<<
>>

Образец карточки формы N Т-2

lt;*gt; Не приводится.

В правом верхнем углу унифицированной формы N Т-2 указан код формы документа по ОКУД. Ниже указывается код организации по ОКПО, он присваивается организации в процессе ее регистрации органами статистики и вносится во все унифицированные формы по учету кадров.

Также вверху указывается наименование организации в строгом соответствии с уставом и другими учредительными документами без произвольных сокращений. Если в наименование организации не входит ее местоположение, то рекомендуется через запятую добавлять местоположение организации (город, населенный пункт).

Далее по всей ширине формы N Т-2 идет таблица. В нее вносятся следующие сведения:

Дата составления личной карточки указывается в виде кодированной информации (например: 18.10.2005). Личная карточка на работника заводится сразу после издания приказа (распоряжения) о приеме на работу, так как первая запись в трудовой книжке работника, сделанная после приема на работу, должна одновременно дублироваться в личной карточке работника.

Табельный номер работодатель присваивает каждому вновь принятому работнику для целей табельного учета. Фактически речь идет о внутреннем цифровом коде работника, по которому производится его идентификация.

На момент заполнения формы N Т-2 табельный номер работнику уже присвоен, и он воспроизводится в личной карточке из приказа (распоряжения) о приеме работника на работу.

Идентификационный номер налогоплательщика. ТК РФ не предусматривает обязанности работника представить документ, подтверждающий присвоение ему идентификационного номера налогоплательщика. Не обязывает работника получать этот документ и налоговое законодательство. В том случае, если принимаемый на работу работник уже имеет на руках свидетельство о присвоении ИНН, он представляет его кадровой службе. Если при приеме на работу работник не обладает информацией о своем ИНН, сотрудник кадровой службы оставляет графу личной карточки незаполненной.

Номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования. Этот реквизит сотрудник кадровой службы указывает в личной карточке на основании свидетельства, которое работник обязан представить при заключении трудового договора согласно ч. 1 ст. 65 ТК РФ. Страховые свидетельства обязательного пенсионного страхования хранятся у застрахованных лиц (работников).

В том случае, если работник впервые поступает на работу, свидетельство государственного пенсионного страхования в соответствии с ч. 4 ст. 65 ТК РФ оформляется работодателем. Поэтому сотрудник кадровой службы, заполняющий личную карточку на такого работника, оставляет графу о номере свидетельства незаполненной до его получения.

Открытой остается графа и тогда, когда работник не может представить свидетельство по причине его утраты. Если свидетельство работником утрачено, он пишет заявление о восстановлении свидетельства и передает его в кадровую службу, которая направляет его в соответствующий орган Пенсионного фонда РФ вместе с документом, подтверждающим страховой номер индивидуального лицевого счета застрахованного лица. Номер свидетельства вносится в личную карточку на основании нового свидетельства, выданного взамен утраченного.

Алфавит. Для организации табельного учета в графе "Алфавит" указывается первая буква фамилии работника. При большом количестве персонала табели учета рабочего времени ведутся раздельно по категориям работающих, а в пределах категорий - в порядке табельных номеров или алфавита.

Характер работы. На основании приказа (распоряжения) о приеме работника на работу в личную карточку вносится информация о характере работы: "постоянно" или "временно".

Вид работы. В этой графе указывается, основная работа или работа по совместительству. Таким образом, Госкомстат России устанавливает обязательность ведения личных карточек на работников, с которыми заключены трудовые договоры о работе по совместительству. В этом случае в раздел III личной карточки сотрудник кадровой службы вносит сведения непосредственно из приказов (распоряжений) о приеме на работу и о переводах на другую работу, вне зависимости от того, вносится ли эта информация в трудовую книжку, а следовательно, и в личную карточку работника по основному месту работы.

Личная карточка заводится только на работника, принимаемого на работу на условиях внешнего совместительства, на внутреннего совместителя вторая личная карточка не заводится.

Пол указывается либо словами полностью, либо сокращенно.

Теперь необходимо заполнить раздел I "Общие сведения", который включает в себя перечисленные ниже пункты.

Реквизиты трудового договора указываются в личной карточке на основании приказа (распоряжения) о приеме работника на работу либо самого договора.

Пункт 1 "Фамилия, имя, отчество" заполняется разборчиво на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.

Пункт 2 "Дата рождения" в текстовой части формы оформляется словесно буквенным способом по правилам делопроизводства: "20 декабря 1975 г.", а в поле кодирования - цифровым: "17.03.2004".

Пункт 3 "Место рождения" заполняется в строгом соответствии с паспортом гражданина Российской Федерации или иным документом, удостоверяющим личность, согласно ОСТ 4.071.034-82: длина записи, включая пробелы и знаки препинания, не должна превышать 100 символов; при указании типа административно-территориальной единицы допускаются общепринятые сокращения.

