4.2. Информационное обеспечение. Системы классификации и кодирования

Информационное обеспечение (ИО) — важнейшая обеспечивающая подсистема АИС, предназначенная для снабжения пользователей информацией, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений.

Это совокупность средств и методов построения информационной системы экономического объекта.

Информационное обеспечение можно разделить на внемашин- ное и внутримашинное.

Внемашинное ИО — это системы показателей, классификаторов, кодов и документации, внутримашинное — различные файлы на машинных носителях, автоматизированные банки данных (АБД).

Проектирование ИО выполняется совместно с пользователями АИС, ведется с системных позиций параллельно с проектированием технологического, программного и математического обеспечения. В ходе проектирование ИО выполняются следующие работы: •

определение состава показателей, необходимых для решения экономических задач, их объемно-временных характеристик и информационных связей; •

исследование возможностей использования общегосударственных и отраслевых классификаторов, разработка локальных классификаторов и кодов; •

проектирование форм новых первичных документов и выявление возможностей применения унифицированной системы документации; •

определение типа организации автоматизированного банка данных (АБД); •

проектирование форм вывода результатных сведений.

Целью внедрения АИС является дальнейшая информатизация

конечного пользователя, поэтому его участие в проводимых информационных и внедренческих работах необходимо для их успешного выполнения. Появляются дополнительные возможности: ведение в ПЭВМ справочников, формирование всевозможных докладов и таблиц произвольной формы, широкий обмен информацией между пользователями и пр.

При обработке экономических данных и составлении различных сводок возникает необходимость в группировке по реквизитам- признакам. Группировка осуществляется на основе систем классификации и кодирования.

Классификация заключается в распределении элементов множества на подмножества на основании зависимостей внутри признаков. Например, при кодировании товаров выделяются такие классификационные признаки, как группа, подгруппа, сорт (артикул), размер. Номенклатура товаров — это упорядоченный полный список однородных наименований, включающий отдельные строки — позиции.

В Единую систему классификации и кодирования (ЕСКК) входят самые разнообразные классификаторы: •

общегосударственные, предназначенные для информационного обмена между различными АИС, разрабатываются в централизованном порядке. Например, классификаторы продукции, административно-территориального деления страны, отраслей, профессий, предприятий и организаций, единиц измерения, документации, налогоплательщиков и т.д.; •

отраслевые, единые для отдельных отраслей — банковские коды планов счетов, виды оплат и удержаний из заработной платы, виды операций движения материальных ценностей и др.; •

локальные, составленные для АИС предприятий и организаций — коды структурных подразделений, табельных номеров работающих, дебиторов и кредиторов и др.

Каждая позиция Общероссийского классификатора продукции (ОКП), действующего с 1 июля 1994 г., содержит шестизначный цифровой код, пять знаков отражают группу продукции, а шестой — контрольное число. Первые два знака означают классы продукции, следующий знак — подкласс, затем указывается одним знаком группа, следующий знак — подгруппа, а последний знак — вид продукции. Например: 5714309 — плиты облицовочные пиленые из природного камня.

Различают два метода классификации: •

иерархический — между классификационными группами устанавливаются отношения подчинения, последовательной детализации свойств типа: класс — подкласс — группа — подгруппа — вид и т.д. В иерархической классификации каждый объект попадает только в одну классификационную группировку, объединение группировок одного иерархического уровня дает исходное множество объектов. Глубина иерархии определяется классификационными признаками; •

фасетный — исходное множество объектов разбивается на подмножества в соответствии со значениями отдельных фасетов — наборов значений одного признака классификации. Фасеты взаимно независимы. Каждый объект может одновременно входить в различные классификационные группировки.

Правила построения иерархического классификатора следующие. 1.

Определить число признаков, указать их наименование и соподчиненность (например, А (группа материала) включает Б (подгруппу), Б включает В (вид), В включает Г (подвид)). 2.

Определить число значений каждого признака и выбрать максимальное. 3.

