<<
>>

Взаимодействие секретаря с руководителем

Для того чтобы взаимодействие секретаря с руководителем было максимально эффективным, секретарь должен правильно планировать свое рабочее время. Примерная рабочая схема дня может быть представлена следующим образом.

Начало рабочего дня Прийти на работу за 15 мин. до прихода руководителя с тем, чтобы проверить состояние рабочих мест (своего и руководителя), привести себя в порядок, просмотреть план па предстоящий день. Подобрать в соответствии с планом на текущий день нужные документы и дела. Получить корреспонденцию, ознакомиться с ее содержанием и зарегистрировать. Отложить документы, требующие первоочередного решения руководителя. По остальным документам (если есть соответствующий опыт) подготовить варианты возможных ответов или распределить по исполнителям. Кроме того, необходимо подобрать документы, относящиеся к вопросам, содержащимся в корреспонденции, чтобы руководитель мог глубоко изучить проблему и принять нужное решение. Доложить руководителю о корреспонденции. Уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых мероприятий на текущий день (и на следующий). Передать по телефону или лично указания руководителя соответствующим исполнителям, напомнить им об истекающих сроках исполнения документов. Стенографирование указаний и распоряжений руководителя и их расшифровка. Как правило, руководитель и секретарь устанавливают постоянное время для этой работы в первой половине дня. Работа с посетителями, телефоном (в течение всего дня). Подшивка документов в дела. Выполнение машинописных работ. Организация копирования и размножения документов в соответствии с указаниями руководителя.

Во второй половине дня Продолжение работы с телефоном и посетителями. Повторно получить и обработать корреспонденцию. Собрать и подготовить для подписи исполненные документы. Подготовить все к докладу.

Наметить мероприятия па следующий день.

Доложить руководителю о поступившей корреспонденции и исполненных документах, взять у руководителя отработанные им документы. Обработать и отправить исходящую корреспонденцию.

В конце рабочего дня Просмотреть свой дневник и проинформировать соответствующие службы о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий (подготовка к совещанию, прием делегации и т.п.). Если руководитель остается работать после окончания рабочего дня, обеспечить его всей необходимой информацией. Привести в порядок свое рабочее место, убрать документы, закрыть на ключ все шкафы с документами, выключить из сети технические средства.

Хороший секретарь должен считать своей непреложной обязанностью проявлять ненавязчивую заботу и тактичное внимание к руководителю Секретарь должен следить за тем, чтобы начальник ничего не забыл, обращая его внимание пометками на листе календаря, подчеркивая маркером важную запись в ежедневнике, оставляя записки с напоминанием. Он должен по возможности предусматривать основные потребности своего начальника и думать обо всех деталях. Например, передавая руководителю жалобу, надо подготовить подробные сведения о человеке, написавшем ее. Перед совещанием секретарь должен подготовить для руководителя всю необходимую информацию. Секретарь должен стремиться умело выполнять пожелания руководителя, помогать ему во всем, точно реагируя на конкретную обстановку. Необходимо последовательно, но не навязчиво, воспитывать у руководителя потребность в планировании времени. Для реализации этой цели секретарь должен вести календарь—ежедневник руководителя и свой. Желательно вместе с руководителем ежедневно уточнять намеченные мероприятия, строго контролировать их выполнение. В планировании своего рабочего времени секретарь должен быть на один шаг впереди руководителя.

Секретарь должен использовать свои встречи с руководителем для того, чтобы определить задачи — свои и своего шефа. Секретарь должен проявлять инициативу, чтобы выяснить, какие задания имеют первостепенное значение, каков Срок их выполнения.

Для повышения эффективности своей работы секретарь должен составить список заданий, перечислив их по степени важности.

Задание

Крайний срок

Сделано

В работе с телефоном секретарь должен освободить руководителя от вызовов, к нему не адресованных, и тем самым способствовать рациональной организации работы руководителя. Секретарю важно иметь четкое представление о том, когда, кого и по каким вопросам соединять с руководителем. Принимая телефонный вызов, секретарь должен назвать организацию и себя, в корректной форме выяснить, по какому вопросу звонит абонент и кто он, оценить актуальность и срочность разговора. Зная распределение должностных обязанностей в своей организации, секретарь при необходимости правильно переадресует вызов работнику, компетентному в решении поставленного вопроса. В регламенте совместной работы секретарю необходимо выделить время, когда все телефонные звонки принимает руководитель, а в остальное время секретарь «фильтрует» звонки, только самые важные адресуя руководителю.

