<<
>>

Работа с секретарем

  Большинство руководителей не используют своих секретарей наилучшим образом, что мешает последним управлять своим временем и рабочей нагрузкой. Как правило, секретарь звонит по телефону либо отвечает на звонки, готовит кофе или приглашает посетителей.

Существует заблуждение, что время человека, занимающего самую высокооплачиваемую должность, ценнее времени служащего, которому платят меньше. Это понятно, если взглянуть на то, как часто организациям вменяется в обязанность платить за использование рабочего времени сотрудников.

Однако в действительности уровень оплаты очень незначительно либо вообще никак — связан с ценностью времени того или иного человека. Ценность рабочего времени сотрудника определяется только тем, какое задание он или она выполняет в определенное время и каковы будут последствия его невыполнения. Например, если ваш секретарь печатает отчет, который вы должны будете представить завтра важному клиенту, то в данный момент его или ее время намного важнее вашего.

В этом заключается одна из самых крупных ошибок, которую допускают руководители. Они попросту оставляют себе достаточное количество времени, чтобы сделать как следует всю свою работу, а потом удивляются: "Почему это секретарь не может выполнить работу в срок?" Мы постоянно слышим рассказы о секретарях, которым приходится сидеть допоздна и печатать менеджеру отчеты и другие документы, составленные им в последнюю минуту. Следует помнить, что ваше время как руководителя 5

принадлежит не только вам и что любое ваше действие — и бездействие — влияет на то, насколько хорошо секретарь планирует свое время. Иначе — в лучшем случае вам грозит крупный аврал, в худшем же действия менеджера будут необдуманны, работа выполнена плохо, а секретарь утеряет стимулы к оптимальному выполнению своих обязанностей.

КАК ВЕСТИ ЕЖЕДНЕВНИК

Секретарь должен полностью контролировать ведение вашего ежедневника.

Все свои просьбы о назначении встреч вы должны направлять секретарю. Выделяйте каждый день время на обсуждение с секретарем своей рабочей нагрузки. Никогда не назначайте встречи сами. Пусть это делает секретарь. У секретаря должен быть "подлинник" вашего ежедневника. У вас же — только рабочая копия, выполняющая роль "шпаргалки". Убедитесь в том, что в ежедневнике у секретаря записано как время, отведенное вами для выполнения заданий, так и другая информация, чтобы он или она не назначили вам, например, собрания на время, которое вы запланировали, чтобы заняться действительно важным делом. Сядьте вместе с секретарем и просмотрите ежедневник по дням. Если вас нет в офисе, то вы должны звонить как минимум дважды в день и спрашивать об изменениях в плане и о поступлении сообщений. Каждую неделю в ежедневнике необходимо выделять два временных промежутка, как минимум по два часа каждый, для текущей работы с документами. Помните, что если вы связали себя чем-то по плану ежедневника, особенно сроком выполнения работы, то его срыв станет причиной плохого настроения и демотивации вашего секретаря.

КАК УСТАНАВЛИВАТЬ СРОКИ И УКЛАДЫВАТЬСЯ В НИХ

Каждый утвержденный вами срок отражается на секретаре. Вы должны помнить, что работаете вдвоем, и что при определении сроков необходимо учитывать потребности и проблемы секретаря. Обсуждая с секретарем свою рабочую нагрузку, выясните и его рабочую нагрузку. Устанавливая секретарю срок выполнения какой-то работы, исходите из реальности. К примеру, нужно ли, чтобы все печатные работы были готовы максимум через сутки? Вы можете подумать, что на напечатание вашего письма потребуется всего 10 минут, но не забывайте о том, что секретарю нужно снабдить текст ссылками, зарегистрировать, выяснить правильный адрес, исправить ошибки, внести изменения, распечатать несколько копий, напечатать на конверте адрес, сделать ксерокопию или составить приложения (при условии, что необходимые материалы всегда под рукой). Обязательно оговаривайте срок выполнения каждого задания, которое вы даете секретарю.

