Требования к служебным документам
Они регламентируются государственными стандартами на организационно-распорядительную документацию. Сокращение документации и уменьшение трудоемкости ее составления являются сегодня одной из актуальных задач для всех учреждений, организаций, предприятий.
Один из путей ее эффективного решения — унификация и стандартизация документов как по форме, так и по содержанию, выработка единых научно обоснованных правил подготовки документов, разработка и внедрение государственных стандартов на документы.
Под унификацией документов понимается приведение их к единообразию формы. Это означает установление оптимального числа необходимых реквизитов, из которых складывается документ; определение форматов бумаги, применяемой для оформления документов; установление постоянного расположения реквизитов на бумаге.
Под стандартизацией документов понимается установление единых норм и требований, предъявляемых к документам.
В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов, которые установлены государственными нормативными актами.
Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов (даты, текста и т.д.), которые называются реквизитами [108, 204, 207].
В государственном стандарте перечислены следующие возможные реквизиты: Государственный герб. Эмблема организации или предприятия. Изображение правительственных наград. Коды. Наименование министерства или ведомства. Наименование учреждения, организации или предприятия. Наименование структурного подразделения. Адресат. Резолюция. Гриф учреждения. Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адреса, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номера телефона, факса, номер банковского счета. Название вида документа. Дата. Индекс (номер документа). Ссылка на индекс и дату входящего документа. Место составления или издания. Отметка о контроле.
Заголовок к тексту. Текст. Отметка о наличии приложения. Подпись. Гриф согласования. Отметка о заверении копий. Визы. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.Отметка о поступлении. Печать. Фамилия исполнителя и номер его телефона. Г риф ограничения к доступу документа.
В соответствии с государственными стандартами административные документы составляются на бумаге стандартного размера (ГОСТ Р 6.30—97 УСД) А4 (210 X 297 мм) и А5 (148 X 210 мм).
ГОСТ устанавливает также размеры полей: поля с левой стороны — 35 мм; поля с правой стороны — не менее 8 мм; верхнее поле — 20 мм; нижнее поле — 20 мм.
Указание автора — обязательный реквизит каждого документа. Авторами служебных (официальных) документов являются, как правило, учреждения, организации, предприятия.
В служебных документах автор чаще всего обозначается в бланках. Бланк представляет лист бумаги с напечатанным на нем названием учреждения, предприятия, организации. Бланк может быть заранее отпечатан в типографии, оттиснут штемпелем, отпечатан на машинке. Незаполненные бланки являются документом строгой отчетности и хранятся у ответственного лица.
В бланке, в соответствии с требованиями стандартов, указываются: герб страны; эмблема организации или предприятия; изображение правительственных наград; наименование министерства или ведомства; полное наименование учреждения, организации или предприятия (в скобках сокращенное, если таковое имеется); наименование структурного подразделения; адрес учреждения; название вида докумен та или место для него; дата; индекс; ссылки на индекс и дату входящего документа; место составления документа.
Каждое учреждение, организация, предприятие должны иметь два вида бланков — бланки для служебных писем и бланки для всех других видов документов. Применение бланков повышает культуру управленческого труда, придает информации официальный характер, облегчает исполнение и дальнейшее использование документа.
Все служебные документы формата А4 должны иметь заголовок независимо от вида, содержания и назначения документа.
Без заголовка разрешается составлять лишь некоторые документы на формате А5, извещения, телеграммы и телефонограммы. Заголовок формулируется составителем документа. В нем кратко и точно в одной фразе должно быть отражено основное содержание документа. Например: «О контроле за принятием решения»; «О поставке товара по контракту». Для документов, сложных по ' содержанию, составляются подзаголовки.Заголовок помещается в левом верхнем углу документа. Заголовок значительно упрощает обработку документа. По нему сразу, не читая всего 1 екста, можно получить представление о содержании документа. Заголовок облегчает регистрацию документа, его распределение между исполнителями, контроль за сроками исполнения, поиск нужного документа в деле и помогает правильному распределению документов в дела.
Адресование документа. На многих видах служебных документов, и прежде всего на документах, отправляемых в учреждения, указывается адресат, т.е. наименование учреждения, которому направляется данный документ. Адресат располагается в правом углу документа. В адресате названия учреждения и структурной части пишутся в именительном падеже.
Для ускорения направления документа и его исполнения, если известна фамилия руководителя, который будет рассматривать документ, следует адресовать корреспонденцию конкретным должностным лицам. В этом случае наименование организации пишется в именительном падеже, а наименование должности и фамилия получателя в дательном.
