<<
>>

Взаимодействие руководителя с секретарем

Одним из важнейших деловых контактов руководителя являются его взаимоотношения с секретарем.

Началом совместной работы руководителя и секретаря должна быть вводная беседа-инструктаж.

Инициатива ее проведения принадлежит руководителю. Однако не будет нарушением субординации со стороны секретаря попросить разрешения на такую беседу, предварительно подготовив вопросы для беседы, выяснение которых поможет быстрее установить нужный контакт, избежать многих ошибок. Во время вводной беседы руководитель должен подробно рассказать секретарю о методах своей работы, привычном для него стиле, личных привычках, а также сформулировать основные требования, которые он будет предъявлять к секретарю.

Секретарь должен принять к сведению полученную информацию, пожелания руководителя, уяснить свои обязанности, права, пределы компетенции, оценить ответственность предстоящей работы, определить свое место и положение в коллективе.

Эффективная совместная работа руководителя и секретаря возможна только при условии полного взаимного доверия между ними. Это доверие базируется на единстве взглядов, общем понимании целей и задач работы, увлеченности делом, стремлении добиться высокой эффективности работы своей организации, достаточной профессиональной подготовке, исполнительности и надежности секретаря, усвоении индивидуального стиля работы руководителя, умении понимать и прогнозировать ход его мыслей и логику суждений, взаимном уважении.

Чтобы взаимоотношения «руководитель — секретарь» успешно развивались, важно научиться правильно координировать совместную работу, устанавливать регламент работы. В каждом конкретном случае должны быть учтены специфические условия и факторы работы, личностные особенности руководителя и секретаря. К ним относятся: время прихода на работу, доклада о корреспонденции и текущих делах, время и продолжительность обеденного перерыва, приема посетителей, время ухода с работы.

Успешное сотрудничество между руководителем и секретарем возможно только при соответствии их рабочего ритма, основой которого являются задачи, стоящие перед организацией, и плановые сроки их решения.

Различные аспекты решения задач субъективно отражаются в рабочих планах руководителя. Именно они определяют ритм работы секретаря. Соответствие рабочего ритма руководителя и секретаря — это не только организационно-техническая задача, но и психологическая. Характер каждого человека индивидуален. Поэтому выработка единого рабочего ритма происходит в процессе взаимного познания и приспособления двух индивидуальностей. Хороший секретарь изучает особенности характера, мышления, манеры поведения, разговора, логику принятия управленческих решений своего начальника и старается помочь ему в достижении эффективности его работы. Руководитель, в свою очередь, исходя из индивидуальных особенностей секретаря, должен помогать ему повышать свой профессиональный уровень, всесторонне развиваться.

Обычно взаимоотношения руководителя и секретаря складываются следующим образом: или руководитель наилучшим образом использует способности своего секретаря и дает ему широкую инициативу, или он не хочет выявить и использовать способности своего секретаря, довольствуясь тем, что есть.

На практике чаще всего складывается последний вариант работы: большинство руководителей не используют своих секретарей наилучшим образом. Как правило, секретарь звонит по телефону либо отвечает на звонки, готовит кофе или приглашает посетителей. Часто сами руководители не умеют планировать время, и это оказывает очень большое влияние на эффективность работы их секретарей. Между тем если руководитель правильно организовывает свое время и свои рабочие взаимоотношения с секретарем, то это делает их взаимодействие максимально эффективным.

Существуют следующие вопросы, на которые нужно обратить внимание руководителю.

Эффективное планирование времени с помощью

секретаря

Практика показывает, что не всегда взаимодействие «руководитель — секретарь» укладывается в идеальную схему. Секретари часто жалуются на недостаток коммуникации и нежелание начальства сообщать им информацию. Часто это принимает форму «ис-

чезнувшего менеджера», покинувшего офис и не предупредившего об этом секретаря.

Соответственно, этого руководителя невозможно найти когда нужно. Однако существует более серьезная проблема, когда менеджеры вообще не считают нужным информировать секретаря, — они организовывают совещания, встречи, оповещая о планах всех членов команды, забыв о секретаре и не понимая, что для нормальной работы секретарь должен обладать информацией.

Руководитель должен четко регламентировать порядок совместной работы с секретарем. Согласованность совместной работы достигается составлением графика рабочего времени, в котором должны быть четко определены функции руководителя и секре-, таря па предстоящую неделю с ежедневным почасовым перечнем выполнения работ.

Разумеется, жизнь вносит в график свои коррективы, но в целом он должен выполняться очень строго обеими сторонами. Менеджер должен помнить, что ведение ежедневника — это часть работы секретаря, а не его. Идеальна следующая схема: когда руководитель каждое утро уточняет порядок совместной работы с секретарем, вносит коррективы в уже намеченные мероприятия. Желательно также каждый вечер уточнять дела на завтра, строго контролировать их выполнение.

