<<
>>

Техника планирования личного времени руководителя

Если руководитель намерен всерьез подойти к планированию личной работы, то целесообразно придерживаться системы, которая реализуется в следующей последовательности: анализ бюджета времени; составление списка планируемых дел; определение времени для выполнения этих дел; сопоставление необходимых затрат времени на планируемые дела с личным бюджетом времени и личными возможностями; составление списка дел на год (табл.

18); составление тематического списка дел на месяц (табл. 18); составление плана действий на неделю (табл. 19); запись текущих дел и составление рабочих планов на день.

Таблица 18

Тематический список дел на год (месяц) для руководителя фирмы

Организация

[фирма.

предприятие)

Внеш

ние

связи

Кадро

вые

вопро

сы

Мероприятия в городе, районе

Хозяйст

венные

вопросы

организа

ции

Семья и дом

Здо

ровье

Перспек

тивные

вопросы

Общее руководство

Лично

Нельзя просто планировать, что надо сделать за месяц, неделю, день. Надо обязательно рассчитывать работу во времени, учитывать продолжительность каждой работы, сроки ее начала и окончания.

Планирование времени в рамках общего планированиг ориентируется на соответствующие стратегические долгосрочные цели, которые в свою очередь подразделяются на оперативные частичные цели.

Установление периодов времени, которые требуются для достижения личных и профессиональных целей, придаст чувство уверенности и представление о наиболее предпочтительном распределении времени и наиболее целесообразной очередности дел.

Таблица 19

Распорядок рабочей недели руководителя

с              по              200 г.

Неделя №

месяц


Пять стадий планирования рабочего дня

по методу «Альпы»

Предлагаемый вашему вниманию метод «Альпы» относительно прост, и после некоторых упражнений потребуется в среднем не более 10 мин для составления ежедневного плана [68 с. 92]. Метод включает пять стадий планирования: Составление списка заданий. Оценка длительности выполнения заданий. Резервирование времени (в соотношении 60:40). Принятие решений по приоритетам и перепоручению некоторых дел. Контроль (учет несделанного).

Приведем основные доводы в пользу данного метода: Лучший настрой на предстоящий рабочий день. Четкое представление о задачах дня. Преодоление забывчивости. Концентрация на наиболее существенном. Уменьшение объема «бумажной работы». Достижение целей дня. Выделение более важных и менее важных дел. Принятие решений об установлении приоритетов и перепо- ручении. Сокращение помех и нежелательных перерывов. Уменьшение стрессов и нервного напряжения. Ощущение успеха в конце рабочего дня. Повышение удовлетворенности и мотивации. Рост личных результатов. Выигрыш во времени за счет методичной организации труда.

, • При успешном использовании техники планирования времени и методов научной организации труда вы сможете ежедневно экономить от 10 до 20% вашего времени.

Для облегчения работы по планированию и распределению времени целесообразно пользоваться определенными техническими средствами.

Календарь-еженедельник

Это перекидной безотрывной календарь в виде удобного блокнота. Его можно брать с собой на совещания, в командировки. Еженедельник дает возможность планирования рабочей недели и дня, контроля за выполнением записанных мероприятий, анализа израсходованного времени. Каждое дело наносится на сетку часов соответственно сроку его выполнения. Однако в такой фор

ме нет места для записей дел, не имеющих конкретного срока выполнения.

Помимо обычных записных книжек и блокнотов, где записи располагаются без всякой системы, можно рекомендовать специальную форму, представляющую лист плотной бумаги, разграфленный в соответствии с основными направлениями работы. Записи на листе делаются карандашом, а после выполнения стираются или аккуратно зачеркиваются. Такая форма дает наглядную картину всех текущих дел, и из нее легко делать выборку при составлении дневного плана.

Настольный календарь-еженедельник

Достоинства — видна вся неделя, много места для каждого дня.

Недостатки: непереносной, нет главных недельных ориентиров, пет выделения главных дел дня.

Комбинированный дневник времени

Структура такого еженедельника представлена в табл. 20.

Таблица 20

Структура комбинированного еженедельника

Дневник времени (планы личной работы руководителя на 200              год)

Содержание

Кол-во страниц

1 Титульный лист

1

2 Календарь на 200 год

1

3 Мероприятия года

1

4 Дни рождения

1

5 Справочные телефоны

1

6 Список наиболее важных дел на год

1

7 Список дел на каждый месяц года (12 месяцев)

12

8 Распорядок рабочей недели (52 недели)

52

9 Режим дня

1

10 Биоритмы на год

1

11 Перспективные проблемы, идеи, новации

1

12 Календарь на следующий год

1

Всего

74

Дополнительные материалы

1 Список сотрудников

'

2 График работы основных сотрудников

Календарная часть В эту часть можно внести различные формуляры для месячных, декадных и дневных планов с промежуточными регистрами. Особое значение придается плану дня.