ОАО «Трест Жилстрой» Начальнику отдела кадров Федорову Н.С.
Датирование документа. Каждый документ имеет дату. Она относится к обязательным реквизитам документа. Даты, проставляемые на документе, могут иметь различное назначение. Так, дата, проставляемая в бланке, должна быть датой подписания документа. Однако нередко дату в бланке ставят при его регистрации или даже в момент отправления. В таких случаях дата подписания и дата отправки документа должны совпадать. Для официальных документов существует также дата опублико
вания документа, дата утверждения, дата вхождения документа в силу.
/>Дата проставляется лицом, подписывающим или утверждающим документ. На документе проставляют также даты написания резолюций, даты ознакомления с документом, визирования, контроля исполнения и т.д.Дата служит поисковым признаком и используется для ссылки на документ. В состав даты входят число, месяц, год.
Наиболее рациональным следует признать обозначение всех частей даты арабскими цифрами: —8 марта 2002 г. — 15 июля 2002 г. —21 декабря 2002 г.
Состав удостоверения документов. К способам удостоверения документа относят подписание, проставление печати, утверждение. Это придает документу юридическую силу. Подпись — обязательный реквизит документа. Она состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, его личной подписи и расшифровки.
Документы, направляемые в вышестоящие организации, в редакции газет и журналов, все распорядительные и наиболее важные внутренние документы подписывают руководители учреждений и их заместители. Руководители структурных подразделений подписывают документы в пределах своей компетенции. Если документ направляется по нескольким адресам, в вышестоящие инстанции и неподведомственные учреждения, руководитель подписывает все экземпляры, а в делах остается заверенная копия. При направлении документа нескольким подведомственным учреждениям подписывается только оригинал, остающийся в делах учреждения, а рассылаются копии.
Две подписи и более ставятся под документом тогда, когда ответственность падет на несколько лиц. Например, на протоколах — подписи председателя и секретаря; на аттестатах — подписи директора школы, заведующего учебной частью, учителей; на договорах — подписи договаривающихся сторон; на документах, связанных с денежными и материальными ценностями, — подписи руководителя учреждения и главного бухгалтера и т.д. Как правило, все случаи проставления нескольких подписей оговариваются в специальных инструкциях.
Нормативными актами предусмотрена необходимость утверждения некоторых видов документов.
Например, требуют утверждения уставы, положения об учреждениях и их структурных частях, штатные расписания, инструкции, некоторые прото-
колы и др. Утверждение документа производится после его подписания. Утверждение санкционирует содержание документа или распространяет его действие на определенный круг организаций. Г риф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, ее расшифровки и даты. Располагается гриф в правом верхнем углу по образцу:
УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ОАО «Теплосеть» (личная подпись) Н.И. Петров 03.08.2001.
Приложения. Нередко служебные документы имеют приложения. Обычно приложения дополняют, разъясняют, детализируют отдельные вопросы основного документа. Указание на наличие приложения, упоминаемого в тексте, делается в виде отметки после текста документа перед подписью. Если документ имеет прило- 1 жения, не названные в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров.
Отметки на документах. На документе, поступившем в учреждение, проставляется регистрационный штамп. По государственному стандарту штамп ставится в правом нижнем углу первого листа документа. Регистрационный штамп включает: название учреждения, организации, предприятия, в которое поступил документ, дату получения и регистрационный номер.
Порядок и характер исполнения документа указываются в резолюции. Она должна отражать отношение руководителя к вопросу, затронутому в документе, и указывать на порядок его решения.
Место для резолюции определено стандартом в правом верхнем углу. Резолюция должна быть подписана и датирована. Написание резолюций на отдельных листочках и прикрепление их к документу недопустимо. Отметка о взятии документа на контроль или контрольная дата исполнения документа помещаются на полях слева.
После исполнения документа на нижнем поле лицевой стороны справа должна быть проставлена отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Отметка должна содержать краткую справку об исполнении или указание на посылку ответного документа «В дело» (и указание номера по номенклатуре), в которое данный документ подшивается.
Еще по теме Требования к служебным документам:
- КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫЕ СЛУЖЕБНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
- Виды служебных документов
- РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ, ОТНОСЯЩИМИСЯ К ГОСУДАРСТВЕННОЙ, КОММЕРЧЕСКОЙ И СЛУЖЕБНОЙ ТАЙНЕ
- 2.4. Требования, предъявляемыек бухгалтерским документам
- ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
- Структура документа: формуляр современного управленческого документа, текст документа,унификация текста документа
- Служебная тайна
- Служебное задание
- Служебное письмо
- Служебный труд