<<
>>

Роль и задачи секретаря

 

Слово «секретарь» происходит от средневекового «secretarius» и первоначально означало «доверенное лицо». В России должность секретаря появляется в XVIII в. сначала именно как должность личного секретаря императора.

В толковом словаре В. Даль определяет: «Статс-секретарь» — доверенный письмовод государя». В первой четверти XVIII в. секретарь становится должностным лицом учреждения. В настоящее время в словарях слово «секретарь» определяется как «лицо, ведущее деловую переписку отдельного лица или учреждения, а также ведущее делопроизводство» [63, с.71].

Возрастание роли руководителя в современных условиях заставляет по-новому взглянуть на обязанности, права, организацию труда и место секретаря в системе управления организацией.

Есть известное утверждение о том. что хороший секретарь может в положительном свете представить посредственного менеджера, а посредственный секретарь даже профессионального менеджера представит посредственностью.

В условиях рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение задач руководителем определяет жизнеспособность фирмы. Руководитель как никогда нуждается сегодня в помощнике, освобождающем его от нерациональной траты времени и позволяющем сосредоточиться па узловых проблемах. Таким помощником может стать секретарь, берущий на себя информационное и организационное обслуживание своего руководителя.

Специалисты этой профессии способствуют улучшению труда руководящих работников, являются связующим звеном в системе контактов руководителя с внешним миром и сотрудниками фирмы, поддерживают высокий авторитет руководителя.

От качества работы секретаря во многом зависит эффективность работы руководителя. Квалифицированный секретарь помогает шефу сберечь 2—3 ч рабочего времени ежедневно.

Роль секретаря руководителя в современных условиях усложняется и усиливается.

Во-первых, секретарь — это помощник руководителя, его доверенное лицо. Секретарь — первый, с кем встречается посетитель, он последний, кого видят, покидая офис. Секретаря по праву можно назвать лицом учреждения. Секретарь — ключевая фигура в управленческом аппарате. От его способности поддерживать и повышать роль руководителя фирмы часто зависит успех дела.

Секретарь — обслуживающая профессия, его основная задача заключается в том, чтобы обеспечить руководителю условия для выполнения его основных обязанностей. Секретарь должен разгрузить руководителя, помочь в распределении его важнейшего ресурса—времени. Ведь упущенное время нельзя вернуть или возместить. Но секретарь должен помочь руководителю эффективно использовать его рабочий день. Поэтому задачи, стоящие перед секретарем, неотделимы от задач его руководителя. Секретарь обязан и может максимально разгрузить руководителя от подготовительных, технических и отдельных видов текущей организационной работы, высвободить его время для творческой деятельности, существенно облегчить его управленческую работу.

В обязанности секретаря входит выполнение работ по сбору, составлению, оформлению, обработке устной и документной информации, а также по организации приема посетителей, подготовке заседаний и совещаний, по телефонному обслуживанию и др.

Условно обязанности секретаря можно разделить на: работу с документами (информационно-документальное обслуживание); работу организационную (бездокументное обслуживание).

К операциям по бездокументному обслуживанию относятся

такие, как выполнение технических функций по обеспечению работы руководителя, подготовка заседаний и совещаний, организация приема посетителей, телефонное обслуживание, подготовка командировок, планирование своей работы. Другие обязанности: составление, оформление, редактирование служебных документов, регистрация, контроль исполнения, подшивка в дела и пере

дача на хранение документов, стенографирование, расшифровка и оформление документов — относятся к документному обслуживанию.

На работы по бездокументному обслуживанию секретарь затрачивает 55—60% рабочего времени.

Обязанности секретарей руководителей различных уровней управления отличаются как по содержанию, так и по объему. В зависимости от этого существуют три ступени должностной секретарской иерархии. Секретарь руководителя низшего уровня управления — секретарь-машинистка (выполняет технические и сервисные функции). Секретарь руководителя среднего уровня управления — секретарь-референт (обеспечивает документное обслуживание, организацию и документное оформление совещаний, приемов посетителей и т.п.). Секретарь руководителя высшего уровня управления — секретарь—помощник руководителя, офис-менеджер, руководитель секретариата (наделен полномочиями представителя в других организациях).

Роль секретаря предполагает большую ответственность и предъявляет к нему высокие требования. Работа секретаря многопрофильна, она требует не только достаточно высокой общей культуры и образованности, но и специальных знаний и навыков.

Секретарь должен знать:

Правовые основы управления: административное, трудовое, хозяйственное право; законодательно-нормативные акты, определяющие порядок работы организации того типа, где он работает.

Основы управления: систему органов власти и управления в стране и в своем регионе: отрасль, в которой он работает, и взаимосвязи; функции, задачи, структуру организации, в которой он работает, ее связи; место руководителя в структуре, его внутренние и внешние контакты.

Основы менеджмента.

Основы научной организации управленческого труда.

Вычислительную и организационную технику.

Основы общей и социальной психологии.

Основы этики и эстетики.

Делопроизводство'. методы создания и оформления документов; организацию работы с документами; бездокументное обслуживание.

Архивное дело.

На основе этих знаний секретарь должен уметь:

Создать условия для эффективной работы руководителя: оказать помощь в планировании рабочего дня; организовать рабочее место руководителя; вести контроль сроков выполнения поручений руководства.

Вести информационное обслуживание руководителя: документное; бездокументное; уметь работать с периодикой (подготавливать обзоры печати).

Организовывать прием посетителей.

Устанавливать контакты.

Организовывать и обеспечивать работу совещаний.

Использовать ПЭВМ, Internet.

Оперативно размножать документы.

Обеспечивать быструю передачу информации с помощью средств связи (в т.ч. факса, электронной почты).

Вести работу с документами.

Вести архив.

