Экстренные изменения

  Если возникла необходимость существенной и срочной модификации, может просто не быть достаточно времени для прохождения всех необходимых формальностей и выпуска обновленных чертежей. Существуют правильные и неправильные способы действий в подобной ситуации, и описанная ниже история является хорошим (слишком распространенным) и наглядным примером неправильных действий.

Практический пример - компания Kosy-Kwik
Начало проекта
Компания Kosy-Kwik специализировалась на разработке, поставках и установке систем обогрева и кондиционирования воздуха. В 1985 году в качестве субподрядчика она заключила контракт с крупной строительной компанией на создание и установку всех отопительных и вентиляционных систем в новом многоэтажном административном здании по заказу страховой компании Coverite (Coverite Insurance Company Ltd.). На должность инженеров были назначены Кларк и Джексон. Кларк отвечала за весь проект в целом, а Джексон отвечал только за разработку центральной панели управления и связанного с ней оборудования.
Первые трудности
Мы рассматриваем проект уже на стадии завершения подготовки на фабрике Kosy-Kwik. К этому времени доставка большей части оборудования в здание уже была завершена, за исключением панели управления, которая все еще находилась на стадии производства, отставая от графика.
Джексон был добросовестным инженером и проявлял большой интерес ко всему, что происходило на фабрике. Он имел привычку обходить цеха завода и следить за тем, как продвигается производство и его дизайн воплощается в жизнь. Как раз во время одного из таких обходов мастер цеха по прокату листового металла и сообщил ему, что уже собранная панель управления оказалась очень хрупкой и ненадежной.
Джексону ничего не оставалось, как согласиться с мастером. Передняя панель оказалась очень непрочной из-за ошибок в расчетах необходимой толщины металла. Доставка этой панели на строительную площадку уже отставала от графика, что ставило под угрозу развитие всего проекта. Для создания новой панели управления абсолютно не было времени. В любом случае дополнительные затраты были бы нежелательны. Необходимо было найти более простое решение - практически выход из тупика.
Инженер попросил мастера приварить несколько кусков швеллерного профиля на обратную сторону панели для ее укрепления. Мастер согласился, но его беспокоило, как изделие пройдет через отдел технического контроля без соответствующего чертежа. «Без проблем», - с уверенностью сказал Джексон и, вынув ручку из кармана, изменил номер чертежа и подписал одобрение изменения.
Изменение прошло удачно. Все заинтересованные лица вздохнули с облегчением, тем более Джексон. Было потеряно лишь несколько часов, и оставшиеся работы были выполнены без особых проблем. Компания Coverite присоединилась к длинному списку клиентов Kosy-Kwik, довольных результатами ее работы.