Построить классификационное дерево (рис. 4.1).

Например, обозначение 6431 означает: 6 — лесные породы; 4 — лес

пиленый; 3 — лес пиленый обрезной; 1 — размер заготовки.

Если между признаками нет иерархической зависимости, то имеет место одноуровневая многопризначная (фасетная) классификация. Она используется для такого деления объектов на классы, при котором ранг всех признаков одинаков. Классы-фасеты получают путем отнесения объектов в классы согласно значениям признаков одновременно. Например, множество рабочих можно разделить по ряду признаков: цех, участок, место проживания, пол, Ф.И.О., зарплата, месяц. Группируя эти признаки, можно получить ответы на различные вопросы.

Например, кто из рабочих сборочного цеха заработал более 20 тыс. руб. в месяц.

К,

К221 К

К223 К224

К2221 К2222 К2223

Рис. 4.1

4.

Построить структуру кода по рис. 4.2. X X X X

Признак Г

Признак В

Признак Б

Признак А

Рис. 4.2

На следующем после классификации этапе проводится кодирование, или процесс присвоения новых условных обозначений различным позициям номенклатур по определенным правилам, установленным системой кодирования.

Код — это универсальный способ отображения информации в виде системы соответствий между элементами сообщений и сигналами, при помощи которых эти элементы можно зафиксировать. Конечная последовательность символов алфавита кодирования называется кодовым словом (кодовой комбинацией), если она однозначно соответствует какому-либо элементу из множества сообщений, а множество кодовых комбинаций образует код. Число символов в кодовой комбинации называется длиной слова. В качестве кодовых символов используются различные обозначения в виде букв, цифр и специальных знаков. Число различных значений, которые может принимать любой символ кода, называется основанием кода.

Назначение кодов состоит в обеспечении группировки информации, подсчете итогов по группировочным признакам и их печати в выходных ведомостях. Коды необходимы для удобства поиска информации, хранения и выборки, передачи ее по каналам связи.

Примером кодового обозначения является идентифицированный номер налогоплательщика, включающий десять знаков; первый и второй означают территорию, третий и четвертый — номер государственной налоговой инспекции, остальные — номер налогоплательщика и контрольный разряд. В ЭВМ хранится справочник работающих, включающий фамилию, имя, отчество, табельный номер, должность, оклад и пр. В ходе обработки по табельному номеру выбирается вся необходимая справочная информация и печатается в выходных ведомостях.

Коды могут быть цифровые, буквенные, смешанные. К кодам предъявляются следующие требования: •

они должны охватывать все номенклатуры, по которым делается группировка; •

быть едиными для разных задач внутри одного экономического объекта; •

быть стабильными, часто не пересматриваться; •

иметь резерв на случай появления новых позиций номенклатуры; •

быть экономичными, т.е. обладать минимальной значностью.

Наибольшее распространение получили системы кодирования

порядковая, серийная, позиционная и комбинированная.

Порядковая система кодирования предполагает присвоение всем позициям кодируемой номенклатуры порядковых номеров без пропусков. Например, месяцы кодируются в календарной последовательности: 01 — январь, 02 — февраль, 03 — март и т.д.

Серийная система ориентирована на кодирование объектов, которые предварительно сгруппированы в серии. Сериям присваивают ся номера с учетом их возможных расширений. Например, группа основных цехов — код о 01 до 03; группа вспомогательных цехов — коды от 05 до 10 и т.д.

Позиционная система кодирования отражает иерархическую со- подчиненность признаков классификации. В бухгалтерском учете распространены позиционные двух- и трехпризначные коды. В кодах счетов бухгалтерского учета выделяют дополнительный, аналитический уровень для получения более детальной информации. Например, для счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» выделяют два уровня: для подразделений и для табельных номеров. Для счета 10 «Материалы» выделяют три уровня: вид материальных ценностей (1 знак), склад (1 знак) и номенклатурный номер (2 знака). Структура кода представлена на рис. 4.3 [126]. б

7 3

1

0

1 X X X

а

Номенклатурный - номер

Склад № 3

Строительные

материалы Номер счета

Номенклатурный

номер —

Склад

—Вид материалов —

Номер счета

Рис. 4.3. Структура (а) и пример (б) кода для счета 10 «Материалы»

Широкое применение средств вычислительной техники, в том числе на складах, на предприятиях розничной торговли, потребовало маркировки товаров кодами, считываемыми машиной. Наиболее надежным оказался способ чтения штрихового кода ручным лазерным сканером.

