<<
>>

Записная книжка руководителя

Записная книжка необходима в работе любого руководителя. Существует множество разнообразных форм записных книжек: телефонно-адресные; ежедневники; записная книжка для приема посетителей; целевая записная книжка: дневник личной работы; книга для телефонных разговоров.

Но все эти виды записных книжек можно объединить в три основные группы: записные книжки с алфавитом; ежедневники; обычные записные книжки.

Записные книжки с алфавитом используются для нахождения необходимой записи, так как они снабжены поисковым ключом — буквами алфавита. Такие записные книжки удобно использовать Для записи фамилий, адресов и телефонов.

Ежедневники предназначены для планирования дел на неделю, месяц, год. В заполнении дневника не должно быть мелочей. Все записи здесь должны быть достаточно подробными и понятными. В дневнике должно найтись место для некоторых, важных для вашего секретаря пометок, которые можно было бы расшифровать в ваше отсутствие.

Записи должны делаться карандашом, чтобы при необходимости их можно было легко изменить, не допуская неряшливости в дневнике.

Поисковым ключом здесь является «месяц—год», что и позволяет составлять планы на любой день в течение года. Но ежедневники имеют и свои недостатки: большой формат и толщина, из-за которых их нельзя хранить в кармане. Существует еще одна причина неудобства: обычно на определенный день отводится либо страница, либо лист. Следовательно, количество листов ежедневника зависит от количества дней в году. А так как иногда выдаются практически пустые дни, страницы заполняются неравномерно. И к концу года в ежедневнике оказывается около трети пустых страниц.

Одним из основных достоинств обычной записной книжки является малый формат, позволяющий иметь ее всегда под рукой. Недостатком же является отсутствие поисковых ключей. Для поиска информации приходится перелистывать всю книжку.

Простую модернизацию записной книжки, позволяющую ее малый формат объединить с поиском по ключу и эффективным методом планирования дел ежедневника, предлагает В.И. Барков [12].

Основная идея заключается в том, чтобы вынести поисковые ключи и записывать их значение при внесении информации в записную книжку. Поисковым ключом являются имя и число месяца:

Месяц: декабрь

1. 46,47

11.

21.

2. 49

12.

22.

3. 47,48,50

13.

23.

4.

14.

24.

5. 50

15.

25.

6.

16.

26.

7.

17. 24

27. 50

8.

18.

28.

9.

19.

29.

10.

20.

30.

31.

Цифры обозначают числа указанного месяца.

Нужно подготовить 12 страниц, по числу месяцев года. Календарь готов. Остальные страницы пронумеровать обычным способом. Перед вами «новая» записная книжка. Как ею пользоваться? Например, вам необходимо купить билеты в театр на 5 декабря. Вы открываете книжку на текущей странице и записываете дату, время и свое намерение:

с. 50

5.12.2000 Драматический театр

Затем открываете календарь на текущий месяц и в строке 5 записываете номер текущей страницы. В нашем случае ее номер — 50. Если в этой строке уже записаны числа, то их нужно разделить запятыми. Теперь вы уже не забудете про театр.

Если пожелаете узнать список дел на 5 декабря, вы откроете календарь на декабрь и смотрите строку 5.

А затем смотрите страницы, которые здесь указаны. Получается список запланированных дел.

В такую книжку удобно записывать не только планируемые дела, но и любую информацию, которая может вам пригодиться.

Реформа записной книжки

У современного делового человека много дел. А времени всего 24 ч в сутки. Чтобы его оптимально использовать, надо это время рационально спланировать, продумать, распределить — в какой последовательности выполнять запланированные дела. Тренировки памяти полезны, но они требуют использования длительного времени, а это не всем доступно.

Обычно у руководителя на письменном столе находятся два «оргприспособления»: перекидной календарь и лист бумаги. Туда он и вносит в бессистемном порядке все предстоящие на сегодня, завтра, послезавтра и подлежащие запоминанию дела.

Кроме адресов и телефонов, каждый из нас записывает и личные дела, которые нужно выполнить сегодня или завтра, либо в ближайшее время. Записная книжка для этой цели не годится, в ней могут «утонуть» нужные вам сведения. Кроме того, ведь часть записей придется вычеркнуть, дополнять новыми, в связи с изменяющимися сроками. Все эти записи должны быть кратки. Возникает необходимость в систематизации заполнения записной книжки.

