Порядок проведения логистического аудита
Для проведения логистического аудита на предприятии создается команда, в которую включают представителей как служб логистики, так и других функциональных подразделений (финансы и бухгалтерия, контроль, маркетинг и продажи, производство и закупки, информационные технологии), а также сторонних экспертов. Для проведения внешнего аудита целесообразно привлечение студентов специализированных вузов.
На предварительном этапе команда в течение 2-3 дней изучает области продаж (розничные и оптовые клиенты), складирования (склады сырья и материалов, готовой продукции), производства. Затем в течение недели эксперты обрабатывают результаты аудита и готовят перечень круг вопросов, подлежащих аудиту. Совместно со специалистами предприятия приглашенные эксперты формулируют вопросы, которые ложатся в основу интервью, анкет, вопросников, и составляют перечень показателей, по которым оцениваются логистические функции.
По окончании предварительного этапа можно переходить непосредственно к процедуре логистического аудита, который по форме можно разделить на внешний и внутренний.
Внутренний аудит может начинаться с интервью с высшим руководством компании.
Затем аудит проводится в следующих направлениях. Интервью с представителями функциональных направлений по вопросам, имеющим отношение к логистике (транспорт, склады, запасы, поставки, система управления, мотивация); обработку выборки документов предприятия. Источники получения информации: первичная документация - транспортные документы, к примеру, листы содержания грузов контейнерах; различные файлы, к примеру, история прошлых заказов и статистика отгрузок клиентам; отчеты руководителей структурных подразделений компании. Сбор данных по договорам для проведения статистического анализа и точного описания работы существующей логистической системы.В ходе проводимого системного анализа выстраивается система показателей, которые можно разделить на четыре группы: Показатели эффективности обслуживания клиентов (внутренних и внешних клиентов) и оценки качества сервиса.
То есть: время выполнения заказа; стабильность времени выполнения заказов (отклонения); способность изменять характеристики заказов клиентов. Показатели, связанные с затратами на выполнение логистических функций (затраты на закупки, поставки, транспорт, склады, складирование, запасы). При анализе затрат проводят расчет «затраты-выгоды» - имеются в виду выгоды, получаемые клиентами от реализации тех или иных решений. Показатели использования активов (складские сооружения, собственный парк подвижного состава). Показатели бенчмаркинга - изучение лучшего в практике из конкурентов предприятия в областях, касающихся логистики.
Имея на руках результаты внутреннего аудита, команда может переходить к аудиту внешнему, в процессе которого изучают ожидания и требования клиентов с целью определения показателей работы компании, рассматривают приемы, используемые конкурентами, а также уровни требуемого обслуживания. Проводится внешний аудит в виде почтовой рассылки анкет, выборочных собеседований с клиентами (представителями различных обслуживаемых сегментов рынка, покупателями с разным объемом закупок и из разных географических мест).
Типовые вопросники и анкеты адаптируются под каждое предприятие. При этом опрашиваются обычно как руководители компании и отдельных подразделений, так и конкретные специалисты.При обработке анкет основное внимание обращают на качество обслуживания клиентов, анализ причин и следствий по разным видам издержек.
Результаты внешнего аудита позволяют группе по проведению логистического аудита сформулировать рекомендации в отношении будущей стратегии компании и указать изменения, которые требуется провести в действующей операционной системе логистики, описать рекомендованную стратегию разработки эффективной и производительной системы логистики.
После проведения аудита подготавливаются аналитические отчеты о следующих данных. Анализ номенклатуры/товаров/грузов Данные об ассортименте, запасах по группам, оборачиваемости групп. Анализ грузопотоков Детальное описание движения каждой складской группы товара по складу. Диаграмма обычно имеет вид набора складских зон с пересекающей их линией, соответствующей определенной группе товара. На отрезках линии между зонами склада указывается характеристика материального потока. Обычно это количество единиц товара обрабатываемых на этом отрезке в час. Ресурсооснащение Классификация и описание погрузочноразгрузочной техники. Бизнес-процессы. Документ, описывающий предприятие как бизнес структуру и характеризующий регламенты всех бизнес-процессов. К регламентам должен прилагаться документ со значениями ключевых показателей эффективности склада.
Еще по теме Порядок проведения логистического аудита:
- Тема 5 ЛОГИСТИЧЕСКИЙ АУДИТ
- Виды логистического аудита
- Методика проведения аудита
- 3.3.3. Письмо-обязательство о проведении аудита
- Раздел 2. Методология и технология проведения аудита
- ГЛАВА 9 Проведение аудита фактов хозяйственной жизни
- Раздел 3. Проведение аудита конкретных объектов проверки
- Проверка основных средств при проведении аудита Проверка основных средств при проведении аудита
- Глава 7. Взаимоотношения различных субъектов при проведении аудита
- Глава 13. Проверка кассовых операций при проведении аудита
- Глава 15. Проверка финансовых вложений при проведении аудита
- Глава 17. Проверка нематериальных активов при проведении аудита
- Глава 19. Проверка расчетных операций при проведении аудита
- 4.3. Письмо-обязательство аудиторской организации о согласии на проведение аудита
- Глава 18. Проверка материально-производственных запасов при проведении аудита
- Глава 20. Проверка кредитных операций и займов при проведении аудита
- Глава 21. Проверка издержек производства и обращения при проведении аудита
- Глава 25. Проверка состояния забалансового учета при проведении аудита