УПРАВЛЕНИЕ И ОПЕРАТИВНАЯ ДОКУМЕНТАЛИСТИКА
Вопросам документации до последнего времени уделялось явно недостаточное внимание. Если не считать очень редко издававшихся сборников с образцами некоторых документов, нет ни одной цельной работы, специально посвященной данному вопросу.
Необходимость дальнейшего совершенствования документации с использованием научных достижений, большая практическая значимость научной разработки ее проблем, наконец, совершенствование подготовки будущих сотрудников обусловливают настоятельную необходимость выделения специального раздела знаний — документалистики. Предметом изучения данной отрасли знаний является: документация (совокупность документов по какому-либо объекту или направлению деятельности организации), а также работа по созданию документов, или документирование (в широком смысле).Остановимся на следующих наиболее важных и принципиальных положениях документалистики: виды внутриведомственных документов, предъявляемые
к ним требования; создание внутриведомственных документов; некоторые вопросы совершенствования документации и др.
V Известно, что термин «документ» происходит от латинского слова dokumentum, означающего до казателъство, свидетельство. В русском языке этот термин получил распространение при Пет ре I, который, как утверждали современники, собственноручно сделал и перевод его — «письмен нов свидетельство». С появлением, новых техни ческих средств общения (телефон, радио, кино, телевидение и др.) приобрел новые функции и документ.
В современном словоупотреблении, в различных областях науки и общественной практики этот термин имеет более ши-
470
рокое значение, причем специалисты каждой области вкладывают в него самое различное содержание. Так, большая часть юристов полагает, что к числу документов относятся только такие акты, которые своим содержанием удостоверяют какие-либо факты или подтверждают какие-либо права.
Обязательным атрибутом документа они считают письменность. Специалисты в области делопроизводства под документом понимают не только письменные акты, удостоверяющие или подтверждающие что-либо, но и акты, содержащие указания, распоряжения о производстве каких-либо действий и т.д.В США документом признается любой вид записанной информации, независимо от физической формы или характеристик записи, исключая механизмы, аппаратуру, оборудование и другие виды техники, на которых запись информации производилась. Данное понятие включает (но не ограничивается только этим) все написанные от руки или напечатанные материалы, магнитные записи, все фотографии, негативы, отснятые и отпечатанные пленки и кадры или кинофильмы, все перфорированные карты и ленты, все репродукции вышеперечисленных материалов, каким бы способом они ни воспроизводились.
Наиболее четко и полно, на наш взгляд, определено понятие документа в информатике — области знаний, изучающей закономерности сбора, переработки, хранения, поиска, выдачи и распространения запечатленной в документах информации, где документом признается любой материальный объ ект, который фиксирует какие-либо знания и который мо жет быть включен в определенное собрание ему подобных объектов.
Для того чтобы стать документом, материальный объект, как считают специалисты информатики, должен не только отображать какое-то информационное воздействие, позволять осуществлять фиксацию этого отображения в виде сообщения с помощью определенной системы знаков, но и использоваться в общественной практике для включения в какие-либо собрания подобных ему материальных объектов. На основании сказанного документами могут быть признаны не только письменные акты (протоколы, справки, рукописи и т.д.), но и графические изображения (чертежи, схемы, планы, карты и
471
т.п.), а также различные носители информации типа магнитных лент, кинофильмов, диапозитивов, криптограмм и др.
Документ — это материальный объект, фиксирующий информацию о фактах, событиях, явлениях, а также мыслительной деятельности работников в процессе осуществления ими своих служебных обязанностей.
Из общей массы документов выделяются, прежде всего, письменные документы. Письменный документ был, продолжает и еще долго будет оставаться, несмотря на интенсивное развитие средств информационной техники, наиболее важным и распространенным носителем и источником информации. Да и на практике чаще всего приходится встречаться с письменными документами (печатными или рукописными). Живучесть и распространенность письменных оперативных документов предопределяется рядом факторов. Прежде всего, составление таких документов является общедоступным, надежным и сравнительно простым способом фиксации информации.
Значительная часть проводимых руководителем мероприятий подлежит обязательному письменному документальному оформлению. Внутриведомственное письменное документирование выступает как одно из средств укрепления законности, контроля исполнения, повышения дисциплинированности руководителей и подчиненных. Письменные внутриведомственные документы широко используются как средство связи и общения. И, наконец, они являются наиболее ценным материалом для изучения и научного обобщения практики работы.
При всем многообразии документы можно подразделить на три основные группы: содержащие первичную информацию; содержащие вторичную (выводную) информацию; содержащие первичную и вторичную информацию (сме
шанные).
В документах первой группы содержится информация, полученная на основе непосредственного восприятия фактов и событий реальной действительности или их следов.
В документах второй группы фиксируются результаты аналитической и иного рода логической переработки информации, содержащейся в документах первой группы.
472
В документах третьей группы содержится информация, полученная на основе непосредственного восприятия фактов, событий реальной действительности.
По отношению к тому или иному органу документы можно подразделить на: входящие (поступающие из других органов, учреждений); исходящие (направленные из данного органа); внутренние документы (обращающиеся внутри органа,
подразделения).
По способу фиксирования информации документы можно подразделить на рукописные и печатные.
В зависимости от статуса документального источника можно выделить документы официальные и неофициальные.
Создание документов включает в себя множество разнообразных операций, выполняемых, как правило, несколькими сотрудниками. Например, определение вида документа, составление его плана, подбор материалов, подготовка текста, правка, согласование и визирование, подписание и т.д.
Еще по теме УПРАВЛЕНИЕ И ОПЕРАТИВНАЯ ДОКУМЕНТАЛИСТИКА:
- 1.8. Оперативное управление
- Оперативное управление производством
- § 18.8. Оперативное управление производством
- Основы оперативного управления производством
- 3. Оперативное управление основным производством
- 2.3. МЕТОДИКА ОПЕРАТИВНОГО УПРАВЛЕНИЯ КАССОВОЙ НАЛИЧНОСТЬЮ
- Оперативное управление деятельностью малого предприятия.
- Оперативное управление производством
- Глава 13 ОРГАНИЗАЦИЯ ОПЕРАТИВНОГО УПРАВЛЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ БАНКА
- 2.2. МЕТОДИКА ОПЕРАТИВНОГО УПРАВЛЕНИЯ КРАТКОСРОЧНЫМИ ФИНАНСОВЫМИ ВЛОЖЕНИЯМИ