<<
>>

Создание и внедрение информационных систем.

Информационная система определяется как набор взаимосвязанных компонентов, которые собирают (выбирают), хранят и распределяют информацию, используемую в процессе функционирования организации (принятие решений, координация, коммуникации).

Для работы на различных организационных уровнях предназначены четыре основных вида информационных систем (рис. 7.4): системы операционного уровня, системы для профессиональной работы с данными (знаниями), управленческие системы и стратегические системы (системы стратегического планирования).

Рис. 7.4. Основные виды информационных систем

Системы операционного уровня помогают менеджерам- операционистам контролировать все элементарные действия и транзакции внутри организации (продажи, денежные поступления, депозиты, платежные ведомости, кредитные истории, поступления сырья в производство и др.). Основными целями использования систем этого уровня являются решение рутинных задач и мониторинг всех транзакций внутри компании. Примеры систем данного типа включают использование банковских автоматов, автома-

тических кассовых аппаратов, автоматических систем учета рабочего времени сотрудников идр.

Системы для работы со знаниями поддерживают знания организаций и использование их сотрудниками. Назначением таких систем является интеграция новых данных и знаний и помощь сотрудникам в работе со всевозможной документацией. Подобные ИС, особенно установленные на рабочих станциях и офисных компьютерах, являются наиболее распространенными, и используются во всех сферах бизнеса.

Системы управленческого уровня служат для мониторинга, контроля, помощи в принятии решений, а также выполнения административных функций менеджерами среднего звена.

Такие системы предназначены для ответа на простой вопрос: все ли работает как надо? Системы управленческого уровня могут предоставлять периодические отчеты о состоянии дел и информацию по отдельным операциям (информация о местах проживания сотрудников, найм квартир и арендная плата, исполнение бюджета и др.).

Некоторые системы этого уровня помогают в принятии нестандартных решений, например, ответ на вопрос «что, если...». Ответы на подобные вопросы часто требуют новых данных, которые нельзя получить внутри самой организации, и данных, которые нелегко запросить во внутренних системах операционного уровня.

Стратегические системы (системы стратегического планирования) помогают сотрудникам верхних эшелонов управления решать вопросы стратегии и заниматься долгосрочным планированием, учитывая при этом кроме данных о самой компании реалии внешнего мира. Основным их предназначением является согласование деятельности организации с внешней средой.

Информационные системы также служат для реализации основных бизнес-функций, таких как сбыт продукции и маркетинг, производство, финансы, бухгалтерия и управление персоналом. В организации всегда существует системы различных уровней для каждой функциональной области (функциональные ИС).

Для решения конкретных задач можно использовать несколько типов ИС. При этом на каждом уровне комбинация используемых типовых ИС меняется (табл. 7.1), но каждая из них обслуживает определенную функциональную область (показано пять типовых функций: маркетинг и продажи, производство, финансы, учет, управление персоналом). В таблице 7.2 приведены основные возможности типовых информационных систем.

Системы обработки транзакций (СОТ) являются основными информационными системами, работающими на операционном уровне. Они выполняют и регистрируют все текущие рутинные операции, необходимые для нормальной деятельности организации (обработка заказов на покупки, системы бронирования номеров в отелях, обработка платежных ведомостей, система учета кадров и управления морскими перевозками).

На операционном уровне все цели, задачи и ресурсы предопределены заранее и четко структурированы. Сотрудник просто проводит проверку соответствия условиям всех указанных критериев (табл. 7.3).

СОТ зачастую являются стержневыми структурами компаний, поскольку малейший сбой в их работе может привести к серьезным нарушениям

в деятельности организаций и связанных с ней фирм. Менеджеры нуждаются в информационных системах такого типа для мониторинга статуса операций внутри фирмы и работы с партнерами. Системы обработки транзакций также являются основными поставщиками информации для других информационных систем.

Таблица 7.1. Типы информационных систем


Системы работы со знаниями и офисные системы служат для работы с информацией на уровне данных. Такие системы предназначены для помощи работникам умственного труда, тогда как офисные системы используются преимущественно офисными сотрудниками.

Работники умственного труда, в основном, занимаются созданием новой информации и новых знаний (инженеры, доктора, юристы, ученые). Системы работы со знаниями (СРСЗ), рабочие станции для научного или технического проектирования позволяют создавать новые знания и данные, а также проводить всесторонние технические экспертизы. Сотрудники, работающие с данными, как правило, обладают менее весомыми научными степенями и больше работают с готовой информацией, не создавая новой (секретари, бухгалтеры, клерки, офис-менеджеры). Офисные системы представляют собой приложения, предназначенные для повышения эффективности работы сотрудников путем координирования и обмена информацией в пределах офиса.

