<<
>>

Культура поведения секретаря

Важными показателями культуры секретаря являются его умение быть корректным, вежливым, доброжелательным. Секретарь должен научиться управлять мимикой, интонациями голоса, так как ему приходится работать с людьми.

Он всегда должен помнить, что злое выражение лица, грозный взгляд, ядовитая ирония, выражение превосходства или полного равнодушия — показатели низкой культуры секретаря.

Работа секретаря требует от него деликатности в работе с людьми аккуратности, четкости, собранности в работе с документами, умения сработаться с руководителем и сотрудниками. Это обстоятельство предъявляет особые требования к поведению секретаря, его умению общаться. Умение вести себя с людьми, способность создавать впечатление, повышающее авторитет руководителя, — важные факторы успеха в работе.

В обшении с посетителями, сотрудниками и руководством секретарь должен проявлять доброжелательность, быть готовым прийти на помошь. оказать максимальное содействие, пойти, в случае необходимости, на некоторые личные неудобства ради общего дела. Любой человек, обратившийся к секретарю за помощью, должен быть уверен, что все возможное будет сделано. Если секретарь знает или предполагает, что подлежащая сообщению информация является для собеседника негативной, то он должен постараться изложить ее как можно более тактично, деликатно. Собеседник должен убедиться, что все возможное сделано, отрицательный результат вызван объективными причинами.

Те правила поведения, которые должен соблюдать каждый культурный человек, переносятся в известной мере и в служебную обстановку и имеют большое число «точек приложения» в конкретных ситуациях процесса управления. Отметим некоторые из них.

Рабочая поза секретаря должна быть строго фиксированна. Сидеть рекомендуется свободно, не напряженно, сохраняя строй

ную осанку. Положение корпуса должно быть естественным, спокойным, без перегибов вперед или назад.

Не следует садиться на край стула, так как при этом возникает напряжение мышц, увеличивается общая нагрузка на позвоночник и ноги.

При появлении в приемной посетителя секретарь должен отложить свои дела, поздороваться, предложить сесть. Секретарь обязан вставать из-за стола, встречая: утром — руководителя; пришедших в тот день первый раз должностных лиц высшего ранга; почетных гостей учреждения.

Если секретарь видит своего собеседника впервые, то он должен назвать себя. Только после этого секретарь осведомляется, как зовут посетителя, где он работает и по какому вопросу пришел. Необходимо соблюдать такт, употреблять только вежливые формы обращения.

В случае нахождения в приемной посетителей секретарь не должен вести личные беседы по телефону, следует воздержаться также от бесед, раскрывающих служебные тайны. В отношениях с посетителями и со своими коллегами секретарь не должен разглашать конфиденциальную информацию.

При появлении посетителя секретарь располагает не более чем 15 с на то, чтобы закончить машинописную строку или телефонный разговор. Чтение любых документов следует немедленно прекратить и заняться посетителем.

Секретарю необходимо знать правила приветствия. Если нужно поздороваться за руку, то необходимо встать из-за стола, выйти к посетителю и подать руку. Первыми подают руку работники высших рангов и женщины. Однако женщине позволяется не подавать руки, если она не хочет того делать. Принято, чтобы первыми здоровались (прощались) те, кто входит в приемную (покидает ее). Первым здоровается тот, кто подходит к группе людей или проходит в непосредственной близости от них. Представления секретарем уместны лишь в том случае, если они способствуют быстрому решению деловых вопросов.

В США при подготовке секретарей, которых называют «розовыми воротничками», особое внимание обращают на походку, мимику, стиль одежды, осанку и жестикуляцию.

Существуют мужские и женские способности, реализующиеся на секретарской службе. Считается, что женщина охотнее и терпеливее выполняет однообразную работу. Достаточно организованная женщина легко координирует работу, находит выход из непростых ситуаций, быстро сосредотачивает внимание на необходимых мелочах. Если она к тому же деликатна и приветлива, начальник может быть спокоен за свои «тылы».

В роли помощников высших руководителей значительно больше мужчин. Руководители верхних эшелонов власти предпочитают настойчивых, требовательных, умеющих рисковать людей. Мужчина с таким характером может в нужный момент оказать помощь н поддержку, предвидеть и предотвратить кризисную ситуацию. 

<< | >>
Источник: С.Д. Резник. Персональный менеджмент. 2004

Еще по теме Культура поведения секретаря:

  1. Западные и восточные немцы: различия в деловой культуре и поведении менеджеров
  2. ГЛАВА 18 СЕКРЕТАРЬ РУКОВОДИТЕЛЯ
  3. Работа с секретарем
  4. Взаимодействие секретаря с руководителем
  5. Роль и задачи секретаря
  6. Взаимодействие руководителя с секретарем
  7. Интернет-секретарь
  8. Проход секретаря или как выходить на директора
  9. Классификации деловых культур Низкоконтекстные и высококонтекстные культуры
  10. 9.2.3. Услуги в сфере культуры, искусства, образования, физической культуры, туризма, отдыха и спорта
  11. Культура достижений и культура принадлежности к группе
  12. Взаимодействие культуры организации и национальной культуры
  13. Научение поведению и модификация поведения человека в организации
  14. Раздел III ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ПРОБЛЕМЫ ПОВЕДЕНИЯ АГЕНТОВ РЫНОЧНОГО ХОЗЯЙСТВА А. ПОВЕДЕНИЕ АГЕНТОВ НА РЫНКЕ ГОТОВОЙ ПРОДУКЦИИ
- Антикризисное управление - Деловая коммуникация - Документоведение и делопроизводство - Инвестиционный менеджмент - Инновационный менеджмент - Информационный менеджмент - Исследование систем управления - История менеджмента - Корпоративное управление - Лидерство - Маркетинг в отраслях - Маркетинг, реклама, PR - Маркетинговые исследования - Менеджмент организаций - Менеджмент персонала - Менеджмент-консалтинг - Моделирование бизнес-процессов - Моделирование бизнес-процессов - Организационное поведение - Основы менеджмента - Поведение потребителей - Производственный менеджмент - Риск-менеджмент - Самосовершенствование - Сбалансированная система показателей - Сравнительный менеджмент - Стратегический маркетинг - Стратегическое управление - Тайм-менеджмент - Теория организации - Теория управления - Управление качеством - Управление конкурентоспособностью - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения - Финансовый менеджмент - ЭКОНОМИКА ДЛЯ МЕНЕДЖЕРОВ -