Работа секретаря отличается быстро меняющейся ситуацией, разнообразием выполняемых задач и потребностью их оперативного решения, необходимостью часто вести параллельно несколько видов работ, многообразием контактов.

Поэтому к секретарю предъявляется ряд требований, которые можно разделить на требования к деловым и личностным качествам.

К деловым качествам, прежде всего, относятся профессиональные навыки, т.е. секретарь должен владеть комплексом профессиональных знаний, умений, навыков.

Секретарь должен отличаться высоким уровнем организованности. Это умение организовать свое рабочее место, рационально спланировать распределение обязанностей по времени, обеспечить своевременное выполнение каждодневных операций.

Не менее важно такое качество секретаря, как ответственность за качественное и своевременное выполнение поставленных задач. Руководитель должен быть уверен, что данное секретарю поручение будет обязательно выполнено наилучшим образом и в срок.

Секретарь должен отличаться инициативностью, умением самостоятельно принимать решения в пределах своей компетенции, не дожидаясь указаний руководителя по каждому поводу. Однако, принимая то или иное решение, секретарь должен быть уверен, что оно пойдет на пользу дела, не будет преждевременным или ошибочным.

При подборе секретарей на одно из первых мест выдвигается требование сохранять служебную тайну Умение проявить дипломатичность в разговорах по телефону и личных контактах, тактично уйти от беседы, которая может нанести ущерб делу фирмы, всегда ценится в сотруднике.

При решении различных вопросов секретарь должен использовать только фактическую, строго проверенную информацию. Недопустимо разглашать информацию, имеющую служебный или секретный характер. Нужно правильно хранить документы, не допуская свободного доступа к ним других сотрудников.

К важнейшим качествам секретаря относится пунктуальность. Это умение не только правильно спланировать мероприятия, но и строго выполнять их в установленное время. Особенно большое значение имеет своевременность представления документов и информации для принятия решения, организации встреч, совещаний. Секретарь никогда ничего не забудет и своевременно проинформирует, напомнит, организует.

Секретарь должен обладать умением предвидеть напряженные ситуации и уметь детально спланировать работу в этот момент.

Работа секретаря никогда не будет успешной, если он не будет предан своей фирме, организации. Преданность своей работе — основное качество для идеальных отношений с руководителем.

Для выработки деловых качеств, необходимых в работе секретаря, требуется ряд личностных качеств, без которых трудно стать профессионалом. Из них на первое место следует поставить умение адаптироваться, т.е. быстро переключаться с одного вида работы на другой, и способность одновременно выполнять несколько поручений.

Не менее важная черта характера — коммуникабельность, т.е. способность легко устанавливать контакты, связи, так как секретарю необходимо общаться с большой группой людей.

К личностным качествам, необходимым секретарю, относятся любезность, вежливость, доброжелательность, отзывчивость. Они всегда проявляются не только при личных контактах, но и при ведении телефонных переговоров. Именно эти качества создают атмосферу в приемной руководителя, в офисе и помогают в получении поддержки.

Важны и такие качества, как гибкость, лояльность, уравновешенность, изобретательность, добросовестность, аккуратность.

Важным и необходимым качеством секретаря является его стремление к постоянному совершенствованию, т.е. постоянному пополнению как общих, так и профессиональных знаний.

Секретарь должен всегда отличаться опрятностью, умением одеваться со вкусом и с учетом деловой обстановки. 

<< | >>
Источник: С.Д. Резник. Персональный менеджмент. 2004

Еще по теме Роль и задачи секретаря:

  1. ГЛАВА 18 СЕКРЕТАРЬ РУКОВОДИТЕЛЯ
  2. Работа с секретарем
  3. Культура поведения секретаря
  4. Взаимодействие секретаря с руководителем
  5. Взаимодействие руководителя с секретарем
  6. Интернет-секретарь
  7. Проход секретаря или как выходить на директора
  8. Роль и задачи международных организаций
  9. 1. Роль и задачи стратегического маркетинга
  10. Цели, задачи, роль и содержание финансового менеджмента
  11. 1.1. Роль и задачи экономического анализа деятельности предприятия
  12. Задачи анализа и его роль в управлении хозяйственной деятельностью
  13. Роль, значение и задачи анализа финансового состояния
  14. 19.1. Сущность, роль и задачи финансового планирования на предприятии
  15. 2. Задачи анализа и его роль в управлении хозяйственной деятельностью
  16. Роль и задачи бухгалтера при автоматизации бухгалтерского учета
  17. Экономическая сущность страхования. Его задачи и роль в рыночной экономике
  18. ВВЕДЕНИЕ. ПРЕДМЕТ И ЗАДАЧИ курс. Сущность, роль и функции контроля В УПРАВЛЕНИИ. Контрольно-ревизионный процесс
- Антикризисное управление - Деловая коммуникация - Документоведение и делопроизводство - Инвестиционный менеджмент - Инновационный менеджмент - Информационный менеджмент - Исследование систем управления - История менеджмента - Корпоративное управление - Лидерство - Маркетинг в отраслях - Маркетинг, реклама, PR - Маркетинговые исследования - Менеджмент организаций - Менеджмент персонала - Менеджмент-консалтинг - Моделирование бизнес-процессов - Моделирование бизнес-процессов - Организационное поведение - Основы менеджмента - Поведение потребителей - Производственный менеджмент - Риск-менеджмент - Самосовершенствование - Сбалансированная система показателей - Сравнительный менеджмент - Стратегический маркетинг - Стратегическое управление - Тайм-менеджмент - Теория организации - Теория управления - Управление качеством - Управление конкурентоспособностью - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения - Финансовый менеджмент - ЭКОНОМИКА ДЛЯ МЕНЕДЖЕРОВ -