Организационные формы управления информационными ресурсами предприятий с использованием или без использования ИТ-аутсорсинга

  Целью данного раздела является всесторонний анализ существующих организационных форм управления информационными ресурсами предприятия и выявление тенденций их изменения в связи с развитием аутсорсинговых услуг в области информационного менеджмента.

Известно, что агрегированным субъектом, т.е. органом, занимающимся разработкой и внедрением новых и поддержкой действующих информационных систем организации, является подсистема информационного обеспечения.
Подсистема информационного обеспечения имеет разветвленную структуру, большой объем выполняемых функций и соответствующую организацию, т.е. сама является сложной системой и требует комплексного рассмотрения всех перечисленных составляющих, что соответствует методологии системного подхода.
Место подсистемы информационного обеспечения в общей системе управления организацией показано на рис. 2.3.
Интересным и методически значимым представляется вопрос о том, какие организационные элементы подсистемы информационного обеспечения могут деформироваться и в каком направлении с внедрением ИТ-аутсорсинговых технологий.
В этой связи рассмотрим основные элементы этой подсистемы: функции; организационную структуру; способ организации подсистемы; персонал.
Функции подсистемы информационного обеспечения организации можно разделить на два вида:
первичные;
вторичные.
К первичным функциям относятся: организация массивов информации; организация потоков информации; организация процессов и средств сбора, хранения, обработки и транспортировки информации.
При организации массивов информации используются унифицированные системы документации (УСД) и классификаторы, с




помощью которых создаются структурированные массивы данных, используемых при организации баз данных.
Функция «организация потоков информации» предполагает выполнение следующих управленческих процедур: определение источников и потребителей информации в соответствии со специальными функциями и задачами управления; определение состава информации, периодичности ее циркуляции и форм представления; разработка документооборота; использование комплекса технических средств для организации потоков информации;
установление порядка составления, оформления, регистрации, согласования и утверждения документов.
Организация процессов сбора, хранения, обработки и транспортировки информации предполагает: обеспечение технологических процессов необходимыми техническими средствами; распределение между подразделениями и отдельными исполнителями задач по подготовке и передаче информации от места ее возникновения до потребления.
Вторичной функцией подсистемы информационного обеспечения, о которой также не следует забывать, является обеспечение управленческого персонала научно-технической информацией о новейших отечественных и зарубежных достижениях науки, техники, экономики, технологии производства, передовом отечественном и зарубежном опыте в области управления.
Обобщенное представление о виде и составе функций подсистемы информационного обеспечения дают данные табл. 2.9.
Очевидно, что в условиях аутсорсинговых технологий все перечисленные функции могут передаваться сторонним организациям с почти равнозначным успехом. Прежде всего это касается первичных функций.
Однако сомнительно, что организации-заказчики захотят передавать аутсорсерам процедуры организации массивов и потоков информации. Связано это с тем, что выполнение данных процедур требует всестороннего знания специфики объекта и главным образом его конкретной предметной области, что помимо длительного процесса обучения аутсорсеров сопряжено с дискомфортом по поводу конфиденциальности определенной информации.
Вторичные функции, как правило, передаются аутсорсерам, что автоматически реализуется через интернет-технологии.
Типичными структурными подразделениями, реализующими вышеобозначенные функции подсистемы информационного обеспечения в организации, являются: отдел информационного обеспечения (отдел автоматизированных систем управления — АСУ, информационно-вычислительный центр — ИВЦ, информационно-технологический отдел, отдел электронной обработки данных); отдел научно-технической информации (патентно-лицензионный отдел).
При отсутствии специальных подразделений по информационному обеспечению системы управления координация и методическое руководство этими работами возлагаются (рекомендации ГОСТ 24525.0-80) на подразделение, ответственное за организа-
Виды и состав функций подсистемы информационного
обеспечения организации
Таблица 2.9

Вид функции

Наименование
функции

Состав основных процедур по функции

Первичные

Организация массивов информации
Разработка структурированных массивов данных; мониторинг соответствия массивов данных требованиям классификаторов и унифицированных систем документации


Организация потоков информации
Определение источников и потребителей информации в соответствии со специальными функциями и задачами управления; определение состава информации, периодичности ее циркуляции и форм представления; разработка документооборота; использование комплекса технических средств для организации потоков информации; установление порядка составления, оформления, регистрации, согласования и утверждения документов


Организация процессов и средств сбора, хранения, обработки и транспортировки информации
Обеспечение технологических процессов необходимыми техническими средствами; распределение между подразделениями и отдельными исполнителями задач по подготовке и передаче информации от места ее возникновения до потребления

