<<
>>

Подготовка совещания

Малоэффективные, длительные совещания являются, как правило, результатом неудовлетворительной подготовки и низкого уровня их проведения.

Деловое совещание — это сложная технологическая управленческая операция, требующая тщательной подготовки.

Работа по подготовке совещания начинается с определения его цели. Затем намечается повестка дня, определяются состав участников, день, время и место проведения совещания.

Прежде всего, готовится к совещанию сам руководитель. Важна готовность не только самого доклада, но и проектов решений, а также выступлений.

Деловое совещание — один из высокоэффективных, но трудоемких методов управления, поэтому необходимо использовать его для рассмотрения самых актуальных вопросов, действительно требующих выработки коллективных решений.

Подготовка совещания Для того чтобы максимально эффективно использовать время, отведенное на совещание, нужно продумать шаг за шагом его организацию и решить поставленные задачи (приложение 9).

Совещания лучше проводить в определенные дни недели, что позволяет работникам эффективно, заранее планировать свое время и не нарушает обычного режима и ритма их деятельности (рис 18). Соблюдение ритма работы благоприятно сказывается на производительности труда, на улучшении трудовой дисциплины. Внеплановые совещания отрывают сотрудников от основной работы и, нарушая запланированный порядок деятельности,

Рис. 18. Работоспособность человека в течение дня

8              9              10              11              12              13              14              15              16              ‘17              18              19              Время,

часы дня

Рис. 18. Работоспособность человека в течение дня

не способствуют выработке у людей такого важного качества, как обязательность.

Деловое совещание, связанное с отрывом от работы многих людей, лучше всего проводить в конце рабочего дня. Если совещание проводится в середине дня и его участники расходятся после него по своим рабочим местам, то на этом теряется рабочее время, которое затрачивается не только на то, чтобы собраться на совещание, отдать необходимые распоряжения, добраться до места совещания, но и на то, чтобы вновь возвратиться в свое подразделение, подготовить рабочее место, возобновить прерванную работу и т.д. По этой же причине проведение деловых совещаний в самом начале рабочего дня также нерационально. Деловой человек в начале рабочего дня настроен на выполнение своей основной работы и если день начинается с совещания, то ему «не до прений», он стремится скорее вернуться на свое рабочее место, выполнить производственное задание.

Лучше, если собрание назначается на непривычное время, например, на 9:15 или 10:45. Скорее всего, люди не будут опаздывать.

С утра целесообразны лишь оперативные совещания («летучки»), нацеливающие людей на первоочередные задачи. Большое значение имеет правильный подбор участников совещания. Участие в совещании отвлекает от основной деятельности работника, ведет к потерям рабочего времени, поэтому на совещание приглашаются работники, имеющие непосредственное отношение к обсуждаемым вопросам, компетентные в этих вопросах и предварительно ознакомленные с вопросами, выносимыми на совеща-

пие. Если от работника требуется только консультация, целесообразно приглашать его не к началу совещания, а к моменту, когда его присутствие обязательно. Кроме того, участники совещаний должны быть наделены полномочиями для принятия решений.

Принцип коллегиальности принимаемых на собрании решений предполагает рациональность выбора вопросов совещания; выбираются только те вопросы, которые требуют коллегиального решения. Если на совещание по одному вопросу уходит до 1,5 ч, то совещание по двум вопросам требует до 2 ч, а совещание по трем вопросам — до 2,5 ч.

В связи с этим существует возможность уменьшения количества совещаний за счет некоторого увеличения количества обсуждаемых на них вопросов.

Состав участников совещания. Важным вопросом при проведении эффективного совещания является численность его участников. Лучше сократить количество присутствующих до минимума, оставив только тех, кто необходим и чье мнение важно для принятия решения.

Повестка дня. Представляет собой письменный документ, который заранее раздается участникам совещания. Он включает тему, цель совещания, пункты, подлежащие рассмотрению, и время на их обсуждение, сроки и место совещания, фамилии докладчиков.

Если на обсуждение выносится только один вопрос, то часто докладчик излагает свои мысли пространно, поэтому в ходе совещания его участники могут проявить несобранность, неторопливость.

На совещании с насыщенной повесткой дня наблюдается более четкий и деловой ритм работы, люди более собранны, тратят меньше времени на выступление.

Однако следует помнить, что чрезмерно большая повестка дня также нерациональна. Как показывает практика, целесообразно включать в повестку дня совещания один-два главных вопроса и несколько мелких, которые можно решить быстро. Участникам совещания должно быть известно не только время начала совещания, но и предполагаемое время окончания, что позволит работникам заранее спланировать свое время после совещания.

Повестка дня служит надежным ориентиром, ее необходимо строго соблюдать. Только в этом случае поставленная цель будет достигнута.

Подготовка доклада. Как правило, по роду своих обязанностей руководитель часто является основным докладчиком совещания.

Успех делового совещания во многом зависит от качества подготовки основного сообщения. Докладчик должен дать объективную информацию. Если по обсуждаемому вопросу существует несколько точек зрения, необходимо осветить их все, привести доводы по каждой из них, а затем изложить свое мнение. Работа над докладом (выступлением) складывается из нескольких этапов.