Эту проблему в какой-то мере помогает решить простейшее организационное мероприятие. На протяжении многих лет у авторов статьи «Реформа записной книжки» вырабатывалась система, в эффективности которой убедились многие [71].

Заключается она в следующем. Записная книжка состоит из набора листков, меняющихся еженедельно и обновляемых систематически.

Раз в неделю два листа писчей бумаги складываются вчетверо и разрываются по линии сгиба. Получается 8 листков. Рациональ

но иметь записную книжку форматом, соответствующим размеру этих листков. На семи листках сверху подписываются число, месяц и день недели (8. 11. Суб.). Восьмой лист остается для всяких заметок.

Кроме этих восьми листков, заведите вкладыши, состоящие из двух восьмушек, так называемый резерв дел, куда записываются дела, срок исполнения которых наступает позднее текущей недели.

Приступая к заполнению очередных семи листков, вы просматриваете резерв и выбираете из него дела, приходящиеся на эту неделю, вписывая их в соответствующие листки.

Ежедневно в конце дня просматривайте листок за прошедший день, вычеркивайте выполненные дела.

Записи па очередном листке можно производить в таком порядке: в начале листка — дела, приходящиеся на утро; в середине — дневник; а вечерние — в конце листка. Дела, связанные с выходом или выездом, обводите кружком.

Вот и вся система. Конечно, куда удобнее и приятнее было бы пользоваться записными книжками, напечатанными в типографии с учетом изложенных принципов ее построения.

К сожалению, имеющиеся в продаже записные книжки для предлагаемой системы непригодны. В них для каждого дня отводится слишком мало места, а то. что они рассчитаны на целый год, делает их неудобными из-за чрезмерной толщины.

Еще одни совет. Вспомните, как бывает обидно, если вы вовремя не поздравили кого-нибудь с днем рождения, праздником и т.д. Полагаться в таких случаях на память нельзя. Для этой цели в записной книжке рекомендуется выделить 12 страниц (по числу месяцев в году), куда и заносятся памятные даты.

Из всего сказанного можно сделать вывод: записывайте необходимую вам информацию в записную книжку, которая должна быть компактной и выполнять функцию «оперативной памяти». 

<< | >>
Источник: С.Д. Резник. Персональный менеджмент. 2004

Еще по теме Записная книжка руководителя:

  1. ТРУДОВАЯ КНИЖКА
  2. Трудовая книжка
  3. 6.3. Сберегательная книжка на предъявителя
  4. Трудовая книжка Общие положения
  5. Учет денежных средств в чековых книжках
  6. 3.10.10. Банковская сберегательная книжка на предъявителя
  7. Функции руководителей
  8. 5.1. Руководитель — подчиненные
  9. Роль руководителя
  10. Типы руководителей
  11. Руководитель и коллектив
  12. ТРУДОВОЙ ПОТЕНЦИАЛ РУКОВОДИТЕЛЯ
  13. Личные качества руководителя
  14. Глава 6 ЭТИКА РУКОВОДИТЕЛЯ
  15. ГЛАВА 18 СЕКРЕТАРЬ РУКОВОДИТЕЛЯ
  16. Качества, необходимые руководителю
  17. 5.1. СФЕРА ДЕЯТЕЛЬНОСТИХОЗЯЙСТВЕННОГО руководителя
  18. ЛИНЕЙНЫЕ РУКОВОДИТЕЛИ
  19. 5.4. Личность и поведение руководителя
  20. 4.5.1. Регулирование труда руководителей предприятия
- Антикризисное управление - Деловая коммуникация - Документоведение и делопроизводство - Инвестиционный менеджмент - Инновационный менеджмент - Информационный менеджмент - Исследование систем управления - История менеджмента - Корпоративное управление - Лидерство - Маркетинг в отраслях - Маркетинг, реклама, PR - Маркетинговые исследования - Менеджмент организаций - Менеджмент персонала - Менеджмент-консалтинг - Моделирование бизнес-процессов - Моделирование бизнес-процессов - Организационное поведение - Основы менеджмента - Поведение потребителей - Производственный менеджмент - Риск-менеджмент - Самосовершенствование - Сбалансированная система показателей - Сравнительный менеджмент - Стратегический маркетинг - Стратегическое управление - Тайм-менеджмент - Теория организации - Теория управления - Управление качеством - Управление конкурентоспособностью - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения - Финансовый менеджмент - ЭКОНОМИКА ДЛЯ МЕНЕДЖЕРОВ -