<<
>>

Служебная командировка

По мере развития хозяйственных связей поток командировок возрастает. Командировки нередко связаны с большими затратами времени и средств.

Очень много различных конференций и симпозиумов, проводимых за границей или на каком-нибудь фешенебельном курорте, с таким же успехом могли состояться и без вашего участия.

А потому первое условие, которое надо соблюсти, готовясь отправиться в поездку, — тщательно продумать следующие моменты: Командировка организуется не ради вашего личного удовольствия и, планируя ее, подумайте, так ли уж необходима эта поездка с точки зрения времени, которое будет затрачено на нее. Второй момент. Если вам действительно необходимо вступить в контакт с тем или иным человеком, подумайте, можно ли это сделать другими средствами, а именно:

а)              пригласить его приехать к вам;

б)              послать вместо себя кого-нибудь из своих подчиненных;

в)              попытаться переговорить по телефону;

г)              отправить письмо или факс;

д)              использовать такие достижения современной техники, как видеосвязь и электронная почта.

Безусловно, есть поездки, без которых при всем желании нельзя обойтись. Они нужны, важны и обязательны. Поэтому необходимо поговорить об эффективной организации таких поездок.

Планирование любой поездки — вещь крайне полезная, дающая возможность предусмотреть все до мелочей: Где будете жить. Каким видом транспорта воспользуетесь. Маршрут вашего путешествия. Каким классом предпочитаете путешествовать. Какой взять багаж.

Чем лучше вы подготовитесь к поездке, тем меньше усилий и нервов она будет вам стоить.

Работа делового человека во время командировки специфична по своим условиям.

Во-первых, нужно многое успеть за сравнительно короткий период, т.е. работать с высокой интенсивностью.

Во-вторых, необычны условия работы: отсутствие «своего» рабочего стола, кабинета, привычного окружения, распорядка.

Для того чтобы избежать потерь времени и многих неудобств в командировке, нужно правильно к ней подготовиться.

Проще это будет сделать с помощью формы (рис. 15) в виде обычного листка писчей бумаги, который делится на 4 части, где отражены: Вопросы (дела), которые нужно решить до отъезда. Основные вопросы (дела), которые нужно решить (сделать) в командировке. Перечень того, что нужно взять с собой. Перечень личных атрибутов поездки.

Первые три раздела формы нужно заполнить как можно раньше, сразу после принятия решения о поездке, чтобы своевременно подготовиться в деловом отношении.

Что же касается четвертого раздела, то следует выработать стандартный набор того, что нужно всегда иметь в поездке под рукой. В качестве основы можно предложить стандартный «мужской» набор. Он включает семь основных позиций: документы, предметы туалета, канцелярские принадлежности, одежду, личные документы, лекарства, продукты питания, прочие предметы (рис. 15).

Привычка и умение работать в дороге, причем в любых условиях, — пожалуй, одна из самых полезных. Согласитесь, лучше пробежать глазами какой-нибудь документ, чем бесцельно глядеть в окно.

Вот несколько дел [225, с. 231], которыми можно заняться во время поездки: чтением: всегда полезно прихватить с собой бумаги, на просмотр которых вам не хватает времени; письмом: правда, для этого дорожные условия не столь комфортны, однако кое-что можно успеть и написать; работой с компьютером: современные портативные компьютеры позволяют осуществлять самые разнообразные операции; обсуждениями и дискуссиями: можно даже провести небольшое совещание по тому или иному вопросу, заранее запланировав его именно на время поездки, если вы едете вместе с коллегами; разговорами по телефону: современные мобильные телефоны вполне подходят для этого; размышлениями: очень удобный вид работы во время поездки, требующий только желания и конкретного вопроса для обдумывания.

Решить вопросы

3 Взять с собой

1.

