<<
>>

О собраниях по сети

  Интеграция Microsoft Windows NetMeeting с Microsoft Office позволяет пользователям, находящимся в различных местах, встречаться в сети в реальном времени {Реальное время. Фактическое время возникновения событий.
Возможность просматривать вносимые изменения всеми пользователями при совместном доступе к документу.). При открытии собрания по сети из программы Microsoft Office автоматически запускается приложение NetMeeting в фоновом режиме, позволяющее начать совместное использование содержимого документа. В ходе собрания по сети можно совместно использовать программы и документы, отправлять текстовые сообщения в приложении Разговор (Разговор. Одно из средств Microsoft NetMeeting, открываемое в отдельном окне, в котором участники собрания по сети могут вводить и отправлять друг другу текстовые сообщения.), передавать файлы, а также работать на доске (Доска. Средство Microsoft NetMeeting, открываемое в отдельном окне, в котором участники собрания по сети могут вводить текст, рисовать фигуры, копировать, вставлять и удалять объекты, а также выделять текст и рисунки или указывать на них.).

Пользователь может быть организатором собрания по сети либо приглашенным. Приложение NetMeeting должно быть установлено на компьютерах организатора и всех участников собрания по сети, но совместно используемый документ и программу для его редактирования достаточно иметь только организатору собрания. Организатор должен также убедиться в том, что все участники знают, какой сервер каталогов (Сервер каталогов. Его также называют ILS-сервером (Internet Locator Service). Компьютер, поддерживающий списки имен и почтовых адресов пользователей, выполняющих приложение NetMeeting и вошедших на сервер. Эта информация используется для подключения к компьютерам пользователей.) будет использоваться для проведения собрания, и имеют доступ к этому серверу.

W Организатор собрания по сети

Организатор может либо запланировать собрание заранее с помощью Microsoft Outlook, либо начать незапланированное собрание по сети из документа, предназначенного для совместной работы.

Если приглашенные принимают приглашение, собрание по сети начинается. Пригласить одного или нескольких участников на собрание по сети можно в любое время. Для получения приглашения на незапланированное собрание по сети на компьютере приглашаемого должно быть запущено приложение Microsoft NetMeeting и он должен быть подключен к серверу каталогов.

В начале собрания по сети документом управляет только организатор собрания, в то время как другие участники могут лишь просматривать этот документ на своих экранах. Разрешить внесение изменений участниками можно в любое время. Во время внесения изменений

в документ организатором собрания другие участники не могут вносить свои изменения, но могут наблюдать за работой организатора. При внесении изменений в документ другим участником собрания организатор не может управлять курсором — не только в документе, но и для других целей.

W Участник собрания по сети

Пользователь, приглашаемый принять участие в собрании по сети, получает сообщение с просьбой присоединиться к предстоящему или уже идущему собранию по сети. В случае принятия приглашения на собрание по сети на экране появляется панель инструментов Собрание по сети и документ, над которым ведется совместная работа.

Работая над документом совместно с организатором собрания, участники могут просматривать документ и вносить в него изменения. Во время собрания по сети изменять документ в каждый момент времени может только один пользователь, но в приложениях Разговор и Доска могут работать несколько пользователей одновременно, если изменения в документ вносит организатор собрания.

Смарт-теги позволяют сэкономить время на выполнение действий {Действия. Задачи, выполняемые с помощью смарт-тегов. Например, одним из действий, которые можно выполнить с помощью смарт-тега имени пользователя, является добавление имени в папку Microsoft Outlook «Контакты».) в Microsoft Word, которые обычно требуют запуска других приложений.

В документе смарт-теги обозначаются фиолетовой пунктирной линией под строкой текста.

Рис. 7.8

Когда Microsoft Word распознает тип данных, эти данные отмечаются индикатором смарт-тега в виде фиолетового пунктирного под-

черкивания. Чтобы узнать, какие действия можно выполнить с помощью смарт-тега, наведите указатель на подчеркнутый текст до появлении кнопки Действия для смарт-теговДля открытия меню действий нажмите эту кнопку.              _ '

1. Кнопка Действия для смарт-тегов.

2. Индикатор смарт-тега.

Рис. 7.9

При сохранении документа смарт-теги внедряются таким образом, чтобы быть доступными для любого пользователя, открывающего этот документ. Тем не менее, при сохранении документа можно не внедрять смарт-теги при сохранении.

Если документ Microsoft Word, содержащий смарт-теги, сохранить как веб-страницу, некоторые действия можно будет выполнять в вебобозревателе Microsoft Internet Explorer версии 5 и более поздних версий. Смарт-теги также можно использовать в сообщениях электронной почты Microsoft Outlook и в Microsoft Excel.

