<<
>>

2 ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

Официальные письма пишутся на бланках для писем. Требования к бланкам подробно были рассмотрены в главе 3,

Установление стандарта на формуляр-образец, который, в свою очередь, определяет требования к бланку официального письма, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, что позволяет; организовать централизованное изготовление бланков для писем; уменьшить стоимость машинописных работ; сократить трудозатраты па составление и оформление писем;

•облегчить визуальный поиск необходимой информации; расширить возможности применения вычислительной и организационной техники при обработке писем.

Формуляром называется совокупность реквизитов документа. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов: Государственный герб РФ (герб субъекта Российской Федерации или эмблема организации). Код организации* Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП), Наименование организации. Справочные данные об организации. Дата документа* Регистрационный номер документа. Ссылка на регистрационный номер и дату документа, Адресат.

И) Заголовок к тексту. Текст документа, Отметка о наличии приложения. Подпись. Отметка об исполнителе,

16} Идентификатор электронной копии документа,

17) Резолюция.

18} Отметка о контроле.

Могут быть указаны инициалы машинистки и количество экземпляров, но они не входят в состав обязательных реквизитов.

Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида.

Заголовок к тексту должен отражать основной вопрос, затронутый в письме, быть кратким и емким, сформулированным в одной фразе* Заголовок помещается перед текстом письма. Содержание письма выражается в нем формой предложного падежа с предлогом «О» («Об»), Кавычками заголовок не выделяется, пишется с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа,

Пример

Об организации выездной торговли

О поставке угля но контракту № 33-02/367

О покупке кирпичного завода

Желательно, чтобы заголовок не превышал двух строк; если же строки две, употребляется абзац.

Заголовок должен составлять непосредственный исполнитель, который лучше, чем кто-либо другой, знает содержание документа.

Сотруднику, разбирающему почту, должно быть достаточно прочитать заголовок, чтобы определить, к какой категории писем

относится данное письмо и куда его следует направить, что особенно важно в тех случаях, когда в адресе не указывается конкретное лицо, которому адресовано письмо. Кроме того, беглый взгляд на заголовок может избавить сотрудника от необходимости читать письмо полностью.

Не рекомендуется в заголовке употреблять слова «касательно», «касается». Также не следует писать «по делу», так как данное выражение принято в юридической практике. Оно вполне уместно, например, в письме, адресованном в отделение милиции:

Начальнику

отделения милиции

Кировского района

г. Мурманска

Г.В. Сидорову

По делу гр. Круглова А.А.

Основной реквизит делового письма — текст. Максимальная дайна стандартной строки официального письма равна 64 печатным знакам, что составляет около 17 см. Обычно строка вмещает 60—62 знака. Выбор такой длины строки объясняется наиболее употребимьш форматом А4. а также тем, что, читая текст, мы, как правило, держим его на расстоянии 30—35 см от глаз, а угол сектора иаилучшей восприимчивости человеческого глаза равен 30 градусам,

Образец оформления служебного письма с угловым расположением реквизитов приведен к приложении Ж.

<< | >>
Источник: Крылова И.Ю.. Документирование управленческой деятельности; Учеб, пособие.. 2005

Еще по теме 2 ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА:

  1. Требования к оформлению делового письма
  2. ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО В УСЛОВИЯХ УНИФИКАЦИИ
  3. Основные разновидности делового письма
  4. Т е м а 9. Деловое письмо
  5. ГЛАВА 6 СОВРЕМЕННОЕ ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО
  6. Правила оформления кадровых документов
  7. 1-3 ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
  8. Правила оформления реквизитов
  9. Правила оформления стандартов
  10. 4.2. Правила оформления индоссамента
  11. ОБЩИЕ ПРАВИЛА ТЕХНИЧЕСКОГО ОФОРМЛЕНИЯ
  12. 4.3. Основные правила оформления и чтения таблиц
  13. Правила технического оформления отчета
  14. ГЛАВА 1 ДОКУМЕНТЫ И ПРАВИЛА ИХ ОФОРМЛЕНИЯ
  15. Деловая этика, или правила поведения в организации
- Антикризисное управление - Деловая коммуникация - Документоведение и делопроизводство - Инвестиционный менеджмент - Инновационный менеджмент - Информационный менеджмент - Исследование систем управления - История менеджмента - Корпоративное управление - Лидерство - Маркетинг в отраслях - Маркетинг, реклама, PR - Маркетинговые исследования - Менеджмент организаций - Менеджмент персонала - Менеджмент-консалтинг - Моделирование бизнес-процессов - Моделирование бизнес-процессов - Организационное поведение - Основы менеджмента - Поведение потребителей - Производственный менеджмент - Риск-менеджмент - Самосовершенствование - Сбалансированная система показателей - Сравнительный менеджмент - Стратегический маркетинг - Стратегическое управление - Тайм-менеджмент - Теория организации - Теория управления - Управление качеством - Управление конкурентоспособностью - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения - Финансовый менеджмент - ЭКОНОМИКА ДЛЯ МЕНЕДЖЕРОВ -