Они также помогают осуществлять связь с потребителями, поставщиками и другими организациями.

Таблица 7.2. Характеристики систем обработки информации

Тип системы

Ввод информации

Обработка

информации

Вывод

информации

Пользователи

СППСР

Агрегированные

Графика;

Проекции;откли

Старшие

данные: внешние.

моделирование;

ки на запросы

менеджеры

внутренние

интерактивность

СППР

Небольшие объемы

Интерактивность;

Специальные

Профессионалы;

данных или массив

моделирование;

отчеты; анализ

менеджеры

ные базы данных.

анализ

решений; отклики

службы

оптимизированные с целью выполнения анализа данных; аналитические модели и инструменты анализа данных

на запросы

персонала

УИС

Данные суммарных

Процедурные

Сводные отчеты*

Менеджеры

транзакций; боль

отчеты; простые

а также отчеты

среднего звена

шие объемы дан

модели; низко

по исключениям

ных; простые

уровневый

модели

анализ

СРСЗ

Спецификации

Моделирование;

Модели; графика

Профессионалы;

проекта; база

имитации

технический

знаний

персонал

Офисные

Документы; кален

Управление

Документы;

Клерки

системы

дарные планы

документами;

календарные

календарное

планирование;

коммуникация

планы; почта

СОТ

Транзакции;

Сортировка;

Детализирован

Операционный

события

вывод списка;

ные отчеты;

персонал:

слияние;

обновление

списки; сводки

администраторы

Типичные офисные системы предназначены для обработки документов (текстовые редакторы, издательские системы, системы графического представления документов и электронные картотеки), составления календарных графиков (электронные календари и органайзеры), осуществления коммуникаций (системы электронной и голосовой почты, видеоконференции).

Управленческие информационные системы (УИС) оказывают помощь менеджерам при составлении отчетов, предоставляя им постоянный доступ к информации о текущем состоянии дел в компании.

Обычно они обрабатывают информацию о внутренних, а не внешних событиях. Эти системы в основном выполняют функции планирования, контроля и принятия решений на управленческом уровне. При этом они получают данные от системы транзакций.

УИС концентрируют всю информацию об основных операциях компании, обеспечивая получение различных отчетов. Данные об основных операциях (предоставляемые СОТ) являются сжатыми и обычно используются в регулярных отчетах о состоянии дел (рис. 7.5).

Системы маркетинга / продаж Производ

ственные

системы

Бухгалтерские / финансовые системы Системы

управления

персона

лом

Другие типы систем
Основ

ные

функ

ции

систем

Управление продажами Исследование рынка Продвижение Ценообразование

Новые товары

Календарное планирование Приобретение Постав- ки/получен ие

Инжини

ринг

Операции

Составление бюджета Главная книга Платежи Учет затрат Записи о сотрудниках

Прибыли

Компенса

ции

Трудовые

отношения

Обучение

Прием

Регистрация

оценок

Регистрация

курсов

Выпускники

Основ

ные

приклад

ные

систе

мы

Информационная система обработки заказов на продажи Система исследования рынка Система оценки комиссионных с продаж Системы машинного контроля Системы учета заказов на приобретение Системы контроля качества Главная книга Учет дебиторов / кредиторов

Системы управления фондами

Платежная ведомость Записи о сотрудниках

Системы учета прибыли Системы учета

карьерного

роста

Система регистрации Система учета студентов Система контроля биографических сведений

Таблица 7.3. Типичные приложений систем обработки транзакций

Файл ограничений, обусловленных расстояниями до портов

Файл затрат, связанных с потреблением топлива

Файл затрат, связанных с персоналом судов

Файл затрат, связанных с портами

Системы поддержки принятия решений (СППР) также функционируют на управленческом уровне организации.

Они помогают менеджерам принимать решения в исключительных, быстро изменяющихся и непредсказуемых ситуациях. Хотя СППР используют в своей работе «внутреннюю» информацию, получаемую от УИС и СОТ, зачастую для получения дополнительных сведений используются внешние источники (текущие биржевые курсы, цены конкурентов и др.).

СППР обладают большими аналитическими возможностями, чем любые другие системы. В них встроены множество моделей анализа данных, они могут концентрировать значительное количество информации и придавать ей форму, удобную для использования сотрудниками, ответственными за принятие решений. Эти системы спроектированы для непосредственного общения менеджера и ИС (дружественный интерфейс). Такие системы являются интерактивными, при работе с ними пользователь может произвольно изменять исходные условия, задавать новые вопросы и добавлять в систему новые данные. Пример подобной СППР, обеспечивающей оценку стоимости рейсов, приведен на рис. 7.6 [15]..

