<<
>>

Виды деловых совещаний

 

Среди множества видов деятельности руководителя большое количество его времени приходится или на проведение деловых совещаний, или на участие в них.

Под совещанием понимается такой вид управленческой деятельности, когда определенное количество участников собирается в заранее оговоренном месте в обусловленное время для обсуждения и принятия решений по заранее поставленным вопросам [23, с.

7].

Чем выше занимаемая руководителем должность, тем большую часть времени ему приходится затрачивать на заседания, собрания, совещания и другие коллективные формы делового общения.

Совещания — один из самых дорогостоящих видов управленческой деятельности, так как помимо затрат материальных средств нужны большие затраты времени руководителей и участников совещаний.

Вряд ли найдется другой такой вид деятельности, при котором бы затрачивалось столько времени многих людей одновременно, сколько при проведении совещаний.

Возникает вопрос: а нельзя ли обойтись без совещаний? Почему руководители затрачивают массу своего времени и времени своих сотрудников, коллег на проведение различных собраний и совещаний? Потому что при обсуждении важных деловых проблем возникает несколько точек зрения, а это качественно повы

шает уровень принимаемых решений. И в свою очередь, способствует улучшению взаимоотношений и сотрудничества между отдельными подразделениями. Управление при коллективной работе носит более непосредственный и целенаправленный характер, в результате чего вся управленческая система используется более эффективно.

Участники делового совещания в процессе совместной работы обучаются умению мыслить в соответствии с интересами коллектива, подходить к обсуждаемой проблеме с учетом последствий принимаемых решений.

Участие в такой коллективной форме управления, как совещание, способствует развитию деловых качеств работника, росту его компетентности в процессе взаимного обмена мнениями, накоплению им навыков творческого решения управленческих задач.

Деловое совещание обеспечивает возможность для руководителя проявить свои организаторские способности, умение убеждать и другие качества. Участие в деловом совещании создает благоприятные условия для непосредственного общения руководителя с подчиненными и, следовательно, влияния на них.

Таким образом, проведение деловых совещаний — неотъемлемая часть жизни руководителя. В современном менеджменте и бизнесе без них просто не обойтись, так как этот вид управленческой деятельности способствует выработке и принятию наилучших решений.

Важно научиться проводить совещания эффективно, по самым важным вопросам, без лишних затрат времени, лишних участников. предварительно хорошо организуя их.

Прежде чем принять решение о проведении совещания, надо задать себе вопрос: «В самом ли деле оно так необходимо?» Нужно удостовериться, во-первых, в том, что без совещания не обойтись, и, во-вторых, продумать альтернативные варианты достижения запланированных результатов.

Существуют различные виды деловых совещаний. В отечественной практике управления наиболее типично деление совещаний по их задачам. Отсюда выделяют проблемные, инструктивные и оперативные совещания.

Целыо проблемного совещания является поиск лучшего управленческого решения по обсуждаемой проблеме. Решения на таком совещании обычно формулируются в результате дискуссии и принимаются после голосования.

Такое совещание проводится по следующей схеме: доклады; вопросы к докладчикам;

дискуссия; выработка решения.

Если участники совещания заранее получили обсуждаемые материалы, успели изучить их, то совещание можно проводить без доклада, сразу начиная его с вопросов к докладчикам.

Участники проблемного совещания могут высказывать и отстаивать свою точку зрения, такое совещание повышает чувство ответственности работников за принимаемые решения.

Задача инструктивного совещания заключается в передаче распоряжений и необходимых сведений сверху вниз по схеме управления для их более быстрого и эффективного выполнения.

На таком совещании руководитель доводит до сведения собравшихся принятые администрацией решения, которые обычно конкретизируются для каждого исполнителя. В определенной мере и на инструктивном совещании действует коллективный разум: уточняются задания, высказываются предложения по наилучшему выполнению этих заданий

Оперативные совещания — это так называемые планерки, летучки, пятиминутки. Они не должны быть затяжными. Задачей таких совещаний является получение руководителем информации о текущем состоянии дел на производстве. В противоположность инструктивному оперативное совещание обеспечивает передачу информации снизу вверх по схеме управления. Получив от участников совещания оперативную информацию, руководитель выявляет наличие «узких» мест, причины отставания и сбоев, здесь же принимает необходимые решения, дает поручения, определяя сроки их выполнения. На оперативном совещании не делают докладов. Главная цель — выявить те проблемы производства, на решение которых должны быть направлены главные усилия коллектива.

