Техника планирования личного времени руководителя
Если руководитель намерен всерьез подойти к планированию личной работы, то целесообразно придерживаться системы, которая реализуется в следующей последовательности: анализ бюджета времени; составление списка планируемых дел; определение времени для выполнения этих дел; сопоставление необходимых затрат времени на планируемые дела с личным бюджетом времени и личными возможностями; составление списка дел на год (табл.
18); составление тематического списка дел на месяц (табл. 18); составление плана действий на неделю (табл. 19); запись текущих дел и составление рабочих планов на день.Таблица 18
Тематический список дел на год (месяц) для руководителя фирмы
Организация [фирма. предприятие) | Внеш ние связи | Кадро вые вопро сы | Мероприятия в городе, районе | Хозяйст венные вопросы организа ции | Семья и дом | Здо ровье | Перспек тивные вопросы | |
Общее руководство | Лично | |||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Нельзя просто планировать, что надо сделать за месяц, неделю, день. Надо обязательно рассчитывать работу во времени, учитывать продолжительность каждой работы, сроки ее начала и окончания.
Планирование времени в рамках общего планированиг ориентируется на соответствующие стратегические долгосрочные цели, которые в свою очередь подразделяются на оперативные частичные цели.
Установление периодов времени, которые требуются для достижения личных и профессиональных целей, придаст чувство уверенности и представление о наиболее предпочтительном распределении времени и наиболее целесообразной очередности дел.
Таблица 19
Распорядок рабочей недели руководителя
с по 200 г.
Неделя №
месяц
Пять стадий планирования рабочего дня
по методу «Альпы»
Предлагаемый вашему вниманию метод «Альпы» относительно прост, и после некоторых упражнений потребуется в среднем не более 10 мин для составления ежедневного плана [68 с. 92]. Метод включает пять стадий планирования: Составление списка заданий. Оценка длительности выполнения заданий. Резервирование времени (в соотношении 60:40). Принятие решений по приоритетам и перепоручению некоторых дел. Контроль (учет несделанного).
Приведем основные доводы в пользу данного метода: Лучший настрой на предстоящий рабочий день. Четкое представление о задачах дня. Преодоление забывчивости. Концентрация на наиболее существенном. Уменьшение объема «бумажной работы». Достижение целей дня. Выделение более важных и менее важных дел. Принятие решений об установлении приоритетов и перепо- ручении. Сокращение помех и нежелательных перерывов. Уменьшение стрессов и нервного напряжения. Ощущение успеха в конце рабочего дня. Повышение удовлетворенности и мотивации. Рост личных результатов. Выигрыш во времени за счет методичной организации труда.
, • При успешном использовании техники планирования времени и методов научной организации труда вы сможете ежедневно экономить от 10 до 20% вашего времени.
Для облегчения работы по планированию и распределению времени целесообразно пользоваться определенными техническими средствами.
Календарь-еженедельник
Это перекидной безотрывной календарь в виде удобного блокнота. Его можно брать с собой на совещания, в командировки. Еженедельник дает возможность планирования рабочей недели и дня, контроля за выполнением записанных мероприятий, анализа израсходованного времени. Каждое дело наносится на сетку часов соответственно сроку его выполнения. Однако в такой фор
ме нет места для записей дел, не имеющих конкретного срока выполнения.
Помимо обычных записных книжек и блокнотов, где записи располагаются без всякой системы, можно рекомендовать специальную форму, представляющую лист плотной бумаги, разграфленный в соответствии с основными направлениями работы. Записи на листе делаются карандашом, а после выполнения стираются или аккуратно зачеркиваются. Такая форма дает наглядную картину всех текущих дел, и из нее легко делать выборку при составлении дневного плана.
Настольный календарь-еженедельник
Достоинства — видна вся неделя, много места для каждого дня.
Недостатки: непереносной, нет главных недельных ориентиров, пет выделения главных дел дня.
Комбинированный дневник времени
Структура такого еженедельника представлена в табл. 20.