В зоне кодирования указывается код по Общероссийскому классификатору объектов административно-территориального деления (ОКАТО).

Пункт 4 "Гражданство" заполняется также на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. Поскольку информацию о гражданстве необходимо кодировать по ОКИН, в текстовой части п. 4 приводится одна из формулировок фасета 02 этого классификатора.

Если работник представил только паспорт гражданина Российской Федерации и не сообщает работодателю сведения о втором гражданстве, то информация о гражданстве Российской Федерации, внесенная в п. 4, не может быть поставлена в вину кадровой службе. В трудовых отношениях информация о двойном гражданстве имеет значение только в том случае, если работа, на которую принимается работник, связана с допуском к государственной тайне.

Поскольку проверкой кандидата на такую работу занимаются соответствующие органы, работодателя не должно интересовать, имеет ли принимаемый на работу сотрудник второе (наряду с российским) гражданство.

Если же работник решил сообщить работодателю сведения о втором гражданстве, в п. 4 личной карточки можно в скобках указать страну второго гражданства. Также необходимо указать страну, если работник является гражданином иностранного государства.

С учетом сказанного в личной карточке может быть сделана одна из следующих записей: гражданин Российской Федерации - код по ОКИН "1"; гражданин Российской Федерации и иностранного государства (двойное гражданство) - код по ОКИН "2"; иностранный гражданин - код по ОКИН "3"; лицо без гражданства - код по ОКИН "4".

Пункт 5 "Знание иностранного языка" расшифровывается как "наименование" и "степень знания". Наименование иностранного языка указывается в соответствии с фасетом 04 ОКИН. Поскольку Госкомстат России интересует только знание иностранного языка, а не языка народов Российской Федерации, то в данном пункте указывается иностранный язык (т.е. язык иностранного по отношению к России государства).

Сведения о знании работником иностранного языка указываются на основании сообщенных работником сведений, а также проведенных кадровой службой тестов (если для выполнения поручаемой работы требуется знание иностранного языка).

В Общероссийском классификаторе (ОКИН) коды присвоены как непосредственно самим иностранным языкам, так и степеням знания иностранного языка. Но поскольку Госкомстат России не дал указаний, какие именно коды должны приводиться в личной карточке, кадровая служба может указать только один код - степени знания языка, а может привести и оба кода. Во втором случае код иностранного языка логично указывать первым, а код степени знания языка - вторым (через несколько пробелов).

В личной карточке возможны следующие записи:

английский (код по ОКИН "014"), немецкий (код по ОКИН "135"), французский (код по ОКИН "213") итальянский (код по ОКИН "070"); читает и переводит со словарем - код по ОКИН "1"; читает и может объясняться - код по ОКИН "2"; владеет свободно - код по ОКИН "3".

Если работник знает два иностранных языка, то во второй строке п. 5 личной карточки указывается информация о втором иностранном языке, для внесения записей о знании третьего иностранного языка кадровая служба может включить дополнительную строку в данный пункт.

Пункт 6 "Образование". Уровень образования указывается в личной карточке только по документу об образовании, представленному работником: основное общее образование - код по ОКИН "01"; среднее (полное) общее образование - код по ОКИН "07"; начальное профессиональное образование - код по ОКИН "10"; среднее профессиональное образование - код по ОКИН "11"; неполное высшее образование - код по ОКИН "15"; высшее образование - код по ОКИН "18"; послевузовское образование - код по ОКИН "19".

Если работник не окончил соответствующее образовательное учреждение, кодирование информации о его образовании осуществляется по следующим правилам: работник обучался в высшем учебном заведении и прошел более половины курса или прошел полный курс обучения, но не защитил дипломную работу или не сдал государственный экзамен, - "неполное высшее"; работник обучался в высшем учебном заведении и прошел три года обучения - "неполное высшее, III (IV, V, VI) курс"; работник обучался в высшем учебном заведении, но не окончил его, а на момент поступления в высшее учебное заведение он имел основное общее образование, - "основное общее"; работник обучался в высшем учебном заведении, но не окончил его (прошел менее половины курса обучения); на момент поступления в высшее учебное заведение имел среднее (полное) общее образование - "среднее (полное) общее"; работник, обучавшийся в учреждении среднего профессионального образования, но не окончивший его (прошел менее половины курса обучения); на момент поступления в учреждение имел среднее (полное) общее образование - "среднее (полное) общее"; работник, обучавшийся в учреждении среднего профессионального образования, но не окончивший его (прошел менее половины курса обучения); на момент поступления на работу имел неполное среднее образование - "неполное среднее"; работник, окончивший 9 классов общеобразовательной школы, а также прошедший полный курс обучения в среднем специальном учебном заведении, но не защитивший дипломной работы или не сдавший государственный экзамен или экзамен на аттестат зрелости в средней общеобразовательной школе, - "незаконченное среднее образование".

