ВАША КОРОБКА С ИНСТРУМЕНТАМИ

В каких инструментах вы нуждаетесь, чтобы скользить по времени? Мы приведем список в этом разделе. Если использовать их как следует, эти инструменты помогут вам уменьшить стресс на работе. 1. Список «в ожидании» Существуют проекты, которыми вы не можете заняться, потому что передали мяч другому игроку и теперь вынуждены ждать от него известий, прежде чем вновь взяться за работу.
.=> Джоанна: «Я веду внутренние записи по нашей фирме, однако всякий раз, когда тексты поступают на редактуру, моя работа стопорится. Я вынуждена ждать». ?=> Люк: «На то, чтобы подготовить статистику продаж для совета директоров, у меня уходит не слишком много времени, но я должен ждать одобрения шефа, прежде чем завершить доклад». Если вы все время держите эти досье в голове, то тем самым загромождаете свое сознание вместо того, чтобы его освободить. Лучше возьмите листок бумаги (или тетрадную страничку) и нарисуйте таблицу, которая поможет вам отслеживать все эти замороженные проекты. В таблице следует указать, чего именно вы ждете, имя человека, который занимается вашей работой, и дату, когда вы ждете от него известий; а в заключение дать необходимый комментарий.. Теперь Джоанне не нужно больше ни думать, ни беспокоиться об этом, — просто записать в ежедневник дату, когда следует позвонить Лине. Стоит бросить взгляд на список «в ожидании», и она обо всем вспомнит. Кроме того, если Лина будет работать слишком медленно, и ей нужно то и дело напоминать о сроках сдачи работы, Джоанна в колонке комментариев может написать: «Звонить каждую неделю». Но в данном случае это необязательно. 2. Ежедневник Большой или маленький, карманный или размером с большую папку, компьютерный или бумажный, ежедневник является необходимой вещью в вашей коробке с инструментами. Следует лишь помнить одно-единствен- ное правило: записывайте туда только те дела, которые вы хотите или должны выполнить именно в этот день. Забудьте обо всем, что можно перенести на будущее. Для этого есть другие инструменты. Итак, в ежедневник вы будете записывать все встречи, собрания, необходимые действия на работе, — а обо всем прочем просто забудете. Если до сих пор вы не могли обойтись без ежедневника, то поначалу вам непривычно будет видеть его полупустым или с одной записью в день, но тут есть и свои положительные стороны: по крайней мере, в конце дня вам не нужно переписывать на новую дату все те дела, которые были забыты в сегодняшней суете. Кроме того, вы не будете испытывать угрызений совести из-за того, что не успели сделать все, что задумали. 3. Блокнот Мозг — это великолепный инструмент, порождающий великолепные идеи, когда этого меньше всего ждешь. Хорошая идея вполне может придти к вам утром при пробуждении, в пробке или во время встречи. Такие мгновения нужно хватать на лету, поскольку озарение может и не вернуться. Вот почему вам необходимо всегда носить с собой блокнот. Это может быть как самый обычный блокнот, помещающийся в карман, так и диктофон, но вы больше не должны терять свои идеи. Ловите их на лету! 4. Система архивирования Существуют вещи, которые не нужны вам в повседневной работе, но вы желаете их со- хранить на случай, если они когда-нибудь вам понадобятся. Речь может идти о старых договорах, о справочных материалах, журналах и т.д. Очень часто подобные вещи складывают в одну стопку, о которой затем забывают, или распихивают по коробкам. В такой системе никогда ничего невозможно найти, если вам срочно что-то понадобилось. Однако, документ, недоступный для использования, не имеет никакой ценности. Это пустая трата времени. Чтобы умело скользить по времени, вы должны разработать систему эффективной классификации, чтобы архивировать документы, которые жалко выбросить или которые могут понадобиться в один прекрасный день. Вы можете использовать классификаторы или коробки, но позаботьтесь о том, чтобы все необходимое можно было отыскать в них в течение трех минут. 5. Список ближайших действий Взгляните на списки проектов, которые вы начали после чтения книги «Зачем вы работаете». Что произойдет, если, к примеру, вы впишете «.Проект по расширению» в свой ежедневник? Вполне возможно, что вы то и дело сверяетесь со своим списком этапов, возобновляете планирование, добавляете все новые шаги или меняете их последовательность, но сама по себе такая работа ничуть не продвигает ваши планы. Зачастую рабами планирования оказываются люди, страдающие от неспособности немедленно взяться за дело. Тогда составьте другой список, в котором для всех ваших проектов будут перечислены ближайшие действия, которые необходимо предпринять. Сверяйтесь с этим списком, когда у вас есть свободное время. Тогда вы сможете осуществлять намеченные задачи и таким образом приближаться к цели. 6. Мусорная корзина Это контейнер, куда можно сбрасывать вещи, не имеющие больше никакой ценности. Она может быть пластиковой или металлической, а некоторые люди предпочитают уничтожитель для бумаг. Мы знаем, как бывает трудно избавиться от ненужных вещей. Однако, чтобы скользить по времени, мусорная корзина вам жизненно необходима. Мы познакомимся с критериями, благодаря которым можно решить, что выбрасывать, а что пока сохранить. 7. Почтовый ящик Это то место, куда вы будете помещать все входящие документы, которые попадают к вам на рабочий стол, — но лишь после того, как вы разделаетесь с большой стопкой скопившихся бумаг. 8. Папка для отложенных дел Это последний элемент, составляющий вашу инфраструктуру личной продуктивности.