Контракт-продолжение
Летом 1990 года компания Kosy-Kwik заключила контракт-продолжение с Coverite Insurance Company. Необходимо было расширить офисы страховой компании и пристроить к зданию крыло, где предполагалось разместить отдел по компьютерному обеспечению компании. Компания Coverite работала по хорошо спланированному, но слитком плотному графику, согласно которому новое крыло здания должно было быть открыто в первый рабочий день 1991 года.
Вследствие сжатых сроков проекта некоторые из условий контракта были просто навязаны компании Kosy-Kwik. В частности, установка и проверка дополнительного обогревательного и вентиляционного оборудования (для соединения и тестирования дополнительных розеток и переключателей) должна была быть проведена в течение рождественских праздников. За каждую неделю или неполную неделю задержки в выполнении работ компания Kosy-Kwik должна была выплачивать штраф в размере 400 фунтов стерлингов.
В течение тех пяти лет, которые разделяли эти два проекта, в компании Kosy-Kwik произошло немало изменений. Кларк получила заслуженное повышение в должности в одном из филиалов компании в качестве регионального менеджера. Джексон ушел в отставку на заслуженную пенсию. Произошло расширение технического отдела, и компания наняла нескольких новых работников. Среди новых сотрудников был Стивенс, инженер с опытом работы по контракту. У него не было возможности связаться с Кларк и Джексоном, и вряд ли он мог надеяться когда-либо встретиться с ними.
Подготовка нового проекта
Стивенс был назначен главным инженером нового проекта компании Coverite. Он решил, что лучше всего будет собрать как можно больше агрегатов проекта на заводе. Это снизит объем работ на самом строительном объекте и даст возможность осуществить окончательную стыковку всех секций и провести тестирование во время рождественских праздников. В ящике неиспользуемых материалов Стивенс нашел целые рулоны чертежей с пометкой «Coverite Project». Смахнув пыль с чертежей, он принялся за работу.
В целом система была вполне пригодна для осуществления дальнейших работ. Для того чтобы осуществить полную стыковку и закрепление секций здания, инженерам (дополнительно к их основному оборудованию) понадобился комплект дополнительного крепежа, который должен был точно подходить к коммутационной панели.
Этот комплект был должным образом разработан, изготовлен и доставлен на строительный объект вме
сте с остальным необходимым оборудованием и строительными материалами. К наступлению Рождества все оборудование, трубы и кабельные трубопроводы были на месте в новом крыле. Теперь лишь оставалось, чтобы бригада инженеров-монтажников приехала на объект, отключила электропитание завода, модифицировала дополнительным крепежом панель управления, протестировала и запустила всю систему.
Установка
Рано утром в рождественский сочельник два члена монтажной бригады компании Kosy-Kwik выехали на объект для начала обработки панели управления. Первое, что они должны были сделать, - это вырезать в неиспользованной части панели большую прямоугольную полость для установки крепежных конструкций. Для этой цели монтажникам был предоставлен специальный шаблон, который они установили в нужном месте панели. Когда инженеры начали резать материал панели, они наткнулись на неожиданное сопротивление усиливающих металлических ребер швеллерного профиля, приваренных к задней части панели. Но оборудование, которое привезли с собой инженеры, могло пройти только через тонкий слой металла, который был показан на старых чертежах. В итоге на всю работу по прорубке полости в панели у инженеров ушло два часа и большое количество режущих дисков. Затем инженеры обнаружили, что соединительные отверстия панели, предназначенные для комплекта нового крепежа, засорились остатками швеллерного профиля. Что еще хуже, сама установочная панель стала опять хрупкой и ненадежной.
Оба инженера были высококвалифицированными монтажниками, но у них не было ни специального оборудования, ни специальной подготовки для решения такой серьезной проблемы без дополнительной помощи. Инженеры испытывали острое чувство глубокого разочарования и одиночества, так как никак не могли повлиять на сложившуюся ситуацию. Однако они нашли другие, более короткие и емкие слова, чтобы выразить свои чувства.
Они действительно нуждались в дополнительной помощи. Однако, к несчастью, реакция на их тревожный звонок в главный офис Kosy-Kwik была менее чем удовлетворительной. На фоне веселых звуков, сопровождающих празднование в офисе, им сообщили, что все ведущие инженеры и все руководство уже ушли отмечать Рождество. Телефонный оператор пожелал монтажникам счастливого Рождества и удачного дня. Инженеры восприняли это пожелание как хороший совет, бросили всю работу и ушли домой и в свой незапланированный отпуск.

Дополнительные затраты
Нет смысла долго рассказывать о последствиях этого случая или описывать сцены ярости и взаимных обвинений в главном офисе компании в новом году. Ниже дана сводная информация по дополнительным расходам компании:


Проектирование и изготовление нового комплекта крепежа для установки на панель управления Зря потраченное время первого выезда на объект двух инженеров-монтажников Затраты на восстановление испорченной коммутационной панели (работы проводились на самом объекте) Затраты на выплату штрафа компании Coverite по условиям контракта за четырехнедельную задержку (штрафные санкции за одну неделю задержки составляют 400 фунтов стерлингов)
Общая сумма дополнительных расходов, напрямую
отнесенных к проекту