Прием посетителей — одна из важнейших функций секретаря. Секретарь должен уметь встретить посетителя, быть любезным и приветливым, чтобы обеспечить эффективность встречи или сгладить трудные ситуации. От его приветливости, четкости и полноты ответов складывается первое представление о предприятии (фирме) в целом. Организация приема зависит от категории посетителей. Сотрудники своей организации. Сотрудники другой организации. Посетители по личным вопросам.

При работе с посетителями секретарю необходимо знать людей, имеющих неограниченный доступ к руководителю, следить за очередностью приема и регламентом беседы. Секретарь должен вести учет посетителей и контролировать выполнение принимаемых в ходе приема решений.

Руководители ежедневно тратят в среднем около 50% своего рабочего времени на переработку информации.

Ориентироваться в информационном потоке руководителям должны помогать секретари, умело организуя справочную службу, правильно распределяя поступающую информацию. Работая с информацией для руководителя., секретарь должен находить, обрабатывать нужную информацию, иногда готовить информационно-обзорные рефераты.

Секретарь должен эффективно подготавливать и обслуживать совещания, а также брать на себя обязанность по подготовке служебных командировок руководителя.

Специалисты в области управления и организации труда называют следующие качества, необходимые для создания нормальных отношений между секретарем и руководителем. Секретарь должен не допускать ошибок в любом документе и тем самым освободить своего руководителя от необходимости проверять каждый документ. Секретарь также должен своей работой доказать руководителю, что он может работать самостоятельно. При разговоре по телефону уметь тактично ответить на любой вопрос, а руководитель должен доверять своему секретарю решение всех вопросов, которые в деятельности фирмы считаются конфиденциальными. Уметь выбрать для руководителя важнейшие факты, содержащиеся в отчетах и журналах, чтобы избавить его от необходимости самостоятельно детально изучать материалы. Понимать, что в случае срочной работы ему нужно остаться после окончания рабочего дня, но руководитель, тем не менее, не должен рассчитывать на то, чтобы секретарь оставался и тогда, когда такой необходимости нет. Четко представлять свои обязанности и уровень компетенции при самостоятельном решении вопросов в отсутствие руководителя, а руководитель должен быть в свою очередь уверен, что секретарь справится с той работой, которая может возникнуть в его отсутствие.

Обеим сторонам необходимо чувство юмора.

Поведение секретаря и эффективность его работы — пример для всех сотрудников. Он всегда должен быть чисто и опрятно одет, поскольку от этого зависит как его авторитет, так и авторитет его руководителя [31, 35, 145].

Секретарь должен следить за событиями в личной жизни руководителя, например, позаботиться о цветах для специальных случаев, о поздравительных открытках и т.д.

Резюме Секретарь является личным организатором руководителя,

помогает ему в планировании рабочего времени и в выполнении намеченных мероприятий, освобождает от выполнения

вспомогательно-технических операций, фильтрует потоки

корреспонденции, телефонные вызовы и посетителей. Секретарь — это лицо не только своего руководителя, но и учреждения в целом. В обязанности секретаря входит выполнение объема работ по сбору, составлению, оформлению, обработке устной и документной информации, а также по организации приема посетителей, подготовке заседаний и совещаний, по телефонному обслуживанию и др. Условно обязанности секретаря можно разделить на: работу с документами (информационно-документационное обслуживание); работу организационную (бездокументное обслуживание). Роль секретаря предполагает большую ответственность и предъявляет высокие требования. Работа секретаря многопрофильна, она требует не только достаточно высокой общей культуры и образованности, но и специальных знаний и умений. Хороший секретарь должен обладать следующими деловыми качествами: профессиональным мастерством, организованностью, инициативностью, ответственностью, пунктуальностью, дипломатичностью, осведомленностью, умением предвидеть. Секретарь должен обладать высокой культурой поведения. Важными показателями культуры секретаря являются любезность, корректность, вежливость. В общении с посетителями, сотрудниками и руководством секретарь должен проявлять доброжелательность, быть хорошим помощником, оказывать максимальное содействие, пойти, в случае необходимости, на некоторые личные неудобства ради общего дела. Одним из важнейших деловых контактов является взаимодействие руководителя с секретарем. Эффективная совместная работа руководителя и секретаря возможна только при условии полного взаимного доверия и понимания между ними. Для этого руководитель должен четко регламентировать порядок совместной работы, жестко планировать свое рабочее время. Руководитель должен наилучшим образом использовать способности своего секретаря, давать ему широкую инициативу.

