<<
>>

2.4. Элементы внутреннего контроля

Для успешной работы организации необходим эффективный механизм управления, элементом управления является постоянно действующая система внутреннего контроля.

Система внутреннего контроля - это совокупность организационных мер, методик и процедур, используемых руководством экономического субъекта для упорядоченного и эффективного ведения хозяйственной деятельности, обеспечения сохранности активов, выявления, исправления и предотвращения ошибок и искажений информации, а также своевременной подготовки достоверной финансовой (бухгалтерской) информации8.

Система внутреннего контроля состоит из элементов:

- система бухгалтерского учета;

- контрольная среда;

- средства контроля.

Система бухгалтерского учета - это совокупность форм и методов, регламентированных нормативными актами (законодательство РФ, стандарты, локальные нормативные акты предприятия) и обеспечивающих учет активов и обязательств, который в свою очередь позволяет формировать достоверную финансовую (бухгалтерскую) отчетность.

Важным элементом контроля системы бухгалтерского учета в отношении всей структуры предприятия является график документооборота. Организацию документооборота на предприятии и контроль за исполнением требований графика документооборота, осуществляет главный бухгалтер предприятия. Наличие графика документооборота на предприятии это свидетельство функционирования системы внутреннего контроля. Для понимания значения графиков в системе контроля необходимо различать статические и динамические графики документооборота.

Статические графики представляют собой порядок оборота каждого вида документа на предприятии, начиная от его получения или создания, регистрации, утверждения, передачи, текущего хранения, постоянного хранения и заканчивая его уничтожением или сдачей в архив. Эти графики на разных предприятиях отличаются несущественно - практически только составом документов, специфических для каждого предприятия.

Динамические графики документооборота представляют собой организационную структуру конкретного предприятия с наложенной на нее схемой обмена документами.

В отличии статического графика здесь имеет место ответственные лица, их роль и ответственность за выполнение требований графика документооборота. Составление динамических графиков требует от главного бухгалтера хороших знаний бизнеса предприятия и его организационной структуры, мобилизации творческих и аналитических способностей.

Контрольная среда – это предмет оценки действий системы контроля экономической системы в целом, через оценку действий руководства по поддержанию внутреннего контроля на предприятия.

Контрольная среда экономического субъекта включает, в частности: -

основные принципы и методы управления; -

организационную структуру; -

кадровую политику; -

функциональные обязанности всех участников системы контроля; -

распределение функциональных обязанностей, ответственности и полномочий; -

внутреннюю отчетность для целей финансового учета и управления.

Основные принципы и методы управления. Руководство предприятия должно создать и поддерживать атмосферу контроля. Атмосфера контроля – это условия и ограничения, определяемые для персонала. Одним из наиболее важных элементов создания соответствующей атмосферы является добросовестное и честное отношение к обязанностям, которое воспитывается на основе соответствующего примера и объективной оценки работы сотрудника руководством.

Организационная структура предприятия. Необходимым условием функционирования управляемой и управляющей подсистем является соответствие структуры управления бизнесу в целом. Нагромождение контролирующих структур уменьшает прибыль предприятия без адекватной отдачи от избыточного контроля. И наоборот необоснованное сокращение структур с распорядительно-финансовыми и контрольными функциями приводит к искажению информации, которая ложится в основу управленческих решений. Залогом предупреждения случаев мошенничества, является адекватная бизнесу и четкая организационная структура предприятия. Для предупреждения сбоев в системе управления необходимы мониторинг и диагностика информационных потоков формируемых на предприятии, избыток или недостаток информации, излишнее дублирование, искажение информации на входе и выходе и др.

– характеристики, указывающие на соответствие (несоответствие) организационной структуры бизнесу в целом. Другим важным аспектом контроля является анализ информационных потоков, который помогает понять механизм работы предприятия. В процессе изучения информационных связей и информационных потоков получают представление о механизмах возникновения движения и обработки информации, а также направленности и интенсивности документооборота на предприятии. Цель анализа информационных потоков – выявление мест дублирования, причины избытка и недостатка информации, причин ее сбоев и искажений.

Кадровая политика предприятия. Третьим важнейшим элементом в создании соответствующей структуры контроля является правильная оценка кандидатов при приеме на работу (кадровая политика). В качестве определения значимости кадровой политике приведем некий статистический пример «Исследования показали, что 30% всего населения вообще не относятся к категории честных, еще 30% можно назвать честными лишь относительно (т.е. они честны тогда, когда стоит быть честным, а когда честным быть не обязательно – ведут себя исходя из обстоятельств) и лишь 40% честны всегда»9.

Как правило, работодателю приходиться иметь дело с различными и часто не самыми удачными комбинациями таких качеств, как честность, добросовестность и профессионализм. При отборе работников необходимо придерживаться «золотой середины» - уметь находить честных, порядочных и квалифицированных специалистов и создавать условия для сохранения и приумножения этих качеств. Уже сегодня многие российские крупные и средние компании применяют на практике наработанный мировой и отечественный опыт в подборе кадров.