Существует классификация совещаний по стилю проведения, к которой относятся автократические, свободные, дискуссионные.

На автократических совещаниях право выступления и право принятия решения имеет только руководитель. Участники же таких совещаний должны слушать и отвечать на вопросы, задаваемые руководителем. Подобного рода совещания проводятся в том случае, когда руководитель должен дать указания или проинформировать своих подчиненных.

У свободного совещания нет определенной повестки дня. Оно может проводиться без председательствующего. Такое совещание сводится к обмену мнениями. Решения по ним не фиксируются. Свободное совещание проводится, как правило, в форме беседы или разговора.

Дискуссионное совещание, или мозговой штурм, — способ получения решений по какому-либо вопросу путем генерирования новых идей и анализа предложенных решений в результате коллективной работы группы людей в ходе совещания, проводимого по определенным правилам. Характерная особенность данного способа заключается в отсутствии критики и опенки высказываемых идей.

Любое из перечисленных совещаний требует особого подхода. Поэтому руководитель должен добиться максимальной пользы от их проведения.

Конечно, любые совещания отнимают много времени у руководителей. Однако существуют методы высвобождения полезного рабочего времени за счет сокращения количества совещаний, упорядочения их проведения, соблюдения регламента и др. 

<< | >>
Источник: С.Д. Резник. Персональный менеджмент. 2004

Еще по теме Виды деловых совещаний:

  1. Деловое совещание
  2. ВЕДЕНИЕ ДЕЛОВОГО СОВЕЩАНИЯ
  3. Ведение делового совещания
  4. Подготовка к проведению делового совещания
  5. ГЛАВА 17 ПОДГОТОВКА И ПРОВЕДЕНИЕ ДЕЛОВЫХ СОВЕЩАНИЙ
  6. Завершение делового совещания и составление его протокола
  7. Общая характеристика совещания как формы деловой коммуникации
  8. ВИДЫ И ФОРМЫ СОВРЕМЕННЫХ ДЕЛОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ
  9. Виды, цели и этапы деловой карьеры
  10. 5.1 Виды срочных сделок: основные понятия делового оборота
  11. Раздел II ПЕРЕГОВОРЫ С ЗАРУБЕЖНЫМИ ПАРТНЕРАМИ, ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА И ДЕЛОВОЙ ПРОТОКОЛ
  12. Т е м а 5. Деловая беседакак форма деловой коммуникации
  13. БЕСКОНЕЧНОЕ СОВЕЩАНИЕ
  14. Итоговый анализ совещания
  15. Методика проведения совещаний
  16. После рабочего совещания
  17. Проведение собраний и совещаний
  18.   Целесообразность рабочего совещания  
- Антикризисное управление - Деловая коммуникация - Документоведение и делопроизводство - Инвестиционный менеджмент - Инновационный менеджмент - Информационный менеджмент - Исследование систем управления - История менеджмента - Корпоративное управление - Лидерство - Маркетинг в отраслях - Маркетинг, реклама, PR - Маркетинговые исследования - Менеджмент организаций - Менеджмент персонала - Менеджмент-консалтинг - Моделирование бизнес-процессов - Моделирование бизнес-процессов - Организационное поведение - Основы менеджмента - Поведение потребителей - Производственный менеджмент - Риск-менеджмент - Самосовершенствование - Сбалансированная система показателей - Сравнительный менеджмент - Стратегический маркетинг - Стратегическое управление - Тайм-менеджмент - Теория организации - Теория управления - Управление качеством - Управление конкурентоспособностью - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения - Финансовый менеджмент - ЭКОНОМИКА ДЛЯ МЕНЕДЖЕРОВ -