<<
>>

Организация презентаций

Конечно, можно создать себе имидж, никогда не встречаясь с людьми, по результат может оказаться скорее негативным, чем позитивным.

В идеале менеджер должен встретиться с публикой лицом к лицу и произвести па нее впечатление обаянием собственной личности, своим энтузиазмом и способностями.

Одним из наиболее действенных способов организации контакта лицом к лицу является устройство презентации.

Презентация — это упражнение в убеждении. Конечно, есть и другие составляющие, например передача информации и идей, но презентации устраивают для того, чтобы убедить человека или группу людей: принять или пересмотреть свою позицию; принять или изменить мнение;

предпринять или воздержаться от какого-либо действия или решения.

Презентацией является ситуация, когда вы оказываетесь перед аудиторией и рассказываете что-то о вашей работе, вашей продукции или же о вашем учреждении. Это может быть презентация для нескольких коллег относительно достигнутого вами прогресса в работе, информирование целой управленческой команды о том, какого успеха добился ваш отдел; для аудитории в несколько сотен представителей или множество иных промежуточных вариантов.

Что есть общего у них всех, так это то, что вы должны стать перед аудиторией и объяснить нечто таким образом, чтобы все было понятно и заинтересовало слушателей. Поскольку вам придется постоянно находиться в центре внимания, то ваш имидж становится жизненно важной частью презентационного процесса. Одновременно вы получаете отличную возможность улучшить ' его в глазах ключевых фигур вашей сферы деятельности.

Поэтому необходимо учесть все организационные рифы презентации, за счет хорошей подготовки и учета психологии аудитории провести ее как можно лучше и таким образом еще больше упрочить ваш имидж.

Начните с определения приоритетов: Точно сформулируйте цель встречи.

Постарайтесь сформулировать свою цель как можно яснее и убедитесь также, что каждый человек из вашей команды понимает это. Эта цель должна стать критерием, по которому вы и будете проверять все, что заслуживает или не заслуживает включения в презентацию. Определитесь с аудиторией. Вы должны понять свою аудиторию, постараться выяснить степень интереса, информированности, понимания, опыта, сопротивления и предрассудков, с которыми можно столкнуться.

Существует три типа аудиторий: Больше ста человек. Меньше ста или пятидесяти человек. Несколько человек.

Отличие последней аудитории в том, что это и не аудитория вовсе, а несколько человек со своими проблемами, точками зрения. Успех презентации в такой аудитории зависит от количества времени для ответов на вопросы.

Положительной стороной такой аудитории является то, что у оратора имеется большая вероятность убедить каждого человека, ответить на его вопросы, рассеять его сомнения.

При большой аудитории оратору следует объединить ее в одну массу, стараться избегать ответов на вопросы. А уж если они заданы, то ведите себя следующим образом: Ответьте на вопрос. Признайтесь, что не можете ответить на вопрос, пообещайте выяснить ответ. Если вопрос трудный, переадресуйте его эксперту, тому, кто его задал, или аудитории.

Наконец, нужно уметь сформулировать ключевую фразу, которую должны запомнить слушатели, когда презентация закончится.

Эти два подготовительных этапа могут казаться очевидными,

и,              конечно, каждый, кто планирует презентацию, тем или иным образом проходит через них. Для успешной презентации необходимо отвести, по крайней мере, два часа на вопросы, предложения, аргументы и формулировку точных целей.

Помните, что это только презентация. Она не должна охватывать все. Стройте ее только па тех фактах, которые могут заинтересовать всю аудиторию в целом. Не включайте ничего утомительного, известного для большинства, или слишком длительную техническую информацию просто потому, что все это «хорошо было бы» включить, или потому что кого-нибудь могло бы заинтересовать.

В подходящий момент вы можете дать им на руки любое количество вспомогательной литературы, чтобы они изучали ее па досуге.

Наиболее важный принцип на всех стадиях планирования: никогда не рассчитывайте на то, что аудитория будет заинтересована в теме вашей презентации. Считайте, что они будут нейтральны — не заинтересованными, не скучающими, но вполне способными стать теми или другими.