Существуют следующие рекомендации менеджерам, как эффективно планировать время с помощью секретаря: выделяйте каждый день время на обсуждение с секретарем своей рабочей нагрузки; никогда не назначайте встречи сами, пусть это делает секретарь; если вас нет в офисе, то вы должны звонить, как минимум, дважды в день, чтобы справиться об изменениях в планах и оставленных для вас сообщениях; делайте пометки в ежедневнике о том, когда закончить выполнение той или иной работы. Если вы укажете время начала и окончания решения той или иной задачи, то наверняка уложитесь в этот промежуток. Согласуйте это время с секретарем. В этом случае, если кто-то позвонит и попросит назначить с вами встречу, секретарь сможет судить по вашему ежедневнику, насколько вы доступны в это время; планируя дневную работу, выделяйте время на нее с запасом. Например, если вам нужно написать отчет за час, отведите в ежедневнике полтора часа.

9:30 Подготовка к деловой встрвче 10:00 Встреча с Ю П
14:15 Встреча с П В 14:30 Собрание группы

Пример эффективного использования ежедневника

9 30 Собрание в отделе Написание отчета 12 30 Перерыв Работа с корреспонденцией 16.15 Встреча с B.C.

9 30 Работа с почтой 11:00 Встреча с М Д 12.30 Встреча с Д С 14:30 Подготовка к собранию группы 15'30 Совещание

Как вести себя при вынужденных перерывах —

телефонных звонках и появлении незапланированных

посетителей

Руководителям часто приходится сталкиваться с такими помехами. которые снижают эффективность их работы, как телефонные звонки, внезапные посетители.              1

Считается, что хороший руководитель должен всегда быть доступен для своих подчиненных, начальников и клиентов в любое время. Однако из этого вытекают два негативных побочных действия: во-первых, руководитель отрывается от работы, из-за чего, во-вторых, уменьшается эффективность работы его секретаря.

Чтобы сгладить эти негативные факторы, руководитель должен предоставить секретарю возможность решать, кто может, а кто не может отвлекать его от основных занятий.

Есть несколько приемов, которые помогут менеджеру сделать телефон в большей степени рабочим инструментом и в меньшей — назойливой помехой [145, с. 35]. Попросите секретаря «фильтровать» звонки. Известите его о том, против звонков каких людей вы не возражаете, а кому следует позвонить позже, в более удобное для вас время. Дайте людям возможность знать, когда вам можно звонить, а когда нежелательно. Наладьте со своим секретарем двустороннюю связь. Если он выполняет действительно важную для вас работу, то предложите некоторое время самому отвечать на звонки.

Если вам нужно поговорить с людьми по телефону, то распорядитесь, чтобы секретарь составил расписание звонков.

Заранее подскажите секретарю, кто может, а кто не может отвлекать вас от основных дел. За рамками этих договоренностей пусть секретарь принимает решения лично.

При появлении незапланированных посетителей руководитель (менеджер) должен: выделить время и отметить его в ежедневнике, когда руководитель может принимать внеплановых посетителей. Желательно, чтобы это были одни и те же часы каждую неделю; часто посетители просто проходят мимо секретаря к руководителю с проблемами, которые решаются секретарем. Руководитель не должен заниматься данными вопросами, а посоветовать посетителю обсудить их с секретарем.

Как давать секретарю задания

Область, где руководители, как правило, не умеют рационально использовать ни свое время, ни время своих секретарей, относится к сфере отдачи распоряжений и получению результатов их выполнения. Руководители (менеджеры) имеют тенденцию просто отрывать секретаря от дел, чтобы о чем-то попросить, дать материал для распечатки, попросить номер телефона и т.п. Между тем есть простые и качественные методы сохранения гармоничных взаимоотношений с секретарем, когда дело касается того, чтобы дать секретарю какое-то задание и получить от него готовый материал. Руководитель должен записывать мероприятия, которые необходимо выполнить секретарю в течение дня. Секретарь должен делать пометки против каждого пункта инструкции с указанием стадии выполнения. Обязательно оговаривайте срок выполнения каждого задания, которое вы даете секретарю [145, с. 31].

Перечень дел Действие

Дата 06 07 02 Когда

1 Позвонить Д К и назначить собрание, которое должно состояться в пятницу

Завтра к концу дня

2 Достать папку №              и передать мне для проведения

собрания

-II-

3 Назначить телефонный разговор с М Б

17.07

4 Назначить встречу с М Б , Д Б, В С с тем, чтобы обсудить ближайший отчетный период

К концу августа

Устанавливая секретарю срок выполнения какой-либо работы, необходимо исходить из реальности, при этом срок выполнения должен быть четко оговорен.

Каждое задание должно иметь указание «К какому сроку», чтобы секретарь мог организовать очередность выполнения.

Часто перед руководителем встает проблема: какие из своих прав можно передать секретарю полностью или частично. Если проблема не решена, это вызывает неопределенность в действиях секретаря, иногда ставит его в неловкое положение в ситуациях, где этого можно было избежать.

Развитие информационной технологии освобождает секретаря от рутинной работы и дает большие возможности взять на себя часть работы руководителей.