Рис. 7.6. Система оценки стоимости рейсов

Системы поддержки принятия стратегических решений (СППСР) используют в своей работе менеджеры высших уровней управления для принятия решений стратегического масштаба. Подобные системы ориентированы на нестандартные проблемы, требующие точных суждений, оценок и определенной интуиции и проницательности, поскольку стандартной процедуры их решения не существует. СППСР формируют общую компьютерную вычислительную и коммуникационную среду, гораздо более богатую возможностями, чем любое отдельное приложение.

Они разрабатываются таким образом, чтобы они могли группировать данные обо всех внешних событиях и получать данные от внутренних источников организации (СППР, УИС, СОТ и др.). СППСР отфильтровывают, концентрируют и отслеживают все «критические» значения данных, позволяя сократить усилия и время для получения информации, полезной для руководителей. В их основе лежат более совершенные графические программы, позволяющие предоставлять графики, диаграммы и схемы из различных источников непосредственно высшему руководству компании, в том числе в процессе заседаний и совещаний.

В отличие от других ИС, СППСР не проектируются «под» решение каких-либо определенных проблем. Такие системы предоставляют в распоряжение пользователей вычислительные и коммуникационные инструменты и мощности, которые могут быть использованы для ответов на множество различных вопросов. При этом, как правило, они не содержат в себе сложных процедур анализа информации.

СППСР могут отвечать на вопросы следующих типов: в каком состоянии находится наш бизнес? Чем занимаются конкуренты? Что может защитить нас от постоянных изменений конъюнктуры рынка? Какие подразделения и дочерние фирмы можно продать, чтобы получить средства для новых приобретений? На рис. 7.7 показана модель типичной СППСР. Поскольку пользователями системы являются представители высшего управленческого звена, системы должны обладать простым и дружественным интерфейсом, работающем в диалоговом режиме.

Рисунок 7.7. Модель типичной СППСР

Системы, работающие на различных организационных уровнях связаны между собой (рис. 7.8). Система обработки транзакций, как правило, является основным источником данных для других систем, а система поддержки принятия стратегических решений обычно только получает информацию от других систем более низкого уровня. Другие типы систем также обмениваться между собой данными. При этом обмен информацией может происходить между системами, работающими в разных функциональных областях.

Рис. 7.8. Взаимосвязь различных информационных систем

Очевидно, что необходимо обеспечить некоторую интеграцию между различными информационными системами организации, чтобы информация могла свободно распространяться между всеми службами и подразделениями. Подобная интеграция обходится недешево, объединение множества различных систем может оказаться сложным и отнять много времени.

<< | >>
Источник: Скобелева И.П. Теория организации: системный подход. Учебник. 2009

Еще по теме Создание и внедрение информационных систем.:

  1. 20.7. РАЗРАБОТКА И ВНЕДРЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ
  2. Политика в проектах внедрения корпоративных информационных систем
  3. Регулярный менеджмент как предпосылка внедрения корпоративных информационных систем
  4. Этапы создания информационных систем (ИС)
  5. Методика создания автоматизированных информационных систем в экономике
  6. Глава 2 Методика создания автоматизированных информационных систем в экономике
  7. 20.3. ЦЕЛИ И ПРИНЦИПЫ СОЗДАНИЯ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТОМ
  8. П. 1.3. Создание и сопровождение программных средств и информационных систем
  9. Создание и обеспечение функционирования общей информационной системы управления предприятием
  10. Часть I ИНФОРМАЦИОННЫЙ МЕНЕДЖМЕНТ КАК БАЗОВЫЙ КОМПОНЕНТ СОЗДАНИЯ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЩЕСТВА
- Антикризисное управление - Деловая коммуникация - Документоведение и делопроизводство - Инвестиционный менеджмент - Инновационный менеджмент - Информационный менеджмент - Исследование систем управления - История менеджмента - Корпоративное управление - Лидерство - Маркетинг в отраслях - Маркетинг, реклама, PR - Маркетинговые исследования - Менеджмент организаций - Менеджмент персонала - Менеджмент-консалтинг - Моделирование бизнес-процессов - Моделирование бизнес-процессов - Организационное поведение - Основы менеджмента - Поведение потребителей - Производственный менеджмент - Риск-менеджмент - Самосовершенствование - Сбалансированная система показателей - Сравнительный менеджмент - Стратегический маркетинг - Стратегическое управление - Тайм-менеджмент - Теория организации - Теория управления - Управление качеством - Управление конкурентоспособностью - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения - Финансовый менеджмент - ЭКОНОМИКА ДЛЯ МЕНЕДЖЕРОВ -