2.4. Элементы внутреннего контроля
Система внутреннего контроля - это совокупность организационных мер, методик и процедур, используемых руководством экономического субъекта для упорядоченного и эффективного ведения хозяйственной деятельности, обеспечения сохранности активов, выявления, исправления и предотвращения ошибок и искажений информации, а также своевременной подготовки достоверной финансовой (бухгалтерской) информации8.
Система внутреннего контроля состоит из элементов:
- система бухгалтерского учета;
- контрольная среда;
- средства контроля.
Система бухгалтерского учета - это совокупность форм и методов, регламентированных нормативными актами (законодательство РФ, стандарты, локальные нормативные акты предприятия) и обеспечивающих учет активов и обязательств, который в свою очередь позволяет формировать достоверную финансовую (бухгалтерскую) отчетность.
Важным элементом контроля системы бухгалтерского учета в отношении всей структуры предприятия является график документооборота. Организацию документооборота на предприятии и контроль за исполнением требований графика документооборота, осуществляет главный бухгалтер предприятия. Наличие графика документооборота на предприятии это свидетельство функционирования системы внутреннего контроля. Для понимания значения графиков в системе контроля необходимо различать статические и динамические графики документооборота.Статические графики представляют собой порядок оборота каждого вида документа на предприятии, начиная от его получения или создания, регистрации, утверждения, передачи, текущего хранения, постоянного хранения и заканчивая его уничтожением или сдачей в архив. Эти графики на разных предприятиях отличаются несущественно - практически только составом документов, специфических для каждого предприятия.
Динамические графики документооборота представляют собой организационную структуру конкретного предприятия с наложенной на нее схемой обмена документами.
В отличии статического графика здесь имеет место ответственные лица, их роль и ответственность за выполнение требований графика документооборота. Составление динамических графиков требует от главного бухгалтера хороших знаний бизнеса предприятия и его организационной структуры, мобилизации творческих и аналитических способностей.Контрольная среда – это предмет оценки действий системы контроля экономической системы в целом, через оценку действий руководства по поддержанию внутреннего контроля на предприятия.
Контрольная среда экономического субъекта включает, в частности: -
основные принципы и методы управления; -
организационную структуру; -
кадровую политику; -
функциональные обязанности всех участников системы контроля; -
распределение функциональных обязанностей, ответственности и полномочий; -
внутреннюю отчетность для целей финансового учета и управления.
Основные принципы и методы управления. Руководство предприятия должно создать и поддерживать атмосферу контроля. Атмосфера контроля – это условия и ограничения, определяемые для персонала. Одним из наиболее важных элементов создания соответствующей атмосферы является добросовестное и честное отношение к обязанностям, которое воспитывается на основе соответствующего примера и объективной оценки работы сотрудника руководством.
Организационная структура предприятия. Необходимым условием функционирования управляемой и управляющей подсистем является соответствие структуры управления бизнесу в целом. Нагромождение контролирующих структур уменьшает прибыль предприятия без адекватной отдачи от избыточного контроля. И наоборот необоснованное сокращение структур с распорядительно-финансовыми и контрольными функциями приводит к искажению информации, которая ложится в основу управленческих решений. Залогом предупреждения случаев мошенничества, является адекватная бизнесу и четкая организационная структура предприятия. Для предупреждения сбоев в системе управления необходимы мониторинг и диагностика информационных потоков формируемых на предприятии, избыток или недостаток информации, излишнее дублирование, искажение информации на входе и выходе и др.
– характеристики, указывающие на соответствие (несоответствие) организационной структуры бизнесу в целом. Другим важным аспектом контроля является анализ информационных потоков, который помогает понять механизм работы предприятия. В процессе изучения информационных связей и информационных потоков получают представление о механизмах возникновения движения и обработки информации, а также направленности и интенсивности документооборота на предприятии. Цель анализа информационных потоков – выявление мест дублирования, причины избытка и недостатка информации, причин ее сбоев и искажений.Кадровая политика предприятия. Третьим важнейшим элементом в создании соответствующей структуры контроля является правильная оценка кандидатов при приеме на работу (кадровая политика). В качестве определения значимости кадровой политике приведем некий статистический пример «Исследования показали, что 30% всего населения вообще не относятся к категории честных, еще 30% можно назвать честными лишь относительно (т.е. они честны тогда, когда стоит быть честным, а когда честным быть не обязательно – ведут себя исходя из обстоятельств) и лишь 40% честны всегда»9.
Как правило, работодателю приходиться иметь дело с различными и часто не самыми удачными комбинациями таких качеств, как честность, добросовестность и профессионализм. При отборе работников необходимо придерживаться «золотой середины» - уметь находить честных, порядочных и квалифицированных специалистов и создавать условия для сохранения и приумножения этих качеств. Уже сегодня многие российские крупные и средние компании применяют на практике наработанный мировой и отечественный опыт в подборе кадров.
