<<
>>

Информационные централизованные системы хранения персональных данных

  Организациям, которые хотели бы автоматизировать систему кадрового учета, предоставляются богатые возможности, начиная от простого программного обеспечения, устанавливаемого на персональный компьютер и позволяющего вести учет персонала и сведений о нем,

и систем локальной автоматизации, интегрирующей несколько приложений, до информационных систем, автоматизирующих многофункциональные операции и предоставляющих информацию о затратах на содержание и обслуживание персонала, потребности в трудовых ресурсах, динамике компенсационных выплат, категориях персонала, организационной структуре, помимо ведения данных о персонале, деталях открытых вакансий и другой рутинной кадровой информации.

В основе ведущих информационных систем обычно лежит дорогостоящее программное обеспечение, которое предполагает настройку на стороне клиента. Небольшие системы, как правило, базируются на коробочных решениях, решающих отдельные проблемы обработки и анализа рутинной информации. Некоторые информационные системы создаются для автоматизации информационных потоков отдельных участков работы с персоналом. Например, одна из таких систем бы-

ла с успехом внедрена в одной крупной компании общественного сектора для автоматизации процедур найма. Ежегодно такая компания сталкивается с обработкой 70 000 кандидатов. По своей сути система представляла собой комплексную базу данных, действующую в масштабах всей компании. Помимо всего прочего, эта система имела возможность обработки текстовой информации в виде анализа трудовой истории, резюме отдельных претендентов, генерации списка потенциальных кандидатов, мониторинга рассылки типовых писем, анализа эффективности рекламы о вакансиях. Для отдела кадров преимущества такой системы заключались в: Ускорении и повышении точности выбора потенциальных кандидатов, обладающих необходимой квалификацией и опытом, на замещение вакансии как из числа сотрудников компании, так и внешних претендентов.

Снижении количества рутинных операций на первых этапах процесса рекрутинга. Лучшей оценке рекламных носителей, используемых для размещения вакансий.

В другом случае инжиниринговая компания, испытывающая глобальные трудности контроля посещаемости персонала, заменила документальную систему контроля инсталляцией коробочного программного обеспечения, предназначенного для мониторинга отсутствия по болезни. Преимущество такой системы заключалось в скорости получения и последующего анализа причин отсутствия. Такая компьютерная форма анализа информировала менеджера о том, где именно происходили прогулы (категория персонала, пол, возраст и т. п.), а также позволяла выявить те или иные намечающиеся тенденции. Помимо прочего, система экономила время административного персонала, затрачиваемое ранее на ввод и анализ данных вручную. К преимуществам автоматизированной системы учета персонала по сравнению с традиционной, документальной формой ведения записей можно отнести: Ускорение доступа к индивидуальным сведениям. Ускорение сбора соответствующей кадровой статистической информации. Упрощение корректировки данных/статистических сводок. Упрощение анализа тенденций. Возможность сравнительного анализа (например, производительности персонала). Возможность хранения огромного количества информации при экономии площадей. Недостатки информационных систем заключаются в: Переводе существующих документальных записей в электронную форму. Дороговизне, особенно при условии настройки на стороне клиента. Необходимости обучения персонала, работающего с системой. Потенциально меньшей безопасности по сравнению с традиционной системой учета, если только не будут приняты особые шаги для ограничения доступа к файловой информации. Любая настройка информационной системы требует квалифицированного подхода. Отделу по работе с персоналом, для которого использование персональных компьютеров, как правило, ограничено теми или иными операциями, будут необходимы по меньшей мере базовые курсы по администрированию баз данных.

Самая упрощенная программа таких курсов, по всей вероятности, будет состоять из следующих блоков: Введение в операционные системы (например, Windows), включая форматирование дисков, доступ к файловым директориям и т. п. Использование стандартного программного обеспечения текстовой обработки для подготовки писем, корректировки документов, экспорта в системы электронной почты и т. п. Использование типовых баз данных для внесения и изменения информации, создания файлов, проведения анализа и т. п. Создание и использование персональных форм в базе данных. Введение в функциональные возможности электронных таблиц. Администрирование системы учетных записей о невыходе на работу по причине болезни с использованием пакета электронных таблиц. Генерация статистических данных посредством использования разнообразных программ или интегрированных приложений. Изучение основных принципов компьютерных операций лучше проводить в отрыве от повседневной работы. В дальнейшем персонал можно ознакомить со специализированной системой, внедренной в компании, в рабочей обстановке. Окончательный этап обучения, совмещаемый с тем или иным уровнем доступа к системе, зависит от условий каждого задействованного отдела и требований, который он предъявляет к конфиденциальности данных. Все пользователи системы должны быть проинформированы о законодательных требованиях в отношении защиты данных, а также реализации этих требований на уровне процедур и практических действий в каждом отделе.

Примечания Institute of Personnel and Development (1996), Code of Professional Conduct, IPD. Richards-Carpenter, C. (1985) «The 1985 Computers in Personnel Survey Results», Personnel Management, September 1985.

              ПЛАНИРОВАНИЕ ЧЕЛОВЕЧЕСКИХ РЕСУРСОВ ОРГАНИЗАЦИИ

<< | >>
Источник: Коул Джеральд. Управление персоналом в современных организациях. 2004

Еще по теме Информационные централизованные системы хранения персональных данных:

  1. Положение об обработке персональных данных работников
  2. Проблемы защиты персональных данных
  3. Информационная база данных
  4. Информационные технологии финансовой системы Автоматизированная информационная система «Финансы»
  5. Централизованно планируемая и управляемая национальная хозяйственная система
  6. 12 Налоговая система как инструмент централизованного регулирования экономики (1945—1985 гг.)
  7. Моделирование системы персонального менеджмента
  8. Что, как н для кого? Система централизованного планирования и рынок
  9. 2.1. Использование централизованной платежной системы ФРС "FedWire" для расчетов по международным переводам
  10. Комплекс средств проектирования и развития информационных систем для информационного менеджмента
- Антикризисное управление - Деловая коммуникация - Документоведение и делопроизводство - Инвестиционный менеджмент - Инновационный менеджмент - Информационный менеджмент - Исследование систем управления - История менеджмента - Корпоративное управление - Лидерство - Маркетинг в отраслях - Маркетинг, реклама, PR - Маркетинговые исследования - Менеджмент организаций - Менеджмент персонала - Менеджмент-консалтинг - Моделирование бизнес-процессов - Моделирование бизнес-процессов - Организационное поведение - Основы менеджмента - Поведение потребителей - Производственный менеджмент - Риск-менеджмент - Самосовершенствование - Сбалансированная система показателей - Сравнительный менеджмент - Стратегический маркетинг - Стратегическое управление - Тайм-менеджмент - Теория организации - Теория управления - Управление качеством - Управление конкурентоспособностью - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения - Финансовый менеджмент - ЭКОНОМИКА ДЛЯ МЕНЕДЖЕРОВ -