<<
>>

УПРАВЛЕНИЕ И ОПЕРАТИВНАЯ ДОКУМЕНТАЛИСТИКА

Вопросам документации до последнего времени уделялось явно недостаточное внимание. Если не считать очень редко издававшихся сборников с образцами некоторых документов, нет ни одной цельной работы, специально посвященной данному вопросу.

Необходимость дальнейшего совершенствования документации с использованием научных достижений, большая практическая значимость научной разработки ее проблем, наконец, совершенствование подготовки будущих сотрудников обусловливают настоятельную необходимость выделения специального раздела знаний — документалистики. Предметом изучения данной отрасли знаний является: документация (совокупность документов по какому-либо объекту или направлению деятельности организации), а также работа по созданию документов, или документирование (в широком смысле).

Остановимся на следующих наиболее важных и принципиальных положениях документалистики: виды внутриведомственных документов, предъявляемые

к ним требования; создание внутриведомственных документов; некоторые вопросы совершенствования документации и др.

V Известно,  что термин «документ» происходит от латинского слова dokumentum, означающего до казателъство,  свидетельство.  В русском языке этот термин получил распространение при Пет ре I,  который,  как утверждали современники, собственноручно сделал и перевод его — «письмен нов свидетельство». С появлением, новых техни ческих средств общения (телефон, радио, кино, телевидение и др.) приобрел новые функции и документ.

В современном словоупотреблении, в различных областях науки и общественной практики этот термин имеет более ши-

470

рокое значение, причем специалисты каждой области вкладывают в него самое различное содержание. Так, большая часть юристов полагает, что к числу документов относятся только такие акты, которые своим содержанием удостоверяют какие-либо факты или подтверждают какие-либо права.

Обязательным атрибутом документа они считают письменность. Специалисты в области делопроизводства под документом понимают не только письменные акты, удостоверяющие или подтверждающие что-либо, но и акты, содержащие указания, распоряжения о производстве каких-либо действий и т.д.

В США документом признается любой вид записанной информации, независимо от физической формы или характеристик записи, исключая механизмы, аппаратуру, оборудование и другие виды техники, на которых запись информации производилась. Данное понятие включает (но не ограничивается только этим) все написанные от руки или напечатанные материалы, магнитные записи, все фотографии, негативы, отснятые и отпечатанные пленки и кадры или кинофильмы, все перфорированные карты и ленты, все репродукции вышеперечисленных материалов, каким бы способом они ни воспроизводились.

Наиболее четко и полно, на наш взгляд, определено понятие документа в информатике — области знаний, изучающей закономерности сбора, переработки, хранения, поиска, выдачи и распространения запечатленной в документах информации, где документом признается любой материальный объ ект, который фиксирует какие-либо знания и который мо жет быть включен в определенное собрание ему подобных объектов.

Для того чтобы стать документом, материальный объект, как считают специалисты информатики, должен не только отображать какое-то информационное воздействие, позволять осуществлять фиксацию этого отображения в виде сообщения с помощью определенной системы знаков, но и использоваться в общественной практике для включения в какие-либо собрания подобных ему материальных объектов. На основании сказанного документами могут быть признаны не только письменные акты (протоколы, справки, рукописи и т.д.), но и графические изображения (чертежи, схемы, планы, карты и

471

т.п.), а также различные носители информации типа магнитных лент, кинофильмов, диапозитивов, криптограмм и др.

Документ — это материальный объект, фиксирующий информацию о фактах, событиях, явлениях, а также мыслительной деятельности работников в процессе осуществления ими своих служебных обязанностей.

Из общей массы документов выделяются, прежде всего, письменные документы. Письменный документ был, продолжает и еще долго будет оставаться, несмотря на интенсивное развитие средств информационной техники, наиболее важным и распространенным носителем и источником информации. Да и на практике чаще всего приходится встречаться с письменными документами (печатными или рукописными). Живучесть и распространенность письменных оперативных документов предопределяется рядом факторов. Прежде всего, составление таких документов является общедоступным, надежным и сравнительно простым способом фиксации информации.

Значительная часть проводимых руководителем мероприятий подлежит обязательному письменному документальному оформлению. Внутриведомственное письменное документирование выступает как одно из средств укрепления законности, контроля исполнения, повышения дисциплинированности руководителей и подчиненных. Письменные внутриведомственные документы широко используются как средство связи и общения. И, наконец, они являются наиболее ценным материалом для изучения и научного обобщения практики работы.

При всем многообразии документы можно подразделить на три основные группы: содержащие первичную информацию; содержащие вторичную (выводную) информацию; содержащие первичную и вторичную информацию (сме

шанные).

В документах первой группы содержится информация, полученная на основе непосредственного восприятия фактов и событий реальной действительности или их следов.

В документах второй группы фиксируются результаты аналитической и иного рода логической переработки информации, содержащейся в документах первой группы.

472

В документах третьей группы содержится информация, полученная на основе непосредственного восприятия фактов, событий реальной действительности.

По отношению к тому или иному органу документы можно подразделить на: входящие (поступающие из других органов, учреждений); исходящие (направленные из данного органа); внутренние документы (обращающиеся внутри органа,

подразделения).

По способу фиксирования информации документы можно подразделить на рукописные и печатные.

В зависимости от статуса документального источника можно выделить документы официальные и неофициальные.

Создание документов включает в себя множество разнообразных операций, выполняемых, как правило, несколькими сотрудниками. Например, определение вида документа, составление его плана, подбор материалов, подготовка текста, правка, согласование и визирование, подписание и т.д.

 

<< | >>
Источник: Князев С.Н.. Управление: искусство, наука, практика: Учеб. пособие. 2002

Еще по теме УПРАВЛЕНИЕ И ОПЕРАТИВНАЯ ДОКУМЕНТАЛИСТИКА:

  1. 1.8. Оперативное управление
  2. Оперативное управление производством
  3. § 18.8. Оперативное управление производством
  4. Основы оперативного управления производством
  5. 3. Оперативное управление основным производством
  6. 2.3. МЕТОДИКА ОПЕРАТИВНОГО УПРАВЛЕНИЯ КАССОВОЙ НАЛИЧНОСТЬЮ
  7. Оперативное управление деятельностью малого предприятия.
  8. Оперативное управление производством
  9. Глава 13 ОРГАНИЗАЦИЯ ОПЕРАТИВНОГО УПРАВЛЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ БАНКА
  10. 2.2. МЕТОДИКА ОПЕРАТИВНОГО УПРАВЛЕНИЯ КРАТКОСРОЧНЫМИ ФИНАНСОВЫМИ ВЛОЖЕНИЯМИ
- Антикризисное управление - Деловая коммуникация - Документоведение и делопроизводство - Инвестиционный менеджмент - Инновационный менеджмент - Информационный менеджмент - Исследование систем управления - История менеджмента - Корпоративное управление - Лидерство - Маркетинг в отраслях - Маркетинг, реклама, PR - Маркетинговые исследования - Менеджмент организаций - Менеджмент персонала - Менеджмент-консалтинг - Моделирование бизнес-процессов - Моделирование бизнес-процессов - Организационное поведение - Основы менеджмента - Поведение потребителей - Производственный менеджмент - Риск-менеджмент - Самосовершенствование - Сбалансированная система показателей - Сравнительный менеджмент - Стратегический маркетинг - Стратегическое управление - Тайм-менеджмент - Теория организации - Теория управления - Управление качеством - Управление конкурентоспособностью - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения - Финансовый менеджмент - ЭКОНОМИКА ДЛЯ МЕНЕДЖЕРОВ -