<<
>>

А НУЖНО ЛИ СОВЕЩАНИЕ?

  Когда вас в следующий раз пригласят на совещание или когда вы сами решите провести совещание, задайте себе вопрос: «А нужно ли оно вообще?» Подумайте, нельзя ли достичь той же цели и донести туже информацию по телефону, с помощью кон- ференц-связи или электронной почты?

Даже если не в вашей власти отменить совещание, если сбор объявляет начальник — вы все же можете кое на что повлиять.

Возможно, у вас будет шанс справиться о целях совещания. Нужно лишь помнить, что это делается во имя непрерывного совершенствования отдела или фирмы, а не ради подрыва авторитета человека, который это совещание запланировал. Важно не то, что вы говорите, а как вы это говорите.

Если конференц-связь, краткие неформальные встречи или хорошо продуманные директивы могут заменить хотя бы небольшую часть совещаний, фирма получит и конкретную материальную прибыль. Прикиньте сами: количество минут (или часов), потраченных на совещание: умножить на количество присутствующих; умножить на среднюю почасовую оплату сотрудников; умножить на два (оплата за работу, которую они выполнили бы за это время).

Даже по грубым подсчетам, если среднюю почасовую оплату сотрудников принять за $50 в час и если на совещании присутствуют 10 человек, а длится оно один час, то цена этого собрания (включая оплату за работу, которую сотрудники могли бы выполнить) составит (1 час х 10 х 50) х 2 = $1000.

Если вы проводите пять подобных совещаний в неделю — это $5000 в неделю и $260 000 в год.

Согласно принципу Парето, только 20% времени совещания поистине продуктивно; следовательно, $200 000 в год можно было бы потратить на что-то нужное. Выразить шефу сомнение в целесообразности совещания не так-то просто, зато

если вы продемонстрируете подобные выкладки и докажете, что ваша методика способна сберечь сумму стоимости роллс- ройса (или дюжины машин для фирмы), скорее всего, вы привлечете внимание начальства.

ПОВЕСТКА ДНЯ

Если вы ведете совещание, то вам выгодно заранее составить повестку дня и отвести время на каждый ее пункт. Если вы рядовой участник совещания — попросите повестку накануне, тем самым тактично подсказав, что ею пора заняться.

Четкая и реалистичная повестка — основное условие успешного течения совещания. Повестка — это план совещания. Очевидная на первый взгляд вещь, однако в массе случаев тема совещания известна лишь в общих чертах. Случается и иначе: повестка дня есть, но не удается выдержать сроки, отведенные на каждый пункт.

В обязанности председателя входит продумать ход совещания, определить его темы, составить распорядок и при этом трезво взвесить время: за пятьдесят пять минут можно обсудить лишь ограниченное количество вопросов.

ВОПРОС с подвохом

Допустим, что вы председательствуете на следующем совещании и на каждый пункт повестки отводите пятнадцать минут. Сколько пунктов можно запланировать на пятьдесят пять минут? Правильный ответ — три, а не четыре! Время совещания складывается не только из обсуждения пунктов повестки дня. Приветственные и заключительные реплики, вопросы с мест, объявления общего характера — все это тоже требует времени. Не забывайте об этом обстоятельстве, и ваши шансы начать и завершить совещание в запланированные сроки увеличатся.

Пример повестки динамичного и продуктивного совещания:

ПОВЕСТКА ДНЯ Вторник, 10.00-10.55

10.00 Призыв к порядку, представление ведущих совещания, объявления 10.05 Обсуждение пункта 1 (пятнадцать минут)

10.20 Обсуждение пункта 2 (пятнадцать минут)

10.35 Обсуждение пункта 3 (пятнадцать минут)

10.50 Подведение итогов 10.55 Завершение

Призыв к порядку — стандартная процедура начала совещания. Судьи и ведущие аукционов не зря держат под рукой молоток: его звук внятен, узнаваем и обладает большим влиянием на людей. Последнее вовсе не значит давить своей властью, это значит направить энергию и внимание аудитории в нужное русло, продемонстрировав уважительное отношение ко времени присутствующих.

Имена ведущих следует обозначить письменно в повестке дня, а также устно в начале совещания. Их роли и обязанности (речь о которых чуть ниже) должны быть четко донесены до каждого участника совещания.

По возможности копии повестки дня нужно раздать за двадцать четыре часа до начала совещания. Тем самым вы получаете несколько выгод:

Сотрудники будут готовы к обсуждению пунктов повестки; им не придется вникать в их суть по ходу совещания. Повестка дня — это контракт или комплекс правил, определяющих все вопросы, которые будут рассматриваться на совещании и, что еще более важно, которые не будут рассматриваться. Повестку дня раздают не для того, чтобы участники ее одобрили или изменили. Она служит исключительно как извещение о тематике и предупреждение участникам, чтобы они подготовились.