Он должен представлять собой папку с сорока тремя вкладышами, которую можно поставить на полку или положить в ящик. Двенадцать тонких папок будут соответствовать месяцам года, а на остальных нужно проставить цифры от одного до тридцати одного. Они должны быть расположены таким образом, чтобы первая свободная папка соответствовала сегодняшнему дню. К примеру, если сегодня первое января, то папки будут расположены следующим образом. — От 1 до 31, а затем от февраля до января. Если у нас шестое июня, то папки будут расположены так: от 6 до 31, затем июль, затем от 1 до 5, и наконец, от августа до июня. Такой календарь отложенных действий поможет вам планировать некоторые задачи, не вписывая их в ежедневник. Так, если предположить, что сегодня шестое июня, и вы получаете приглашение на курсы повышения квалификации, куда надо записаться до восемнадцатого июня, то вы просто положите приглашение в папку номер 18, и восемнадцатого числа с утра решите, будете ли вы записываться или выбросите приглашение. Каждый день, опустошив папку соответствующего дня, перевешивайте ее на следующий месяц. ПЕРВЫЙ ШАГ Итак, ваша инфраструктура подготовлена. Вы можете теперь заняться внушительной стопкой бумаг, занимающей почти весь ваш рабочий стол. Чтобы достичь цели, действуйте в восемь этапов: 1 .Начнитестого, чтолежитнаверху. Будь то журнал, клейкий листок, счет, записка или план нового проекта. Не пытайтесь переместить его пониже, в стопку. Если вы так поступите, то никогда не сможете с ней покончить, потому что всегда будете пытаться что-то отложить на потом. 2. Можете ли вы это выбросить? Вот какой первый вопрос вы должны себе задать. Если эта бумага больше не является необхо димой, так зачем ей валяться у вас на рабочем месте? Если вы из тех людей, которые терпеть не могут что-либо выбрасывать, то вам помогут нижеследующие правила: • Не выбрасывайте документ, если правила вашей фирмы требуют хранить его в течение указанного промежутка времени. Также не выбрасывайте его, если он необходим вам для работы, подтверждает вашу квалификацию (сертификат или диплом, например), если он может обрести какую-то ценность в будущем, если он имеет для вас личную ценность, если он может рано или поздно вам понадобиться или его оценит кто-то из ваших наследников. • Выбрасывайте то, что больше не нужно. То, что сломано, вышло из моды или то, что вам просто не нравится. Вы и сами удивитесь на этом этапе, как много бумаг, казавшихся прежде необходимыми, внезапно оказываются бесполезными. 3. Можете ли вы заархивировать эту статью? Возьмем, к примеру, ненужный журнал... Ни в коем случае не кладите его обратно в стопку и не создавайте новую! Лучше используйте систему архивирования, чтобы его убрать. В дальнейшем можно будет к нему вернуться. Если перед вами список проектов или план какого-либо проекта, положите его в папку «Проекты» в вашей системе архивирования. 4. Не пригодится ли это вашему коллеге? К примеру, если в документе содержатся данные о бухгалтерии, а вы занимаетесь продажами, то вам не нужно архивировать эту бумагу. Если вы держите журнал, имеющий отношение к покупкам, предложите его соответствующему отделу. Короче говоря, если вы можете избавиться от документа и предмета, передав его тому, кто в нем больше нуждается, так и нужно сделать! Это существенно облегчит вашу стопку. Не забудьте, что если вы отдаете какой-то документ коллеге и ждете от него дальнейших действий, — потратьте немного времени и запишите это в список «В ожидании». 