ТЕХНОЛОГИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПОТОКАМИ РАБОТ WORKFLOW


Существуют системы, необходимые для поддержки набора взаимосвязанных процедур, составляющих сложные производственные процессы (бизнес-процессы). Их задача состоит в контроле за логикой потока работ целой организации и за взаимодействием интегрируемых приложений.
Для достижения эффективности реализации бизнес-процессов были разработаны методы и инструментальные средства описания, проектирования, анализа и оценки бизнес-процессов, концепции и правила их реорганизации, а также информацйонные технологии поддержки. Так появились системы управления потоками работ (Workflow Management Systems — WfMS)x.
Определение понятия «Workflow». Слово «Workflow» переводится на русский язык как поток работ. По сути, это упорядоченное во времени множество рабочих заданий, которые получают, а затем обрабатывают сотрудники с той последовательностью и в рамках тех правил, которые определены для данного бизнес-процесса. Бизнес-процесс в свою очередь объединяет поток работ и
1 http://www wfmc.org.
функции, которые должны выполняться над заданиями этого потока, людей и оборудование, которые реализуют эти функции, а также правила, управляющие выполнением этих функций. Технология Workflow призвана все это автоматизировать и, следовательно, всем управлять. В этом состоит одна из главных ее задач.
Согласно глоссарию WfMC (Workflow Management Coalition) Workflow — это полная или частичная автоматизация бизнес-процесса, при которой документы, информация или задания передаются для выполнения необходимых действий от одного участника к другому в соответствии с набором процедурных правил.
Система управления Workflow. Это система, описывающая поток работ, создающая его и управляющая им при помощи программного обеспечения, которое способно интерпретировать описание процесса, взаимодействовать с его участниками и при необходимости вызывать соответствующие приложения и инструментальные средства. Таким образом, система Workflow автоматизирует процесс, а не функцию, она связывает воедино организацию, людей и процессы.
Применение технологии Workflow. Основой любого бизнеса является постоянное внедрение новшеств. При этом необходимо и коренное изменение всей структуры организации для придания ей динамичности, которая свойственна ее внешней среде. В последнее время структурой будущего все чаще называют виртуальную организацию. По сути, это модификация горизонтальной структуры, в которой ресурсы можно быстро собрать воедино для решения какой-либо задачи. Преимущество виртуальности заключается в сокращении времени отклика системы.
Универсальная (самоуправляемая) организация — это устойчивая структура, переживающая изменения благодаря тому, что она сама никогда не перестает меняться. Такая организация может признать форму любой структуры в зависимости от сиюминутных требований рынка. При этом внутри организации должна присутствовать постоянная обратная связь, доступная тем, кто принимает решения. Благодаря этому можно обеспечить постоянный процесс реорганизации. Руководство всегда стремилось иметь объективные характеристики процессов, но до недавнего времени не могло получать информацию в реальном времени. Технология Workflow предусматривает сбор необходимых характеристик, благодаря которому внесение изменений становится стандартной процедурой.
Однако Workflow — это не просто способ управления изменениями, это еще и набор методов и технологий поддержки бизнес-процессов. Workflow определяется как набор инструментальных средств для анализа, реорганизации и автоматизации задач и функций. Технология Workflow позволяет устранять ненужные задания, экономя тем самым время, й автоматизировать необходимые для процесса оставшиеся задания. Workflow наряду с информацией фиксирует процесс, включая правила, управляющие его выполнением (графики, приоритеты, маршруты, авторизацию, уровень секретности и роли участников процесса), т.е. позволяет выделить процесс как самостоятельную ценность. В этом состоит ее отличие от системы класса Groupware (компьютеризированной рабочей группы), которая предназначена для обеспечения группы пользователей, объединенных решением общей задачи, информацией, распределенной по компьютерной сети, в виде общих документов.
Сегодня в компаниях большое значение уделяется «управлению знаниями». Управление знаниями — это процесс сведения тех, кто обладает знаниями, с теми, кто в этих знаниях нуждается, и преобразование знаний отдельных индивидов в организованную сумму знаний. При этом задача компании состоит в том, чтобы извлечь познания из отдельных лиц и разделить их между работниками компании.
В приложениях Workflow знания о процессах участвуют в управлении, передаче, коллективном использовании и перераспределении информации. Знание о процессе подразумевает определение ролей, временных графиков и описание используемых ресурсов с последующей автоматизацией их взаимодействий в рамках приложения Workflow. Фокусировка Workflow происходит на тех аспектах и проблемах, которые принципиально важны для автоматизации процессов и ролевых взаимоотношений.
