<<
>>

СТАНДАРТЫ МЕЖДУНАРОДНОЙОРГАНИЗАЦИИ ПО СТАНДАРТИЗАЦИИ (ИСО) НА ОФОРМЛЕНИЕ ПЕРЕПИСКИ

Деловые отношения с зарубежными странами сегодня стали уже привычными, поэтому при приеме на работу многие российские организации требуют от своих будущих сотрудников знания двух или более иностранных языков.

Самым распространенным языком международного общения является английский, и большинство людей в состоянии прочитать письмо, написанное по-английски. Большая часть зарубежной переписки посвящена продажам и покупкам, импорту и экспорту. Международным письмам придается важное значение, так как через них устанавливаются и развиваются надежные деловые связи.

При подготовке международных служебных писем необходимо придерживаться единых правил оформления и обработки деловой документации. Эти правила выработаны национальными службами стандартизации в рамках Международной организации по стандартизации — ИСО (International Organization lor Standardization, ISO). В настоящее время в этой организации представлены национальные органы L30 государств.

Терминологию з области документации на международном уровне регламентируют стандарты ИСО серии «Документация и информация» (ИСО 5127-1: 1983, ИСО 5127-2: 1983, ИСО 5127-3: 1988 и др.) Стандартами ИСО определены общие правила подго- товки и оформления документов, в том числе стандартами установлены: форматы бумаги, используемой для документов (ИСО 216: 1975); межстрочные интервалы и шаг письма (ИСО 4882: 1979); формуляр-образец и конструкционная сетка для создания бланков и основные требования к бланкам документов (ИСО 8439: 1990).

Оформление писем, посылаемых внутри России, отличается от оформления писем международных. Так, в ГОСТ Р 6.30-2003 приводятся требования к размещению и оформлению 20 реквизитов, а в стандартах ИСО их определено 12 (смотри таблицу 8.1).

В международных стандартах и в отечественном ГОСТ Р 6.30- 2003 по-разному установлены правила оформления полей документа.

В приложении А ИСО 3535: 1977 оговорены следующие размеры полей и текстовой области: левое поле — 20 мм; верхнее — 10 мм, текстовая область для формата А4 — 183 х 280, для формата A5L— 183 х 131 мм. По российскому стандарту левое поле должно быть размером не менее 20 мм, нижнее — не менее 20 мм, правое — не менее 10 мм, верхнее — не менее 20 мм.

При построении бланков международных писем исходный интервал между строками рекомендуется делать равным 4,233 мм; исходный горизонтальный шаг письма - 2,54 мм. По вертикали текстовая область разделяется на графы, по горизонтали — на колонки. Текстовая область документа форма А4 имеет 72 исходных горизонтальных шага (72 х 2,54 мм = 183 мм), разбитых на восемь колонок по девять шагов.

Текстовая область включает следующие поля (зоны): поле сведений об отправителе документа (issuer field), поле ссылок (reference field) и поле адреса (address field). Размещение этих полей показано на рисунке 6,1,

Лоле адреса стандартами ИСО предназначено для указания одного или двух адресатов, в российской практике предусмотрено указание от одного до четырех адресатов.

В таблице 6J перечислены реквизиты международны* писем и писем в России*

Таблица 6Л — Реквизиты писем

Реквизиты писем в России

Реквизиты международных писем

Государственный герб РФ Герб субъекта РФ Эмблема организации или товарный знак Код организации

б Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица Идентификационный номер напогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) Наименование организации

й Справочные данные об организации В Дата документа Регистрационный номер документа Ссылка на регистрационный номер и дату документа Адресат Заголовок к тексту Текст документа Отметка о наличии приложения Подпись Отметка об исполнителе Идентификатор электронной копии документа Резолюция Отметка о контроле

Сведения об отправителе: .
наименование организации,

почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и т. д Ссылка на индексы отправителя Дата Внутренний адрес (включающий наименование получателя письма и его почтовый адрес) Указание на конкретное лицо «К сведению» Вступительное обращение Заголовок Основной текст Заключительная формула вежливости Подпись Указание на приложение Указание на рассылку копий данного письма

В международных письмах адрес на бланке размещают в соответствии с ИСО II] 80: J993,

Поле ссылок предназначено для наименования документа, кода документа, даты и др.

На поле сведений об отправителе документа указывается его наименование, при необходимости — подразделение или лицо, имеющее отношение к документу.

Дополнительные сведения об отправителе (почтовый адрес, номер телефона, факса, телеграфный адрес иг. д.), которые нельзя поместить в соответствующем поле, могут быть размещены в нижней части бланка. В российском письме в соответствии с нашим ГОСТ Р 6.30-2003 эти сведения помещаются только в верхней части бланка. 

<< | >>
Источник: Крылова И.Ю.. Документирование управленческой деятельности; Учеб, пособие.. 2005

Еще по теме СТАНДАРТЫ МЕЖДУНАРОДНОЙОРГАНИЗАЦИИ ПО СТАНДАРТИЗАЦИИ (ИСО) НА ОФОРМЛЕНИЕ ПЕРЕПИСКИ:

  1. Международные стандарты ИСО 9000: назначение, объекты, структура
  2. Международная система качества: стандарты ИСО 9000:2000
  3. Системы менеджмента качества на основе международных стандартов ИСО серии 9000
  4. Комплекс международных стандартов ИСО 9000:2000 по системам менеджмента качества
  5. 13.3. Международные стандарты серии ИСО 9000 в системах управления качеством
  6. Финансовые аспекты управления качеством в международных стандартах ИСО серии 9000
  7. Наложение требований разделов стандартов МС ИСО 9001:2000 на схему управления процессом
  8. Стандарты Международной организации по стандартизации
  9. Содержание стандартов по конкретнымвидам стандартизации
  10. Требования к оформлению текста проекта стандарта
  11. Правила оформления стандартов
  12. 1. Языковое своеобразие деловой переписки
  13. Предыдущие проверки и переписка с банком
  14. ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА, КУЛЬТУРА РЕЧИ
- Антикризисное управление - Деловая коммуникация - Документоведение и делопроизводство - Инвестиционный менеджмент - Инновационный менеджмент - Информационный менеджмент - Исследование систем управления - История менеджмента - Корпоративное управление - Лидерство - Маркетинг в отраслях - Маркетинг, реклама, PR - Маркетинговые исследования - Менеджмент организаций - Менеджмент персонала - Менеджмент-консалтинг - Моделирование бизнес-процессов - Моделирование бизнес-процессов - Организационное поведение - Основы менеджмента - Поведение потребителей - Производственный менеджмент - Риск-менеджмент - Самосовершенствование - Сбалансированная система показателей - Сравнительный менеджмент - Стратегический маркетинг - Стратегическое управление - Тайм-менеджмент - Теория организации - Теория управления - Управление качеством - Управление конкурентоспособностью - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения - Финансовый менеджмент - ЭКОНОМИКА ДЛЯ МЕНЕДЖЕРОВ -