План и распорядок рабочего дня
План и план—график рабочей недели сами по себе тоже не решают всех практических задач планирования. Остаются еще учет текущих дел и планирование каждого отдельного дня, не похожего один на другой, несмотря на любую регламентацию.
Выборка делается из списка дел на месяц, плана—графика недели и из записей текущих дел.Руководитель должен лично ежедневно, завершая очередной день, проверять, выполнен ли план этого дня, составлять новый план, подготавливаться к наступающему рабочему дню.
Этот реальный рабочий план на день должен состоять из временных блоков, заполненных A-делами, исполнению которых не должны помешать никто и ничто. То, что не предусмотрено, а значит, не запланировано, но все-таки неизбежно наваливается на руководителя, следует вмещать в те временные блоки, в которых запланировано выполнение Б- и В-дел. Тогда уже эти Б- и прежде всего В-дела руководитель может и не выполнять.
Никому не позволяйте прервать A-занятие. Если руководитель добился успеха, и притом большого, его никто не станет спрашивать, почему он не выполнил те или иные Б- и В-дела. Его будут уважать, он станет респектабельной личностью, его будут ценить и не захотят потерять.
Если руководитель выполнил некоторые дела Б и В, но едва приступил к выполнению A-дел, вследствие чего обнаружатся лишь незначительные успехи, никто не похвалит его за выполнение Б- и В-дел. Его будут ценить не слишком высоко.
Сколько часов в день можно запланировать для выполнения той или иной работы? Если распорядок дня в основном «свобо
ден» от различных неожиданностей, руководитель спокойно может выделить 6 ч. Если неожиданности не только не исключены, но даже и возможны, следует ограничиться 3 или 4 ч.
Те, кто полагают, что их распорядок дня вообще не допускает никакого планирования, могут прибегнуть к планированию «клином». Начинать планирование следует с одного-единственпого часа в день.
Это может позволить себе каждый. Когда появится опыт планирования, можно перейти к 2 часам и т.д.Хорошо зарекомендовал себя следующий метод: планировать время следует таким образом, чтобы в каждый час 15 мин оставались свободными и их можно было бы использовать для телефонных звонков, визирования документов, непредусмотренных работ и отдыха и т.п. Благодаря этому распорядок дня станет гибким, можно будет многое сделать сверх плана. А план работы на день, согласованный накануне с секретарем, является прекрасным стимулом для тех, кто медленно раскачивается [70, с. 303].
На основе действующего в организации единого распорядка рабочей педели руководитель разрабатывает личный режим труда — такой уклад деятельности, в котором необходимо учитывать возможность утомления в разные периоды рабочего дня и в связи с этим изменения характера труда и перерывов для отдыха (табл. 19).
Режим дня — это такая организация деятельности, которая рационально делит сутки на определенные отрезки времени, отведенные для работы, самообразования, питания, отдыха и др. Режим является своеобразным жизненным порядком. Его значение заключается в том, что человек, следующий ему, не упустит и не забудет важных дел, получит уверенность в успехе своих дел (табл. 21).
Таблица 21
Примерный укрупненный режим рабочего дня мастера
Вид деятельности | Время работы, ч | Вид деятельности | Время работы, ч |
Подготовительная работа Управление производством Отдых Работа с документацией Управление производством Обеденный перерыв | 7:45—8.00 8:00—9:50 9:50—10:00 10:00—11:00 11:00—12:00 12:00—13:00 | Управление производством Работа с документацией Отдых Управление производством Заключительная работа | 13:00—14:00 14:00—14:50 14:50—15:00 15:00—17:00 17:00—17:15 |
Режим создает в жизненном укладе, деятельности руководителя определенный ритм, позволяет выработать устойчивые положительные привычки, сокращает затраты времени на вхождение в работу, выбор того, чем заняться, и т.п.
