<<
>>

Контроль процессов и результатов

 

Одной из основных функций в менеджменте и самоменедж- менте является контроль. Контроль за результатами служит улучшению, а в идеальном случае — оптимизации трудового процесса.

Именно он позволяет выявить, были ли достигнуты поставленные цели, и произвести необходимую корректировку. Под контролем следует понимать процесс проверки и сопоставления фактических результатов с заданными.

В организационном плане контроль необходим для выявления на более ранней стадии неблагоприятного развития событий с тем, чтобы руководитель мог скорректировать план, дать новые указания, провести реорганизацию и в итоге преодолеть любую из возможных проблем.

В психологическом плане контроль должен способствовать повышению мотивации труда и тем самым задавать импульсы для новой постановки целевых задач.

Своевременный контроль за результатами деятельности позволяет учиться на возникающих ошибках, т.е. набираться опыта.

Контроль, как функция самоменеджмента, охватывает три задачи [68, с. 180]: Осмысление физического состояния. Сравнение запланированного с достигнутым. Корректировка по установленным отклонениям.

Время, продолжительность и регулярность контроля в определенной степени зависят от исполняемых задач и поставленной цели. В этой связи следует различать: контроль процесса и осуществляемой деятельности; контроль результатов (целевой контроль).

Наука и практика сформулировали несколько обязательных принципов контроля. Контроль должен быть разумным. Контроль должен быть своевременным. Контроль должен быть оперативным, упреждающим развитие событий. Контроль должен быть постоянным.

Для контроля за результатами проделанной работы в течение дня можно задавать себе, например, такие вопросы: Выполняю ли я действительно необходимые задачи1? Подхожу ли я к предстоящей деятельности в соответствии с ее приоритетностью? Справляюсь ли я с запланированными задачами в установленное время? Перепоручаю ли я в достаточном объеме дела, в том числе и срочные7 Собираю ли я в единый блок небольшие дела, телефонные разговоры и т.п.? Использую ли я все другие возможности рационализации и разгрузки? Веду ли борьбу с «помехами» и «поглотителями времени»?

Не менее важным аспектом контроля результатов является

регулярный анализ своей деятельности и своего времени, а также составление листка дневных «помех», что позволит совершенствовать свою рабочую методику [68, с.

182].

Г рафик рабочего времени — это самое наглядное свидетельство того, как и на что тратится время. С помощью хорошо налаженной системы учета времени можно буквально по минутам проследить, куда и на что уходит время. Конечно, самое сложное — это строго придерживаться своего графика и контролировать его выполнение.

Написав план, расписав в нем все до мельчайших деталей, необходимо выполнять его, а не искать оправданий собственной нерадивости. Планирование работы и строгое соблюдение плана (контроль за процессом и результатами его выполнения как на промежуточных этапах, так и на завершающем) — вот основа, на которую опирается вся наука управления временем.

Другое дело — учет специфики работы при составлении плана. Здесь необходимо брать тот вариант, который подходит именно вам, который считается оптимальным для конкретных условий труда. Необходимо быть реалистом, прежде всего по отношению к самому себе, и постараться объективно посмотреть на себя со стороны.

Полученный в результате этого опыт поможет выявить «поглотители времени», вредные привычки (длительные телефонные разговоры, ненужную отчетность, лишние или слишком продолжительные совещания, отвлечения от работы, слишком большой объем представительской деятельности, неверные приоритеты, недостаточное делегирование дел) и принять соответствующие контрмеры.

Качество работы, бесспорно, повысится, когда, поборов всякого рода неожиданности и помехи, вы станете четко планировать свое рабочее время, посещать меньше собраний и совещаний. Сразу можно будет почувствовать, что появилось дополнительное время, которое так необходимо. Вместе с тем, заметно повышается и производительность труда [225, с. 96]. Всего этого можно достигнуть только при четкой организации контроля за процессами и результатами своей деятельности.

Но, безусловно, самый большой успех — это появившаяся возможность выделить дополнительное время на обдумывание перспективных производственных проблем, на деловое общение с коллегами и подчиненными, что повышает эффективность работы.