Ў Принцип действия смарт-тегов

Можно включить смарт-теги с помощью выбора распознавателей смарт-тегов из списка (меню Сервис, команда Параметры автозамены, вкладка Смарт-теги). Каждый из распознавателей смарт-тегов находит тип данных, такой как имена, даты или номера телефонов, и содержит логику, которая необходима для выполнения некоторых действий с каждым из типов данных.

При вводе текста в новый документ или при открытии существующего документа логика смарт-тега ищет слова, которые бы соответствовали типам данных в списке. После нахождения соответствия под термином появляется индикатор смарт-тега — пунктирная фиолетовая линия — и осуществляются соответствующие действия.

Тип возможных действий зависит от типа распознанных и отмеченных смарт-тегами данных.

Например, «Николай Сомин» в предыдущем примере распознается как смарт-тег «Имя», позволяющий выполнить такие действия, как Открыть контакт, Назначить встречу, Добавить к контактам или Вставить адрес.

При выборе действия Добавить к контактам можно добавить имя и адрес контактного лица из документа в папку контактов Microsoft Outlook без копирования этих сведений в Microsoft Word, запуска Microsoft Outlook и последующей вставки этих сведений в карточку контактов.

W Использование смарт-тегов

В комплект поставки Microsoft Word входит всего лишь базовый набор смарт-тегов, который может быть расширен. Чтобы найти новые смарт-теги и действия, откройте диалоговое окно Автозамена (выберите в меню Сервис команду Параметры автозамены, откройте вкладку Смарт-теги, а затем нажмите кнопку Дополнительно).

Дополнительные смарт-теги создаются специалистами корпорации «Майкрософт», сторонними компаниями и специалистами отделов информационных технологий, которые могут разрабатывать смарт-теги и действия для определенных продуктов и служб в зависимости от рода деятельности конкретных организаций. Например, для отдела продаж может быть создан смарт-тег «название товара», по щелчку которого в документе предоставляется доступ к таким действиям, как, например, «проверка остатка на складе» или «цена».

ж Параметры смарт-тегов

Можно включать смарт-теги или выключать их, скрывать их, сохранять как часть документа, сохранять в виде свойств XML на веб-страницах.

Ў Создание смарт-тега и настройка его свойств

Создатели смарт-тегов могут предоставить подробные сведения об определенном распознавателе смарт-тега. Эти сведения можно получить по нажатию кнопки Свойства на вкладке Смарт-тег диалогового окна Автозамена. Кнопка Свойства доступна, только если разработчик смарт-тега предоставил сведения для просмотра.

Макросы

Если какая-либо задача часто выполняется в Microsoft Word, ее выполнение можно автоматизировать с помощью макроса.

Макрос — это набор команд и инструкций, выполняемых как одна команда.

Макросы часто используются для следующих целей: для ускорения часто выполняемых операций редактирования или форматирования; для объединения нескольких команд, например, для вставки таблицы с указанными размерами и границами и определенным числом строк и столбцов; для упрощения доступа к параметрам в диалоговых окнах; для автоматизации обработки сложных последовательных действий в задачах.

Для создания макроса в Microsoft Word существует два метода: 1) использование средства для записи макросов и 2) прямое программирование в редакторе Visual Basic (Редактор Visual Basic. Среда разработки новых и редактирования существующих программ и процедур Visual Basic для приложений. Редактор Visual Basic включает полный набор средств отладки, обеспечивающих обнаружение ошибок синтаксиса, ошибок выполнения и логических ошибок в программах.)

Ў Запись макроса

В Microsoft Word средство записи макросов работает как магнитофон. С его помощью записываются нажатия клавиш и кнопок мыши, которые переводятся макросом в код Microsoft Visual Basic для приложений (VBA. Макроверсия языка программирования Microsoft Visual Basic, используемая для программирования приложений Microsoft Windows и поставляемая с некоторыми приложениями корпорации «Майкрософт».). При записи нового макроса допускается применение мыши только для выбора команд и параметров. Для записи такого действия, как выделение текста, необходимо использовать клавиатуру. Например, с помощью клавиши F8 можно выделить текст, а с помощью клавиши END — переместить курсор в конец строки.

тт Советы по записи макросов

Перед записью макроса запланируйте заранее шаги и команды, которые он должен выполнить.

Если при записи будет допущена ошибка, то в макросе также запишутся все исправления. Ненужные инструкции можно будет убрать позже путем редактирования макроса.

Постарайтесь предусмотреть все сообщения Microsoft Word, которые могут приостановить действие макроса.