Вторичные

Обеспечение управленческого персонала научно-технической информацией о новейших отечественных и зарубежных достижениях науки, техники экономики, технологии производства, передовом отечественном и зарубежном опыте в области управления
Анализ отечественных и зарубежных изданий по интересующей тематике; выборка интересующего материала по заданным направлениям; рассылка материала по заинтересованным подразделениям; сбор заявок на тематические обзоры

цию управления (отдел систем и методов, отдел систем и процедур, отдел организации управления и пр.).
Возникает вопрос, изменяется ли и если изменяется, то в какой степени, состав вышеперечисленных подразделений при использовании аутсорсинговых технологий. Наверное, однозначно ответить на этот вопрос невозможно. Все зависит от конкретных условий использования ИТ-аутсорсинга, масштаба деятельности организации-заказчика, видов ИТ-аутсорсинга и других факторов. Однако получить некоторую ясность в освещении этой проблемы позволяет сложившаяся практика способов организации подсистем информационного обеспечения на предприятиях.
Специфика деятельности подсистемы информационного обеспечения состоит в том, что в процессе своей деятельности она должна иметь возможность оказывать воздействие на все функциональные и целевые подсистемы организации (см. рис. 2.3). Таким образом, закономерен вопрос о месте данной подсистемы в иерархии предприятия, которое обеспечивается соответствующим способом организации.
В настоящее время возможно три варианта организации подсистемы информационного обеспечения на предприятиях: централизованный; децентрализованный; аутсорсинговый.
При централизованном способе организации вся деятельность по информационному обеспечению сосредоточена в одном управлении (подразделении) и подчиняется непосредственно высшему руководству компании через вице-президента (заместителя директора) по информационным технологиям (системам) (рис. 2.4).
Преимуществом централизованного способа организации является обеспечение высокой эффективности работ по внедрению новых информационных систем и технологий. К недостаткам можно отнести высокие затраты на содержание аппарата управления.
При децентрализованном способе организации подсистемы информационного обеспечения специалисты разных функциональных подразделений выполняют функции управления информационными системами по своему направлению (рис. 2.5).
Преимуществом такого способа организации является высокий уровень знаний предметной области менеджера по информационным системам, недостатком — дублирование однотипных задач и функций в разных подсистемах.
При аутсорсинге в организации отсутствуют подразделения по информационным системам (технологиям). При необходимости разработки и внедрения новой информационной системы данные



Сейчас это очень распространенная тенденция среди крупных и мелких организаций — избавление от внутренних ИТ-департа- ментов, деятельность которых оказалась дорогой и неэффективной.
Выгоднее передать обслуживание и поддержание крупной информационной системы аутсорсеру, для которого этот вид деятельности является основным. Такие решения, по существу, стали первыми случаями применения ИТ-аутсорсинга.
Полное отсутствие подразделений, осуществляющих информационные услуги при ИТ-аутсорсинге, характерно главным образом для небольших организаций, которые не могут иметь собственных специалистов в области информационных технологий, занятых полный рабочий день, и прибегают к услугам консультантов. Преимуществом данного способа организации подсистемы информационного обеспечения является высокий уровень научных и методических разработок, недостатком — сложность учета всех специфических особенностей объекта. В условиях крупных организаций, как правило, имеет место частичный ИТ-аутсорсинг. В этом случае в организации сохраняются почти в полном объеме ИТ-отделы, аутсорсеры реализуют функции консультантов в объеме, обусловленном типом ИТ-услуг, передаваемых на сторону.
Выбор того или иного способа организации информационного обеспечения предприятия зависит от многих факторов и прежде всего от размеров организации, существующих в ней бизнес-процессов, наличия свободных денежных средств. Следует лишь отметить: подсистема информационного обеспечения в настоящее время достигла такого масштаба и степени специализации; это требует пристального внимания к своей организации; это понимают современные руководители. В связи с этим любая, даже самая маленькая организация имеет определенный объем информационных бизнес-процессов и вынуждена принимать решение об эффективной их организации и реализации тем или иным способом.
Процесс организации информационного обслуживания тесно связан с персоналом, реализующим эти функции.
Персонал, рассматриваемый в процессе реализации информационных услуг, может быть разбит на две группы: неспециализированные пользователи информационных ресурсов (т.е. все работники организации, независимо от специальности); специализированные пользователи информационных ресурсов (персонал, занимающийся организацией работы с информацией на предприятии).
К первой группе относятся руководители, специалисты и другие служащие любой организации. Все они являются потребите

лями и производителями информационных ресурсов. Разница в их принципах работы с информацией заключается в разной степени формализации задач и характеризуется, соответственно, разным удельным весом творческих и рутинных работ при работе с информацией.
Вторая группа персонала — специализированные пользователи информационных ресурсов — требует более пристального изучения, так как именно эти люди являются работниками ИТ-аут- сорсинговых фирм.
Рассмотрим существующую в настоящее время иерархию специалистов по информационным технологиям, или ИТ-менедже- ров. Ее можно представить в виде пирамиды (рис. 2.6).