Прежде всего, необходима разработка целей и задач доклада. Второй этап — это работа над докладом. Содержание устного выступления зависит и от того, где и сколько времени предстоит выступать, кто слушатели и т.д. Третий этап — работа над формой речи, над ее языком, стилем, подбором цитат, примеров, цифр и т.д. На четвертом этапе необходимо поработать над техникой произнесения речи. Здесь имеют значение также и внешность оратора, его голос, жесты и т.д.

Прения. Важнейшим этапом подготовки совещания является организация прений. Необходимо не только заблаговременно ознакомить участников совещания с повесткой дня, но и вызвать интерес людей к поднимаемым на совещании вопросам, это обеспечит их желание высказать свою точку зрения, принять участие в обсуждении вопросов.

Подготовка помещения. Немаловажное значение имеет также подготовка помещения для совещания (хорошая звукоизоляция, нормальная температура воздуха, удобная для работы мебель, вентиляция и т.п.).

Такие «мелочи», как плохая проветриваемость помещения, повышенная или пониженная температура, сквозняки, слабая освещенность и т.д., могут снизить эффективность совещания за счет снижения продуктивности работы людей.

Кроме того, ничто не должно отвлекать присутствующих на собрании: ни телефонные звонки, ни шум транспорта. Лучше всего для проведения совещания найти отдельное помещение без отвлекающих факторов.

Протокол. Ответственным этапом является фиксирование процесса обсуждения вопросов, вынесенных на совещание, т.е. протоколирование.

Протокол — это организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях [23, с. 23]. Форма протокола приведена ниже.

Протокол, который, как правило, ведет секретарь во время совещания в краткой и сжатой форме, содержит резюме принятого решения.

ФОРМА ПРОТОКОЛА СОВЕЩАНИЯ

Наименование учреждения

Г риф учреждения (если нужно)

ПРОТОКОЛ

04.02.02 №

Место составления Заголовок (наименование коллегиального органа)

Председатель              И.О.

Фамилия

Секретарь              И.О. Фамилия

Присутствовали 18 чел. (регистрационныйлист прилагается). Если присутствующих мало, то указывают их инициалы и фамилии, соблюдение алфавита необязательно.

ПОВЕСТКА ДНЯ: Основной вопрос повестки дня (формулируется в именительном падеже). Докладчик А.Д. Петров. Второй по важности вопрос повестки дня.

СЛУШАЛИ:

Петров А.Д. — краткое или полное изложение содержания выступления.

ВЫСТУПИЛИ:

Королев О.С. — изложение содержания выступления или вопроса. Спирин А.В. — изложение содержания или вопроса.

ПОСТАНОВИЛИ: Содержание пункта печатается через 1,5 интервала. Каждый новый пункт печатается от 1-го положения табулятора. Содержание второго и последующих пунктов оформляются так же, как пункт 1.1.

СЛУШАЛИ: Гурский А.И. — краткое или полное изложение содержания выступления.

ВЫСТУПИЛИ:

Николаев Г.Ф. —...

ПОСТАНОВИЛИ:

2.1. Содержание пунктов оформляется так же, как и в первом разделе.

Председатель Подпись /И.О. Фамилия/

Секретарь              Подпись /И.О. Фамилия/

В дело №

04.02.02 Н.Г. Артюшина 

<< | >>
Источник: С.Д. Резник. Персональный менеджмент. 2004

Еще по теме Подготовка совещания:

  1. Правила подготовки и проведения совещания
  2. Подготовка к проведению делового совещания
  3. ГЛАВА 17 ПОДГОТОВКА И ПРОВЕДЕНИЕ ДЕЛОВЫХ СОВЕЩАНИЙ
  4. Замечания о культуре проведения совещаний и подготовки к ним
  5. ОРГАНИЗАЦИОННО-ТЕХНИЧЕСКИЕ МЕРОПРИЯТИЯ ПО ПОДГОТОВКЕ И ПРОВЕДЕНИЮ СОВЕЩАНИЙ
  6. Деловое совещание
  7. Методика проведения совещаний
  8. БЕСКОНЕЧНОЕ СОВЕЩАНИЕ
  9. Итоговый анализ совещания
  10. После рабочего совещания
- Антикризисное управление - Деловая коммуникация - Документоведение и делопроизводство - Инвестиционный менеджмент - Инновационный менеджмент - Информационный менеджмент - Исследование систем управления - История менеджмента - Корпоративное управление - Лидерство - Маркетинг в отраслях - Маркетинг, реклама, PR - Маркетинговые исследования - Менеджмент организаций - Менеджмент персонала - Менеджмент-консалтинг - Моделирование бизнес-процессов - Моделирование бизнес-процессов - Организационное поведение - Основы менеджмента - Поведение потребителей - Производственный менеджмент - Риск-менеджмент - Самосовершенствование - Сбалансированная система показателей - Сравнительный менеджмент - Стратегический маркетинг - Стратегическое управление - Тайм-менеджмент - Теория организации - Теория управления - Управление качеством - Управление конкурентоспособностью - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения - Финансовый менеджмент - ЭКОНОМИКА ДЛЯ МЕНЕДЖЕРОВ -