Существует целый ряд преимуществ, которые дает делегирование полномочий секретарю: это освобождает время руководителя; руководитель получает возможность сконцентрироваться на творческой работе; поручение — прекрасное средство мотивации и укрепления доверия секретаря; поручение — лучший способ подготовки секретаря к принятию на себя дополнительной ответственности и выработке способности точно «угадывать» в отсутствие руководителя, как в той или иной ситуации поступил бы он; профессиональный, хорошо обученный секретарь с возложенной на него ответственностью и полномочиями делает честь своему руководителю.

Несмотря на эти преимущества, многае руководители считают, что не следует делегировать часть своей работы секретарю, поскольку у многих секретарей отсутствует как уверенность в своих силах, так и гибкость. Поэтому руководители поручают секретарям исключительно рутинную и достаточно скучную работу.

Секретарям можно поручить следующие виды работ: разработку месячных отчетов; прочтение коммерческих журналов, докладов с последующим резюмированием основных идей; посещение от имени руководителя внутренних собраний; написание регулярных отчетов, ответы на корреспонденцию (секретарь пишет черновик, руководитель утверждает и подписывает его или, еще лучше, он отвечает от своего имени); работу над внутренними проектами.

Чтобы четко определить, что можно поручить секретарю, руководитель должен составить план поручений.

Определившись с поручениями, руководитель должен четко сформулировать цели, методику, ограничения полномочий и сроки выполнения данного задания.

Кроме того, нельзя просто вызывать секретаря и ставить его перед фактом поручения. Для гарантии успеха секретарь должен верить в то, что он способен решить эту задачу и что руководитель просто не перекладывает не него неприятную обязанность, ибо решение этой задачи в интересах секретаря.

Нужно обязательно объяснить секретарю как выполнять задание, досконально обрисовать, подчеркнуть способы и важность его выполнения. Необходимо поощрять предложения секретаря по выполнению задачи.

Все вышеприведенные рекомендации, которые позволяют увеличить эффективность совместной работы руководителя и секретаря, можно свести к некоторым «заповедям» для руководителя {менеджера).

Первая. Только зная ваши цели, секретарь может ясно представить позитивные задачи собственной работы и оказывать вам существенную помощь.

Вторая. Позаботьтесь о том, чтобы ваш рабочий график оставлял время в течение дня, когда у секретаря нет заданий, чтобы совместно ликвидировать нерешенные вопросы.

Третья. Не заставляйте секретаря говорить неправду, когда вы ушли и не сообщили, где вы будете и когда вернетесь.

Четвертая. Помните, что секретарь — ваш коллега по работе и ему, как в вам, дано право на критику.

Пятая. Постоянно информируйте секретаря о всех своих делах, чтобы он мог хорошо помогать вам.

Шестая. Умейте признавать свои ошибки и приносить извинения, когда вы не правы.

Седьмая. Полагайтесь на пунктуальность секретаря, его высокие качества.

Мудрость руководителя заключается в том, чтобы обеспечить такие условия, при которых его секретарь ничего не упустит из виду, ничего не забудет и все сделает в срок.

Опытный руководитель, обладающий хорошей интуицией, всегда подберет такой подход к своему секретарю, который поможет наиболее полно проявить стремление к взаимопониманию и высокой степени ответственности за порученное дело.

Успех поручения означает, прежде всего, совмещение ответственности с полномочиями [145, с. 53]. 

<< | >>
Источник: С.Д. Резник. Персональный менеджмент. 2004

Еще по теме Взаимодействие руководителя с секретарем:

  1. Взаимодействие секретаря с руководителем
  2. ГЛАВА 18 СЕКРЕТАРЬ РУКОВОДИТЕЛЯ
  3. Культура поведения секретаря
  4. Работа с секретарем
  5. Роль и задачи секретаря
  6. Проход секретаря или как выходить на директора
  7. Интернет-секретарь
  8. 5.1. Руководитель — подчиненные
  9. Функции руководителей
  10. Роль руководителя
  11. Типы руководителей
- Антикризисное управление - Деловая коммуникация - Документоведение и делопроизводство - Инвестиционный менеджмент - Инновационный менеджмент - Информационный менеджмент - Исследование систем управления - История менеджмента - Корпоративное управление - Лидерство - Маркетинг в отраслях - Маркетинг, реклама, PR - Маркетинговые исследования - Менеджмент организаций - Менеджмент персонала - Менеджмент-консалтинг - Моделирование бизнес-процессов - Моделирование бизнес-процессов - Организационное поведение - Основы менеджмента - Поведение потребителей - Производственный менеджмент - Риск-менеджмент - Самосовершенствование - Сбалансированная система показателей - Сравнительный менеджмент - Стратегический маркетинг - Стратегическое управление - Тайм-менеджмент - Теория организации - Теория управления - Управление качеством - Управление конкурентоспособностью - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения - Финансовый менеджмент - ЭКОНОМИКА ДЛЯ МЕНЕДЖЕРОВ -