Виды служебных документов
Документы учреждений, организаций и предприятий приня7 то различать по видам деятельности, наименованию, месту составления и т.д.
Наиболее крупными группами документов по видам деятельности являются организационно-распорядительные, финансоворасчетные, справочно-информационные.
По наименованиям документы подразделяются на уставы, положения, приказы, протоколы, инструкции, планы, отчеты, акты и т.п. Однако классифицировать документы по наименованиям не всегда целесообразно, так как зачастую документы одного и того же наименования выполняют различную роль. Например, протокол производственного собрания и протокол разногласий по договору поставки имеют совершенно различное назначение и относятся к различным системам документации. Ничего общего нет между заявлением о приеме на работу и заявлением об открытии расчетного счета в банке. />По месту составления документы делятся на внутренние и внешние. Внутренняя документация создается данным учреждением и отражает внутриучрежденческие операции. Совокупность внутренних документов обеспечивает потребности учреждения в документировании его деятельности. Возникновение внутренней документации регулируется нормами, установленными данным учреждением.
К внешним относятся документы, полученные учреждением извне или направленные им другим организациям или лицам. Они характеризуют деятельность данного учреждения через взаимоотношения с другими организациями. Однако следует отметить, что этот признак классификации применим лишь при рассмотрении комплекса документов конкретного учреждения.
По количеству отраженных в тексте вопросов документы делятся на простые и сложные.
Под простыми понимаются документы, содержание которых посвящено одному вопросу (факту, событию, явлению). Такие документы легко обрабатываются, регистрируются, контролируются. В сложных документах отражается несколько вопросов.
Это влечет за собой значительные трудности в работе с ними как в делопроизводстве, так и в архиве. Необходимо стремиться к сокращению числа сложных документов и замене их простыми. Практика показывает, что в большинстве случаев подготовка сложных документов не вызывается необходимостью.Рассмотрим следующие наиболее крупные группы документов по видам деятельности. Организационно-распорядительная документация
Она подразделяется на пять основных групп: Организационная документация (положения, уставы, инструкции, протоколы), посредством которой определяется статус учреждения, структурных звеньев и порядок их работы. Распорядительная документация (постановления, распоряжения, решения, приказы по основной деятельности, указания), характеризующая административную деятельность учреждения. Справочно-информационная документация (письма, телеграммы, докладные записки, справки, обзоры, сводки и др.). Документация о личном составе (приказы о личном составе, личные дела и карточки, записки о переводе, характеристики и др.). Предложения, заявления и жалобы граждан.
Рассмотрим некоторые из перечисленных видов документов,
наиболее часто встречающихся.
Положение. Это правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждений и структурных подразделений на длительный промежуток времени. Текст положения содержит основные разделы: общую часть, основные задачи и функции, права и ответственность.
Приказы, касающиеся основной деятельности. Приказ является правовым актом, издаваемым руководителем органа государственного управления, действующим на основе единоначалия в Целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях приказ может касаться
широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.
Приказы представляют один из важнейших видов организационно-распорядительной документации. В них отражается основная исполнительно-распорядительная деятельность учреждения, предприятия.
Приказы могут издаваться на основании и во исполнение законов, постановлений или распоряжений правительства, приказов и инструкций вышестоящих органов и по основным вопросам внутренней жизни предприятия, учреждения, организации.Текст приказа по основной деятельности, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются и анализируются факты, вызвавшие издание приказа. Эта часть может состоять из пересказа акта вышестоящего органа, во исполнение которого данный приказ издается. Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме и начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами с отдельной строки. Формулировки этой части приказа должны быть конкретными, четкими, ясными и не допускать различных толкований. Каждое намеченное мероприятие оформляется отдельным пунктом. По каждому пункту указываются исполнитель — структурное подразделение или должностное лицо (в дательном падеже), предписываемое действие и срок исполнения.
Заканчивается распорядительная часть приказа указанием органа или лица, на которых возложен контроль за исполнением данного приказа.
Датой приказа является день его подписания. Подписывается первый экземпляр приказа, изготовленный на бланке.
Инструкции Инструкция — это правовой акт, устанавливающий правила, регулирующие организационные и специальные стороны деятельности учреждений, их подразделений и отдельных должностных лиц. Инструкции могут быть индивидуальными и типовыми.