Рис. 2.6. Иерархическая структура специалистов по информационным технологиям (ИТ-менеджеров)


По мере внедрения новых информационных систем и технологий роль информационного обеспечения в бесперебойной работе организации безмерно возрастает. Существующие ныне на предприятиях структуры и технологии управления уже не укладываются в рамки, требуемые для эффективной работы в новых условиях. И соответственно, внедрение современных информационных технологий автоматически вызывает организационную и кадровую перестройку российских предприятий. Даже простое внедрение автоматизированной системы документооборота полностью меняет весь механизм работы организации. В таких условиях человек, ответственный за «циркуляцию» информации, действительно становится ключевой фигурой. В конце концов, от него начинает зависеть структурная схема предприятия и в какой-то мере кадровая политика. В основании пирамиды находятся, ко

нечно, пользователи, т.е. люди, которым система нужна для решения своих собственных прикладных задач.
Следующий уровень специалистов — системный оператор (не путать с сетевым). Это специалист, занятый решением конкретных задач, текущих проблем и пр., связанных с работоспособностью конкретных компьютеров. Его специальность не предполагает стратегического развития компьютерного парка предприятия.
Следующий уровень специалистов — сетевой администратор, к которому относится администратор по сетям и администратор безопасности данных. В западном понимании — это пользователь, который помимо выполнения своих текущих обязанностей занимается текущим администрированием своей части сети. Другими словами, он может создать нового пользователя, сконфигурировать сетевую печать, занимается общим доступом к файловой системе. У Novell такой специалист называется Certified Novell Administrator, у Microsoft — Microsoft Certified Product Specialist. К этому же уровню относится и администратор безопасности — довольно новая для наших информационных систем должность. Существование такой должности связано с тем, насколько руководитель ценит безопасность своей информации. Администратор безопасности отвечает за то, чтобы доступ к той или иной информации имел только тот человек, которому положено. Он занимается и физической защитой информационной системы и защитой ее на логическом уровне. Этот человек не должен совмещать свои функции с функциями системного администратора.
Следующая ступень — это системный инженер. Человек, который занимается созданием информационной системы на этапе, когда уже принято решение о том, какая система нужна. На инженера возлагаются функции создания, поддержки и, что очень важно, развития системы. Он, конечно, должен заниматься этим все свое время и, как правило, работает в отделе информационных систем. Соответственно звание, которое он получает, в системе Novell будет Certified Novell Engineer, у Microsoft — Microsoft Certified System Engineer.
Это классическая пирамида, которая до недавнего времени считалась вполне достаточной: пользователь — администратор — инженер. Но сейчас все большее внимание стало уделяться следующей ступени — мастер-инженеру. Ему предстоит решать задачи по управлению сетями. Это инженер, который может обеспечить управление сетью сразу по нескольким филиалам, регионам из центральной точки. Он занимается телекоммуникациями: когда идет переход от локальной сети предприятия к глобальной сети, объединяющей предприятия или регионы, возникают проблемы, с которыми обычный инженер уже может не справиться. Он занимается также интеграцией разных платформ: NetWare, Windows NT, Unix.
В зарубежных организациях, где новейшие информационные технологии давно уже стали обыденным делом, человек, отвечающий за информатизацию, обычно находится на самом верху иерархической пирамиды и называется такой специалист CIO (Chief Information Officer). Само слово «Chief» говорит о том, что это руководитель. Зачастую он занимает пост вице-президента или одного из директоров и является вторым человеком в компании. На его плечах лежит не только организация работы информационных систем и технологий, но и принятие решения о внедрении таких систем. С одной стороны, он способен разобраться во всем многообразии информационных технологий, а с другой — понять, каким образом их можно применить к бизнесу компании и какую можно извлечь из этого выгоду.
В нашей стране пока такая должность на высшем уровне иерархии — редкость. И это легко объяснимо. На Западе информационные технологии выросли из потребностей бизнеса. Там, где каждый лишний процент прибыли достается невероятным трудом, информационные технологии как раз и служат одним из способов достижения этого. Все очень просто, все можно проследить. «Мы вкладываем определенную сумму в информационные технологии, и это дает нам определенный прирост прибыли. Следовательно, информационные технологии — полезны, необходимы и их надо внедрять». Тем человеком, на которого возложен «просчет» этих выгод и принятие решения о внедрении технологической новинки, как раз и является CIO.
При использовании ИТ-аутсорсинга основные группы персонала позиционируются в центральной части пирамиды.
Вопросы для контроля и обсуждения Какое место занимает подсистема информационного обеспечения в системе управления организацией? Перечислите и охарактеризуйте основные функции подсистемы информационного обеспечения. В чем состоит суть централизованного, децентрализованного и аутсорсингового способов организации информационных услуг на предприятии? В чем заключается специфика ИТ-персонала и какие группы реализуют ИТ-аутсорсинговые технологии? 
<< | >>
Источник: Аникин Б.А.. Аутсорсинг: создание высокоэффективных и конкурентоспособных организаций.. 2003

