<<
>>

ВИДЫ И ФОРМЫ СОВРЕМЕННЫХ ДЕЛОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ

Деловые коммуникации — это средства, помогающие выполнению деятельности, в том числе и управленческой. Средства коммуникации можно разделить на аудиовизуальные и контактные. К аудиовизуальным, т.е.

видимым, слышимым, относятся телефон, телефакс, видеотелефон, селекторная связь, компьютер и др. К контактным средствам относятся совещания, приветствия, представления, презентации, приемы, планерки, переговоры, деловые встречи, конференции, собрания, консультации, круглые столы и т.д.

Деловые коммуникации могут осуществляться непосредственно, через деловое общение, и опосредованно, т.е. посредством чего-то, например, письма, записки, переписки. Деловое общение разворачивается в ходе совместной деятельности, направлено на потребность в доброжелательном сотрудничестве. Основным мотивом данного вида общения является деловой, направленный на решение проблемы, осуществление деятельности и т.д. Человек в деловом общении выступает как партнер, организатор и участник совместной деятельности.

Деловые коммуникации являются средством упрощения деловых контактов, сокращения времени на переговоры.

Американский специалист в области организации личной работы А. Маккензи в своих исследованиях доказал, что первое место среди причин потери рабочего времени занимает нерациональное использование телефона.

Современная система управления немыслима без телефона как основного средства коммуникации. Довольно часто руководители отдельных учреждений, фирм и т.д. более 70% вопросов решают по телефону. Это значительно сокращает время па решение вопроса, но при этом занимает довольно большой промежуток рабочего времени руководителя.

Можно говорить о некоторых правилах применения телефона как средства коммуникации в управлении. Психологи выделили следующие причины, мешающие эффективному использованию телефона: неясна цель разговора; импровизация вместо подготовленного разговора; неблагоприятное время для звонка; долгий поиск номера абонента; звонок без предварительной подготовки необходимых материалов; предварительно не записаны план разговора и основные проблемы; не названа цель разговора; монолог вместо выслушивания ответа на поставленный вопрос; не ведется последующая запись делового разговора; неконкретные договоренности.

В любом серьезном учреждении сегодня используется телефакс. С его помощью передают наиболее срочные бумаги, справки, материалы и получают сообщения. Использование телефакса значительно сокращает время пересылки бумаг и получения необходимой информации, что значительно улучшает деловые коммуникации. Телефакс существенно ускорил деловую переписку. Факсимильная связь может передавать, печатать, делать копии документов.

При отправке сообщений по телефаксу рекомендуется сделать стандартную первую страницу. Лучше всего ее оформить на бланке учреждения, допечатав адреса, телефоны, номера факсов и телекса. Записи на факсе идут в определенной последовательности: имя отправителя; дата передачи сообщения; адрес отправителя; номер факса отправителя; количество страниц сообщения, включая первую; имя адресата; адрес адресата; стандартная запись: «Если вы не получили все страницы отправления, позвоните, пожалуйста, по телефону... передайте сообщение по факсу...» (впечатываются соответствующие ваши номера).

Текст сообщения может быть любым — рукописным, печатным. Страницы должны быть пронумерованы, печать ставится только в том случае, если высылается документ.

Письма, документы и нотариально заверенные копии, отправленные факсимильной связью, принято дублировать отправкой обычным письмом, чтобы адресат мог убедиться в их подлинности и представить по месту требования. При этом необходимо указать в сообщении, что подлинники материалов высылаются почтой.

Руководитель любого учреждения знает, сколько времени занимает деловая переписка. Количество деловых бумаг в последнее время значительно увеличилось, иногда оно превышает 100 единиц в день. А поскольку деловая корреспонденция отправляется ежедневно, она занимает у руководителя много времени. Зачастую ему приходится тратить ежедневно до двух часов на подписание и разбор деловых бумаг.

Для четкой организации деятельности руководителю из всей приходящей корреспонденции необходимо выделять ту, которая требует срочного ответа.

Порой письма или корреспонденция приходят позже, чем на них требуется ответ. Поэтому важно всегда знать дату отправления и получения корреспонденции. От даты получения корреспонденции зависит дата ответа — от 3, 10 до 30 дней. Если предлагаемый срок не реален, необходимо сразу по получении известить об этом адресата. Отсутствие ответа в срок воспринимается однозначно: неответивший — невоспитанный человек. Принято отвечать в любом случае, даже если ответить по существу нечего. В этом случае приносят извинения, что не в состоянии ответить на поставленный вопрос.

Существуют современные формы деловой международной переписки. С зарубежными партнерами переписку надлежит вести на двух языках — русском и языке партнера (чаще всего на английском языке).

В деловой переписке при написании должностей и званий используют ряд стандартных сокращений:

Dr. — доктор;

Dir. — директор; M. — генеральный директор;

Pres. — президент;

Prof. — профессор. 

<< | >>
Источник: Гончаров М.А.. Основы менеджмента в образовании : учебное пособие. 2008

Еще по теме ВИДЫ И ФОРМЫ СОВРЕМЕННЫХ ДЕЛОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ:

  1. Общая характеристика совещания как формы деловой коммуникации
  2. Т е м а 5. Деловая беседакак форма деловой коммуникации
  3. 3.Виды и формы собственности в современной экономике
  4. Тема 4. «Виды и формы МЭО на современном этапе. Тенденции динамики и структуры»
  5. НЛП и деловая коммуникация
  6. ГЛАВА 8 ДЕЛОВЫЕ КОММУНИКАЦИИ
  7. 6.3. Деловое общение как элемент коммуникации
  8. Каналы коммуникации и современные информационно-коммуникационные технологии
  9. Виды коммуникаций страховщика
  10. Виды маркетинговых коммуникаций
  11. Раздел 1 Коммуникация в условиях современного рынка 
  12. 17.1. Цели, задачи и формы делового общения
  13. ГЛАВА 17 Деловой и туристский секторы в современной международной торговле
  14. ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВЫЕ ФОРМЫ ДЕЛОВЫХ ПРЕДПРИЯТИЙ
  15. ГЛАВА 6 СОВРЕМЕННОЕ ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО
  16. Виды деловых совещаний
  17. ЭТИКЕТ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СОВРЕМЕННОГО ДЕЛОВОГО ЧЕЛОВЕКА
  18. Деловая ситуация «Организационно-правовые формы предприятий»
  19. Виды, цели и этапы деловой карьеры
  20. 5.1 Виды срочных сделок: основные понятия делового оборота
- Антикризисное управление - Деловая коммуникация - Документоведение и делопроизводство - Инвестиционный менеджмент - Инновационный менеджмент - Информационный менеджмент - Исследование систем управления - История менеджмента - Корпоративное управление - Лидерство - Маркетинг в отраслях - Маркетинг, реклама, PR - Маркетинговые исследования - Менеджмент организаций - Менеджмент персонала - Менеджмент-консалтинг - Моделирование бизнес-процессов - Моделирование бизнес-процессов - Организационное поведение - Основы менеджмента - Поведение потребителей - Производственный менеджмент - Риск-менеджмент - Самосовершенствование - Сбалансированная система показателей - Сравнительный менеджмент - Стратегический маркетинг - Стратегическое управление - Тайм-менеджмент - Теория организации - Теория управления - Управление качеством - Управление конкурентоспособностью - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения - Финансовый менеджмент - ЭКОНОМИКА ДЛЯ МЕНЕДЖЕРОВ -