<<
>>

Поисковая система

  Поисковые системы строятся на основе регистрационных карточек или банка регистрационных данных (в автоматизированной поисковой системе). Характерная карточка имеет следующий вид:

Ns док-та Дата док-та Дата по ступ л.

Вход, Nfi

Корреспондент

Ns дела, в которое подшит документ после исполне- ния (отметка о направлении в дело)

Кому

Наименование вида документа, заголовок или краткое содержание Кол-во листов

Резолюция

Срок исполнения

Расписка и дата

Исполнитель

Лицевая сторона

Исполнитель Дата

Иск. №

Кому

Ns дела, в которое подшит

Кем подписан

нии в дело)

Наименование айда документа, заголовок, содержание или отметка об исполнении

Кол-во листов

Отметка о ходе исполнения

Расписка и дата

Оборотная сторона

Карточка располагается в контрольной картотеке по срокам исполнения, По окончании исполнения документа закрытая карточка перемещается из контрольной в учетно-справочную картотеку и располагается по порядку номеров.

В зависимости от задач поиска могут составляться другие различные картотеки (на письма граждан, алфавитные и др.) с соответствующим печатанием необходимого количества экземпляров карточек* При автоматизированной регистрации поиск документа осуществляется по каждому из реквизитов или их совокупности.

При передаче документов на хранение в архив передаются и поисковые системы*

Общие правила заполнения реквизитов

регистрационной карточки

Таблица 2.1

Реквизит

Пояснения к заполнению

1

2

Автор (корреспондент)

При регистрации поступающего документа записывается наименование организации (лица) - автора документа* При регистрации отправляемых документов записывается наименование структурного подразделения организации (должностного лица) - корреспондента

Дата документа

Дата, присвоенная документу организацией-а втором: число, месяц, год-тремя парами арабских цифр

Mg документа

Номер, присвоенный документу организацией-автором, переносится с поступившего документа

Дата поступления

Дата поступления документа в организацию-получатель переносится с регистрационного штампа

Входящий № (номер поступления)

Номер, присвоенный документу организацией-получателем, переносится из регистрационного штампа

Наименование вида доку- мента, заголовок или краткое содержание

Заполняется в соответствии с наименованием вида регистрируемого документа (кроме писем). Переносится заголовок, сформулированный на документе

Резолюция

Переносится с документа основное содержание поручения, автор и дата резолюции, исполнитель

Срок исполнения

Проставляются число, месяц, год-тремя парами арабских цифр. При регистрации отправляемого инициативного документа записывается дата ожидаемого ответа

Отметки о ходе исполнения

Фиксируются отметки о контроле за сроками исполнения (даты проверки и причины задержки исполнения документа) Графа может быть использована для отражения движения документа

Окончание табл.

2.1

1

2

Исходящий № (номер отправления)

Номер, присвоенный документу организацией-отправителем, переносится с отправляемого (ответного) документа

Наименование вида ответного или инициативного документа, заголовок, содержание или отметка об исполнении

Заполняется а соответствии с наименованием вида регистрируемого документа (кроме писем). Переносится заголовок, сформулированный на документе, или краткая запись решения по существу

№ дела, в которое лодшит исходящий документ (отметка о направлении в дело)

Номер дела, в которое подшит исходящий ответный или инициативный документ в соответствии с номенклатурой дел («Вдело №...»)

<< | >>
Источник: Охотников А.В., Булавина Е.А.. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие. 2005

Еще по теме Поисковая система:

  1. Поисковые системы
  2. Информационно-поисковый сервис на выставках
  3. 2.3. Поисковый и нормативно-целевой способы прогнозирования
  4. §95. На всем протяжении серии переключений от системы к системе (при условии, что системы являются однопродуктовыми) повышению нормы прибыли соответствует снижение заработной платы
  5. Понятие, элементы и уровни экономической системы. Малые и большие системы. Экономическая система общества
  6. разработка проблем структуры экономической систем: система категорий политической экономии социализма как ключ к структуре экономических систем
  7. КРИЗИС АДМИНИСТРАТИВНО-ПЛАНОВОЙ СИСТЕМЫ И НЕОБХОДИМОСТЬ ПЕРЕХОДА К РЫНОЧНОЙ СИСТЕМЕ
  8. ПЕРЕХОД КАК ЭТАП ТРАНСФОРМАЦИИ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ СИСТЕМЫ. КРИЗИС АДМИНИСТРАТИВНО' КОМАНДНОЙ СИСТЕМЫ
  9. глава 15 ДЕНЕЖНО-КРЕДИТНАЯ СИСТЕМА И ЕЕ ВЗАИМОСВЯЗЬ С ФИНАНСОВОЙ СИСТЕМОЙ
  10. 3.1. Экономика: «периодическая система» элементов (к вопросу о структуризации и типологизации экономических систем)
- Антикризисное управление - Деловая коммуникация - Документоведение и делопроизводство - Инвестиционный менеджмент - Инновационный менеджмент - Информационный менеджмент - Исследование систем управления - История менеджмента - Корпоративное управление - Лидерство - Маркетинг в отраслях - Маркетинг, реклама, PR - Маркетинговые исследования - Менеджмент организаций - Менеджмент персонала - Менеджмент-консалтинг - Моделирование бизнес-процессов - Моделирование бизнес-процессов - Организационное поведение - Основы менеджмента - Поведение потребителей - Производственный менеджмент - Риск-менеджмент - Самосовершенствование - Сбалансированная система показателей - Сравнительный менеджмент - Стратегический маркетинг - Стратегическое управление - Тайм-менеджмент - Теория организации - Теория управления - Управление качеством - Управление конкурентоспособностью - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения - Финансовый менеджмент - ЭКОНОМИКА ДЛЯ МЕНЕДЖЕРОВ -