Таблица 20
Структура комбинированного еженедельника
Дневник времени (планы личной работы руководителя на 200 год)
Содержание | Кол-во страниц |
1 Титульный лист | 1 |
2 Календарь на 200 год | 1 |
3 Мероприятия года | 1 |
4 Дни рождения | 1 |
5 Справочные телефоны | 1 |
6 Список наиболее важных дел на год | 1 |
7 Список дел на каждый месяц года (12 месяцев) | 12 |
8 Распорядок рабочей недели (52 недели) | 52 |
9 Режим дня | 1 |
10 Биоритмы на год | 1 |
11 Перспективные проблемы, идеи, новации | 1 |
12 Календарь на следующий год | 1 |
Всего | 74 |
Дополнительные материалы | |
1 Список сотрудников | ' |
2 График работы основных сотрудников |
|
Календарная часть В эту часть можно внести различные формуляры для месячных, декадных и дневных планов с промежуточными регистрами. Особое значение придается плану дня.
Основной принцип: один лист на один день. В календарной части можно найти листки для заметок по соответствующим месяцам и декадам, которые облегчат перенос сроков и целевых установок на отдельные недели и дни. Отдельные дневные листки можно после использования сброшюровать в соответствующем порядке, и по прошествии времени они составят архив времени и успехов в жизни — падежное вспомогательное средство для осознанного планирования будущих успехов. Новые «входящие» дневные листки должны быть снабжены всеми сроками и заданиями из декадных и месячных листков. С соответствующих листков переносятся такие даты, как дни рождения, юбилеи, уход в отпуск, дни платежей и т.п. Таким образом, все личные дела можно интегрировать, и ничего не будет утеряно при условии регулярного заполнения и контроля.Раздел служебных и частных дат
Здесь на соответствующих листках и формулярах можно записывать и постоянно иметь при себе важнейшую информацию, например: календарь на год; важнейшие понятийные сокращения; списки дней рождения близких людей; сроки проведения важных мероприятий; листки-памятки.
Раздел адресов и телефонов
Благодаря данному разделу у вас всегда под рукой важнейшие телефонные номера и адреса, которыми чаще всего пользуетесь.
Общая часть. Различные отделения, как в бумажнике, позволяют разместить здесь фотографии, кредитные и чековые карточки, служебный пропуск и другие документы.
В заполнении дневника не должно быть мелочей, при этом: все записи должны быть достаточно подробными, понятными; в дневнике должно быть мест о для некоторых, важных для секретаря пометок, которые можно было бы расшифровать в отсутствие руководителя;-
записи должны делаться карандашом, чтобы при необходимости их можно было бы легко изменить или стереть, не допуская неряшливости в дневнике.
Вы можете еще больше рационализировать составление плана, если наряду с буквенными сокращениями для обозначения важнейших элементов используете другие сокращения и графические символы, так называемую бюрографию.
Например, для пометки тех или иных действий можно применять следующие символы:
Т — срочно;
! — важно;
? — выяснить;
+ — приоритет категории А; — задача выполнена;
О — перенос на более поздний срок;
X — невыполнимое или само собой разрешившееся дело. Дневник — это важный и необходимый документ, и с ним следует обращаться соответственно. Здесь сосредоточена важнейшая деловая информация, которая всегда под рукой у руководителя (адреса, фамилии, даты, данные по контрактам, ответственные исполнители и пр.) [68, с. 101].
Существует еще много других форм планирования времени. Главное, что надо запомнить и понять: нет универсальных средств. Каждое в чем-то удобно, но имеет и какие-то недостатки. Книжка-календарь удобна, когда за день надо сделать много нефиксированных дел. А вот картину недели в целом по ней получить нелегко. Еженедельник удобен при значительном объеме фиксированных дел и незначительном числе нефиксированных занятий, которые нетрудно отмечать и на полях, и в разделах. Ежемесячник удобен, когда работа заранее известна и надо только кое-что записать дополнительно. К тому же он занимает мало места.
Надо выбирать то средство планирования времени, которое наиболее вам подходит. Часто поступают так: берут что-то наиболее приемлемое, но в него вносят дополнения с учетом своих проблем. Если, например, вы работаете рано по утрам, то надо «дорисовывать» сверху еще строки — скажем, с 6 ч.
Можно поступать и так: сделать на картоне постоянное расписание недели, в еженедельнике же отмечать только изменения и перестановки, а также другие нефиксированные дела. Можно такую картонку-расписание дополнить не еженедельником, а книжкой-календарем небольшого формата и в ней записывать все, что не отражено в постоянном расписании.
В последнее время персональный компьютер взял на себя часть обязанностей дневника и стал стремительно вытеснять его с письменного стола руководителя.