До отъезда

3.1. Деловая часть

3.2. Постоянная часть (мужская)

Документы Паспорт, служебное удостоверение, командировочное удостоверение Читат. билет Государ. библиотеки Целевая визитница, бейдж, адреса, телефоны Бланки аванс, и технического отчетов о командировке Телеф. записная книжка Проездные билеты Рекламные материалы, визитки Оргтехника и канцпринадлежности Дискета, видеокассета, фотоаппарат Диктофон Степлер, маркеры Микрокалькулятор Видеокамера (при необходимости) Ножницы, клей, скрепки, бумага, карандаши, лезвие, резинка, конверты, скотч, записная книжка, указка Запасная шариковая ручка Папка кожаная

Одежда Тапочки, спортивный костюм Рубашки, галстуки, носки, плавки, носовые платки Ложка, щетка, крем для обуви Иголка, нитки

Предметы туалета Зубная паста, щетка, мыло, мочалка, шампунь Бритвенный прибор, туалетная вода, зеркало, массажная щетка, крем Салфетки

Лекарства

Сердечные, от головной боли, зубной боли, температуры, давления (корвалол, валидол, пустырник), фестал, фталазол, сода, бинт, пластырь, йод

Питание Продукты (колбаса, масло, яйца, хлеб, картофель, мясо, овощи, фрукты) Кипятильник, чай, кофе, сахар, печенье, конфеты, ложечка, салфетки, зубочистки Кружка, ножик, консервный ключ

Прочие предметы 1. Часы-будильник 2 Жетоны на метро и телефон Талоны на транспорт Очки, эспандер Хозяйственная сумка, шпагат Деньги Полиэтиленовые пакеты Карта, транспортная схема города Газеты, книги для чтения 10. Зонт

2.

В командировке

/>

Рис. 15. Форма бланка «Подготовка к командировке»

Не допускайте того, чтобы все руководство фирмы отправлялось в командировку одновременно. Примите профилактические меры, чтобы не заболеть в поездке. Кроме того, обеспечьте все возможные формы страхования.

Собственно командировка

Итак, вы прибыли па место командировки и определились с местом жительства. Нужно действовать. С чего начать? Как правильно спланировать работу, чтобы все успеть?

На рис. 16 и 17 показаны лицевая и оборотная стороны формы бланка «Командировка», которая «привязана» к рабочей неделе: основная масса командированных стремится уложиться в недельный ритм.

Перечень дел разрабатывается на основе формы бланка «Подготовка к командировке» (см. рис. 15), но более детально.

По мере выполнения запланированных дел определяются задачи на период возвращения.

Бланк «Командировка» удобно складывается на 4 части и находится в записной книжке.

Стержневое задание командировки, как правило, связано с необходимостью решения какого-то вопроса, с подписанием ка- кого-то документа. Решать эту задачу приходится с конкретными людьми, для которых ваш приезд носит чаще всего незапланированный характер.

Неподготовленная встреча — плохое начало. Отсюда совет: как можно раньше, письмом или по телефону, договориться о встрече и существе проблемы, которую предстоит обсудить. Если же до начала командировки такой возможности не представилось, полезно сделать это сразу же по приезде в пункт назначения.

Вы договорились о встрече. О чем и как разговаривать? Что иметь при себе?

Здесь могут помочь предварительное составление плана беседы, письменная формулировка вопросов, которые могут задать вам и которые собираетесь задать вы. Также могут быть полезны несколько советов: Вести разговор в русле интересов организации, в которую командированы, и должности липа, с которым разговариваете. Постарайтесь не создавать своей проблемой дополнительных трудностей другим людям. Выдерживать корректный, доброжелательный тон, говорить негромко и спокойно.

Командировка Ne              в город              с              по              200              г.

место командировки

учреждение, фирма

Пн.

« »

Вт.

« »

Ср.

« »

Чт.

« »

Пт.

« »»

Сб.

« »»

вс.

« »

Основные задачи командировки

Служебные поручения

8:00—9:00

9-00—10:00

10:00—11:00

11:00—12:00

12:00—13:00

1300—14:00

14.00—15:00

/>

16:00—17:00

18:00—19:00

19:00—20:00

20-00—21:00

Основные дела дня

Другие

поручения

Рис.