Режим дня должен не только соблюдаться, но и уточняться, улучшаться, превращаясь постепенно в постоянные нормы жизненного уклада. />Например, подготовительная работа у мастера строительной организации может включать обход участка и проверку состояния техники безопасности и выполнения противопожарных мероприятий; обеспечения рабочих средствами механизации, строительными материалами; своевременности выхода рабочих на работу и их расстановки по рабочим местам; выдачи из кладовой материалов, инструмента, инвентаря, спецодежды, а также проведение инструктажа рабочих перед началом работы и др.Например, управление строительной организацией включает, прежде всего, организацию работы бригад и организацию рабочих мест, контроль за наличием конструкций и материалов, за применением и правильным использованием инструмента, инвентаря, соблюдением требований техники безопасности, организацию состязательности в коллективе, мобилизацию коллектива на выполнение плановых заданий и обязательств, другие виды работ и функции в соответствии с Положением о мастере.
Во второй половине рабочего дня мастер переносит основные акценты на обход участка с целью контроля качества, приема выполненных работ, подготовки к следующему рабочему дню.
Если в первой половине дня работа с документами ориентируется прежде всего на изучение справочно-нормативной и специальной литературы, оформление оперативной документации, заполнение табеля, то в конце рабочего дня основное внимание следует уделить составлению заявок на материалы, анализу итогов рабочего дня, планированию работы на очередной день, подготовке заданий бригадам и др.
Заключительная работа предусматривает сдачу смены, заполнение журнала работ.
Установление определенного регламента, четкого распорядка рабочего времени способствует организации времени руководителя. Практика составления рабочих графиков дня и недели, а иногда и месяца дисциплинирует труд не только самого руководителя, по и руководимого им коллектива.
Для выполнения постоянных обязательных видов работ руководитель намечает определенное время дня или определенный день недели.
Например, ежедневно планируются в определенноевремя обход рабочих мест, оперативное совещание, работа с документами и др.
Распорядок рабочей недели (табл. 19) регламентирует личную работу руководителя. Соблюдение его обеспечивает полноту выполнения запланированных работ. ;
В недельном плане для руководителя строительной организации должны найти место следующие дела:
рассмотрение состояния финансового положения; проверка выполнения директивных графиков строительных работ;
посещение строящихся объектов и анализ дел на них; проверка выполнения планов работы с кадрами, улучшение условий труда, быта и отдыха; проверка выполнения плана организационно-технических мероприятий; прием работников по личным вопросам; прием посетителей из сторонних организаций; день качества; день бригады;
рассмотрение проектно-сметной документации, проектов производства работ, проектов организации строительства и др.; оперативные совещания по анализу состояния дел и др.
В недельном плане следует предусмотреть время для ежедневного решения текущих вопросов с субподрядными организациями, поставщиками, смежниками и собственными подразделениями.
Для непредвиденных работ, решения оперативно возникших текущих вопросов планируются резерв времени и соответствующие периоды рабочего дня.
На первых порах руководителю не следует создавать жесткого распорядка дня, можно запланировать только основные работы. Пересматривая график рабочего дня в процессе работы, он совершенствует, уточняет его и впоследствии меняет график уже ‘значительно реже.
Все планы должны, в конечном счете, учитывать выполнение текущих дел и планирование каждого конкретного дня.
Форма записи текущих дел'во многом влияет па четкость планирования. Нужно выбрать ту форму записи, которая в наибольшей степеии отвечает реальным условиям работы руководителя. Наиболее удобной является такая форма, в которой имеется сетка времени.
На основе месячного плана и распорядка рабочей недели составляется ежедневный рабочий план (табл.
22 и 23).
Вариант формы рабочего плана руководителя
на « » 200 г.
День недели Пн. Вт. Ср. | Чт. | Пт. Сб. Вс. | ||||||
Служебные дела | Где необходимо быть | |||||||
Где быть | Время | Вопрос | ||||||
|
|
|
|
| ||||
|
|
|
|
| ||||
|
|
|
|
| ||||
Кого | Пригласить для беседы | |||||||
Время | Вопрос | |||||||
|
|
|
|
| ||||
|
|
|
|
| ||||
|
|
|
|
| ||||
Кого | Принять | |||||||
Время | Вопрос | |||||||
|
|
|
|
| ||||
|
|
|
|
| ||||
|
|
|
|
| ||||
Домашние дела | Здоровье, досуг | Позвонить | ||||||
Кому | Телефон | />Время | Вопрос | |||||
|
|
|
|
|
| |||
|
|
|
|
|
| |||
|
|
|
|
|
|
Чтобы перейти к конкретным рабочим планам на каждый день, руководителю нужно решить, как наиболее целесообразно построить свою работу: каким временем он располагает, какое время необходимо на те или иные виды работ, в какой последовательности их следует выполнять, каким образом распределять время в пределах рабочего дня.