Для типичных процессов время выполнения задания составляет около 10%, а остальные 90 % уходят на пересылку. Это одна из основных причин, по которой технология Workflow в первую очередь нужна как инструмент для измерения времени, затрачиваемого на передачу информации, изделий и т.д. Таким образом, в центр внимания попадают не люди, а сам процесс.
Хорошо определенный процесс на базе Workflow может сочетаться с нерегламентированными функциями работников умственного труда. Методики, применяемые для автоматизации производства, такие как электронный обмен данными {EDI), поставка точно в срок (ЛТ), анализ временных затрат и общее управление качеством (TQM), являются неотъемлемой частью системы Workflow.
TQM — это многоплановая модель, предназначенная для оценки и изменения всех аспектов деятельности организации и достижения ее конечной цели — повышения качества продукции и услуг. Последние технологические достижения, например EDI, привели к возникновению новой модели, описывающей структуру информационной системы организации. Эта модель, называемая расширенным предприятием, оказывает серьезное влияние на технологию Workflow, вынуждая ее работать не только с внутренними данными, но и с данными сторонних организаций, например поставщиков или клиентов.
Основная трудность этой модели — выработка параметров и правил, необходимых для интеграции производственных процессов двух деловых партнеров. Workflow позволяет выделить эти параметры, интегрировать различные приложения и выработать правила обработки транзакций в рамках расширенного предприятия. При этом модель Workflow применима не только на производстве: она также хорошо работает с системой, объединяющей офисные функции, например продажи и маркетинг [1].
Анализ цепочки добавленного качества в Workflow. Цепочка добавленного качества позволяет выявить критические зоны, которые могут быть устранены с помощью автоматизации рабочих потоков. С ее помощью можно оценивать функции, образующие поток работ. Цепочка добавленного качества — это система взаимосвязанных функций, соединенных связями. Связь возникает тогда, когда выполнение одной функции сказывается на других. Плохо структурированная цепочка добавленного качества может привести к задержкам в передаче информации от одного звена к другому, что приведет к недопустимому с точки зрения конкуренции опозданию при выводе продукта на рынок.
Подход ЛТ, предполагающий интенсивный обмен информацией между компанией и ее поставщиками, служит примером того, как система Workflow может усовершенствовать внешние связи. В такой цепочке добавленного качества система Workflow выступает в роли средства, с помощью которого обеспечивается координация заданий и функций между двумя торговыми партнерами. В системе Workflow включены функции реализации цепочек добавленного качества как самой компании, так и ее клиентов, а также известных и потенциальных конкурентов. Для формирования этих цепочек сначала следует описать всю информационную инфраструктуру организации, определить все имеющиеся процедуры обмена информацией. Затем необходимо определить значимость каждого компонента модели и выявить индивидуальные связи цепочки добавленного качества. Для этого надо ответить на вопрос: какова ценность каждого компонента модели для организации?
Вероятно, что обнаружатся функции, которые не оказывают активного влияния на цепочку добавленного качества организации. Очень часто считается само собой разумеющимся, что эти функции являются необходимыми издержками ведения бизнеса. Приписав каждой функции ее ценность, можно количественно оценить преимущества внедрения HOBOfo подхода к управлению конкретным потоком.
Важным элементом анализа цепочки добавленного качества является время передачи результатов, включая время ожидания в очереди. В любой компании на общей эффективности бизнес-цикла сказываются два фактора: время выполнения заданий и время передачи результатов, причем последнее обычно вносит больший вклад (до 90%).
В электронной системе устраняется только время физической передачи результатов. Время ожидания в очереди, т.е. время простоя функции в ожидании работы, может составлять большую часть времени передачи. Workflow уделяет внимание как времени выполнения, так и времени передачи и может значительно сократить время передачи и период простоя между выполнением отдельных заданий, а также повысить личностный аспект процесса за счет обеспечения автономных путей обмена информацией, не связанных с переходом от одной выполняемой функции к другой. Применяя систему Workflow, вполне реально использовать ои-//ие-взаимодействие с поставщиком, контролируя тем самым цепочку добавленного качества, а также достигая экономии на издержках за счет возможности делать закупки на более широком рынке, используя преимущества прямой конкуренции.
Функции систем класса Workflow. В системы класса Workflow принято закладывать следующие функции: управление потоками работ, обеспечение документооборота, контроль потоков работ и документов, отчетности (отчетность по реквизитам документов, статистический анализ) и администрирование (определение прав доступа пользователей, регистрация событий в системном журнале). Кроме того, в системе должны быть предусмотрены возможность интеграции с КИС, совместимость с офисными программами (MS Office, Outlook, MS Project и т.д.), а также поддержка различных ОС (MS Windows 2000 Pro, Linux и т.д.) и популярных СУБД (ORACLE, DB2 и т.д.).