Компьютерные системы организации труда
Такие системы организации труда позволяют решать следующие задачи: «Календарное планирование» мероприятий на год, квартал, месяц, неделю, день с контролем достижения результатов: «Документооборот» — автоматизированное изготовление, запись, поиск и печать входной и выходной информации, причем поиск информации организован по целой совокупности реквизитов (название, дата, фамилия, предприятие и т.д.); « Справочник», содержащий адреса и телефоны юридических и физических лиц с возможностью их автоматизированного поиска; «Калькулятор», обеспечивающий арифметические и логарифмические действия в процессе работы.
При этом сохраняются изменения на диске, информация печатается на принтере и защищается паролем.
И все же, отдавая дань уважения техническому прогрессу, не стоит торопиться выбрасывать старые дневники и ежегодники.
Идея приспособить персональный компьютер в качестве инструмента повышения личной эффективности труда менеджера, специалиста любого профиля получила «второе дыхание», когда в программное обеспечение были заложены главные идеи «Тайм- менеджера».
Тайм-менеджер
Он позволяет менеджеру четко контролировать и распоряжаться своим временем, исходя из поставленных целей, связать воедино «что» и «как» вы хотите сделать. Тайм-менеджер (ТМ) создает единую технологическую базу для принятия и исполнения решений на основе гибкого календаря (планы на год, месяц, неделю, день).
Достоинства ТМ: позволяет добиваться поставленных целей на основе повседневного решения основных задач; дает возможность расставить приоритеты, иметь обзор дел и рационально использовать свое время;
помогает развить в себе более гибкое и спокойное отношение к изменениям за счет оперативного внесения изменений и использования сменных блоков бланков.
Например, отмечается рост производительности труда управленческого персопала, когда ТМ стал базовым инструментом работы всего предприятия.
Очень непростое дело дать совет — на каком инструменте личной работы остановить свой выбор. Это зависит от целого ряда факторов: типа предприятия, категории руководителя, планируемых годовых расходов, уровня владения компьютером и т.д. Поэтому выбирайте то, что подходит лучше всего для вас.
Конечно, самое сложное — это строго придерживаться своего, же графика. Планирование работы и строгое соблюдение плана — вот два кита, на которых опирается вся наука управления временем.
Еще по теме Техника планирования личного времени руководителя:
- Система планирования личного труда руководителя
- ГЛАВА 13 МЕТОДЫ РАЦИОНАЛИЗАЦИИ ЛИЧНОГО ТРУДА РУКОВОДИТЕЛЯ
- Глава VII. ОРГАНИЗАЦИЯ И ТЕХНИКА ПЛАНИРОВАНИЯ 7 „ VIII. ЗАРАБОТНАЯ ПЛАТА РАБОЧИХ 57 IX. РАЗВИТИЕ ЖЕЛЕЗНЫХ ДОРОГ 156 X. РОЗНИЧНАЯ ТОРГОВЛЯ И НАЛОГ НА ОБОРОТ 164 XI. ВНЕШНЯЯ ТОРГОВЛЯ 189 XII. ГОСУДАРСТВЕННЫЙ БЮДЖЕТ И ДЕНЕЖНОЕ ОБРАЩЕНИЕ 238 .. XIII. НАРОДНЫЙ ДОХОД И ФОРМИРО ВАНИЕ НАЦИОНАЛЬНОГО КАПИТАЛА 296 ОРГАНИЗАЦИЯ И ТЕХНИКА ПЛАНИРОВАНИЯ
- Перспективы личного финансового планирования в России
- Перспективы личного финансового планирования в России
- 7.2. Организация рабочего времени руководителя (самоменеджмент)
- Управление рабочим временем руководителей и специалистов
- Инструменты личного финансового планирования и человеческое развитие
- Инструменты личного финансового планирования и человеческое развитие
- Цели личного финансового планирования и развитие человеческого потенциала
- Цели личного финансового планирования и развитие человеческого потенциала
- Методы учета и анализа использования времени руководителя
- Сущность личного страхования и личного договора
- ГЛАВА 9 ПЛАНИРОВАНИЕ ЛИЧНОЙ РАБОТЫ РУКОВОДИТЕЛЯ
- Анализ и планирование использования внутрипроизводственных резервов при внедрении новой техники
- Временная ориентация идей планирования.
- 8.6. Планирование рабочего времени на предприятии
- Планирование времени операционного и финансового цикла организации
- Как учитывать коэффициент мусорного времени при планировании
- Планирование численности работников предприятия. Расчёт бюджета рабочего времени