<<
>>

1-2 УНИФИКАЦИЯ И СТАНДАРТИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ

В условиях научно-технической революции произошло резкое увеличение объемов информации, вызванное активизацией общественной жизни, ростом числа предприятий, фирм, организаций, ростом номенклатуры промышленных изделий и усложнением процесса их изготовления, расширением экономических и культурных связей.

В связи с этим возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества, видов документов, выполняющих роль информационного обеспечения функций управления, Ручная обработка не позволяла вовремя и качественно переработать растущие потоки информации. Появилась потребность в механизации, а затем и б автоматизации обработки документной информации. Однако практическое внедрение и применение средств автоматизации и механизации, эффективность их использования находятся в прямой зависимости от степени упорядочения документации, для обработки которой они предназначены.

Основным направлением совершенствования документации являются унмфиЕсация и стандартизация.

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документа, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов               это форма юридического закрепления

проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов; государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (PCT)j стандарты предприятия (СТП), Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Работа гю унификации включает в себя:

.

разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами* ответственными за соответствующие системы документации;

-внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;

° ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;

- разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;

‘разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.

Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 г. №65 утвержден и введен в действие ГОСТ Р 6,30- 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми. Рекомендательный характер стандарта был введен на основании Закона Российской Федерации «О стандартизации» (в редакции от 30 декабря 2001 г. № 196--ФЗ) и получил дальнейшее развитие в Федеральном законе Российской Федерации «О техническом регулировании» от 27 декабря 2002 г. № 18Ф-ФЗ. Статья 12 данного закона устанавливает в качестве принципа стандартизации добро- вол ь и ость применения.

Рекомендательный характер государственного стандарта обязывает его авторов подготовить соответствующие нормативно-методические материалы, которые помогут службам документационного обеспечения управленческой деятельности организовать внедрение стандарта и обеспечить его эффективное применение.

Например* одним из возможных и доступных путей внедрения стандарта в отдельной организации является подготовка собственного нормативно-правового акта, в котором будут вводиться в качестве обязательных стандартные правила, дополненные конкретными образцами, примерами, формами и т. п.

Это могут быть инструкция по делопроизводству, стандарт организации, регламент или иной распорядительный документ, используемый в конкретном случае. Способствует применению стандартных требований выпуск альбома унифицированных форм документов (шаблонов, как их называют разработчики автоматизированных систем), тиражирование бланков унифицированных форм документов с правилами их оформления и др, Эффективным является проектирование форм в электронном формате, что обеспечит их использование на индивидуальных компьютерах, не завязанных в сеть-

Государственный стандарт 6,30-2003 распространяется на организационно-распорядительную документацию, относящуюся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, вошедшей в состав Общероссийского классификатора управленческой документации по классу 020000. Детально, путем перечисления сфера распространения стандарта не установлена. Ориентация на документы, включенные в ОКУА, свидетельствует о том, что правила оформления в равной мере относятся к документам как государственных организаций, так и хозяйствующих субъектов негосударственных структур.

<< | >>
Источник: Крылова И.Ю.. Документирование управленческой деятельности; Учеб, пособие.. 2005

Еще по теме 1-2 УНИФИКАЦИЯ И СТАНДАРТИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ:

  1. Структура документа: формуляр современного управленческого документа, текст документа,унификация текста документа
  2. 3. Унификация, стандартизация и качество тары
  3. УНИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
  4. Глава 8. ИНФОРМАЦИЯ О ТЕХНИЧЕСКИХ РЕГЛАМЕНТАХИ ДОКУМЕНТАХ ПО СТАНДАРТИЗАЦИИ
  5. Классификация организационно-управленческих документов
  6. 4.2. Унификация экономической политики ЕС
  7. Полная (системная) унификация ТСОКМА
  8. 14.4 Унификация тары
  9. 4.1. Унификация условий конкуренции в рамках ЕС
  10. ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО В УСЛОВИЯХ УНИФИКАЦИИ
  11. 4.2.3. Унификация транспортной политики.
  12. 4.2.2. Унификация промышленной политики
  13. 4.2.1. Унификация аграрной политики
  14. Тема 4. Выравнивание условий конкуренции в рамках единого рынка. Унификация экономической политики
  15. 24.2. Унификация учета и отчетности банков: проблемы и перспективы
  16. 8.4. Международная стандартизация
  17. Стандартизация
- Антикризисное управление - Деловая коммуникация - Документоведение и делопроизводство - Инвестиционный менеджмент - Инновационный менеджмент - Информационный менеджмент - Исследование систем управления - История менеджмента - Корпоративное управление - Лидерство - Маркетинг в отраслях - Маркетинг, реклама, PR - Маркетинговые исследования - Менеджмент организаций - Менеджмент персонала - Менеджмент-консалтинг - Моделирование бизнес-процессов - Моделирование бизнес-процессов - Организационное поведение - Основы менеджмента - Поведение потребителей - Производственный менеджмент - Риск-менеджмент - Самосовершенствование - Сбалансированная система показателей - Сравнительный менеджмент - Стратегический маркетинг - Стратегическое управление - Тайм-менеджмент - Теория организации - Теория управления - Управление качеством - Управление конкурентоспособностью - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения - Финансовый менеджмент - ЭКОНОМИКА ДЛЯ МЕНЕДЖЕРОВ -