Организация работы с документами
Организация работы с документами — это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами с момента их создания или получения до уничтожения или передачи на архивное хранение (рис.
13).К таким работам можно отнести: прием и регистрацию, рассмотрение документов руководителями, порядок прохождения документов в организации, их исполнение, контроль исполнения, формирование дел, подготовку и передачу дел в архив.
В документационном обеспечении предприятия можно выделить 3 группы документов, поступающие (входящие), внутренние и отправляемые (исходящие).
Порядок составления и согласования внутренних документов не имеет существенных отличий от составления исходящих документов и включает те же операции. Для последних добавляется операция «Отправка документов адресату» после их регистрации.
Регистрация может проводиться для всех видов документов. Работа по исполнению и контролю исполнения документов охватывает внутренние, входящие и, как исключение, — исходящие.
В стадии форматирования дел все виды документов проходят одни й те же операции, кроме входящих, которые на хранение не передаются
Для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними на предприятии разрабатывается инструкция по делопроизводству, содержащая образцы правильного оформления документов (ГОСТ 6.38—90) и правила работы с ними.
Обработка поступающих документов Прием и обработка поступающих документов осуществляются секретарем.
Поступающие документы проходят следующие этапы (см. рис. 13): первичную обработку; предварительное рассмотрение, разметку; регистрацию; рассмотрение документов руководством; направление на исполнение; контроль исполнения; исполнение; подшивку документов в дела [52, 108].
Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности доставки писем.
Предварительное рассмотрение входящих документов проводится секретарем-референтом с целью распределения на регистрируемые и нерегистрируемые документы.
Секретарь-референт должен осуществлять «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю должны передаваться наиболее важные и срочные из поступивших документов. Остальные могут быть переданы заместителю руководителя, в структурное подразделение или сразу исполнителям. Передача входящих документов на рассмотрение руководству предприятия должна осуществляться после регистрации.
После регистрации документы передаются для рассмотрения и принятия решения руководителю. Он должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки. Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе. Резолюция может явиться основанием взятия документа на контроль.
При рассмотрении документов руководитель должен придерживаться рекомендаций, соблюдение которых позволяет ускорить прохождение документов, избежать сбоев в их обработке, создать условия для своевременного и качественного исполнения. Руководитель должен рассматривать документы в день их поступления и тогда же (в крайнем случае, на следующий день) возвращать секретарю для исполнения.
С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением даты получения.
Когда работа над документом завершена, на нем проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело.
Обработка исходящих документов состоит из операций, показанных на рис. 14.
Рис. 14. Блок-схема работы с исходящими документами
Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность оформления проверяется секретарем. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах.
Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись руководителю. Руководитель вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.
После подписания руководителем двух экземпляров исходящий документ передается секретарю для регистрации.
Еще по теме Организация работы с документами:
- Перечень документов, подлежащих утверждению кредитной организацией для организации кассовой работы
- ГЛАВА 8 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
- ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ПО ЗАЩИТЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ ОТ НЕСАНКЦИОНИРОВАННОГО ДОСТУПА
- Работа с документами
- Автоматизация работы с документами
- ПОРЯДОК РАБОТЫ С ВНУТРЕННИМИ ДОКУМЕНТАМИ
- Структура документа: формуляр современного управленческого документа, текст документа,унификация текста документа
- 9.1. СИСТЕМЫ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
- Эффективная работа с документами
- Использование ЭВМ в работе с документами
- Перечень основных документов, подлежащих утверждению кредитной организацией для организации бухгалтерского учета
- РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ, ОТНОСЯЩИМИСЯ К ГОСУДАРСТВЕННОЙ, КОММЕРЧЕСКОЙ И СЛУЖЕБНОЙ ТАЙНЕ
- Глава 2.3. Документы, содержащие первичную информацию о персонале, и их использование в кадровой работе
- 3.2.5. Учет исполнительных документов в организации
- Организация пункта оформления документов на автомобиль
- 15. Проверка учредительных документов кредитной организации.
- Организация архивного хранения документов
- 6.3. Организация и порядок работы временной администрации при приостановлении полномочий исполнительных органов кредитной организации