<<
>>

131. Работа над текстом

Существует много факторов, влияющих на личную организацию руководителя. Некоторые советы могут показаться простыми до примитивности, и тем не менее польза от них может быть весьма значительной.

Существуют известные науке управления принципы и правила, которые следует свести воедино, превратив их в полезные привычки, доведенные до автоматизма.

Поток материала для чтения руководителем в виде деловых писем, газет, специальных публикаций, циркуляров, частной корреспонденции, служебных записок и т.п. становится все более насыщенным.

Примерно 30% своего времени менеджеры тратят на чтение деловых бумаг. Поэтому совершенствование техники чтения означает совершенствование организации собственного труда, возможность выиграть время.

Рациональное чтение позволяет лучше справиться с потоком информации, поскольку бессистемное чтение означает потерю времени и пустую трату средств. Рационализация чтения начинается с поиска ответов на вопросы: Что я должен прочитать? Что я обязан прочитать? Что я хочу прочитать? Что я хочу с этим предпринять! Что я предлагаю с прочитанным предпринять? Что мне вообще не нужно читать? Что можно было бы прочитать поздней

Мысленно поочередно отвечая на поставленные выше вопросы, можно «просеять» имеющийся материал, прежде чем приступить к его обработке. Небольшие тексты для серийной обработ-

Ки целесообразно собирать в рабочие блоки и резервировать в своем недельном плане для их прочтения.

После завершения фазы селекции материала для чтения целесообразно использовать один из следующих методов чтения: ориентировочное чтение — первое восприятие содержания, чтобы еще раз определиться самому, обрабатывать ли данный текст; изучающее чтение — определение того, какая информация очень важна, менее важна или не нужна совсем; обобщающее чтение — обобщение содержания или критическая оценка прочитанного материала, фиксация основных мыслей по поводу прочитанного.

При этом целесообразно руководствоваться определенными рекомендациями [68, с. 197]: При просмотре и чтении текста думайте о том, какую информацию вы хотите из него получить (некоторые рекомендуют, например, перед прочтением книги составить список вопросов, на которые хотелось бы получить ответ в данной книге). Просмотрите название глав и разделов, пробегите глазами тексты на суперобложке или краткое содержание, а также предисловие, вступительное замечание и введение. Выясните, что бы вы хотели прочитать более интенсивно. При просмотре отдельных разделов обращайте внимание на вводные и заключительные фразы, а также на ключевые слова. Не задерживайтесь на примечаниях, частях текста, напечатанных мелким шрифтом, на аргументации, статистических

, данных, подробных описаниях и различных отступлениях автора. Больше, чем словам, следуйте смысловому содержанию и идее текста. Старайтесь понять, прежде всего, смысл высказываний частного и общего порядка. Отыскивайте смысловые указатели, такие, как подзаголовки, выделенные слова и предложения, а также таблицы. Указатели в виде слов обращают ваше внимание на определенные вводные замечания, усиления или акценты в тексте. Такие вводные сигналы, как «особенно», «следовательно», «поэтому», «гак как» и т.п., указывают на основную или поясняющую мысль; здесь имеет смысл прочитать предыдущее или последующее предложение. Усиливающие сигналы («такие», «кроме того», «дополнительно» и т.п.) подчеркивают мысль, которая уже ранее кратко изложена.

Изменяющие сигналы («но», «не говоря о», «с другой стороны», «однако», «напротив», «хотя», «несмотря на», «скорее» и др.) указывают на то, что направление (или тенденция) хода мысли меняется на противоположное. Опускайте малоинформативные места и замедляйте темп чтения важных участков текста. Учитывайте также специфику структуры различных текстов: -— справочные тексты в газетах и журналах важнейшую информацию содержат в начале, а второстепенную — в конце; в комментариях и высказываниях по какому-либо вопросу существенная информация (а именно выводы автора) приводится, как правило, лишь в заключительном предложении: специальные статьи содержат во введении описание проблемы, в основной части — разработку путей ее решения и в заключительной части — выводы или взгляд в будущее.

Обрабатывайте текст с помощью разного рода пометок, выписок и т.п.

Наряду с улучшением методики чтения при желании можно повысить скорость чтения.

Читать быстрее можно за счет избавления от вредных привычек и отвлекающих факторов, а также за счет совершенствования самой методики чтения.