Продолжительность презентации ограничена. Единственным следствием этого является потребность в визуальных помощниках. Вы не можете сжать слова до определенного предела без того, чтобы не утратить понимание и интерес вашей аудитории, но разумное использование иллюстраций может передать эту же информацию намного лучше.

Иллюстрации могут быть лучше слов, так как они: быстрее запоминаются; легче запоминаются; эффективнее.

Как только подключаются визуальные помощники, экспозиция начинает становиться более формальной в плане возможности придерживаться заранее оговоренного сценария. Стремление к наглядному материалу должно сделать ее еще лучше [56, с. 33].

Определите конкретную цель презентации одним предложением. Определитесь относительно аудитории. Установите, какое впечатление вы хотели бы в итоге оставить аудитории. Решите, какие разделы включить в презентацию и каково назначение каждого раздела. Разместите разделы в логическом порядке, учитывая время и определяя выступающего. Пометьте разделы по степени важности буквами А, В, С, чтобы в случае необходимости скорее отсеять ненужную информацию. Подумайте о вступлении, которое бы сразу завоевало аудиторию. Используйте такие приемы, как «вопрос—ответ», чтобы заинтересовать слушателей и пробудить в них желание слушать вас. Если это имеет значение, определитесь с величиной аудитории и решите, кого пригласить.

Решите, где проводить презентацию.

Когда вы будете иметь основу для презентации, произведите следующие действия [56, с. 46]: Проработайте весь проект презентации в поисках моментов, где интерес понижается.

Выявите объяснения или аргументы, которые слишком сложны, и упростите их. Обдумайте пути варьирования структуры выступления. Убедитесь, что все изменения, которые вы вносите, чтобы повысить интерес, имеют отношение к предмету беседы. Делайте разделы достаточно короткими, чтобы увеличить период повышенного внимания аудитории. Убедитесь, что каждый раздел заканчивается важным сообщением. Позаботьтесь, чтобы аудитория знала, что будет дальше. Постарайтесь вовлечь аудиторию в процесс выступления. Решите, что нужно запомнить слушателям, и придумайте, что сделать, чтобы они действительно это не забыли.

Определите, кто будет вести презентацию, представляя для аудитории разнообразные, но логичные взгляды.

На данной стадии решается, будет ли это полноценной презентацией или ваша идея потерпит крах.

Прежде чем приступать к написанию сценария презентации, необходимо прояснить все относительно ее цели. Как только

определена точная цель и детально выяснено, какой будет аудитория, что она уже знает и что хочет узнать, можно начинать планировать презентацию.

Стадия планирования включает в себя выяснение того, кто и что собирается сказать, за какое время и в какой последовательности. Этот процесс является жизненно важным и стоит того, чтобы вкладывать в него мысли и усилия. От него зависит, будет ли презентация яркой, понятной, запоминающейся, стоит ли использовать визуальные средства или будет достаточно слов. Следует придирчиво прочитать текст презентации, убрать все скучные места, добавить интересные факты. Помните, что уровень внимания снижается через 20—30 мин после начала выступления.

Перед тем как организовать презентацию, нужно провести собрание по подготовке, на котором должны присутствовать не менее трех человек: человек, ответственный за презентацию; специалист по предмету презентации — продукту или услуге, которые вы будете представлять (возможный ведущий презентации); специалист по аудитории, ее нуждам, надеждам, стремлениям (возможный ведущий презентации).

Задача этого собрания — наметить все организационные вопросы, способы их решения, попытаться написать текст выступления, чтобы в дальнейшем исключить противоречия, опустить непонятные места, определить моменты, которые могут вызвать сопротивление аудитории, найти пути предотвращения ее негативной реакции.

На этом собрании участники презентации должны получить четкое представление об аудитории, с которой им придется встретиться.