КАК ВЕСТИ СЕБЯ ПРИ ВЫНУЖДЕННЫХ ПЕРЕРЫВАХ

Секретарь — очень важный помощник в ситуации с вынужденными перерывами.

Общая ошибка всех руководителей состоит в том, что, по их мнению, они должны быть доступны для своих подчиненных, своих начальников и клиентов в любое время. На самом деле это не так. Часто вас не оказывается на месте просто потому, что вы на собрании, или в отпуске, или на встрече с клиентом.

Вторая ошибка заключается в том, что руководитель считает себя единственным пострадавшим от того, что его побеспокоили. Хотя всякий раз, когда вы позволяете оторвать себя от дел, вы, фактически, здорово помогаете тому же самому в отношении своего секретаря. Когда вас прерывают, сбивается нормальный ход вашей работы. Следствием этого будет отставание от намеченных сроков, и в конечном итоге пострадает работа, которую выполняет секретарь.

Попросите секретаря "фильтровать" звонки. Наладьте со своим секретарем двустороннюю взаимосвязь. Если он/она выполняет действительно важную для вас работу, то предложите некоторое время самому отвечать на звонки. Если вам нужно поговорить с людьми по телефону, то распорядитесь, чтобы секретарь составил расписание звонков по той же схеме, как если бы вы встречались с ними лично. Не просите секретаря "ответить такому-то" вместо вас. Этим вы только впустую тратите время секретаря, и часто, когда кто-то ждет вас на секретарской линии, вы заняты разговором по другой. Назначайте звонки с таким интервалом, с которым вы действительно сможете на них отвечать. Поручите секретарю отвечать на те звонки, которые не требуют вашего личного участия. Выделите время и отметьте его в ежедневнике, когда вы сможете принять внеплановых посетителей или поговорить с кем-то без предварительного уведомления. Предоставьте секретарю решать, кто может, а кто не может отвлекать вас от основных занятий. Часто посетители просто проходят мимо секретаря к вам с проблемами, которые запросто решаются секретарем. Если такое случается, не занимайтесь этими вопросами.

Скажите посетителю, что ему или ей лучше обсудить их с секретарем. Если звонящий настаивает на разговоре с вами, а вам кажется, что вопрос может решить секретарь, просто переведите звонок на него.

КАК РАБОТАТЬ С ДОКУМЕНТАМИ И ПОЧТОЙ Убедитесь в том, что ваш секретарь разбирается в работе, которую вы делаете. Не вскрывайте почту сами. Не поддавайтесь соблазну просмотреть ее, пока она еще находится на столе секретаря. Поощряйте вскрытие всей вашей корреспонденции секретарем.

Согласуйте с секретарем время в течение дня, когда вы будете просматривать почту (изменяя его в тех случаях, когда вас не будет в офисе). Когда вы просматриваете почту, секретарь вам не нужен. Предоставьте секретарю право и полномочия передавать адресованную вам почту другим сотрудникам, которым, по вашему мнению, она напрямую предназначена. Предоставьте своему секретарю возможность составлять отчеты, которые вы можете просто просмотреть и подписать. Пусть секретарь пишет письма от своего имени.

КАК ДАВАТЬ СЕКРЕТАРЮ ЗАДАНИЯ И ДОБИВАТЬСЯ ИХ ВЫПОЛНЕНИЯ Не отвлекайте секретаря. Помните, что его или ее время так же ценно, как и ваше. Особенно не отвлекайте секретаря от работы для того, чтобы принести вам кофе. Он или она — секретарь, а не слуга! Записывайте в течение дня все, что вы хотите, чтобы сделал секретарь, и периодически передавайте ему или ей эту записку. От секретаря потребуется только сделать пометки против каждого пункта инструкции с указанием стадии выполнения, после чего вернуть ее вам. Потом ее можно выбросить. Если вы предпочитаете писать письма от руки, то к вашему рукописному документу обязательно должна прилагаться копия письма, на которое вы отвечаете. Всегда указывайте секретарю сроки выполнения каждого задания. Следите за тем, чтобы ваши встречи и обсуждения "тет- а-тет" с секретарем происходили в одни и те же часы дня/недели.

