<<
>>

Организация работы с документами

Организация работы с документами — это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами с момента их создания или получения до уничтожения или передачи на архивное хранение (рис.

13).

К таким работам можно отнести: прием и регистрацию, рассмотрение документов руководителями, порядок прохождения документов в организации, их исполнение, контроль исполнения, формирование дел, подготовку и передачу дел в архив.


В документационном обеспечении предприятия можно выделить 3 группы документов, поступающие (входящие), внутренние и отправляемые (исходящие).

Порядок составления и согласования внутренних документов не имеет существенных отличий от составления исходящих документов и включает те же операции. Для последних добавляется операция «Отправка документов адресату» после их регистрации.

Регистрация может проводиться для всех видов документов. Работа по исполнению и контролю исполнения документов охватывает внутренние, входящие и, как исключение, — исходящие.

В стадии форматирования дел все виды документов проходят одни й те же операции, кроме входящих, которые на хранение не передаются

Для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними на предприятии разрабатывается инструкция по делопроизводству, содержащая образцы правильного оформления документов (ГОСТ 6.38—90) и правила работы с ними.

Обработка поступающих документов Прием и обработка поступающих документов осуществляются секретарем.

Поступающие документы проходят следующие этапы (см. рис. 13): первичную обработку; предварительное рассмотрение, разметку; регистрацию; рассмотрение документов руководством; направление на исполнение; контроль исполнения; исполнение; подшивку документов в дела [52, 108].

Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности доставки писем.

Предварительное рассмотрение входящих документов проводится секретарем-референтом с целью распределения на регистрируемые и нерегистрируемые документы.

Секретарь-референт должен осуществлять «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю должны передаваться наиболее важные и срочные из поступивших документов. Остальные могут быть переданы заместителю руководителя, в структурное подразделение или сразу исполнителям. Передача входящих документов на рассмотрение руководству предприятия должна осуществляться после регистрации.

После регистрации документы передаются для рассмотрения и принятия решения руководителю. Он должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки. Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе. Резолюция может явиться основанием взятия документа на контроль.

При рассмотрении документов руководитель должен придерживаться рекомендаций, соблюдение которых позволяет ускорить прохождение документов, избежать сбоев в их обработке, создать условия для своевременного и качественного исполнения. Руководитель должен рассматривать документы в день их поступления и тогда же (в крайнем случае, на следующий день) возвращать секретарю для исполнения.

С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением даты получения.

Когда работа над документом завершена, на нем проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело.

Обработка исходящих документов состоит из операций, показанных на рис. 14.

Рис. 14. Блок-схема работы с исходящими документами

Рис. 14. Блок-схема работы с исходящими документами

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность оформления проверяется секретарем. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах.

Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись руководителю. Руководитель вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

После подписания руководителем двух экземпляров исходящий документ передается секретарю для регистрации. 

<< | >>
Источник: С.Д. Резник. Персональный менеджмент. 2004

Еще по теме Организация работы с документами:

  1. Перечень документов, подлежащих утверждению кредитной организацией для организации кассовой работы
  2. ГЛАВА 8 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
  3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ПО ЗАЩИТЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ ОТ НЕСАНКЦИОНИРОВАННОГО ДОСТУПА
  4. Работа с документами
  5. Автоматизация работы с документами
  6. ПОРЯДОК РАБОТЫ С ВНУТРЕННИМИ ДОКУМЕНТАМИ
  7. Структура документа: формуляр современного управленческого документа, текст документа,унификация текста документа
  8. 9.1. СИСТЕМЫ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
  9. Эффективная работа с документами
  10. Использование ЭВМ в работе с документами
  11. Перечень основных документов, подлежащих утверждению кредитной организацией для организации бухгалтерского учета
  12. РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ, ОТНОСЯЩИМИСЯ К ГОСУДАРСТВЕННОЙ, КОММЕРЧЕСКОЙ И СЛУЖЕБНОЙ ТАЙНЕ
  13. Глава 2.3. Документы, содержащие первичную информацию о персонале, и их использование в кадровой работе
  14. 3.2.5. Учет исполнительных документов в организации
  15. Организация пункта оформления документов на автомобиль
  16. 15. Проверка учредительных документов кредитной организации.
  17. Организация архивного хранения документов
  18. 6.3. Организация и порядок работы временной администрации при приостановлении полномочий исполнительных органов кредитной организации
- Антикризисное управление - Деловая коммуникация - Документоведение и делопроизводство - Инвестиционный менеджмент - Инновационный менеджмент - Информационный менеджмент - Исследование систем управления - История менеджмента - Корпоративное управление - Лидерство - Маркетинг в отраслях - Маркетинг, реклама, PR - Маркетинговые исследования - Менеджмент организаций - Менеджмент персонала - Менеджмент-консалтинг - Моделирование бизнес-процессов - Моделирование бизнес-процессов - Организационное поведение - Основы менеджмента - Поведение потребителей - Производственный менеджмент - Риск-менеджмент - Самосовершенствование - Сбалансированная система показателей - Сравнительный менеджмент - Стратегический маркетинг - Стратегическое управление - Тайм-менеджмент - Теория организации - Теория управления - Управление качеством - Управление конкурентоспособностью - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения - Финансовый менеджмент - ЭКОНОМИКА ДЛЯ МЕНЕДЖЕРОВ -