<<
>>

Вспомогательные средства и оборудование для проведения совещаний

Хорошее совещание невозможно организовать без необходимых вспомогательных средств. Сегодня существует достаточное разнообразие средств, позволяющих облегчить работу и труд руководителя а также хорошо организовать проведение совещаний.

Рекомендуется как можно шире использовать наглядную иллюстрацию своего выступления: в виде настенных таблиц, специальных планшетов, слайдов и т.п. Любая визуальная информация легче усваивается, чем словесная, и вызывает больший интерес, способствует концентрации внимания участников совещания.

Что же необходимо использовать в первую очередь?

Нагпядные пособия. Их широко используют сегодня даже на небольших по численному составу совещаниях. Ведь лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать. Таблицы, схемы, диаграммы, карты — все должно быть подготовлено и проверено заранее. Если речь идет о слайдах, то надо подготовить соответствующий диапроектор для их показа, экран, проверить исправность розетки. Это же касается и подготовки видеопоказа. Проверьте заранее, как работает видеоаппаратура, чтобы не пришлось потом терять время, настраивая и регулируя его уже во время показа.

Вспомогательное оборудование. Например, копировальное устройство может потребоваться при необходимости срочно раздать всем присутствующим текст проекта постановления.

Оборудование, используемое в больших залах. Например, компьютеры, видеопроекторы, микрофоны, трибуна, большая настенная доска и маркеры, если по ходу лекции или доклада выступающий что-то записывает. Не нужно забывать также о графине с водой и о стаканах. Следует позаботиться и о том, чтобы кофе или чай были готовы именно к объявленному перерыву, а не после него.

При подготовке совещания не следует забывать и о мелочах. Все должно быть продумано и подготовлено заранее.

В настоящее время нередки так называемые селекторные совещания.

Такие совещания не требуют присутствия всех заинтересованных лиц в кабинете руководителя, что позволяет не отрывать людей от их непосредственной работы, высвобождает время, затрачиваемое на территориальные перемещения.

В последнее время в качестве внутриофисной связи чаще используются мини-АТС. Это позволяет обойтись одним аппаратом как для связи внутри офиса, так и для выхода во «внешний мир».

Большое разнообразие таких АТС не позволяет сделать описание подробным, но почти все они могут переключать разговор на другого работника или подключать его к разговору, переадресовывать звонки к вам на другой аппарат, вести разговор сразу с несколькими сотрудниками вашей фирмы, передавать сообщение сразу на все телефонные аппараты.

В качестве внутриофисной связи могут использоваться также различные переговорные устройства, использующие как телефоны без номеронабирателя, так и специальные устройства.

Итак, к деловым совещаниям необходимо готовиться с особой тщательностью. Все должно быть продумано и правильно, умело организовано. Только тогда совещания могут быть результативными и стать огромным подспорьем в работе руководителя.

Резюме Совещания — это такой вид управленческой деятельности, когда определенное число участников собирается в назначенные время и месте для обсуждения проблемы, затрагивающей их интересы, и для нахождения возможных решений в соответствии с поставленной целью. Деловое совещание — один из высокоэффективных, но трудоемких методов управления, поэтому необходимо использовать его для рассмотрения самых актуальных вопросов, действительно требующих выработки коллективных решений. Практика управления показывает, что совещания — это обязательная форма организации и управления, однако имеется немало резервов высвобождения времени за счет сокращения их количества, упорядочения проведения, исключения атмосферы неделовитости и заседательской суеты. Малоэффективные, длительные совещания являются, как правило, результатом неудовлетворительной подготовки и низкого уровня их проведения.

Начинать совещание следует точно в назначенное время, независимо от того, сколько человек еще не подошло. Оптимальная длительность оперативного совещания составляет 20—30 мин, проблемного совещания с насыщенной повесткой дня — до 1,5—2 ч. Время рассмотрения одного достаточно сложного вопроса не должно превышать 40—45 мин. Через каждые 1,5 ч работы необходимо делать перерывы для того, чтобы не переутомлять участников совещания. Заслуживает внимания японская кольцевая система принятия решений — кингесё. Такое совещание проходит быстро и эффективно, так как в нем участвуют мало людей, все они заранее знают, о чем пойдет речь, потому что ознакомились с проектом решения и замечаниями предыдущих специалистов. Такой метод позволяет сократить число плановых совещаний на 20—30%. Совещание должно проходить в атмосфере искренности и откровенности, взаимного уважения, принципиальности, деловитости, самокритики: главная его задача — искать и находить позитивные решения.

Для создания нормальной психологической атмосферы на совещании, особенно со стороны руководителя, недопустимы недоброжелательный тон, категорические суждения, острые реплики. В заключительной части совещания руководитель должен четко сформулировать принятые в ходе коллективного обсуждения решения, назвать ответственных исполнителей, установить сроки исполнения и проконтролировать выполнение этих решений. Без необходимых вспомогательных средств трудно провести хорошее совещание. В качестве вспомогательных средств можно использовать: наглядные пособия; вспомогательное оборудование; оборудование, используемое в больших залах, например, видеопроекторы, микрофоны, трибуну, настенную доску, диапроекторы и т.д.