К функциям управления потоками работ относятся: обеспечение жесткой или свободной маршрутизации тран- зактов; графическое построение маршрутных схем; автоматическая отправка документов по маршруту; описание параметров технологических этапов (функций); формирование календаря рабочего времени.
Под транзактом понимается некоторый объект, обладающий поведением и хранящий атрибуты.
К функциям обеспечения документооборота можно отнести: поддержку отечественной и западной схем документооборота; формирование документов в системе; реализацию управленческого учета; хранение и контроль всех версий документов; использование бланков документов в различных форматах (MS Word и т.д.); ведение истории обработки документов; регистрацию документов (ведение картотеки); автоматический расчет параметров документов; формирование регистрационных карточек; поиск документов по атрибутам регистрационных карточек.
Функции контроля потоков работ и документов включают: возможность задания нормативных значений; возможность постановки/ снятия с контроля; контроль сроков выполнения, мин; контроль работы исполнителей; уведомление о постановке на контроль; уведомление о выполнении этапа; напоминание об истечений сроков исполнения; резолюции.
Системы класса Workflow обеспечивают решение следующих задач: разработки описания бизнес-процесса (Build time)-, управления выполнением бизнес-процесса (Run time)', интеграции используемых в процессе приложений.
Соответственно этим задачам в структуре системы можно выделить типовые компоненты и проанализировать связи между ними.
Инструментальные средства описания процессов предназначены для создания формального определения процесса в виде упорядоченного множества операций, правил их выполнения, связанных с ними объектов, исполнителей и событий. Полученное определение, или спецификация процесса, используется для контроля и управления выполнением процесса на основе поступающих в систему данных. В качестве этих данных выступают информация, введенная пользователем, результаты выполнения отдельных операций, данные от прикладных систем из архивов и баз данных. В свою очередь средства управления выполнением процесса предоставляют пользователю и прикладной системе информацию, необходимую для каждой операции, а выявленные на этапе выполнения несоответствия служат основанием для пересмотра спецификации процесса.
Workflow-с и сте м ы осуществляют автоматизацию производственных (бизнес-) процессов. Традиционной областью применения Workflow-систем служит электронный документооборот, где подобные системы осуществляют контроль за логикой потока работ внутри организации. Функционирование Workflow-системы обычно разделяют на две области (Build time и Run time).
Build time. Сюда относятся проектирование, моделирование, анализ и документирование описаний бизнес-процессов. Такое описание представляет собой упорядоченное множество операций (шагов процесса), правил их выполнения, связанных с ними исполнителей и событий.
Корректность и эффективность реализации бизнес-процессов, поддерживаемых WfMS, чрезвычайно важны для любой организации. Процесс, содержащий ошибки, может привести к недовольству клиентов, задолженности, ущербу, снижению авторитета компании. Различные недостатки в организации могут также сказаться на времени работы процесса и уровне обслуживания. Поэтому очень важно проанализировать Workflow-nponecc до того, как он будет запущен в производство. Существуют три основных типа анализа описаний бизнес-процессов. Верификация. Проверка логической корректности описания бизнес-процесса. Например, отсутствие недостижимых состояний. Оценка показателей эффективности. К оцениваемым показателям относятся продолжительность работы, уровень загрузки ресурсов и т.д. Проверка соответствия реального поведения бизнес-процесса ожидаемому поведению (продолжительность работы, уровень сервиса, использование ресурсов и т.п.).
Run time. Эта область связана с запуском новых реализаций бизнес-процессов, а также с управлением этими реализациями на основе описаний бизнес-процессов и поступающих в систему данных.
Можно выделить следующие основные этапы функционирования Workflow-систем: Создание описания бизнес-процесса (Build time). Переход к В. Запуск, управление и завершение реализаций бизнес-процесса (Run time). Переход к С или D. Изменение описания бизнес-процесса для конкретной выполняемой реализации бизнес-процесса (Build time). Переход к В. Модернизация описания бизнес-процесса (Build time). Переход к В.
Ниже изложены основные принципы построения области Build time (разработка и анализ) в Workflow-с и сте ме, созданной в МГУ им. М.В. Ломоносова [50]. В качестве языка описания бизнес- процессов был выбран WPDL (Workflow Process Definition Language), а в качестве языка моделирования — язык сетей Петри.