Если вы отвечаете за всю презентацию в целом, и особенно если это большая презентация, то самым неблагоразумным будет делать все одному. Вы должны организовать презентационную команду, участники которой будут помогать вам в планировании и проведении презентации.

Можно предложить следующий порядок действий по подготовке презентации [186, с. 189]: Созовите первое собрание.

Пригласите-. эксперта по теме презентации; эксперта по предполагаемой аудитории.

Проведите первое собрание по планированию презентации. Цель: Сформулировать точные цели. Сформулировать желаемый отклик аудитории. Выбрать презентационную команду. Набросать логическую последовательность подготовительных мероприятий. Определить размер аудитории и список приглашенных (если это возможно). Выбрать место проведения (если это возможно). Определиться с датой (если это возможно).

Что делать: Арендовать место проведения для генеральной репетиции и презентации. Пригласить участников презентации (зрителей). Назначить дату следующего собрания. Пригласить на следующее собрание презентационную команду. Довести до сведения всех участников следующего собрания принятые решения (см. выше). Проведите второе собрание по планированию.

Цель:

Проработать логическую последовательность. Утвердить порядок выступлений, их продолжительность, перерывы. Согласовать цель каждого из выступающих. Согласовать с каждым выступающим содержание его выступления. Обсудить вспомогательные материалы. Перечислить будущие встречи и их цели, включая дату чернового просмотра.

Что делать: Начать подготовку основных демонстрационных средств. Начать разработку вспомогательных материалов. Начать работу по обеспечению, например: приготовления к приему гостей; закусками и прохладительными напитками; транспортом; дополнительными материалами; папками; ит,д. Условиться о следующем собрании со всеми, кто имеет к нему отношение. Пригласить предполагаемого слушателя.

Действия каждого ведущего: Назначить дублера. Записать полный текст будущего выступления и до следующего собрания передать его основной команде. Провести третье собрание по планированию.

Целы Проработать наброски выступлений всех ведущих. Устранить противоречия, повторы и пропуски. Обсудить все выступления с точки зрения аудитории и посмотреть, где потребуются исключения, расширения или сокращения, Провести общее обсуждение, дать каждому из ведущих шапс'внести свои предложения по всей презентации в целом.

Что делать: Назначить даты производственных совещаний с каждым ведущим и с управляющим производством.

Действия каждого ведущего: Надиктовать презентацию на магнитофон (максимальная продолжительность — две трети времени выступления) и перенести запись на бумагу. Решить, какие аудиовизуальные средства вам могут понадобиться. Проведите производственные встречи с каждым ведущим.

Цель: Определить продолжительность каждой презентации. Убрать все лишнее. Продумать структуру каждого выступления. Рассмотреть все выступления с позиции кривой внимания. Обсудить содержание и начать разработку всех аудиовизуальных вспомогательных средств.

Что делать: Заказать все аудиовизуальные вспомогательные средства и определить дату их изготовления. Дать каждому окончательный текст сценария. Назначить дату чернового прогона, когда все аудиовизуальные вспомогательные средства будут уже готовы.

Действия каждого ведущего: Окончательно доработать текст выступления и проверить, укладывается ли он в отведенное время. Черновой прогон с каждым ведущим по отдельности.

Цель: Проверить соответствие визуальных средств изначальной концепции. Убедиться, что визуальные средства точно подходят к структуре и сценарию презентации. Перепроверить длительность выступлений с использованием визуальных средств. Дать возможность ведущему выявить любые проблемы, вызванные использованием визуальных средств. Решить, достигает ли каждое из выступлений задуманной цели.

Что делать: Провести окончательные сокращения, изменения, исправления в визуальных средствах или отказаться от них.

Действия каждого ведущего: Частным образом отшлифовать всю презентацию и отрепетировать порядок демонстрации визуальных средств со своим дублером. Прогон в присутствии всех, включая представителя слушателей.