Основной принцип: один лист на один день. В календарной части можно найти листки для заметок по соответствующим месяцам и декадам, которые облегчат перенос сроков и целевых установок на отдельные недели и дни. Отдельные дневные листки можно после использования сброшюровать в соответствующем порядке, и по прошествии времени они составят архив времени и успехов в жизни — падежное вспомогательное средство для осознанного планирования будущих успехов. Новые «входящие» дневные листки должны быть снабжены всеми сроками и заданиями из декадных и месячных листков. С соответствующих листков переносятся такие даты, как дни рождения, юбилеи, уход в отпуск, дни платежей и т.п. Таким образом, все личные дела можно интегрировать, и ничего не будет утеряно при условии регулярного заполнения и контроля.

Раздел служебных и частных дат

Здесь на соответствующих листках и формулярах можно записывать и постоянно иметь при себе важнейшую информацию, например: календарь на год; важнейшие понятийные сокращения; списки дней рождения близких людей; сроки проведения важных мероприятий; листки-памятки.

Раздел адресов и телефонов

Благодаря данному разделу у вас всегда под рукой важнейшие телефонные номера и адреса, которыми чаще всего пользуетесь.

Общая часть. Различные отделения, как в бумажнике, позволяют разместить здесь фотографии, кредитные и чековые карточки, служебный пропуск и другие документы.

В заполнении дневника не должно быть мелочей, при этом: все записи должны быть достаточно подробными, понятными; в дневнике должно быть мест о для некоторых, важных для секретаря пометок, которые можно было бы расшифровать в отсутствие руководителя;-

записи должны делаться карандашом, чтобы при необходимости их можно было бы легко изменить или стереть, не допуская неряшливости в дневнике.

Вы можете еще больше рационализировать составление плана, если наряду с буквенными сокращениями для обозначения важнейших элементов используете другие сокращения и графические символы, так называемую бюрографию.

Например, для пометки тех или иных действий можно применять следующие символы:

Т — срочно;

! — важно;

? — выяснить;

+ — приоритет категории А; — задача выполнена;

О — перенос на более поздний срок;

X — невыполнимое или само собой разрешившееся дело. Дневник — это важный и необходимый документ, и с ним следует обращаться соответственно. Здесь сосредоточена важнейшая деловая информация, которая всегда под рукой у руководителя (адреса, фамилии, даты, данные по контрактам, ответственные исполнители и пр.) [68, с. 101].

Существует еще много других форм планирования времени. Главное, что надо запомнить и понять: нет универсальных средств. Каждое в чем-то удобно, но имеет и какие-то недостатки. Книжка-календарь удобна, когда за день надо сделать много нефиксированных дел. А вот картину недели в целом по ней получить нелегко. Еженедельник удобен при значительном объеме фиксированных дел и незначительном числе нефиксированных занятий, которые нетрудно отмечать и на полях, и в разделах. Ежемесячник удобен, когда работа заранее известна и надо только кое-что записать дополнительно. К тому же он занимает мало места.

Надо выбирать то средство планирования времени, которое наиболее вам подходит. Часто поступают так: берут что-то наиболее приемлемое, но в него вносят дополнения с учетом своих проблем. Если, например, вы работаете рано по утрам, то надо «дорисовывать» сверху еще строки — скажем, с 6 ч.

Можно поступать и так: сделать на картоне постоянное расписание недели, в еженедельнике же отмечать только изменения и перестановки, а также другие нефиксированные дела. Можно такую картонку-расписание дополнить не еженедельником, а книжкой-календарем небольшого формата и в ней записывать все, что не отражено в постоянном расписании.

В последнее время персональный компьютер взял на себя часть обязанностей дневника и стал стремительно вытеснять его с письменного стола руководителя.

Компьютерные системы организации труда

Такие системы организации труда позволяют решать следующие задачи: «Календарное планирование» мероприятий на год, квартал, месяц, неделю, день с контролем достижения результатов: «Документооборот» — автоматизированное изготовление, запись, поиск и печать входной и выходной информации, причем поиск информации организован по целой совокупности реквизитов (название, дата, фамилия, предприятие и т.д.); « Справочник», содержащий адреса и телефоны юридических и физических лиц с возможностью их автоматизированного поиска; «Калькулятор», обеспечивающий арифметические и логарифмические действия в процессе работы.

При этом сохраняются изменения на диске, информация печатается на принтере и защищается паролем.

И все же, отдавая дань уважения техническому прогрессу, не стоит торопиться выбрасывать старые дневники и ежегодники.

Идея приспособить персональный компьютер в качестве инструмента повышения личной эффективности труда менеджера, специалиста любого профиля получила «второе дыхание», когда в программное обеспечение были заложены главные идеи «Тайм- менеджера».