Еще по теме Организационные формы управления информационными ресурсами предприятий с использованием или без использования ИТ-аутсорсинга:

  1. 6.1. Задачи и информационное обеспечение анализа использования материальных ресурсов
  2. Информационная база и задачи анализа использования материальных ресурсов
  3. § 14.3. Показатели использования организационного потенциала предприятия
  4. Управление запасами с использованием информационных технологий
  5. 5.2. АНАЛИЗ ЭФФЕКТИВНОСТИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ РЕСУРСОВ ПРЕДПРИЯТИЯ
  6. Глава 6 АНАЛИЗ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ МАТЕРИАЛЬНЫХ РЕСУРСОВ ПРЕДПРИЯТИЯ
  7. Задачи и информационное обеспечение анализа использования персонала предприятия
  8. 49. ОЦЕНКА ЭФФЕКТИВНОСТИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ РЕСУРСОВ РАБОЧЕЙ СИЛЫ ПРЕДПРИЯТИЯ
  9. Роль финансового менеджмента в повышении эффективности использования ресурсов на предприятии
  10. Глава 13 ПЕРСПЕКТИВЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ И ТЕХНОЛОГИЙ В УПРАВЛЕНИИ РАЗВИТИЕМ ТЕРРИТОРИЙ
  11. Информационные технологии организационного развития и стратегического управления предприятием
  12. 2.1 Понятие информационных технологий  и возможности их использования в анализе хозяйственной деятельности предприятий
  13. Возможности использования ГИС технологий в процессе управления водными ресурсами Карелии
  14. Управление результатами деятельности предприятия на основе использования категории маржинального дохода
  15. § 20.1. ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЙ БЕЗ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЧИСЛЕННЫХ ЗНАЧЕНИЙ ВЕРОЯТНОСТЕЙ ИСХОДОВ
  16. Глава 21. ФИНАНСОВОЕ УПРАВЛЕНИЕ ПРОЦЕССАМИ СТАБИЛИЗАЦИИ, РЕОРГАНИЗАЦИИ И ЛИКВИДАЦИИ ПРЕДПРИЯТИЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ВНУТРЕННИХ МЕХАНИЗМОВ ФИНАНСОВОЙ СТАБИЛИЗАЦИИ ПРЕДПРИЯТИЯ
  17. Тема 10. ПРЕДПРИЯТИЕ В СИСТЕМЕ РЫНОЧНЫХ ОТНОШЕНИЙ. ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВЫЕ ФОРМЫ ПРЕДПРИЯТИЙ ПИЩЕВОЙ ПРОМЫШЛЕННОСТИ
  18. Наилучшее использование или похвальба?
  19. Проектирование организационной системы управления Подготовка к созданию организационной структуры предприятия
  20. Анализ эффективности использования ресурсов
- Антикризисное управление - Документоведение и делопроизводство - Инвестиционный менеджмент - Инновационный менеджмент - Информационный менеджмент - Исследование систем управления - Корпоративное управление - Лидерство - Маркетинг в отраслях - Маркетинг, реклама, PR - Маркетинговые исследования - Менеджмент организаций - Менеджмент персонала - Менеджмент-консалтинг - Моделирование бизнес-процессов - Моделирование бизнес-процессов - Организационное поведение - Основы менеджмента - Поведение потребителей - Производственный менеджмент - Риск-менеджмент - Самосовершенствование - Сбалансированная система показателей - Сравнительный менеджмент - Стратегический маркетинг - Стратегическое управление - Тайм-менеджмент - Теория организации - Теория управления - Управление качеством - Управление конкурентоспособностью - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения - Финансовый менеджмент - ЭКОНОМИКА ДЛЯ МЕНЕДЖЕРОВ -