16. Форма бланка «Командировка»

'лицевая сторона)

Рис. 17. Форма бланка «Командировка» (оборотная сторона)

Рис. 17. Форма бланка «Командировка» (оборотная сторона)

Попытаться сделать собеседника участником ваших идей и предложений. Иметь при себе документальное подкрепление в виде деловых писем, проектов документов, ссылок на директивные и периодические документы и пр.

В служебном разговоре пагубна категоричность, нужно вслушиваться в аргументы собеседника, проявить самокритичность при обоснованиях и встречных замечаниях.

Получаемую в ходе беседы информацию нужно зафиксировать (например, в блокноте). После беседы обязательно проанализировать свое поведение и результаты переговоров.

План командировки должен быть гибким. Учитывая это, каждый вечер следует подводить итоги, вносить коррективы в программу действий на оставшийся период.

Для повышения эффективности командировок важно использовать для работы каждую минуту. Границы рабочего и внерабочего времени в командировке отсутствуют, мы сами вырабатываем нужный распорядок в зависимости от распорядка работы различных учреждений.

Чтобы успевать сделать больше за малое время [207], в командировке требуется личная организованность и самодисциплина: точно определите главные задачи поездки, составьте план их достижения и сосредоточьтесь на его выполнении; научитесь проявлять решительность; не увлекайтесь телефонными разговорами, важнее личные контакты; ведите записи, не полагайтесь на память; начинайте рабочий день как можно раньше и используйте время суток полностью.

Контакты с вашим местом работы должны быть двусторонними: звонить должны не только вам, но и вы сами. И не забывайте о главном:

а)              оставить помер своего контактного телефона или факса;

б)              сообщить время, когда вы будете на месте и когда с вами удобнее всего связаться;

в)              незамедлительно информировать о любых изменениях в своем командировочном графике;

г)              коротко познакомить с тем объемом работы, который ждет ваших подчиненных после вашего возвращения из поездки, а также обратите внимание на ее важность и срочность.

И не жалейте времени на подобные телефонные звонки, таким образом вы сэкономите его гораздо больше.

Итак, поездка завершена. Вы — дома. Разбираете бумаги, информацию из раздела «Итоги командировки» заносите в свой рабочий план на неделю или месяц. Пишете авансовый и технический отчеты о командировке. Теперь можно с чувством исполненного долга отправляться на работу.

Резюме Необходимо привыкать к тому, чтобы важные тексты не только читать, но и обрабатывать материал после чтения. Обрабатывая соответствующую книгу, статью, документ, необходимо последовательно пройти пять стадий: обзор; постановку вопроса; чтение; обобщение; повторение. Основой укрепления памяти является наблюдательность. После наблюдения наступает этап ассоциативного мышления. Существуют три «естественных закона запоминания»: метод связок, система зацепок, тренировка наблюдательности. Многообразие видов записных книжек можно объединить в три основные группы: записные книжки с алфавитом; ежедневники; обычные записные книжки. Целесообразнее записывать необходимую информацию в записную книжку, которая должна быть компактной и выполнять функцию «оперативной памяти». Для того чтобы выслушать доклад или лекцию, необходимо придерживаться следующих правил: подготавливайтесь к слушанию; слушайте с максимальным вниманием; слушайте и одновременно записывайте; не откладывайте разбор записанного. Руководитель должен избегать длительных телефонных разговоров. Структура любого телефонного разговора состоит из четырех обязательных элементов: взаимное представление; введение собеседника в курс дела;

обсуждение ситуаций; заключение. Чтобы избежать неудобств и потерь времени в командировке, правильно к ней подготовьтесь. Составьте план вопросов (дел), которые нужно решить до отъезда и в командировке, а также перечень личных атрибутов поездки и деловых бумаг, которые нужно взять с собой. Чтобы успевать сделать больше за малый период времени, в командировке требуется личная организованность и самодисциплина: определите главные задачи поездки; научитесь проявлять решительность; не увлекайтесь телефонными разговорами, важнее личный контакт; ведите записи, не полагайтесь на память; начинайте рабочий день как можно раньше и используйте его полностью.