При стандартном представлении бизнес-процесса сетью Петри шагам бизнес-процесса соответствуют переходы сети Петри, условиям передачи управления шагам бизнес-процесса соответствуют позиции сети Петри, а данным бизнес-процесса соответствуют фишки сети Петри. Для разработки бизнес-процессов язык сетей Петри используют такие системы, как COSA (Software Ley/COSA Solutions, Pullheim, Germany), INCOME (Promatis, Karlsbad, Germany) и LEU(Vebacom, Bochum, Germany). Сети Петри обладают наглядным формализмом и развитым математическим аппаратом. Кроме того, их выразительные возможности достаточны для моделирования всех современных конструкций бизнес-процессов: последовательное выполнение шагов процесса, параллельное, условное, циклы. Кроме анализа и выявления свойств описания бизнес-процесса в целом существует возможность моделировать частные реализации бизнес- процесса.
На этапе А функционирования Workflow-с и сте м ы можно использовать существующие системы анализа бизнес-процессов, основанных на сетях Петри, таких, как Protos (Pallas Athena, Plasmolen, Netherlands), ExSpect (Bakkenist Management Consultants, Diemen, Netherlands), Woflan (Eindhoven University of Technology, Eindhoven, Netherlands). Эти системы позволяют производить полноценный (все три типа) анализ бизнес-процессов. Для их использования необходимо написать конвертеры с языка WPDL в форматы Protos, ExSpect и Woflan.
На этапе С достаточно проводить только верификацию. Отметим также, что критическим ресурсом на данном этапе является время. Оно ограничено продолжительностью работы пользователя, вносящего изменения в описание бизнес-процесса. Таким образом, точные решения придется заменять приближенными. Простейшая верификация — отсутствие недостижимых шагов бизнес-процесса — сводится к последовательному выявлению свойств ограниченности и живости сети Петри.
<< | >>
Источник: под ред. А.В. Кострова. Методы и модели информационного менеджмента: учеб. пособие. 2007

Еще по теме ТЕХНОЛОГИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПОТОКАМИ РАБОТ WORKFLOW:

  1. Предисловие Автоматизированные бизнес-технологии управления финансовыми потоками
  2. Петр Алексеевич Жданчиков Казначейство. Автоматизированные бизнес-технологии управления финансовыми потоками
  3. Глава 15. ОБЩИЕ ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ ДЕНЕЖНЫМИ ПОТОКАМИ ПРЕДПРИЯТИЯ ЭКОНОМИЧЕСКАЯ СУЩНОСТЬ И КЛАССИФИКАЦИЯ ДЕНЕЖНЫХ ПОТОКОВ ПРЕДПРИЯТИЯ
  4. Центр оценки как технология кадровой работы
  5. Раздел III ТЕХНОЛОГИИ РАБОТЫ ОБЕСПЕЧИВАЮЩИХ СЛУЖБ БАНКА
  6. Технологии работы банков с финансовыми картами Общие положения
  7. ГЛАВА 3. УПРАВЛЕНИЕ ПОТОКАМИ ПЛАТЕЖЕЙ
  8. Глава 3. УПРАВЛЕНИЕ ДЕНЕЖНЫМИ ПОТОКАМИ
  9. РАЗДЕЛ 6 УПРАВЛЕНИЕ ДЕНЕЖНЫМИ ПОТОКАМИ
  10. 20.4. Основы технологии выдачи кредита и организации работы кредитного подразделения банка
  11. Глава 8. Управление денежными потоками ТНК
  12. 3.2. Управление денежными потоками
  13. Требования к организации и управлению материальными потоками
  14. § 1. Специфика управления денежными потоками ТНК
  15. СУЩНОСТЬ И ЗАДАЧИ УПРАВЛЕНИЯ ДЕНЕЖНЫМИ ПОТОКАМИ
  16. Тема 10. Управление денежными потоками инвестиционного проекта
  17. Глава 2 ДЕНЕЖНЫЕ ПОТОкИ ПРЕДПРИЯТИЯ II І ІИ УПРАВЛЕНИЕ ИМИ
- Антикризисное управление - Деловая коммуникация - Документоведение и делопроизводство - Инвестиционный менеджмент - Инновационный менеджмент - Информационный менеджмент - Исследование систем управления - Корпоративное управление - Лидерство - Маркетинг в отраслях - Маркетинг, реклама, PR - Маркетинговые исследования - Менеджмент организаций - Менеджмент персонала - Менеджмент-консалтинг - Моделирование бизнес-процессов - Моделирование бизнес-процессов - Организационное поведение - Основы менеджмента - Поведение потребителей - Производственный менеджмент - Риск-менеджмент - Самосовершенствование - Сбалансированная система показателей - Сравнительный менеджмент - Стратегический маркетинг - Стратегическое управление - Тайм-менеджмент - Теория организации - Теория управления - Управление качеством - Управление конкурентоспособностью - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения - Финансовый менеджмент - ЭКОНОМИКА ДЛЯ МЕНЕДЖЕРОВ -