Кроме того, при плохо организованной системе контроля снижается уровень исполнительской дисциплины. Поэтому совершен- “вование системы контроля—одна из важнейших задач [24, с. 147].

Для повышения эффективности контроля руководитель долей осуществлять постоянный анализ процесса своей деятельно- ти и использования времени (приложение 11).

Анализ процесса деятельности и времени в рамках контроля, ак функции самоменеджмента, означает сравнение фактическо-

о              использования времени с запланированным.

Контроль деятельности и времени может осуществляться сле- ующими основными способами: Запланированное время (целеустановка). Следует сформулировать и записать то, какие из важных задач можно было бы выполнять, если бы ежедневно вы имели на 1 ч больше времени в своем распоряжении. Восприятие фактического течения времени и деятельности. С целью контроля за планируемым и затраченным временем необходимо регулярно в письменном виде фиксировать осуществляемые в течение недели виды деятельности, а также формулировать необходимые мероприятия по их оптимизации (табл. 30).

Не забывайте фиксировать в колонке «Фактическое состояние» всю свою работу, периодически выполняемую в течение дня или недели.

Таблица 30

Фактическое и планируемое время для осуществления дел

Фактическое состояние (;перечисление регулярно воспроизводимых в течение дня или недели видов деятельности)

Фактически затраченное время {ч, мин)

Планируемое состояние (,перечисление возможностей оптимизации в целях экономии времени)

Планируемое время (ч, мин)

День

Неделя

День

Неделя

1

2

3

4

5

6

При этом необходимо регистрировать сначала только виды деятельности и затраченное время, а затем исследовать причины [68, с. 184].

Разработка планируемого состояния. Проанализировав каждый вид деятельности в графе «Фактическое состояние» с точки зрения возможностей оптимизации трудового процесса в целях экономии времени, можно ответить на следующие вопросы, связанные с функцией контроля: Что произойдет, если отказаться от данной деятельности? Что произойдет, если эту деятельность полностью или частично делегировать? Что произойдет, если эту деятельность осуществить в течение более короткого промежутка времени?

Если отрицательные последствия отсутствуют либо сведены к минимуму, то эту деятельность можно соответственно исключить, делегировать или осуществлять в более короткие сроки.

В соответствии с проведенной оптимизацией рабочего времени основные меры по его рационализации следует записать в графе «Планируемое состояние» и определить для выполнения каждого мероприятия новое запланированное время. Сравнение «план — факт» (контроль). Последним шагом в процессе осуществления контроля за деятельностью является попытка определить следующие моменты [68, с. 185]: Насколько велика фактическая временная нагрузка? Сколько времени может быть сэкономлено? Какие меры по экономии времени необходимо предпринять? Как можно со смыслом использовать сэкономленное время?

Постоянно или, по крайней мере, через равные промежутки времени проверяйте свой трудовой процесс на предмет возможности разгрузки, делегирования поручений.

Как и в результате анализа деятельности и времени, с помощью контроля и анализа текущих «помех» (табл. 31) можно найти дополнительные источники экономии времени. Здесь также, наряду с отдельными видами деятельности и «помехами», следует зафиксировать возможности улучшения использования времени.

Таблица 31

Анализ дневных «помех»

Факт

План

Время

«от—до»

Отдельные виды деятельности, во время которых вам мешают

Вид «помех» (телефон, посетители идр)

Продолжи

тельность

помех

Возможности

улучшения

использования

времени

1

2

3

4

5

\

Основу и исходный пункт процесса самоменеджмента представляет собой намерение достичь поставленных целей в конце планового периода.

Контроль за результатами труда с точки зрения достижения конечной цели (целевой контроль) должен в любом случае производиться после выполнения задачи (конечный контроль), а при реализации крупных проектов он должен осуществляться на промежуточных стадиях на всем протяжении процесса (промежуточный контроль) [68, с. 185].

Осуществление регулярного контроля своих годовых, месячных, недельных и дневных планов позволяет ответить на ряд вопросов: Что могло быть выполнено из задуманных задач (целей)? Какие результаты были достигнуты? Что осталось несделанным и почему? (Для анализа этого фактора следует установить причины, «помехи»), Где было потеряно время? Какие можно сделать выводы для предварительного планирования следующего периода (дня, недели, месяца)?