Практическое задание

Проработайте материал главы применительно к своим нуждам. Что показалось вам особенно важным при проработке этой главы? Что нового узнали? Что из вашего опыта нашло подтверждение? Что вы хотели бы проработать основательнее? Что бы вы хотели применить на практике?

Контрольные вопросы Назовите основные приемы при работе над текстом. Как следует правильно тренировать память? Что представляет собой метод связок и метод зацепок? Какие ошибки зачастую допускаются при выслушивании собеседника? Назовите виды записных книжек. Как правильно слушать собеседника? Перечислите основные правила беседы по телефону. Как рационально подготовиться к командировке?

Рекомендуемая литература

Берд П. Обуздай свой телефон! Как положить конец тирании собственного телефона. — Минск: Амалфея, 1996. — 212 с.

Вудкок М., Френсис Д. Раскрепощенный менеджер. Для руководи- теля-практика: Пер. с англ. — М.: Дело, 1994. — 320 с.

Зайверт Л. Ваше время — в Ваших руках: Советы деловым людям, как эффективно использовать рабочее время: Пер. с нем. — М.: Интерэксперт, ИНФРА-М, 1995. - 267 с.

Комаров Е.Н. Какова у Вас техника личной работы (тест для руко- водителя) // Управление персоналом. —1998. — № 6.

Костомаров М. Коммуникации как среда реализации функций информационного менеджмента // Управление персоналом. — 1998. — № 12.

Курс «Личная организация». — М.: Менеджер-сервис, 2001.

ОлкокД. Управление временем и рабочей нагрузкой: Пер. с англ. — М: Финпресс, 1998. — 278 с.

Панкратов В.Н. Искусство управлять собой: Практическое руководство. — М.: Изд-во Института психотерапии, 2001. — 256 с.

Резник С.Д. Командировка // ЭКО. — 1985. — № 3.

Станкин М. Парцептивное общение (как понимать себя и людей) // Управление персоналом. — 1999. — № 10.

Сухарев В.А. Как достичь успеха деловому человеку. — Минск: Беларусь, 1997. — 127 с.

Форсайт П. Делу — время: Как правильно распоряжаться своим временем / Пер. с англ. З.Я. Красневской. — Минск: Амалфея, 1998. — 272 с.

<< | >>
Источник: С.Д. Резник. Персональный менеджмент. 2004

Еще по теме Служебная командировка:

  1. 2.7. Командировки
  2. Отчет о результатах командировки
  3. Приказ о направлении в командировку
  4. 7.11. Расходы на командировки
  5. 6.7.5. Расходы на командировки
  6. 1.5.8. Расходы на командировки
  7. Состав статей расходов на командировки и их нормирование
  8. По вопросу страхования жизни сотрудников, направляемых в командировку
  9. Служебное задание
  10. Служебная тайна
  11. КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫЕ СЛУЖЕБНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
  12. Служебное письмо
  13. Служебный труд
  14. Статья 31. Служебная информация
- Антикризисное управление - Деловая коммуникация - Документоведение и делопроизводство - Инвестиционный менеджмент - Инновационный менеджмент - Информационный менеджмент - Исследование систем управления - История менеджмента - Корпоративное управление - Лидерство - Маркетинг в отраслях - Маркетинг, реклама, PR - Маркетинговые исследования - Менеджмент организаций - Менеджмент персонала - Менеджмент-консалтинг - Моделирование бизнес-процессов - Моделирование бизнес-процессов - Организационное поведение - Основы менеджмента - Поведение потребителей - Производственный менеджмент - Риск-менеджмент - Самосовершенствование - Сбалансированная система показателей - Сравнительный менеджмент - Стратегический маркетинг - Стратегическое управление - Тайм-менеджмент - Теория организации - Теория управления - Управление качеством - Управление конкурентоспособностью - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения - Финансовый менеджмент - ЭКОНОМИКА ДЛЯ МЕНЕДЖЕРОВ -