ПОРУЧЕНИЯ СЕКРЕТАРЮ

Будьте восприимчивы и поручайте секретарю как можно больше заданий. Некоторые виды работ "лежат" исключительно на

секретаре.

Вы не "поручаете", если просто даете секретарю возможность делать работу, за которую ему платят. Например: ведение ежедневника; вскрытие и сортировка корреспонденции; ее регистрация; установление фактов; организация поездок; организация собраний; первичный ответ на телефонные звонки.

Обдумывая поручение своему секретарю, вы должны мыслить масштабно. Не стройте предположений об уровне его интеллекта, готовности, возможности или даже надежности. Представьте, что ваш секретарь может выполнять большую часть вашей работы и поступайте соответственно.

Некоторые примеры работ, которые можно поручать секретарю: исследования; разработка месячных отчетов; прочтение коммерческих журналов, докладов с последующим резюмированием для вас основных идей; посещение от вашего имени внутренних собраний; написание регулярных отчетов; ответы на корреспонденцию; работа над внутренними проектами.

Памятка Убедитесь, что ваш секретарь разбирается в том, чем вы занимаетесь. Регулярно обсуждайте с секретарем как свою рабочую нагрузку, так и его. Устанавливайте реальные сроки исполнения. Предоставьте секретарю решать, кто может, а кто не может вас отвлекать. Предоставьте секретарю ответственность и полномочия обрабатывать корреспонденцию от вашего имени. Не отвлекайте секретаря. Давайте секретарю поручения.

<< | >>
Источник: Дебра Олкок. Управление временем и рабочей нагрузкой. 1998

Еще по теме Работа с секретарем:

  1. ГЛАВА 18 СЕКРЕТАРЬ РУКОВОДИТЕЛЯ
  2. Культура поведения секретаря
  3. Роль и задачи секретаря
  4. Взаимодействие секретаря с руководителем
  5. Взаимодействие руководителя с секретарем
  6. Интернет-секретарь
  7. Проход секретаря или как выходить на директора
  8. 15.3.1. УЧЕТ ЗАТРАТ НА СТРОИТЕЛЬНЫЕ РАБОТЫ И РАБОТЫ ПО МОНТАЖУ ОБОРУДОВАНИЯ
  9. Использование структурированного собеседования для анализа работ (методика проведения анализа работы)
  10. 4.3. Групповая работа в производственной практике. Дифференцированная оценка групповой работы акторами
  11. Глава 10  ДЕЛО ЖИЗНИ: РАБОТА КАК ЛЮБОВЬ, РАБОТА КАК ПОСВЯЩЕНИЕ
  12. 7.3. Использование работы эксперта. Порядок его работы. Использование результатов
  13. 4.1. Эффекты групповой работы. Групповая работа: научная дискуссия
  14. Самостоятельная работа студентов. Вопросы и задания для самостоятельной работы студентов
  15. 9.2. Подготовка курсовой работы (реферата) понятие курсовой работы (реферата)
- Антикризисное управление - Деловая коммуникация - Документоведение и делопроизводство - Инвестиционный менеджмент - Инновационный менеджмент - Информационный менеджмент - Исследование систем управления - История менеджмента - Корпоративное управление - Лидерство - Маркетинг в отраслях - Маркетинг, реклама, PR - Маркетинговые исследования - Менеджмент организаций - Менеджмент персонала - Менеджмент-консалтинг - Моделирование бизнес-процессов - Моделирование бизнес-процессов - Организационное поведение - Основы менеджмента - Поведение потребителей - Производственный менеджмент - Риск-менеджмент - Самосовершенствование - Сбалансированная система показателей - Сравнительный менеджмент - Стратегический маркетинг - Стратегическое управление - Тайм-менеджмент - Теория организации - Теория управления - Управление качеством - Управление конкурентоспособностью - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения - Финансовый менеджмент - ЭКОНОМИКА ДЛЯ МЕНЕДЖЕРОВ -