Анализ прошедших событий
В этой истории все проблемы возникли из-за того, что были использованы чертежи с невнесенными изменениями по сравнению с первоначальным планом. Однако мы должны быть реалистичны и согласиться с тем, что бывают случаи, когда на обновление основных чертежей и выпуск новых попросту нет времени. В таких ситуациях можно удовлетвориться временной документацией, но при наличии должного контроля за тем, чтобы все изменения все-таки были отражены в основном чертеже и соответствовали реальной ситуации по производству и строительству.
Меры предосторожности
Один из способов, как следить за своевременным обновлением окончательных чертежей в случае экстренных изменений, заключается в том, что сама формальная процедура внесения изменений должна быть четко отлажена и практична. Автор изменения чертежей должен официально изложить свой запрос на техническое изменение проекта, получить на него
регистрационный номер и занести этот запрос в административную систему. В случае, если он сам не обладает достаточными полномочиями, он должен заручиться предварительным согласием главного инженера проекта или номинированного представителя. Одна копия документа с одобрением запроса на изменение передается в производственный отдел на исполнение, где она становится частью руководства по производству.
В тех случаях, когда приходится вносить изменения в рабочие чертежи проекта, что может быть неизбежно, необходимо сразу же представить в отдел разработки копию измененных чертежей вместе с запросом на внесение изменения. Это делается для того, чтобы обеспечить своевременное обновление первоначальных чертежей. Документ, содержащий внесенные в первоначальные чертежи изменения, должен сопровождать весь производственный процесс от начала до конца, особенно вплоть до проведения окончательного осмотра и тестирования сооружения или изделия.
<< | >>
Источник: Локк Д.. Основы Управления Проектами. 2004

Еще по теме Экстренные изменения:

  1. Механизм экстренного финансирования МВФ
  2. ПЛАН ТРЕЙДЕРА НА ЭКСТРЕННЫЙ СЛУЧАЙ
  3. Глава 7 Экстренное сообщение: компьютер пишет статьи фондовом рынке!
  4. §83. Изменения стоимости полного набора машин всех возрастов при изменении г
  5. Оценка чувствительности изменения затрат при изменении выручки на 1%
  6. §47. Характер изменения индивидуальных составляющих при изменениях в распределении
  7. РАЗДЕЛ VI О НЕКОТОРЫХ ПОКАЗАТЕЛЯХ ДЕЙСТВИТЕЛЬНЫХ ИСТОЧНИКОВ УВЕЛИЧЕНИЯ РЕНТЫ, КОТОРЫЕ МОЖНО ОБНАРУЖИТЬ В ОТДЕЛЬНЫХ СЛУЧАЯХ, НАБЛЮДАЯ, ВО-ПЕРВЫХ, ИЗМЕНЕНИЯ, ПРОИСХОДЯЩИЕ В СРАВНИТЕЛЬНОЙ ЧИСЛЕННОСТИ ЗЕМЛЕДЕЛЬЧЕСКИХ И НЕЗЕМЛЕДЕЛЬЧЕСКИХ КЛАССОВ; ВО-ВТОРЫХ, ИЗМЕНЕНИЯ, ПРОИСХОДЯЩИЕ В ДОЛЕ ПРОДУКЦИИ, ДОСТАЮЩЕЙСЯ ЗЕМЛЕВЛАДЕЛЬЦАМ
  8. 3.2.2. Законопроект "О внесении изменений в часть первую и часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации, а также признании утратившими силу отдельных положений Федерального закона от 9 июля 1999 года N 154-ФЗ "О внесении изменений и дополнений в часть первую Налогового кодекса Российской Федерации" в связи с совершенствованием принципов определения цен для целей налогообложения"
  9. Факторы и условия изменения производительности труда Классификация факторов и условий изменения производительности труда
  10. Изменения
  11. 18.5. УПРАВЛЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЯМИ
  12. Изменение предложения
  13. ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ В НК РФ
  14. Приспособление к изменениям
  15. Изменение спроса
  16. ИЗМЕНЕНИЕ И ДОПОЛНЕНИЕ РЕГЛАМЕНТА
- Антикризисное управление - Документоведение и делопроизводство - Инвестиционный менеджмент - Инновационный менеджмент - Информационный менеджмент - Исследование систем управления - Корпоративное управление - Лидерство - Маркетинг в отраслях - Маркетинг, реклама, PR - Маркетинговые исследования - Менеджмент организаций - Менеджмент персонала - Менеджмент-консалтинг - Моделирование бизнес-процессов - Моделирование бизнес-процессов - Организационное поведение - Основы менеджмента - Поведение потребителей - Производственный менеджмент - Риск-менеджмент - Самосовершенствование - Сбалансированная система показателей - Сравнительный менеджмент - Стратегический маркетинг - Стратегическое управление - Тайм-менеджмент - Теория организации - Теория управления - Управление качеством - Управление конкурентоспособностью - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения - Финансовый менеджмент - ЭКОНОМИКА ДЛЯ МЕНЕДЖЕРОВ -