Предварительное извещение участников — это демонстрация вашей руководящей роли. Грамотно и своевременно составленная повестка задает тон для организованного, результативного совещания. Это также демонстрация вашего уважения ко времени участников, которая обеспечит их активность.

ВЕДУЩИЕ

Ведущие совещания — те люди, чье присутствие будет способствовать его успешному течению: председатель, ответственный за регламент и секретарь.

Председатель обязан не только определить темы совещания, но и способы их обсуждения. Как поступать с вопросами — разрешить задавать их по ходу совещания или отвести для них время в конце? Позволительна ли дискуссия? Какова цель совещания: обменяться идеями или донести готовую информацию? Все это председатель должен заранее решить, изложить письменно, в повестке, а затем устно при открытии совещания.

Ответственный за регламент следит за его соблюдением, показывает выступающему, сколько времени осталось до конца выступления, и при необходимости прерывает докладчика. Ответственный за регламент отвечает за продолжительность совещания, действуя как нейтральное лицо, что очень удобно в ситуациях, когда оратор уходит от темы или превышает лимит времени.

Секретарь ведет протокол совещания. Вносить в протокол все дословно ни к чему, однако записи должны включать следующее: ключевые вопросы, которые были рассмотрены; кем они были рассмотрены; что следует предпринять в связи с рассмотренными вопросами и кому поручить.

Записи в протоколе должны освещать эти три момента для каждого пункта повестки дня, и если секретарю хоть что-то не ясно,

он имеет право уточнить все, что нужно, до конца совещания. Если секретарю удобнее использовать ноутбук или наладонный компьютер, то протокол можно оформить и раздать сразу по завершении совещания. Готовый протокол должен содержать также следующую информацию: имя, номер телефона (и/или добавочный номер) и электронный адрес как председателя, так и секретаря совещания — на случай, если у участников возникнет необходимость уточнить какие-то моменты. 

<< | >>
Источник: Прентис С.. Интегрированный тайм-менеджмент. 2007

Еще по теме А НУЖНО ЛИ СОВЕЩАНИЕ?:

  1. Урок 56 ЗНАТЬ, КОГДА НЕ НУЖНО НАПРЯЖЕННО РАБОТАТЬ, HJ5 МЕНЕЕ ВАЖНО, ЧЕМ ЗНАТЬ, КОГДА ИМЕННО ЭТО НУЖНО
  2. Нужно ли проводить обучение?
  3. БЕСКОНЕЧНОЕ СОВЕЩАНИЕ
  4. Деловое совещание
  5. 1| ДЛЯ ЧЕГО НУЖНО СЕГМЕНТИРОВАНИЕ?
  6. Итоговый анализ совещания
  7. Методика проведения совещаний
  8.   Целесообразность рабочего совещания  
  9. После рабочего совещания
  10. Ведение делового совещания
  11. НЕСКОЛЬКО СОВЕЩАНИЙ ПОДРЯД: КАК СПРАВИТЬСЯ
  12. Проведение собраний и совещаний
  13. Глава 20 СКОЛЬКО ЗОЛОТА ВАМ НУЖНО?
  14. АЛЬТЕРНАТИВА ОФИЦИАЛЬНЫМ СОВЕЩАНИЯМ
  15. Глава 6 Нужно учитывать природу человека
  16. Правила подготовки и проведения совещания
  17. ПРОИЗВОДСТВЕННОЕ СОВЕЩАНИЕ
  18. ЧТО НУЖНО ЗНАТЬ И УМЕТЬ МЕНЕДЖЕРУ
  19. Зачем нужно ставить себе цели
- Антикризисное управление - Деловая коммуникация - Документоведение и делопроизводство - Инвестиционный менеджмент - Инновационный менеджмент - Информационный менеджмент - Исследование систем управления - История менеджмента - Корпоративное управление - Лидерство - Маркетинг в отраслях - Маркетинг, реклама, PR - Маркетинговые исследования - Менеджмент организаций - Менеджмент персонала - Менеджмент-консалтинг - Моделирование бизнес-процессов - Моделирование бизнес-процессов - Организационное поведение - Основы менеджмента - Поведение потребителей - Производственный менеджмент - Риск-менеджмент - Самосовершенствование - Сбалансированная система показателей - Сравнительный менеджмент - Стратегический маркетинг - Стратегическое управление - Тайм-менеджмент - Теория организации - Теория управления - Управление качеством - Управление конкурентоспособностью - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения - Финансовый менеджмент - ЭКОНОМИКА ДЛЯ МЕНЕДЖЕРОВ -