Штриховой код точно и однозначно определяет каждый конкретный товар, т.е. по штриховому коду можно находить товар и его характеристики, хранящиеся в базе данных торговой системы. В России, как и в других европейских странах, используется штриховой код стандарта EAN-13. Он включает 13 цифр: •

первые три (460) означают, что товар произведен в России; •

следующие четыре цифры — это код предприятия, которое произвело данный товар; •

следующие пять цифр — код товара; •

последняя цифра — контрольная сумма, вычисляемая автоматически по определенной формуле над предыдущими цифрами.

Стандартный набор для штрихового кодирования включает: •

принтер для маркировки товаров на складе; •

электронные весы со встроенной печатью этикеток или дополнительным принтером на фасовке весового товара; •

кассовые аппараты со сканерами штриховых кодов в торговом зале; •

мобильный терминал на складе для учета товара.

Использование штрихового кодирования ведет к уменьшению

потерь в магазинах, к отслеживанию наличия товара на складе, к мобильному управлению ценой, к организации электронного (безбумажного) учета.

<< | >>
Источник: Ясенев В.Н.. Информационные системы и технологии в экономике Юнити-Дана. - 560 с.. 2008

Еще по теме 4.2. Информационное обеспечение. Системы классификации и кодирования:

  1. Понятие информационного обеспечения (ИО). Системы классификации и кодирования
  2. Информационное обеспечение Классификация компонентов информационных ресурсов.
  3. 3.2. Счетоводство в системе информационного обеспечения пользователей
  4. 1.2. Система информационного обеспечения финансового менеджмента
  5. 3 СТРУКТУРА И КЛАССИФИКАЦИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ
  6. Информационное обеспечение автоматизированной налоговой системы, характеристика ее составляющих
  7. 3.3. Структура формализованной системы информационного обеспечения пользователей
  8. 8.2. ПРИНЦИПЫ ОБЕСПЕЧЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННОЙ БЕЗОПАСНОСТИ НАЦИОНАЛЬНОЙ ПЛАТЕЖНОЙ СИСТЕМЫ
  9. Классификация и виды информационных систем
  10. § 15.5 Координация элементов системы управления и информационного обеспечения (контроллинг)
  11. Технологии и инструменты обеспечения интегральной безопасности информационных систем
- Бюджетная система - Внешнеэкономическая деятельность - Государственное регулирование экономики - Инновационная экономика - Институциональная экономика - Институциональная экономическая теория - Информационные системы в экономике - Информационные технологии в экономике - История мировой экономики - История экономических учений - Кризисная экономика - Логистика - Макроэкономика (учебник) - Математические методы и моделирование в экономике - Международные экономические отношения - Микроэкономика - Мировая экономика - Налоги и налолгообложение - Основы коммерческой деятельности - Отраслевая экономика - Оценочная деятельность - Планирование и контроль на предприятии - Политэкономия - Региональная и национальная экономика - Российская экономика - Страхование - Товароведение - Торговое дело - Финансовое планирование и прогнозирование - Ценообразование - Экономика зарубежных стран - Экономика машиностроения - Экономика общественного сектора - Экономика отраслевых рынков - Экономика полезных ископаемых - Экономика предприятий - Экономика природных ресурсов - Экономика сельского хозяйства - Экономика труда - Экономика туризма - Экономическая история - Экономическая публицистика - Экономическая социология - Экономическая статистика - Экономическая теория - Экономический анализ - Эффективность производства -