Практическое задание Составьте алгоритм подготовки руководителем делового совещания. Сформулируйте письменно план подведения итогов совещания.

Контрольные вопросы Что такое деловое совещание? Для чего необходимо проведение совещаний? Назовите основные виды совещаний. Охарактеризуйте каждый из существующих видов совещаний.

5 В чем заключается преимущество селекторных совещаний? Назовите основные этапы подготовки совещаний. Расскажите о японской системе проведения совещаний. Что необходимо для проведения эффективного совещания? Для чего необходимо определение регламента?

Рекомендуемая литература

Быкова Т.А., Кузнецова Т.В. Подготовка совещаний и собраний (практическое пособие). — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1997,- 80 с.

Васильев В. М. и др. Управление в строительстве: Учебник для вузов. — М.: Изд-во АСВ, 2001.

Вудкок М., Френсис Д. Раскрепощенный менеджер. Для руководи- теля-практика: Пер. с англ. — М.: Дело, 1994. — 320 с.

Зарецкая Е.Н. Риторика. Теория и практика речевой коммуникации. — М.: Дело, 1998.

Ксенчук Е.В., Киянова М. К. Что мы знаем о совещаниях?// КО. — 1992. - № 7.

Кузнецова Т.В. Подготовка совещаний // Управление персоналом. — 1997. - № 11.

Мартин Д.М. Манипулирование встречами / Пер. с англ. Л.А. Мороз. — Минск: Амалфея, 1996. — 196 с.

Резник С.Д. Управление персоналом: Учебное пособие для вузов. — Пенза: ПГАСА, 1999. — 336 с.

Станкин М. Парцептивное общение (как понимать себя и людей) // Управление персоналом. — 1999. — № 10.

Шейнов В.П. Как сделать совещание более эффективным, но менее продолжительным. Как подготовить хорошее выступление. — Минск: Амалфея, 1990.

<< | >>
Источник: С.Д. Резник. Персональный менеджмент. 2004

Еще по теме Вспомогательные средства и оборудование для проведения совещаний:

  1. Методика проведения совещаний
  2. Проведение совещания
  3. Проведение собраний и совещаний
  4. Правила подготовки и проведения совещания
  5. Подготовка к проведению делового совещания
  6. ГЛАВА 17 ПОДГОТОВКА И ПРОВЕДЕНИЕ ДЕЛОВЫХ СОВЕЩАНИЙ
  7. Правила проведения совещания
  8. Замечания о культуре проведения совещаний и подготовки к ним
  9. Амос Джули-Энн. Проведение рабочих совещаний, 2010
  10. ВОЗМОЖНОСТИ ИНСТРУМЕНТАЛЬНОГО СРЕДСТВА BPWin ДЛЯ ПРОВЕДЕНИЯ ФУНКЦИОНАЛЬНО-СТОИМОСТНОГО АНАЛИЗА
  11. МЕТОДИКА ПРОВЕДЕНИЯ ВЫСТУПЛЕНИЙ И СОВЕЩАНИЙ
  12. Передовые технологиии проведение рабочих совещаний
  13. ОРГАНИЗАЦИОННО-ТЕХНИЧЕСКИЕ МЕРОПРИЯТИЯ ПО ПОДГОТОВКЕ И ПРОВЕДЕНИЮ СОВЕЩАНИЙ
  14. Примерная номенклатура статей затрат для цехов (участков) вспомогательных производств
  15. Кого приглашать для участия в рабочем совещании
  16. Глава 6 ВЫБОР ОБОРУДОВАНИЯ ДЛЯ РЕСТОРАНА
  17. Корпорация CIM - оборудование для персонализации пластиковых карт
- Антикризисное управление - Деловая коммуникация - Документоведение и делопроизводство - Инвестиционный менеджмент - Инновационный менеджмент - Информационный менеджмент - Исследование систем управления - История менеджмента - Корпоративное управление - Лидерство - Маркетинг в отраслях - Маркетинг, реклама, PR - Маркетинговые исследования - Менеджмент организаций - Менеджмент персонала - Менеджмент-консалтинг - Моделирование бизнес-процессов - Моделирование бизнес-процессов - Организационное поведение - Основы менеджмента - Поведение потребителей - Производственный менеджмент - Риск-менеджмент - Самосовершенствование - Сбалансированная система показателей - Сравнительный менеджмент - Стратегический маркетинг - Стратегическое управление - Тайм-менеджмент - Теория организации - Теория управления - Управление качеством - Управление конкурентоспособностью - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения - Финансовый менеджмент - ЭКОНОМИКА ДЛЯ МЕНЕДЖЕРОВ -