Функциональные обязанности и распределение функциональных обязанностей, ответственности и полномочий. При приеме на работу каждый сотрудник должен ознакомиться со своими обязанностями и требованиями руководства к будущему работнику. Согласившись на требования, работник обязан будет выполнять их в процессе своей деятельности.
Функциональные обязанности должны быть четко регламентированы, определены права, обязанности и функции, которые будет выполнять сотрудник. Распределение функциональных обязанностей между сотрудниками одного подразделения необходимо осуществить таким образом, чтобы один сотрудник не дублировал действия другого сотрудника. В этом случае, необходимо различать профессиональные обязанности от контрольных действий, заложенных в должностные обязанности. На примере учетного персонала бухгалтерии можно наглядно представить, как контрольные функции выявляют ошибку или нецелесообразную хозяйственную операцию:1. при вводе первичных документов отчета кладовщика в бухгалтерскую программу обороты и сальдо отчета могут содержать расхождения с данными, сформированными бухгалтерской программой;
2. как контрольную процедуру следует рассматривать вторую подпись главного бухгалтера на документах, своей подписью главный бухгалтер сообщает бухгалтеру-оператору, что такая хозяйственная операций законна и подлежит отражению в бухгалтерских регистрах, т.е. первая подпись легитимна. Подписывая документ, главный бухгалтер обязан сверить первую подпись с приказом руководителя на предмет соответствия подписи должностного лица и правомочности этого лица совершать данную хозяйственную операцию.
Внутренняя отчетность для целей финансового учета и управления. График документооборота это главный элемент системы контроля. За организацию документооборота ответственность несет главный бухгалтер предприятия, в рамках своей компетенции он формирует документооборот для целей правильной организации учета и своевременности создания финансовой отчетности. Для целей управленческого учета, может быть сформирован и поддерживаться иной документооборот - предоставление оперативной информации для руководства.
Средства контроля – это процедуры оценки системы по направлениям: контроль в сфере планирования и контроль исполнения. Контрольные процедуры должны обеспечивать: -
определение реальных финансовых планов и нормативов и своевременное доведение их до исполнителей; -
определение меры ответственности за нарушение финансовых планов; -
определение меры ответственности за нарушение финансовой дисциплины; -
определение меры ответственности за нарушение исполнительской дисциплины; -
совершение только целесообразных хозяйственных операций; -
должное (в соответствии с принципами учета: полнота, достоверность, своевременность, непротиворечивость) отражение хозяйственных операций в учете и в соответствии с требованиями учетной политики организации; -
ограничение доступа к активам предприятия; -
выявление нерационального использования активов; -
выявление необоснованных обязательств; -
своевременную инвентаризацию активов и обязательств и принятие мер по результатам инвентаризации.
Состояние системы контроля зависит от политики высшего руководства предприятия, от стратегии и тактики управления в целом.
Внутренний контроль строится по следующим направлениям: -философия и стиль управления; -
рациональность организационной структуры; -
распределение ответственности и полномочий; -
разграничение обязанностей; -
кадровая политика; -
бухгалтерский учет и бухгалтерская (финансовая) отчетность; -
внутренняя управленческая отчетность; -
эффективность контрольных действий; -
ценовая и финансовая политика.
Для оценки состояния контрольной среды, анализируются сведения об организации внутреннего контроля именно в этих направлениях.
Еще по теме 2.4. Элементы внутреннего контроля:
- ТЕМА 2 Виды контроля. ВЗАИМОСВЯЗЬ И ОТЛИЧИЯ ВНЕШНЕГО, ВНУТРЕННЕГО, уПрАВЛЕНЧЕСКОГО контроля и РЕВИЗИИ. КОНТРОЛИРУЮЩИЕ органы
- Проблема: внешний контроль против внутреннего контроля
- 2.2. Контроль и отчетность ЭЛЕМЕНТЫ СИСТЕМЫ КОНТРОЛЯ
- 5. 2. Элементы внутренней среды организации
- Основные элементы внутренней коммуникации предприятия
- ГЛАВА 3. ВНУТРЕННИЙ АУДИТ - ЭЛЕМЕНТ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ
- Элементы внутренней среды - сильные и слабые стороны
- Система внутреннего контроля
- Законодательство по внутреннему контролю
- Понятие внутреннего контроля
- 7.3.1. Положения по внутреннему контролю
- 9. Этапы внутреннего контроля
- 7.1. Внутренний контроль, структура и функции
- 12. Классификация системы внутреннего контроля
- Положения по внутреннему контролю
- ЛЕКЦИЯ № 2. Внешний и внутренний контроль