОЛЬ ЗА ХОДОМ ЕЕ ВЫПОЛНЕНИЯ
- Управление целевыми программами в управляющей компании холдинга ТЭК
- 19.6.2/ПРОГРАММА УПРАВЛЕНИЯ КАЧЕСТВОМ ПРОЕКТА
- Глава 2 Проекты и стратегия. Проекты, программы и портфели проектов на предприятиях топливно-энергетического комплекса
- ГЛАВА 11. Управление разработкой программ и проектов нововведений
- Проект «Образование» Задачи проекта и целевые объекты финансирования
- Проект «Доступное и комфортное жилище — гражданам России» Задачи проекта и целевые объекты финансирования
- Проект «Здоровье» Задачи проекта и целевые объекты финансирования