Функциональные обязанности и распределение функциональных обязанностей, ответственности и полномочий. При приеме на работу каждый сотрудник должен ознакомиться со своими обязанностями и требованиями руководства к будущему работнику. Согласившись на требования, работник обязан будет выполнять их в процессе своей деятельности.

Функциональные обязанности должны быть четко регламентированы, определены права, обязанности и функции, которые будет выполнять сотрудник. Распределение функциональных обязанностей между сотрудниками одного подразделения необходимо осуществить таким образом, чтобы один сотрудник не дублировал действия другого сотрудника. В этом случае, необходимо различать профессиональные обязанности от контрольных действий, заложенных в должностные обязанности. На примере учетного персонала бухгалтерии можно наглядно представить, как контрольные функции выявляют ошибку или нецелесообразную хозяйственную операцию:

1. при вводе первичных документов отчета кладовщика в бухгалтерскую программу обороты и сальдо отчета могут содержать расхождения с данными, сформированными бухгалтерской программой;

2. как контрольную процедуру следует рассматривать вторую подпись главного бухгалтера на документах, своей подписью главный бухгалтер сообщает бухгалтеру-оператору, что такая хозяйственная операций законна и подлежит отражению в бухгалтерских регистрах, т.е. первая подпись легитимна. Подписывая документ, главный бухгалтер обязан сверить первую подпись с приказом руководителя на предмет соответствия подписи должностного лица и правомочности этого лица совершать данную хозяйственную операцию.

Внутренняя отчетность для целей финансового учета и управления. График документооборота это главный элемент системы контроля. За организацию документооборота ответственность несет главный бухгалтер предприятия, в рамках своей компетенции он формирует документооборот для целей правильной организации учета и своевременности создания финансовой отчетности. Для целей управленческого учета, может быть сформирован и поддерживаться иной документооборот - предоставление оперативной информации для руководства.

Средства контроля – это процедуры оценки системы по направлениям: контроль в сфере планирования и контроль исполнения. Контрольные процедуры должны обеспечивать: -

определение реальных финансовых планов и нормативов и своевременное доведение их до исполнителей; -

определение меры ответственности за нарушение финансовых планов; -

определение меры ответственности за нарушение финансовой дисциплины; -

определение меры ответственности за нарушение исполнительской дисциплины; -

совершение только целесообразных хозяйственных операций; -

должное (в соответствии с принципами учета: полнота, достоверность, своевременность, непротиворечивость) отражение хозяйственных операций в учете и в соответствии с требованиями учетной политики организации; -

ограничение доступа к активам предприятия; -

выявление нерационального использования активов; -

выявление необоснованных обязательств; -

своевременную инвентаризацию активов и обязательств и принятие мер по результатам инвентаризации.

Состояние системы контроля зависит от политики высшего руководства предприятия, от стратегии и тактики управления в целом.

Внутренний контроль строится по следующим направлениям: -

философия и стиль управления; -

рациональность организационной структуры; -

распределение ответственности и полномочий; -

разграничение обязанностей; -

кадровая политика; -

бухгалтерский учет и бухгалтерская (финансовая) отчетность; -

внутренняя управленческая отчетность; -

эффективность контрольных действий; -

ценовая и финансовая политика.

Для оценки состояния контрольной среды, анализируются сведения об организации внутреннего контроля именно в этих направлениях.

<< | >>
Источник: А. Лубков. КОНТРОЛЬ И РЕВИЗИЯ (конспект лекций). 2007

Еще по теме 2.4. Элементы внутреннего контроля:

  1. ТЕМА 2 Виды контроля. ВЗАИМОСВЯЗЬ И ОТЛИЧИЯ ВНЕШНЕГО, ВНУТРЕННЕГО, уПрАВЛЕНЧЕСКОГО контроля и РЕВИЗИИ. КОНТРОЛИРУЮЩИЕ органы
  2. Проблема: внешний контроль против внутреннего контроля
  3. 2.2. Контроль и отчетность ЭЛЕМЕНТЫ СИСТЕМЫ КОНТРОЛЯ
  4. 5. 2. Элементы внутренней среды организации 
  5. Основные элементы внутренней коммуникации предприятия
  6. ГЛАВА 3. ВНУТРЕННИЙ АУДИТ - ЭЛЕМЕНТ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ
  7. Элементы внутренней среды - сильные и слабые стороны
  8. Система внутреннего контроля
  9. Законодательство по внутреннему контролю
  10. Понятие внутреннего контроля
  11. 7.3.1. Положения по внутреннему контролю
  12. 9. Этапы внутреннего контроля
  13. 7.1. Внутренний контроль, структура и функции
  14. 12. Классификация системы внутреннего контроля
  15. Положения по внутреннему контролю
  16. ЛЕКЦИЯ № 2. Внешний и внутренний контроль