Записи о неполном (незаконченном) образовании производятся в соответствии с представленным работником документом (справкой образовательного учреждения, справкой о незаконченном высшем образовании и т.д.). На основании студенческого билета или зачетной книжки работника записи об образовании не производятся, так как данные документы лишь подтверждают, что работник зачислен в учебное заведение и является студентом.

Наименование образовательного учреждения указывается в соответствии с документом об образовании. Если наименование длинное, допускаются сокращения, не искажающие его смысл (например, имени - "им."). Ордена в названиях учебных заведений в учетных документах не указываются. Наименование, серия и номер документа об образовании записываются в строгом соответствии с представленным работником документом. Год окончания учебного заведения пишется арабскими цифрами, например 25.06.2004.

Квалификация (степень) также указывается по документу об образовании. Так, в соответствии с законодательством о высшем профессиональном образовании выполнившему образовательные программы высшего профессионального образования присваиваются квалификации бакалавра, дипломированного специалиста, магистра. Для квалификации "бакалавр" и "магистр" указывается направление, а для квалификации "специалист" - специальность.

Окончившим начальные профессиональные и средние профессиональные учебные заведения присваиваются квалификации "монтажник", "техник", "бухгалтер".

Кодированию подлежит только информация о направлении или специальности. Поскольку в качестве основы используется Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО), кодируется только информация о направлениях подготовки и специальностях высшего и среднего профессионального образования. С 1 января 2004 г. применяется новый ОКСО (ОК 0092003), утвержденный Постановлением Госстандарта России от 30 сентября 2003 г. N 276-ст по новой структуре. Для установления соответствия между ним и ранее применявшимися классификаторами следует руководствоваться указателями соответствия, утвержденными Приказом Минобразования России от 25 ноября 2003 г. N 4377 "О применении Общероссийского классификатора специальностей по образованию в системе среднего профессионального образования".

Для отражения информации о получении работником образования следующего уровня (например, среднего профессионального после начального профессионального) или второго образования по одному уровню (например, второго высшего) предназначен второй блок п. 6 личной карточки. Он заполняется по тем же правилам, что и первый блок.

Учету в личной карточке подлежит и послевузовское профессиональное образование. В третьем, заключительном блоке п. 6 указывается форма послевузовской подготовки: аспирантура, адъюнктура, ординатура или докторантура. В ОКИН докторантуре присвоен код 01, остальным формам - код 02.

Заполнение табличного блока о послевузовском образовании производится в том же порядке.

Пункт 7 "Профессия". В данном пункте указывается профессия по опыту работы. Запись характеризует профиль работы сотрудника на основании трудовой книжки и объяснений работника.

Дополнительной для работника является профессия, которая не совпадает с основной профессией и не относится к группе смежных профессий, но представляет интерес для организации.

Коды по данному пункту должны соответствовать Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, в который постоянно вносятся изменения. Правила кодирования информации о профессиях и должностях подробно изложены в примерах, приведенных во введении к ОКПДТР.

Код профессии состоит из 17 цифр, а код должности - из 13. В коде представлена вся информация о конкретной профессии или должности работника в организации, в том числе об условиях труда и его оплате. "Сокращение" кода по ОКПДТР до пяти или шести цифр произвели Госкомстат России и Минтруд России. Первый в своих актах по заполнению форм статистического наблюдения указывает код ОКПДТР как пять первых цифр, обозначающих наименование профессии, а второй - как шесть первых цифр (наименование профессии плюс контрольное число). Отсюда и пошла практика указания только части кода ОКПДТР. Учитывая сказанное, необходимо помнить о следующем.

Личная карточка не содержит разделов, фиксирующих условия труда (вредные, опасные, нормальные, др.), условия его оплаты и т.д., поэтому рекомендуется указывать полный код профессии или должности по ОКПДТР, отражающий эти сведения.

Полный код штукатура на основе данных классификатора и приказа о приеме на работу имеет вид 1 9727 6 03 3 7133 10 1 4, где:

1 - профессия;

9727 - штукатур;

6 - контрольное число;

03 - номер выпуска ЕТКС; - 3-й разряд;

7133 - группа по ОКЗ - "Штукатуры";

10 - сдельная оплата труда; - условия труда нормальные; - рабочий, выполняющий работу вручную, не при машинах и механизмах (последние группы цифр берутся из фасетов к каждой части ОКПДТР).