Необходимо помнить о том, что контроль процессов и результатов должен быть запланирован и проведен своевременно, чтобы можно было произвести необходимые корректировки. Одного выявления причины невыполнения той или иной работы еще недостаточно для того, чтобы исправить ход дела. Вмешательство и изменение сложившейся ситуации не только в конце, но и в процессе осуществления деятельности — это важная задача контроля за результатами.

Однако трудоемкий контроль не годится, так как отнимает много времени, мешает внедрению новых идей, процессу совершенствования, прогнозированию, управлению результатами деятельности, производительности. Чрезмерный контроль неизбежно приводит к свертыванию инициативы. Таким образом, в постановке контроля необходимо найти некую золотую середину [236, с. 156]. Контроль над комплексными рабочими задачами должен быть основан на составлении контрольного листа и точной фиксации задач, дат (сроков), планируемых и фактических показателей, полученных в результате выполнения этих задач, а также выявлении причин отклонений и исполнения целевых задач (табл. 32).

Таблица 32

Контрольный лист дневника времени

Контрольный лист

Nsn/n

Задача

{цель)

Дата,

срок

Планируемые

показатели

Фактические

показатели

Причины

отклонений

Исполнение

1

2

3

4

5

6

7

<< | >>
Источник: С.Д. Резник. Персональный менеджмент. 2004

Еще по теме Контроль процессов и результатов:

  1. Контроль за результатами рекламной кампании
  2. Регулярный контроль за результатами деятельности
  3. 6.9. Ревизия и контроль учета финансовых результатов
  4. 2.7.3. Планирование, контроль и финансовые результаты ВЭД.
  5. 7. Порядок оформления результатов мероприятий по контролю
  6. Глава 21 Маркетинговый план И КОНТРОЛЬ ЗА ЕГО РЕЗУЛЬТАТАМИ
  7. ПРОЦЕСС КОНТРОЛЯ
  8. ТЕМА 4 ПОДГОТОВКА, ПЛАНИРОВАНИЕ, ПРОВЕДЕНИЕ И ОфОрМЛЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ ВНЕШНЕГО КОНТРОЛЯ
  9. 9.2. Контроль как процесс
  10. Процесс контроля
  11. ГЛАВА 23 САМОКОНТРОЛЬ ПРОЦЕССА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И РЕЗУЛЬТАТОВ
  12. Предпосылки и результат воспроизводства экономического процесса
  13. 18.4.1. ЦЕЛИ И СОДЕРЖАНИЕ ПРОЦЕССА КОНТРОЛЯ ПРОЕКТА Цели системы контроля исполнения проекта
  14. Премии за контроль - результаты оценки, но не движущие драйверы стоимости (Valuation Results, Not Value Drivers)
  15. Тема 7. Процесс и результаты деятельности предприятия
  16. 2.2. Результаты финансового контроля за расходованием средств федерального бюджета в УФК по Калужской области.
  17. 18.5.2. ПРОЦЕСС КОНТРОЛЯ ЗА РЕАЛИЗАЦИЕЙ ИЗМЕНЕНИЙ
  18. Что является результатом данного бизнес-процесса
- Антикризисное управление - Деловая коммуникация - Документоведение и делопроизводство - Инвестиционный менеджмент - Инновационный менеджмент - Информационный менеджмент - Исследование систем управления - История менеджмента - Корпоративное управление - Лидерство - Маркетинг в отраслях - Маркетинг, реклама, PR - Маркетинговые исследования - Менеджмент организаций - Менеджмент персонала - Менеджмент-консалтинг - Моделирование бизнес-процессов - Моделирование бизнес-процессов - Организационное поведение - Основы менеджмента - Поведение потребителей - Производственный менеджмент - Риск-менеджмент - Самосовершенствование - Сбалансированная система показателей - Сравнительный менеджмент - Стратегический маркетинг - Стратегическое управление - Тайм-менеджмент - Теория организации - Теория управления - Управление качеством - Управление конкурентоспособностью - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения - Финансовый менеджмент - ЭКОНОМИКА ДЛЯ МЕНЕДЖЕРОВ -