Одним из полезных технических приемов планирования личного труда руководителя является применение «Дневника личной работы».
Он представляет собой записную книжку в виде общей тетради и состоит обычно из трех разделов. Первый предназначен для записей справочной информации (телефоны, адреса и т.д.), второй включает план наиболее важных дел года, а также планы личной работы на месяц, неделю, каждый день с учетом выполненных работ по времени. Третий раздел предназначен для общих записей.
Рабочий план руководителя
на день « » 200 г.
День недели | Пн. | Вт. | Ср. | Чт | Пт. | Сб. | Вс. | ||||||
Профиль дня |
|
|
|
|
|
|
| ||||||
Служебные дела | Распорядок дня | ||||||||||||
| 6:00 7:00 |
| |||||||||||
|
| ||||||||||||
| 7:00 8:00 |
| |||||||||||
|
| ||||||||||||
| 8:00 9:00 |
| |||||||||||
|
| ||||||||||||
| 9:00 10:00 |
| |||||||||||
|
| ||||||||||||
| 10:00 11:00 |
| |||||||||||
|
| ||||||||||||
| 11:00 12:00 |
| |||||||||||
|
| ||||||||||||
| 12.00 13:00 |
| |||||||||||
|
| ||||||||||||
| 13:00 14:00 |
| |||||||||||
|
| ||||||||||||
| 14:00 15:00 | - | |||||||||||
|
| ||||||||||||
| 15:00 16:00 |
| |||||||||||
|
| ||||||||||||
Где быть | 16:00 17:00 | И | |||||||||||
Организация (служба) | Время | Вопрос |
| ||||||||||
|
|
| 17:00 18:00 |
| |||||||||
|
|
|
| ||||||||||
|
|
| 18:00 19.00 | ¦ | |||||||||
Пригласить для беседы |
| ||||||||||||
Кого | Время | colspan="2"> 19:00 |
| ||||||||||
|
|
| 20:00 |
| |||||||||
|
|
| 20:00 21:00 |
| |||||||||
|
|
|
| ||||||||||
Принять | 21:00 22:00 |
| |||||||||||
Кого | Время | Вопрос |
| ||||||||||
|
|
| Позвонить | ||||||||||
|
|
| Кому | Телефон | Время | Вопрос | |||||||
|
|
|
|
|
|
| |||||||
Домашние дела, здоровье |
|
|
|
| |||||||||
|
|
|
|
|
| ||||||||
|
|
|
|
|
| ||||||||
|
|
|
|
|
|
Смысл ведения руководителем «Дневника личной работы» заключается не только в систематизации намеченных дел, но и в возможности учета и анализа всех выполненных работ, в обоснованном планировании личной работы.
Резюме Увеличение затрат времени на планирование приводит к сокращению времени па использование и, в конечном счете, к экономии времени в целом. Эффективность труда руководителя повышается за счет четырех составляющих: планирования, реализации плана, мониторинга и контроля, взаимодействия и связи людей. Руководитель обязан уметь анализировать свое рабочее время, составлять планы личной работы, при этом необходимо учитывать все выполняемые им работы, уметь расположить их в порядке важности. Если руководителю необходимо всерьез подойти к планированию личной работы, целесообразно придерживаться системы, которая выполняется в следующей последовательности: проанализировать бюджет времени; определить содержание планируемых дел; определить время, необходимое для выполнения этих дел; сопоставить необходимые затраты времени на планируемые дела с вашим личным бюджетом времени и своими личными возможностями; составить перспективный план дел или перечень на год; составить тематический список дел на месяц; составить план действий на педелю; записывать текущие дела и составлять рабочие планы на день. Начинать следует с долгосрочных планов. Для этого необходимо составить перечень наиболее важных работ на несколько лет, а затем установить сроки их начала и окончания. На основании имеющихся данных о перечне дел, их характере и трудоемкости составляется перспективный план на более или менее продолжительный период.