Существует ряд факторов, мешающих быстрому чтению [68, с. 199]: Чтение по буквам и слогам — если взгляд проходит от буквы к букве или от слога к слогу. Каждый из этих знаков становится точкой фиксации, и чтение получается спотыкающимся. а темп — низким. Цель состоит в том, чтобы сразу фиксировать как можно больше слов. Внутреннее проговаривание читаемого — вокализация. Привычка беззвучно (про себя) более или менее отчетливо проговаривать текст с помощью инструментов общения (губ, языка, голосовых связок) существенно снижает объем прочитанного в единицу времени: темп чтения ограничивается темпом произнесения. Поэтому старайтесь, в частности, не раскрывать губ. Цель состоит в том, чтобы как можно больше слов «вместить» в поле зрения и сразу попять их значение. Возвращение к прочитанным местам в тексте. Если ваш взгляд постоянно возвращается назад к уже прочитанному

(три строки вперед, одна назад), то вы искусственно увеличиваете объем текста и снижаете скорость чтения. Недостаточная концентрация и (или) слабый интерес ведут к тому, что вы «скользите» по тексту, не усваивая содержания и не воспринимая информацию. Слежение пальцем или карандашом («костыли» для чтения). Скорость чтения возрастет, если вы сможете охватывать сразу целые группы слов, несущие определенный смысл. Позы, неудобные для чтения. Не читайте, например, лежа, поскольку так быстрее наступает усталость и снижается внимание.

Необходимо привыкать к тому, чтобы важные тексты не только читать, но и обрабатывать после чтения.

Это достигается путем применения следующих приемов: выделением важных мест (пометок, выписок из текста); маркировкой текста. Полезно каждому разработать собственные обозначения примерно по таким смысловым группам: «важно», «под вопросом», «проверить», «пример», «сделать выписку», «обратить внимание», «снять ксерокопию», «новая теория», «устаревшие взгляды», «резюме», «имя», «противоречие», «в картотеку» и т.п.

и ими постоянно пользоваться.

Что следует запомнить по технологии быстрого чтения?

Обрабатывая соответствующую книгу, статью, документ, необходимо последовательно пройти пять ступеней: обзор, постановка вопросов, чтение, обобщение, повторение.

Обзор. Сначала следует узнать, какую информацию несет книга или документ в целом. Для этого прорабатываются такие вспомогательные материалы: предисловие и введение; оглавление и текст на обложке; рубрики и подзаголовки глав; резюме и выводы; поименный и предметный указатели.

В итоге можно судить о содержании и решать, какие разделы вообще нужно прочитать.

Постановка вопросов. Постановка вопросов к тексту стимулирует активное чтение, а также способствует повышению внимания (мотивации к чтению), помогает отделить существенное от несущественного, читать критически, концентрированно, исключает необходимость повторного чтения.

Чтение. Это целевое и концентрированное восприятие материала. Для этого можно воспользоваться вспомогательными

средствами: различными выделениями текста, графиками, указаниями, ссылками.

Обобщение. Прочитанный текст нуждается в обобщении, чтобы удостовериться, что материал усвоен. Особенно помогают при этом вопросы к тексту, которые ставятся в начале чтения.

Переход от постановки вопросов к чтению и обобщению материала поддерживает мотивацию к чтению и предотвращает наступление усталости.

Повторение. Завершающее повторение служит сведению в единое целое отдельных результатов, полученных в ходе проработки текста, дополнению отдельных пометок, завершению работы над текстом, например с помощью выписок.

Необходимо еще раз с помощью вопросов подстраховаться в том. что касается важнейших ответов и обобщений.

При работе с книгой, корреспонденцией следует соблюдать ряд полезных правил.

Основные правила чтения: Связывайте читаемое с уже имеющимся у вас запасом знаний. Необходимо, чтобы вновь воспринимаемое ассоциировалось с тем запасом представлений, которые по данному вопросу уже имеются.

Читайте систематически. Это правило затрагивает два вопроса: о системе в самом процессе чтения и о системе в подборе материалов для чтения. Опыт работы над книгой говорит о том, что лучше каждый день систематически читать по 2 ч, чем урывками по 5—6 ч. Читайте медленно и вдумчиво. Подразделяйте прочитанное на более или менее важное и усваивайте только важное. Постарайтесь развить в себе внимание. Привлекайте к акту восприятия все наличие внешних чувств (слух, зрение, осязание). Читайте с карандашом в руках.

Работа с карандашом дает нам возможность использовать так называемый графический рефлекс (рефлекс письма), который значительно облегчает восприятие и запоминание материала и способствует развитию нашей моторной (двигательной) памяти.

Это правило можно подразделить на два: работайте с карандашом внутри книги и работайте с карандашом вне книги. В первом случае это значит использовать систему подчеркивания и отчеркивания.

Работать с карандашом вне книги — это значит делать записи о прочитанной книге. Существует несколько способов таких записей. Например, составление «паспорта» книги: полное и точное название книги; автор; издательство; редакция и предисловие; краткое содержание книги (6—7 строчек); на какие новые мысли навела вас книга; были ли случаи в вашей жизни, подтверждающие или отрицающие сказанное в книге; какую другую книгу напоминает вам прочитанная книга; что в общем и целом дала вам эта книга.

Ниже приведен образец карточка для выписки.

Образец карточки для выписки

№ день Тема (проблема)

Автор сто. Изд-во

Краткое содержание

год

Название книги

Мое мнение Где использовать Примечание

Другим вариантом работы с карандашом является письменное составление конспекта и плана прочитанного в книге.

