<<
>>

Текст документов

Текст является основным, главным реквизитом формуляра документа. Печатается он через полтора межстрочных интервала. Через один межстрочный интервал можно печатать документы на бумаге формата А5.

Через два межстрочных интервала печатаются тексты документов, подготавливаемых к изданию типографским способом.

Документ отражает объективную действительность, поэтому первое требование к содержанию документа — точное и правильное освещение событий. Формулировки документа должны быть правильными в юридическом отношении. Текст документа должен быть четким, не допускающим различных толкований. Краткость документа неразрывно связана с его конкретностью и точностью.

Письма и докладные записки, т.е. наиболее многочисленный вид служебных документов, должны в основном составляться по одному вопросу. Разумеется, нет строгого рецепта для составления служебных документов, но есть ряд правил и требований, предъявляемых к их языку и стилю.

Вместе с тем в современном русском языке принято выделять такие функциональные стили: публицистический; научный (научно-технический); офнциально-деловой.

В служебных документах употребляется официально-деловой стиль. Для него характерно наличие слов, применяющихся преимущественно в официальных документах, закрепившихся в административно-канцелярской речи (надлежащий, должный, вышеуказанный, нижеподписавшийся, неисполнение и т.п.); терминов и профессионализмов; предлогов, выражающих стандартные аспекты содержания (например, в порядке оказания помощи, в связи с ухудшением положения, в соответствии с решением комиссии). Главное в языке официальных документов — это последовательность и точность в изложении фактов, объективность оценок, четкость в формулировании предлагаемых решений той или иной задачи.

Обычно тексты большинства служебных документов состоят из двух частей: вводной, содержащей основания или мотивы составления документа; основной, в которой излагаются предложения, просьбы, выводы, решения.

В том случае, если основанием составления документа является другой документ, в тексте создаваемого документа на него делается ссылка с указанием названия вида документа, даты и номера.

Широкое распространение в служебных документах получило применение сокращенных слов и словосочетаний, что уменьшает объемы документов и ускоряет восприятие информации.

Типовые (трафаретные) тексты. По содержанию документы делятся на индивидуальные и типовые (трафаретные). В настоящее время большая часть документов, создаваемых в учреждениях, имеет индивидуальное содержание. Такие документы составляются каждый раз заново, и их содержание не повторяется в других документах. Однако диапазон производственных ситуаций, дающих повод для составления документов, сравнительно ограничен. Это требует унификации и типизации документов. Типовой текст, таким образом, есть отражение стандартной управленческой ситуации.

В настоящее время количество применяемых в учреждениях и на предприятиях трафаретных текстов невелико. Однако целесообразность их использования налицо.

Практический опыт показывает, что применение типовых текстов и трафаретизированных бланков позволяет увеличить скорость составления документов в 3—5 раз, при этом затраты на унификацию текстов окупаются в 1,5—2 года [202, 204].

В тексте желательно избегать неправильных словоупотреблений («приветствие в адрес», «передовой форпост науки» и др.); словесных штампов («надо отметить», «необходимо указать», «учитывая вышеизложенное» и др.); канцеляризмов («за счет», «в частности», «по линии» и т.д.); тавтологии (повторения того же самого другими словами — «хронометраж времени», «промышленная индустрия» и т.д.); устаревших слов (архаизмов — «впредь», «надлежит» и др.). 

<< | >>
Источник: С.Д. Резник. Персональный менеджмент. 2004

Еще по теме Текст документов:

  1. Структура документа: формуляр современного управленческого документа, текст документа,унификация текста документа
  2. Деление текста
  3. Текст
  4. 3.4.Оговорки в тексте векселя
  5. 13.6. Формирование рекламных текстов
  6. Требования к оформлению текста проекта стандарта
  7. 9.3. Техника и последствия изменений текста векселя
  8. 131. Работа над текстом
  9. Лабораторная работа № 2 ПОДГОТОВКА ТЕКСТА И ТАБЛИЦ В WORD
  10. ТЕКСТЫ ЛЕКЦИЙ УЧЕБНОЙ ДИСЦИПЛИНЫ «КОРПОРАТИВНЫЕ ЦЕННЫЕ БУМАГИ
  11. Текст для дополнительного чтения
  12. Текст для дополнительного чтения
  13. Текст для дополнительного чтения
  14. Текст для дополнительного чтения
  15. Текст для дополнительного чтения
- Антикризисное управление - Деловая коммуникация - Документоведение и делопроизводство - Инвестиционный менеджмент - Инновационный менеджмент - Информационный менеджмент - Исследование систем управления - История менеджмента - Корпоративное управление - Лидерство - Маркетинг в отраслях - Маркетинг, реклама, PR - Маркетинговые исследования - Менеджмент организаций - Менеджмент персонала - Менеджмент-консалтинг - Моделирование бизнес-процессов - Моделирование бизнес-процессов - Организационное поведение - Основы менеджмента - Поведение потребителей - Производственный менеджмент - Риск-менеджмент - Самосовершенствование - Сбалансированная система показателей - Сравнительный менеджмент - Стратегический маркетинг - Стратегическое управление - Тайм-менеджмент - Теория организации - Теория управления - Управление качеством - Управление конкурентоспособностью - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения - Финансовый менеджмент - ЭКОНОМИКА ДЛЯ МЕНЕДЖЕРОВ -