2 ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА
Официальные письма пишутся на бланках для писем. Требования к бланкам подробно были рассмотрены в главе 3,
Установление стандарта на формуляр-образец, который, в свою очередь, определяет требования к бланку официального письма, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, что позволяет; организовать централизованное изготовление бланков для писем; уменьшить стоимость машинописных работ; сократить трудозатраты па составление и оформление писем;
•облегчить визуальный поиск необходимой информации; расширить возможности применения вычислительной и организационной техники при обработке писем.
Формуляром называется совокупность реквизитов документа. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов: Государственный герб РФ (герб субъекта Российской Федерации или эмблема организации). Код организации* Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП), Наименование организации. Справочные данные об организации. Дата документа* Регистрационный номер документа. Ссылка на регистрационный номер и дату документа, Адресат.
И) Заголовок к тексту. Текст документа, Отметка о наличии приложения. Подпись. Отметка об исполнителе,
16} Идентификатор электронной копии документа,
17) Резолюция.
18} Отметка о контроле.
Могут быть указаны инициалы машинистки и количество экземпляров, но они не входят в состав обязательных реквизитов.
Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида.
Заголовок к тексту должен отражать основной вопрос, затронутый в письме, быть кратким и емким, сформулированным в одной фразе* Заголовок помещается перед текстом письма. Содержание письма выражается в нем формой предложного падежа с предлогом «О» («Об»), Кавычками заголовок не выделяется, пишется с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа,
Пример
Об организации выездной торговли
О поставке угля но контракту № 33-02/367
О покупке кирпичного завода
Желательно, чтобы заголовок не превышал двух строк; если же строки две, употребляется абзац.
Заголовок должен составлять непосредственный исполнитель, который лучше, чем кто-либо другой, знает содержание документа.
Сотруднику, разбирающему почту, должно быть достаточно прочитать заголовок, чтобы определить, к какой категории писемотносится данное письмо и куда его следует направить, что особенно важно в тех случаях, когда в адресе не указывается конкретное лицо, которому адресовано письмо. Кроме того, беглый взгляд на заголовок может избавить сотрудника от необходимости читать письмо полностью.
Не рекомендуется в заголовке употреблять слова «касательно», «касается». Также не следует писать «по делу», так как данное выражение принято в юридической практике. Оно вполне уместно, например, в письме, адресованном в отделение милиции:
Начальнику
отделения милиции
Кировского района
г. Мурманска
Г.В. Сидорову
По делу гр. Круглова А.А.
Основной реквизит делового письма — текст. Максимальная дайна стандартной строки официального письма равна 64 печатным знакам, что составляет около 17 см. Обычно строка вмещает 60—62 знака. Выбор такой длины строки объясняется наиболее употребимьш форматом А4. а также тем, что, читая текст, мы, как правило, держим его на расстоянии 30—35 см от глаз, а угол сектора иаилучшей восприимчивости человеческого глаза равен 30 градусам,
Образец оформления служебного письма с угловым расположением реквизитов приведен к приложении Ж.
Еще по теме 2 ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА:
- Требования к оформлению делового письма
- ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО В УСЛОВИЯХ УНИФИКАЦИИ
- Основные разновидности делового письма
- Т е м а 9. Деловое письмо
- ГЛАВА 6 СОВРЕМЕННОЕ ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО
- Правила оформления кадровых документов
- 1-3 ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
- Правила оформления реквизитов
- Правила оформления стандартов
- 4.2. Правила оформления индоссамента
- ОБЩИЕ ПРАВИЛА ТЕХНИЧЕСКОГО ОФОРМЛЕНИЯ
- 4.3. Основные правила оформления и чтения таблиц
- Правила технического оформления отчета
- ГЛАВА 1 ДОКУМЕНТЫ И ПРАВИЛА ИХ ОФОРМЛЕНИЯ
- Деловая этика, или правила поведения в организации