Если макрос вызывает команду Найти или Заменить (меню Правка), нажмите кнопку Больше на вкладке Найти или Заменить, а затем выберите параметр Везде в списке Направление. Если макрос выпол

няет поиск только вперед или назад, то по достижении конца или начала документа Word приостановит выполнение макроса и предложит продолжить поиск в оставшейся части документа.

Перед использованием макроса, записанного в другом документе, убедитесь, что он не зависит от содержимого этого документа.

Если некоторый макрос используется особенно часто, назначьте ему кнопку панели инструментов, команду меню или сочетание клавиш. Это позволит быстро вызывать макрос без открытия диалогового окна Макросы.

Создание макроса с помощью редактора Microsoft Visual Basic

В редакторе Visual Basic можно также написать очень мощные и сложные макросы, которые не могут быть записаны первым способом.

Кроме того, редактор Visual Basic позволяет получить вспомогательные сведения, помогающие при создании макроса, — в частности, справочную информацию об объектах (Объект. Таблица, диаграмма, рисунок, формула или данные другого типа. Объекты, созданные в одном приложении (например, электронные таблицы), а затем связанные или внедренные в другом приложении, являются объектами OLE.) и их свойствах (Свойство. Именованный атрибут элемента управления, поля или объекта, значение которого определяет конкретную характеристику объекта (например, размер, цвет или положение на экране, а также является ли объект видимым или скрытым).).

ж1 Назначение макросу кнопок панели инструментов, команд меню или сочетания клавиш

Для быстрого запуска макроса можно назначить ему кнопку панели инструментов, команду меню (Меню. Список команд, отображаемый при выборе имени меню в строке меню или на другой панели инструментов.) или сочетание клавиш (Клавиши быстрого вызова. Функциональные клавиши или сочетания клавиш, такие как F5 или CTRL+A, которые служат для выполнения команд меню. В отличие от них, клавишами доступа называют сочетания клавиш, такие как ALT+Ф, которые переводят фокус в меню, на команду или на элемент управления.).

Если новому макросу задать имя встроенной команды Microsoft Word, то встроенный макрос будет заменен новым. Например, если записать новый макрос и задать для него имя FileClose, этот макрос будет связан с командой Закрыть. После этого при выборе команды Закрыть Microsoft Word будет выполнять действия, заданные в новом макросе.

Примечание. Если запись макроса ошибочна, удалите новый макрос и запишите его под другим именем. Встроенная команда будет выполнять исходные действия.

ж Хранение макросов

Макросы хранятся в шаблонах и документах. По умолчанию макросы хранятся в шаблоне Normal (Шаблон Normal.dot. Универсальный шаблон для любых типов документов. Для изменения стандартного форматирования или содержимого документа в этот шаблон можно внести необходимые изменения.), чтобы они были доступны всем документам Word. Если макрос будет использоваться только в одном документе, сохраните его в документе. Отдельные макросы в документе хранятся в проектах макросов, которые можно копировать из одного документа в другой. 

<< | >>
Источник: Васильченко Ю. Л., Таранченко 3. В., Черныш М. Н.. Самоучитель по тайм-менеджменту. 2007

Еще по теме О собраниях по сети:

  1. 7.5.9. Проведение собрания акционеров
  2. Во время собрания
  3. После собрания
  4. ОБЩЕЕ СОБРАНИЕ АКЦИОНЕРОВ
  5. Как руководить собраниями
  6. Проведение собраний и совещаний
  7. Перед собранием
  8. Общее собрание акционеров
  9. 3.2. ОБЩЕЕ СОБРАНИЕ АКЦИОНЕРОВ
  10. Долой бесполезные собрания!
  11. ИЗ ПЕРВЫХ УСТ КАК ПРОВЕСТИ СОБРАНИЕ
- Антикризисное управление - Деловая коммуникация - Документоведение и делопроизводство - Инвестиционный менеджмент - Инновационный менеджмент - Информационный менеджмент - Исследование систем управления - История менеджмента - Корпоративное управление - Лидерство - Маркетинг в отраслях - Маркетинг, реклама, PR - Маркетинговые исследования - Менеджмент организаций - Менеджмент персонала - Менеджмент-консалтинг - Моделирование бизнес-процессов - Моделирование бизнес-процессов - Организационное поведение - Основы менеджмента - Поведение потребителей - Производственный менеджмент - Риск-менеджмент - Самосовершенствование - Сбалансированная система показателей - Сравнительный менеджмент - Стратегический маркетинг - Стратегическое управление - Тайм-менеджмент - Теория организации - Теория управления - Управление качеством - Управление конкурентоспособностью - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения - Финансовый менеджмент - ЭКОНОМИКА ДЛЯ МЕНЕДЖЕРОВ -