Под конспектом прочитанного следует понимать краткое изложение прочитанного на бумаге.

В его состав входят три основных элемента: план, тезисы и фактический материал.

План прочитанного — перечень вопросов (кратко формулированных), затрагиваемых в данной книге, статье или отрывке.

Тезис—кратко сформулированная основная мысль прочитанного.

Выше говорилось о работе над одной книгой, теперь вашему вниманию предлагается несколько кратких правил работы над несколькими книгами. Просмотрите все подобранные по данной теме книги и, пользуясь оглавлением, предисловием, заголовками и по

метками внутри книги, установите, какие главы, параграфы и отдельные страницы так или иначе касаются данной темы. Прочтите один раз весь выделенный материал по всем подобранным книгам, составьте указатель материалов и занесите туда название книг, основное обозначение мыслей, фактов и определений с указанием соответствующих страниц. Выберите одну из книг в качестве основной, а остальные используйте в качестве дополняющих, варьирующих или оспаривающих основную книгу. Выпишите весь оставшийся (после тщательного отсева) материал из отдельных книг на карточки или разнесите его по графам конспекта.

Каждому руководителю необходимо знать, как качественно и быстро писать документы [225, с. 161].

Не хватайтесь сразу за перо, продумайте план своей работы над документом, не упуская деталей. Последовательность этапов работы над документом можно определить следующим образом: Составление краткого плана-конспекта, включающего последовательность изложения, объем работы, учет всех материалов. необходимых для данной работы. Словом, на этом этапе прорабатывается содержание буквально каждой страницы. Это именно тот процесс, про который писатели говорят: «В голове я уже написал свою книгу». Сортировка материалов: на этой стадии вдет уточнение всех имеющихся в вашем распоряжении данных. Кое-что отбрасывается за ненадобностью, другое, наоборот, включается в контекст повествования. Определение последовательности подачи материалов, т.е., грубо говоря, что за чем вдет. Можно сказать, что это подготовка оглавления, где вы перечисляете названия всех глав с краткими пометками о том, что включает каждая из них. Подготовка проекта документа, а проще — черновика, в котором уже в законченном виде просматривается готовый результат вашей работы. Редактирование: окончательная сверка документа с вашим планом-конспектом. И не расстраивайтесь, если, работая над бумагами в первый раз, вы получаете на стадии редактирования довольно сырой документ. Редактируйте его еще и еще. Чем больше времени вы потратите на шлифовку документа, тем качественнее и весомее будет результат вашей работы. Постепенно приходит опыт, и вот уже из-под вашего пера выходят действительно совершенные документы

и по стилю, и по форме, и, что главное, по содержанию. Эффект от таких документов будет соответствующим: договоры будут заключены, планы утверждены, программы одобрены.

Взятая вами на вооружение последовательность этапов работы над документами, несмотря на всю кажущуюся громоздкость и многочисленность пунктов, позволяет существенно сократить время, которое вы тратите на написание разных служебных бумаг. 

<< | >>
Источник: С.Д. Резник. Персональный менеджмент. 2004

Еще по теме 131. Работа над текстом:

  1. Лабораторная работа № 2 ПОДГОТОВКА ТЕКСТА И ТАБЛИЦ В WORD
  2. Работа над качеством персонала
  3. 3.4 HR-РЕКРУТИНГ и совместная работа НАД ПРОЕКТАМИ
  4. АУДИТ И ЗАВЕРШЕНИЕ РАБОТЫ НАД ПРОЕКТОМ
  5. Сосредоточить контроль над относительным повышением эффективности работы групп
  6. Структура документа: формуляр современного управленческого документа, текст документа,унификация текста документа
  7. Деление текста
  8. Текст
  9. Текст документов
  10. 3.4.Оговорки в тексте векселя
  11. 13.6. Формирование рекламных текстов
  12. Требования к оформлению текста проекта стандарта
  13. 9.3. Техника и последствия изменений текста векселя
- Антикризисное управление - Деловая коммуникация - Документоведение и делопроизводство - Инвестиционный менеджмент - Инновационный менеджмент - Информационный менеджмент - Исследование систем управления - История менеджмента - Корпоративное управление - Лидерство - Маркетинг в отраслях - Маркетинг, реклама, PR - Маркетинговые исследования - Менеджмент организаций - Менеджмент персонала - Менеджмент-консалтинг - Моделирование бизнес-процессов - Моделирование бизнес-процессов - Организационное поведение - Основы менеджмента - Поведение потребителей - Производственный менеджмент - Риск-менеджмент - Самосовершенствование - Сбалансированная система показателей - Сравнительный менеджмент - Стратегический маркетинг - Стратегическое управление - Тайм-менеджмент - Теория организации - Теория управления - Управление качеством - Управление конкурентоспособностью - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения - Финансовый менеджмент - ЭКОНОМИКА ДЛЯ МЕНЕДЖЕРОВ -