5. Можетеливызанятьсяэтим немедленно? Не нужно думать десять минут, прежде чем перенести на потом дело, справиться с которым можно и за пять минут. Если речь идет о приглашении на курсы и вы хотите туда пойти, — запишитесь немедленно. Не верите, что станете их посещать? Выбросьте приглашение. Если для записи необходимо позволение от начальства, сделайте запрос и запишите это в список «В ожидании», а затем поместите приглашение в папку «Обучение» в своей системе архивирования. 6. Можете ли вы перенести это дело на более поздний срок? К примеру, речь идет об опроснике, который нужно закончить до конца месяца. Поместите его в файл № 22 в своей папке отложенных действий, тогда вы сможете заняться им утром 22-го. 7. Это замысел нового проекта? Если это замысел проекта, который возник у вас не- которое время назад, теперь вы можете лучше его оценить и решить, стоит ли давать делу ход. В отрицательном случае выбросьте бумаги в корзину. В положительном — откройте досье для этого проекта. 8. Вернитеськначалу. Ну вот! С первым предметом вы разобрались. А теперь вернитесь к вашей стопке до тех пор, пока не разберете ее целиком. Но будьте осторожны! • Готовьтесь к тому, что по мере уменьшения стопки у вас появится чувство законной гордости. Возможно, вы и сами не признавались себе в этом, но до конца не верили, что справитесь с этой задачей. Вот почему вы разбрасывали эти бумаги повсюду, разделяя тем самым скопившуюся стопку дел. • Вскоре на смену гордости придет чувство свободы. У вас уменьшится стресс, и это естественно: ведь вы начали разгружать собственный мозг. В зависимости от ее размеров стопка может отнять у вас от часа до нескольких дней. Не удивляйтесь, если не успеете покончить с ней до конца дня и не забудьте, пока вы с ней разбираетесь, что нужно заниматься и обычными повседневными делами.
<< | >>
Источник: Самсон А.. Лошадь сдохла — слезь, или Как экономить время. 2007

Еще по теме ВАША КОРОБКА С ИНСТРУМЕНТАМИ:

  1. «Короткая» продажа против «коробки»
  2. Ваша самооценка
  3. Ваша «воронка продаж» — только для вас
  4. Какова ваша почасовая ставка
  5. Если ваша машина сломалась.
  6. Стресс и ваша зона комфорта
  7. ГЛАВА 15 ВАША АХИЛЛЕСОВА ПЯТА: ЧТО ВАМ МЕШАЕТ В РЕАЛИЗАЦИИ НОВЫХ ИДЕЙ
  8. Ваша статистика основывается на компании, в которой вы работаете?
  9. ГЛАВА ДЕВЯТАЯ Ваша сила - в ваших корнях
  10. Глава 7 Краткосрочная процентная ставка и инструменты валютного хеджирования, включая опционные инструменты
  11. РАБОЧЕЕ МЕСТО - ИНСТРУМЕНТ ДЛЯ РАБОТЫ, А НЕ ЯЩИК ДЛЯ ИНСТРУМЕНТОВ
  12. Финансовые инструменты. Сущность и классификация финансовых инструментов
  13. ИНСТРУМЕНТЫ
- Антикризисное управление - Деловая коммуникация - Документоведение и делопроизводство - Инвестиционный менеджмент - Инновационный менеджмент - Информационный менеджмент - Исследование систем управления - Корпоративное управление - Лидерство - Маркетинг в отраслях - Маркетинг, реклама, PR - Маркетинговые исследования - Менеджмент организаций - Менеджмент персонала - Менеджмент-консалтинг - Моделирование бизнес-процессов - Моделирование бизнес-процессов - Организационное поведение - Основы менеджмента - Поведение потребителей - Производственный менеджмент - Риск-менеджмент - Самосовершенствование - Сбалансированная система показателей - Сравнительный менеджмент - Стратегический маркетинг - Стратегическое управление - Тайм-менеджмент - Теория организации - Теория управления - Управление качеством - Управление конкурентоспособностью - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения - Финансовый менеджмент - ЭКОНОМИКА ДЛЯ МЕНЕДЖЕРОВ -