Чтобы перейти к конкретным текущим планам на каждый день, нужно решить, как наиболее целесообразно построить свою работу. График работ1 значительно облегчает оперативное планирование и организацию времени руководителя, установление определенного регламента, четкого распорядка рабочего времени. Если вы «задыхаетесь от груды дел», действуйте по методу «Альпы»: составление заданий; оценка длительности акций; резервирование времени (в соотношении 60:40); принятие решений по приоритетам и с перепоручением; контроль (учет несделанного). Наиболее удобной формой плана работы на день является такая, в которой имеется сетка времени, а сами дела систематизированы. При составлении распорядка дня необходимо учитывать расположение временных зон, чтобы планирование второстепенных работ не попало во временные зоны «первого класса». Для планирования времени целесообразно пользоваться следующими инструментами: календарем-еженедельником; дневником времени; компьютерной системой организации труда; тайм-менеджером.
Практическое задание Разработайте индивидуальную форму записей запланированных дел на: день; неделю; месяц; год. Приступите к планированию личной работы, применяя разработанные формы записей. Создайте удобный для себя дневник времени на год (еженедельник).
Контрольные вопросы Назовите основные принципы планирования работы. В какой последовательности осуществляется перспективное планирование? Дайте определение долгосрочному планированию. В чем заключается метод «Альпы»? Что такое бюрография? Что входит в систему планирования работы? Какие существуют инструменты планирования времени руководителя? В чем их достоинства?
Рекомендуемая литература
Васильев В.М. и др. Управление в строительстве: Учебник для вузов. — М.: Изд-во АСВ, 2001.
Вудкок М., Френсис Д. Раскрепощенный менеджер. Для руководи- теля-практика: Пер. с англ. — М.: Дело, 1994 320 с.
ЗайвертЛ. Ваше время — в Ваших руках: Советы деловым людям, как эффективно использовать рабочее время: Пер. с нем. — М.: Интерэксперт, ИНФРА-М, 1995. - 267 с.
Комаров Е.Н. Каковы у вас техника личной работы (тест для руководителей) // Управление персоналом. — 1998. — № 6.
Комаров Е.Н. Режимы труда и отдыха персонала//Управление персоналом. — 1999. — № 6.
Лаптев А.П. Ваш режим дня. Каждый день в хорошей форме: Управление персоналом. — 1997. — № 12.
Методы изучения трудовых процессов и затрат рабочего времени: Учебное пособие / Под ред. В.В. Адамчука. — М.: Финстатинформ, 1999.
ОлкокД. Управление временем и рабочей нагрузкой: Пер. с англ. — М.: Финпресс, 1998. — 96 с.
Старобинский Э.В. Время руководителя // Управление персоналом. — 1997. — № 7.
Ушаков А. Время — ваш лучший инструмент // Управление персоналом. — 1999. — № 6.
Форсайт П. Делу — время: Как правильно распоряжаться своим временем / Пер. с англ. З.Я. Красневской. — Минск: Амалфея, 1998.— 272 с.
Шипунов В.Г., Кишкель Е.Н. Основы управленческой деятельности. — М.: Высшая школа, 2000. — 304 с.
Еще по теме План и распорядок рабочего дня:
- КАК РАБОТАЕТ 1-ОБРАЗНЫЙ РАСПОРЯДОК ДНЯ
- ГЛАВА 4 1-ОБРАЗНЫЙ РАСПОРЯДОК ДНЯ: ПРИМЕНЯЕМ УЧЕТ К СТРУКТУРЕ
- ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО ДНЯ ТРЕЙДЕРА
- ФОТОГРАФИЯ РАБОЧЕГО ДНЯ И ХРОНОМЕТРАЖ
- Цели применения фотографии рабочего дня и хронометража в нормировании труда
- 17.4. РАБОЧИЙ ПЛАН СЧЕТОВ
- Статья 18. Применение настоящего Федерального закона к страховым случаям, наступившим до дня и после дня вступления его в силу
- НОРВЕЖСКИЙ ПЛАН МОРСКОГО СТРАХОВАНИЯ 1996 ГОДА (ПЛАН СУДОВЛАДЕЛЬЦА)
- План объединения Европы, или создания Общего рынка (план Шумана)
- Внешняя организация рабочего места.Принципы проектирования рабочих помещений
- Характеристика рабочих мест:«хорошие» и «плохие» рабочие места