Использование ЭВМ в работе с документами
При решении задач документационного обеспечения управления реальной необходимостью стало использование электронной техники. Использование ЭВМ идет по двум основным направлениям: документирование; организация работы с документами.
При создании (составлении) документов ЭВМ выступает в роли хорошей пишущей машинки. Она позволяет отредактировать напечатанный текст частично или полностью. Набранный документ можно распечатать на принтере и сохранить на диске для дальнейшего использования.
Существует множество программ для составления и редактирования служебных документов. Такие программы называются текстовыми редакторами: Лексикон, Word и др.
У каждого текстового редактора есть свои особенности и преимущества. Одним из наиболее распространенных и доступных является Лексикон. Он предназначен для обработки несложных документов на русском и английском языках.
С помощью текстового редактора можно: составлять документы и сохранять их в памяти ЭВМ; находить документ в памяти ЭВМ по имени файла, просматривать и корректировать текст; автоматически форматировать абзацы текста или весь текст; переносить фрагменты текста из одного места в другое или из одного документа в другой; оформлять части документа шрифтами различного начертания и размера; находить и исправлять орфографические ошибки в тексте; одновременно редактировать несколько документов.
Составление документа можно производить с использованием «заготовок» документов разных видов, заранее введенных в память ЭВМ и хранящихся в отдельных файлах.
Все большую популярность приобретают постоянно обновляющиеся версии текстового процессора Word for Windows (Win Word). Текстовый процессор Win Word выполняет все функции Лексикона и предлагает дополнительные возможности для составления документов: создание шаблонов документов и файлов данных, форматирование документов с помощью стилей; обращение к образцам документов («экспертам»), использование словаря символов и т.д.
Служебные письма и другие часто используемые документы Win Word предлагает создавать как объединенные документы. Здесь участвуют файл данных и шаблон. Файл содержит информацию типа: адреса, фамилии, предприятия и т.д. Шаблон содержит стандартный текст, графики, рисунки, одинаковые для каждого документа. В результате их соединения создается конкретный документ.
Созданные в текстовых редакторах документы запоминаются и хранятся в файлах, дисковой памяти ЭВМ. Чтобы облегчить поиск нужных файлов и сгруппировать их в соответствии с определенной классификацией, в файловой системе предусмотрена структура директорий (каталогов). Директории организованы в иерархическую структуру.
В практике делопроизводства в зависимости от объема документов и степени подготовки пользователей ЭВМ применяются различные прикладные программы по организации работы с документами.
При большом документообороте можно успешно использовать системы управления базами данных (СУБД). Такая система позволяет относительно просто создавать самостоятельно базы данных (БД) с различными структурами, вносить в них необходимые изменения и дополнения, хранить данные в одном и более файлах. Они могут быть связаны между собой или независимы друг от друга. Данные БД хранятся в табличной форме.
При работе с большим массивом документов БД имеют неоспоримые преимущества: при внесении сведений о документе в БД формируется единая справочная система по документам предприятия; ежедневно можно производить выборку документов с заданием строки исполнения.
Широкое распространение получает СУБД Microsoft Access. Она проста и удобна в эксплуатации, позволяет ввести сложнейшие базы данных с большим числом показателей и составлять небольшие офисные приложения к документам. Ввод данных, получение выходных форм и распечатка осуществляются средствами, предоставляемыми системой.
Для того чтобы более эффективно использовать несколько ПЭВМ, выполняющих обработку однотипной документации, создаются локальные вычислительные сети (ЛВС).
Организация ЛВС позволяет использовать общие ресурсы ЭВМ, передаваемые в состав ЛВС: программы, базы данных, периферийные устройства (сканер, принтер и т.д.). В ЛВС одна ЭВМ большой производительности выполняет роль двойного сервера, управляющегопередачей данных и разделением периферийных устройств. Локальная сеть позволяет руководителю предприятия обращаться к документации секретаря, бухгалтера и специалистов, выводить ее на экран, проводить обработку документов, сводок, таблиц, обмениваться документами и сообщениями с сотрудниками и партнерами по бизнесу.
Использование локальной сети заметно ускоряет и упрощает выполнение нескольких взаимосвязанных работ [204].
С учетом специфики деятельности работников документационного обеспечения управления создается АРМ — это место пользователя, оборудованное средствами, необходимыми для автоматизации его функций: ЭВМ, принтер, факс-модем, сканер и т.д.