В свою очередь, секретарь должен изучать особенности характера, систему мышления, манеры поведения и разговора, логику принятия управленческих решений своего руководителя и стараться помочь ему в достижении эффективности его работы.

Практическое задание Проведите деловой тренинг: беседа руководителя с секретарем о планировании рабочего дня; составьте план поручений. Составьте должностную инструкцию секретаря.

Контрольные вопросы В чем заключаются основные задачи и роль современного секретаря? Какими личными и профессиональными качествами должен обладать секретарь? Каковы основные обязанности секретаря? Каковы основные показатели культуры поведения секретаря? Как руководитель должен строить свои взаимоотношения с секретарем? Перечислите распорядок рабочего дня секретаря.

Рекомендуемая литература

Бондарева Т.Н. Секретарское дело: Практическое пособие. — М.: Высшая школа, 1989. — 428 с.

Веселов П.В. Вы секретарь. — М.: Стандарт, 1993. — 120 с.

Веселов П.В. Профессия секретарь: Учебное пособие. — М., 1994. - 120 с.

Власов Л.В., Гладков В.Н. Секретарь — помощник руководителя. — Л.: Лениздат, 1989. — 109 с.

Власов Л.В., Гладков В.Н. Секретарь руководителя учреждения. — М.: Экономика, 1980. — 210 с. .

Кузнецова Т.В. Место и значение секретаря в структуре управления // Управление персоналом. — 1998. — № 9.

Кузнецова Т.В. Секретарское дело. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Ин- тел-Синтез», 1998. — 288 с.

Кук Э. Работа с менеджерами. Руководство для секретаря: Пер. с англ. — М.: Финпресс, 1998. — 96 с.

Настольная книга секретаря-референта / Сост. Н.А. Самуэльян. — М.: Менеджер, 1995. — 218 с.

ОлкокД. Учитесь работать с секретарем. Руководство для менеджера: Пер. с англ. — М.: Финпресс, 1998. — 96 с.

Резник С.Д., Елин В.А. Секретарь руководителя //Хозяйство и право. - 1995. - № 1.

Секретарь фирмы // Управление персоналом. — 1997. — № 8.

Харрисон Дж. Организация работы секретаря. — М.: Экономика, 1985.

<< | >>
Источник: С.Д. Резник. Персональный менеджмент. 2004

Еще по теме Взаимодействие секретаря с руководителем:

  1. Взаимодействие руководителя с секретарем
  2. ГЛАВА 18 СЕКРЕТАРЬ РУКОВОДИТЕЛЯ
  3. Культура поведения секретаря
  4. Работа с секретарем
  5. Роль и задачи секретаря
  6. Проход секретаря или как выходить на директора
  7. Интернет-секретарь
  8. 5.1. Руководитель — подчиненные
  9. Функции руководителей
  10. Роль руководителя
  11. Типы руководителей
  12. Руководитель и коллектив
  13. ТРУДОВОЙ ПОТЕНЦИАЛ РУКОВОДИТЕЛЯ
  14. Личные качества руководителя
  15. Руководитель предприятии
  16. Глава 6 ЭТИКА РУКОВОДИТЕЛЯ
  17. Качества, необходимые руководителю
  18. 5.1. СФЕРА ДЕЯТЕЛЬНОСТИХОЗЯЙСТВЕННОГО руководителя
- Антикризисное управление - Деловая коммуникация - Документоведение и делопроизводство - Инвестиционный менеджмент - Инновационный менеджмент - Информационный менеджмент - Исследование систем управления - История менеджмента - Корпоративное управление - Лидерство - Маркетинг в отраслях - Маркетинг, реклама, PR - Маркетинговые исследования - Менеджмент организаций - Менеджмент персонала - Менеджмент-консалтинг - Моделирование бизнес-процессов - Моделирование бизнес-процессов - Организационное поведение - Основы менеджмента - Поведение потребителей - Производственный менеджмент - Риск-менеджмент - Самосовершенствование - Сбалансированная система показателей - Сравнительный менеджмент - Стратегический маркетинг - Стратегическое управление - Тайм-менеджмент - Теория организации - Теория управления - Управление качеством - Управление конкурентоспособностью - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения - Финансовый менеджмент - ЭКОНОМИКА ДЛЯ МЕНЕДЖЕРОВ -