Значение и роль информации в работе менеджера
В процессе деятельности менеджера, а также любого учреждения возникают документы, отражающие эту деятельность, показывающие информационные связи человека и организации. «Материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве» — так определяет документ ГОСТ 16487—83 «Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения». Документы используются во всех областях человеческой деятельности, отражают факты, события, явления объективной действительности и мыслительной деятельности человека [108, с. 5].Под информационным обеспечением системы управления понимается совокупность информации, необходимой и достаточной для принятия решений, с методами и средствами ее организации.
Назначение информационного обеспечения состоит в своевременном и полном обслуживании управленческого персонала и технических средств системы управления достоверными данными, позволяющими осуществлять автоматизированную обработку информации с использованием других видов обеспечения (организационного, технического, программного, математического, лингвистического и др.).
Информационное обеспечение состоит в решении следующих основных задач: Организация домашинной и послемашинной фаз преобразования информации: стадий получения, регистрации,
передачи информации и выдачи результатов обработки потребителям. Организация банков данных: создание и введение системы массивов информации, организация процессов ее хранения и поиска. Организация процессов решения функциональных задач на ЭВМ: машинная постановка и алгоритмизация конкретных функциональных задач управления на основе использова-
- ния программного обеспечения; разработка технологических процессов, инструкций и осуществление машинного решения. Исследование эффективности информационного обеспечения.
Информация, циркулирующая в любой социально-экономической системе, представляет информационную систему (информационную среду), характеризующуюся потоками, многочисленными обменами и преобразованиями, взаимосвязями.
Руководители и специалисты организации используют в работе внутреннюю и внешнюю информацию, научно-техническую, экономическую информацию об управлении.
Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильности в деятельности любой организации. На ее основе принимаются соответствующие управленческие решения.
Значение документации и делопроизводства в управлении определяется тем, что в общем объеме управленческого труда работа с документами занимает огромное место. Происходит стремительное возрастание объема документальной информации. Доказано, что объем информации увеличивается примерно в квадрате по отношению к росту числа объектов управления. Нарастание документальной информации характерно для всех отраслей народного хозяйства и управления. Собрать, отобрать, проанализировать это огромное, постоянно возрастающее количество документации традиционными методами и средствами становится все труднее. Специальные подразделения, призванные заниматься подготовкой, обработкой и передачей документной информации, не справляются с возложенным на них объемом работ, и поэтому значительную часть технических операций вынуждены выполнять квалифицированные специалисты. По имеющимся данным, работа с документами занимает у них от 30 до 60% рабочего времени.
В решении задач по совершенствованию документирования и документационного обеспечения большое место отводится внедрению в практическую деятельность Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), которая была подготовлена
рядом научно-исследовательских институтов и организаций [52, 108, 202, 204].
Эта система представляет свод правил, нормативов и рекомен- ' даций по ведению делопроизводства, начиная с момента поступления или создания документов до сдачи их в архив. Целью Единой государственной системы делопроизводства является внедрение в практику апробированных рациональных форм и методов делопроизводственного обслуживания. При этом предполагается одновременное решение проблем: экономии и организации труда делопроизводственного персонала, стандартизации основных видов управленческой документации, механизации делопроизводственных процессов.
Еще по теме Значение и роль информации в работе менеджера:
- 7.3. Роль, значение и источники информации в коммерции
- 2.3.1. Сущность, роль и значение закупочной работы
- Роль менеджеров в организации.
- ЭТИЧЕСКАЯ РОЛЬ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЕЙ И МЕНЕДЖЕРОВ в организации
- РОЛЬ МЕНЕДЖЕРОВ В ПРОВЕДЕНИИ ИССЛЕДОВАНИЯ
- ИНФОРМАЦИЯ. КОНФИДЕНЦИАЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ И НЕЗАКОННАЯ БИРЖЕВАЯ ИГРА. ВНУТРЕННИЕ И ВНЕШНИЕ НОВОСТИ. ЗНАЧЕНИЕ НОВОСТЕЙ ДЛЯ БИРЖИ. ДЕКЛАРАЦИИ О ДОХОДЕ И ЛИСТЫ БАЛАНСОВ
- РАЗДЕЛ V КОММУНИКАЦИИ В РАБОТЕ МЕНЕДЖЕРА
- Роль менеджеров в японской системе управления
- Роль топ-менеджеров в процессе генерирования альтернатив
- ГЛАВА 12 ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ РАБОТЫ МЕНЕДЖЕРА
- Роль государства в подготовке и повышении квалификации менеджеров
- РАЗДЕЛ IV РАБОЧЕЕ МЕСТО И ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ РАБОТЫ МЕНЕДЖЕРА