Разновидностью инструкции являются должностные инструкции, в которых определяются права и обязанности должностных лиц. Как правило, они разрабатываются на основе типовых инструкций для определенных категорий работников.
Протоколы. Протокол — документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Однако протокольная документация также может отражать деятельность и неколлегиальных органов (следственных, административных, органов охраны общественного порядка и др.).
Проведению заседаний, совещаний и собраний должна предшествовать большая подготовительная работа, которая заключается в составлении и согласовании ряда документов: повестки дня, списка участников совещаний и приглашенных [52, 209].
Во время заседания секретарь или специально назначенное лицо ведет протокол.
В формуляр протокола входят: наименование учреждения или подведомственность; название вида документа (протокол); дата заседания; гриф учреждения (если протокол подлежит утверждению); заголовок, куда входит наименование коллегиального органа или конкретного совещания, заседания; указание фамилий председателя и секретаря; состав присутствующих; повестка дня; текст по форме: слушали — решили (постановили), подписи председателя и секретаря.
Организационно-распорядительная документация играет исключительно важную роль в деятельности предприятий. Посредством ее документируются такие важные вопросы, как: определение функций и прав органа в целом, его структурных подразделений и подведомственных организаций; установление и изменение структуры и штатов учреждений; реорганизация и ликвидация организаций и их структурных звеньев; контроль за подведомственными объектами; организация информации; обеспечение аппарата управления кадрами; организация процесса управления. Каждый из перечисленных вопросов делится на более мелкие, конкретные задачи. С этой документацией практически работают сотрудники всех структурных подразделений учреждения, предприятия. Финансово-расчетная документация
Она обеспечивает точное и своевременное выполнение финансовых, банковских и других операций, способствует рациональному использованию денежных средств. Эти документы составляют в основном работники бухгалтерии. Справочно-информационная документация
Служебное письмо. Это обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, между частными лицами и учреждениями.
На служебные письма приходится до 80% общего объема документации учреждений. Они составляются по самым различным вопросам деятельности.
Логическими элементами делового письма являются: введение или вступление, изложение сути дела, доказательства, выводы или заключение.
Письма, направленные вышестоящими учреждениями подведомственным предприятиям и организациям, содержат, как правило, распоряжения, вопросы, разъяснения, информационные сообщения и т.д.
Письма, направляемые подведомственными предприятиями и учреждениями вышестоящим организациям, чаще всего содержат отчеты, запросы, ответы, пояснительные записки, предложения.
Служебные письма имеют множество видов: сопроводительные, информационные, гарантийные, рекламационные, претензионные, арбитражные, письма-подтверждения, напоминания, извещения, заключения и т.д.
Телеграммы В тех случаях, когда необходима срочная передача информации адресату, текст ее можно передать по телеграфу, факсу, другим средствам электронной связи. Текст телеграммы должен быть кратким и четким.
Докладные записки. Докладная записка содержит обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями. Адресуется руководителю данного или вышестоящего учреждения.
Формуляр этого документа содержит: наименование учреждения и его подведомственность, наименование структурного подразделения, название вида документа (докладная записка), дату, индекс, место составления, заголовок, текст, подпись.
Текст докладной записки, как правило, состоит из двух частей. В первой, вводной части излагаются факты и проводится их анализ, во второй — делаются выводы и предложения.
Еще по теме Виды служебных документов:
- КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫЕ СЛУЖЕБНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
- Требования к служебным документам
- РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ, ОТНОСЯЩИМИСЯ К ГОСУДАРСТВЕННОЙ, КОММЕРЧЕСКОЙ И СЛУЖЕБНОЙ ТАЙНЕ
- Структура документа: формуляр современного управленческого документа, текст документа,унификация текста документа
- Основные виды документов
- Виды бланков документов и их реквизиты
- Основные виды документов предприятия
- ВИДЫ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ
- ВИДЫ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
- ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
- Виды марке тинговых документов
- Виды расчетных документов, используемые в безналичных расчетах
- Характеристики, рекомендательные письма и иные виды документов
- Тема 2 «Виды банковских документов и бухгалтерских проводок, используемых в коммерческом банке»
- Служебная тайна
- Служебное задание