Обмен электронными документами осуществляется при помощи электронной почты. Она позволяет: отправить документы адресатам, входящим в автоматизированную информационную систему; получать подтверждения доставки документов по назначению; выводить на экран дисплея полученные документы; изменять и редактировать экземпляры, хранить их в памяти ПК и пересылать другому лицу; распечатывать полученные документы в необходимом количестве экземпляров; отправлять документы одному лицу или группе пользователей по списку; составлять и прикреплять к документам резолюции. Документ, полученный и составленный с помощью автоматизированной системы, имеет юридическую силу при наличии подписи должностного лица.
Резюме Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильности деятельности любой организации. На ее основе принимаются соответствующие управленческие решения. Назначение информационного обеспечения состоит в своевременном и полном обеспечении управленческого персонала и технических средств системы управления достоверными данными, позволяющими осуществлять автоматизированную обработку информации с использованием других видов обеспечения (организационного, технического, программного, математического, лингвистического и др.).
Требования к документам регламентируются государственными стандартами на организационно-распорядительную документацию.
Существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами. Неотъемлемыми качествами документов должны быть грамотность, краткость изложения и четкость формулировок. Организация работы с документами — это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами: прием и регистрация, рассмотрение документов руководителями, порядок прохождения документов в организации, их исполнение, контроль исполнения, формирование дел, подготовка и передача их в архив. Электронная техника стала реальной необходимостью при решении задач документационного обеспечения управления предприятием. Использование ПЭВМ идет по двум основным направлениям: документирование (создание) документов; организация работы с документами.Практическое задание Напишите приказ о назначении на должность бухгалтера с соблюдением всех реквизитов документа. Сформулируйте письменно основные правила по организации работы с документами.
Контрольные вопросы Какие виды служебных документов вы знаете? Назовите общие требования к документам. В чем состоит назначение информационного обеспечения? Перечислите требования к тексту документов. Перечислите основные виды организационно-распорядительной документации. Что включает в себя организация работы с документами? Какие программы используются по организации работ с документами? Перечислите основные виды справочно-информационной документации.
Рекомендуемая литература
Андронов Г. Современные методы ведения архивов на базе программно-технических средств // Управление персоналом. — 1999. — № 9.
Джей Р. Как писать предложения и отчеты, которые приносят результаты / Пер. с англ. Т.А. Сиваковой. — Минск: Амалфея, 1996. — 192 с.
Кузнецов С.Л. Хранение документов в электронной форме // Управление персоналом. — 1997. — № 40.
Кузнецов С.Л. Автоматизированные технологии в делопроизводстве // Управление персоналом. — 1997. — № 12.
Кузнецова Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Систем», 1999. — 320 с.
Ламекин В.Ф. Оргтехника (для вашего офиса). — Ростов-на-Дону: Изд-во «Феникс», 1997. — 470 с.
Ларин М. Документационное обеспечение и информационный менеджмент // Управление персоналом. — 1997. — № 11.
Светлов Л. Автоматизированная система управления документами нового поколения// Управление персоналом. — 1999. — № 8.
Стенюков М.В. Образцы документов по делопроизводству (руководство к составлению). — М.: Приор, 1998. — 96 с.
Стенюков М.В., Кузнецова О.А. Составление документов на компьютере. — М.: Приор, 1996. — 144 с.
Теппер Р. Как овладеть искусством делового письма: Пер. с англ. — М.: Аудит, ЮНИТИ, 1994. - 192 с.
Еще по теме Использование ЭВМ в работе с документами:
- Глава 2.3. Документы, содержащие первичную информацию о персонале, и их использование в кадровой работе
- Права на использование программ и баз данных для ЭВМ
- 7.3. Использование работы эксперта. Порядок его работы. Использование результатов
- Работа с документами
- ПОРЯДОК РАБОТЫ С ВНУТРЕННИМИ ДОКУМЕНТАМИ
- Автоматизация работы с документами
- ГЛАВА 8 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
- Организация работы с документами
- 9.1. СИСТЕМЫ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
- Структура документа: формуляр современного управленческого документа, текст документа,унификация текста документа
- Эффективная работа с документами
- ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ПО ЗАЩИТЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ ОТ НЕСАНКЦИОНИРОВАННОГО ДОСТУПА
- Использование структурированного собеседования для анализа работ (методика проведения анализа работы)
- РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ, ОТНОСЯЩИМИСЯ К ГОСУДАРСТВЕННОЙ, КОММЕРЧЕСКОЙ И СЛУЖЕБНОЙ ТАЙНЕ