Цель: Увидеть презентацию целиком с той скоростью, с какой она и будет идти. Провести окончательный хронометраж. Оценить общий эффект презентации. Проверить состыковку выступлений. Провести окончательные сокращения или изменения, которые могут понадобиться. Отрепетировать все технические детали и детали режиссуры вместе с ведущими: свет, визуальные средства, порядок демонстрации и тд.

Что делать: Провести хронометраж и сделать заметки для каждого ведущего. В конце проработать их по отдельности с каждым ведущим. Ведущего не прерывать. Провести генеральную репетицию.

Цель: Проверить всю презентацию на месте действия, в реальных условиях и с настоящим оборудованием. Ознакомить ведущих с условиями, в которых им придется работать. Прибавить каждому уверенности.

Что делать: Хронометраж. Замечания в конце, как и на прогоне. День презентации. Прибыть заранее. Каждому ведущему проверить свои аудиовизуальные средства. Провести раскрепощенную беседу между ведущими и зрителями (если это возможно). С легким сердцем воспринимать все технические неполадки.

Что делать: Встретиться через неделю и обсудить уроки, которые извлекли из презентации. 

<< | >>
Источник: С.Д. Резник. Персональный менеджмент. 2004

Еще по теме Организация презентаций:

  1. 1.4.3. Презентации, реклама
  2. 11.1. Презентация бизнес-плана
  3. 11. Как продавать через семинары и презентации
  4. Презентация бизнес-идеи
  5. Средства массовой информации Двадцать правил проведения презентаций и аналогичных рекламных кампаний
  6. Глава 16 Роль лидера в организациях среднего возраста, зрелых организациях и в организациях на стадии упадка
  7. Глава 10. ЭЛЕМЕНТЫ ТЕОРИИ ОРГАНИЗАЦИИ В ПРАКТИКЕ ОРГАНИЗАЦИИ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ
  8. СУР-анализ в некоммерческих организациях к организациях в сфере услуг
  9. ТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯ ПРИ СМЕНЕ СОБСТВЕННИКА ИМУЩЕСТВА ОРГАНИЗАЦИИ, ИЗМЕНЕНИИ ПОДВЕДОМСТВЕННОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ, ЕЕ РЕОРГАНИЗАЦИИ
  10. 2.7. Организационно-правовые формы аудиторских организаций. Особенности организации внешнего и внутреннего аудита
  11. Законы организации производственных процессов и возможности оптимизации организации материальных потоков в пространстве и во времени
  12. Перечень основных документов, подлежащих утверждению кредитной организацией для организации бухгалтерского учета
  13. Перечень документов, подлежащих утверждению кредитной организацией для организации кассовой работы
  14. 6. Организация внешнего банковского аудита. Технология аудиторской проверки кредитной организации.
  15. 6.2. Организация и порядок работы временной администрации при ограничении полномочий исполнительных органов кредитной организации
  16. 11. Организация оборота наличных денег через кассы предприятий и организаций
  17. 6.3. Организация и порядок работы временной администрации при приостановлении полномочий исполнительных органов кредитной организации
  18. Анализ вариантов организации бизнеса Организация нового предприятия
- Антикризисное управление - Деловая коммуникация - Документоведение и делопроизводство - Инвестиционный менеджмент - Инновационный менеджмент - Информационный менеджмент - Исследование систем управления - История менеджмента - Корпоративное управление - Лидерство - Маркетинг в отраслях - Маркетинг, реклама, PR - Маркетинговые исследования - Менеджмент организаций - Менеджмент персонала - Менеджмент-консалтинг - Моделирование бизнес-процессов - Моделирование бизнес-процессов - Организационное поведение - Основы менеджмента - Поведение потребителей - Производственный менеджмент - Риск-менеджмент - Самосовершенствование - Сбалансированная система показателей - Сравнительный менеджмент - Стратегический маркетинг - Стратегическое управление - Тайм-менеджмент - Теория организации - Теория управления - Управление качеством - Управление конкурентоспособностью - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения - Финансовый менеджмент - ЭКОНОМИКА ДЛЯ МЕНЕДЖЕРОВ -