Тайм-менеджер

Он позволяет менеджеру четко контролировать и распоряжаться своим временем, исходя из поставленных целей, связать воедино «что» и «как» вы хотите сделать. Тайм-менеджер (ТМ) создает единую технологическую базу для принятия и исполнения решений на основе гибкого календаря (планы на год, месяц, неделю, день).

Достоинства ТМ: позволяет добиваться поставленных целей на основе повседневного решения основных задач; дает возможность расставить приоритеты, иметь обзор дел и рационально использовать свое время;

помогает развить в себе более гибкое и спокойное отношение к изменениям за счет оперативного внесения изменений и использования сменных блоков бланков.

Например, отмечается рост производительности труда управленческого персопала, когда ТМ стал базовым инструментом работы всего предприятия.

Очень непростое дело дать совет — на каком инструменте личной работы остановить свой выбор. Это зависит от целого ряда факторов: типа предприятия, категории руководителя, планируемых годовых расходов, уровня владения компьютером и т.д. Поэтому выбирайте то, что подходит лучше всего для вас.

Конечно, самое сложное — это строго придерживаться своего, же графика. Планирование работы и строгое соблюдение плана — вот два кита, на которых опирается вся наука управления временем. 

<< | >>
Источник: С.Д. Резник. Персональный менеджмент. 2004

Еще по теме Техника планирования личного времени руководителя:

  1. Система планирования личного труда руководителя
  2. ГЛАВА 13 МЕТОДЫ РАЦИОНАЛИЗАЦИИ ЛИЧНОГО ТРУДА РУКОВОДИТЕЛЯ
  3. Глава VII. ОРГАНИЗАЦИЯ И ТЕХНИКА ПЛАНИРОВАНИЯ 7 „ VIII. ЗАРАБОТНАЯ ПЛАТА РАБОЧИХ 57 IX. РАЗВИТИЕ ЖЕЛЕЗНЫХ ДОРОГ 156 X. РОЗНИЧНАЯ ТОРГОВЛЯ И НАЛОГ НА ОБОРОТ 164 XI. ВНЕШНЯЯ ТОРГОВЛЯ 189 XII. ГОСУДАРСТВЕННЫЙ БЮДЖЕТ И ДЕНЕЖНОЕ ОБРАЩЕНИЕ 238 .. XIII. НАРОДНЫЙ ДОХОД И ФОРМИРО ВАНИЕ НАЦИОНАЛЬНОГО КАПИТАЛА 296 ОРГАНИЗАЦИЯ И ТЕХНИКА ПЛАНИРОВАНИЯ
  4. Перспективы личного финансового планирования в России
  5. Перспективы личного финансового планирования в России
  6. 7.2. Организация рабочего времени руководителя (самоменеджмент)
  7. Управление рабочим временем руководителей и специалистов
  8. Инструменты личного финансового планирования и человеческое развитие
  9. Инструменты личного финансового планирования и человеческое развитие
  10. Цели личного финансового планирования и развитие человеческого потенциала
  11. Цели личного финансового планирования и развитие человеческого потенциала
  12. Методы учета и анализа использования времени руководителя
  13. Сущность личного страхования и личного договора
  14. ГЛАВА 9 ПЛАНИРОВАНИЕ ЛИЧНОЙ РАБОТЫ РУКОВОДИТЕЛЯ
  15. Анализ и планирование использования внутрипроизводственных резервов при внедрении новой техники
  16. Временная ориентация идей планирования.
  17. 8.6. Планирование рабочего времени на предприятии
  18. Планирование времени операционного и финансового цикла организации
  19. Как учитывать коэффициент мусорного времени при планировании
  20. Планирование численности работников предприятия. Расчёт бюджета рабочего времени
- Антикризисное управление - Деловая коммуникация - Документоведение и делопроизводство - Инвестиционный менеджмент - Инновационный менеджмент - Информационный менеджмент - Исследование систем управления - История менеджмента - Корпоративное управление - Лидерство - Маркетинг в отраслях - Маркетинг, реклама, PR - Маркетинговые исследования - Менеджмент организаций - Менеджмент персонала - Менеджмент-консалтинг - Моделирование бизнес-процессов - Моделирование бизнес-процессов - Организационное поведение - Основы менеджмента - Поведение потребителей - Производственный менеджмент - Риск-менеджмент - Самосовершенствование - Сбалансированная система показателей - Сравнительный менеджмент - Стратегический маркетинг - Стратегическое управление - Тайм-менеджмент - Теория организации - Теория управления - Управление качеством - Управление конкурентоспособностью - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения - Финансовый менеджмент - ЭКОНОМИКА ДЛЯ МЕНЕДЖЕРОВ -