Пункт 8 "Стаж работы" заполняется на основании записей в трудовой книжке работника и иных подтверждающих документов, например, трудовых договоров, заключаемых с индивидуальным предпринимателем, и выписок из приказов об увольнении.

Подсчет продолжительности общего трудового стажа осуществляется путем суммирования отдельно дат конца и дат начала указанных периодов. Разница этих сумм составляет продолжительность общего трудового стажа.

Методика подсчета общего трудового стажа приводится в Инструкции по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования, утвержденной Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 21 октября 2002 г. N 122п. Непрерывный стаж работника (для оплаты больничного листа) рассчитывается на основании трудовой книжки в соответствии с Правилами исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и служащих при назначении пособий по государственному социальному страхованию, утвержденными Постановлением СМ СССР от 13 апреля 1973 г. N 252.

Пример. Необходимо рассчитать общий и непрерывный стаж работника. Причина увольнения во всех случаях - собственное желание.

Первый период: принят 18.10.2000 - уволен 23.12.2002.

Второй период: принят 24.12.2002 - уволен 06.03.2004.

Третий период: принят 15.05.2004 - уволен 10.09.2005.

При расчете стажа из даты увольнения вычитается дата приема. При необходимости из года "на разбивку" занимается 12 месяцев, а из месяца - 30 дней. При такой схеме подсчета теряется по одному дню в каждом периоде, этот день необходимо добавлять. Это правило относится только к периодам, относящимся к трудовой деятельности работника, к иным периодам это правило не применяется.

Первый период: 23.12.2002 - 18.10.2000 = 05.02.02 + 1 день = 2 года 2 месяца 6 дней;

второй период: 06.03.04 - 24.12.2002 = 1 год 2 месяца 13 дней;

третий период: 10.09.05 - 15.05.04 = 1 год 3 месяца 26 дней.

Для исчисления общего стажа складываются данные по отдельным периодам: года 2 месяца 6 дней + 1 год 2 месяца 13 дней + 1 год 3 месяца

26 дней = 4 года 8 месяцев 15 дней - общий стаж работника.

Общий стаж работы записывается суммарно, т.е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы.

Теперь считается непрерывный стаж. Перерывы между периодами не должны превышать 21 календарный день. Перерыв между увольнением во втором периоде и приемом на работу в третьем составил более трех недель, следовательно, на этом этапе непрерывный стаж работника прервался. Итак, непрерывный стаж работника равен третьему периоду и составляет 1 год 3 месяца 26 дней (если работник устраивается на работу до 2 октября, в противном случае получается, что у работника нет непрерывного стажа).

Стаж прерывается в случае увольнения, например, по следующим основаниям: систематическое неисполнение без уважительных причин обязанностей, возложенных трудовым договором или правилами внутреннего трудового распорядка; прогул или появление на работе в нетрезвом состоянии; вступление в законную силу приговора суда, которым работник осужден к лишению свободы либо иному наказанию, исключающему продолжение данной работы; утрата доверия со стороны администрации к работнику, непосредственно обслуживающему денежные и товарные ценности; совершение работником, выполняющим воспитательные функции, аморального поступка.

Стаж, дающий право на надбавку за выслугу лет, исчисляется в соответствии со

специальными нормативными правовыми актами и рассчитывается по той же схеме.

В данном пункте есть строка для указания иных видов стажа, предусматривающих в соответствии с законодательством льготы и гарантии (например, стаж работы в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях).

Если работник впервые поступает на работу, в соответствующих (строках) пунктах проставляются нули.

Пункт 9 "Состояние в браке" заполняется на основании сведений, имеющихся в паспорте работника. Работник имеет право отказаться сообщать сведения о своем предыдущем браке или о незарегистрированном браке, ссылаясь на гарантированное ему ч. 1 ст. 23 Конституции РФ право на неприкосновенность частной жизни, личной и семейной тайны.

Состояние в браке записывается и кодируется следующим образом: никогда не состоял (не состояла в браке) - код по ОКИН "1"; состоит в зарегистрированном браке - код по ОКИН "2"; состоит в незарегистрированном браке - код по ОКИН "3"; вдовец (вдова) - код по ОКИН "4"; разведен (разведена) - код по ОКИН "5"; разошелся (разошлась) - код по ОКИН "6".

Пункт 10 "Состав семьи" оформляется на основании паспорта работника, иных документов или сведений, сообщенных работником.

Пункт 11 "Паспорт" заполняется в строгом соответствии с паспортом гражданина Российской Федерации или паспортом другого государства.

Пункт 12 "Место жительства", к сожалению, утратил существовавшую ранее часть, предназначенную для указания места жительства работника. Так как данные о месте жительства работника являются одним из важнейших регистров кадрового учета, то сотрудникам кадровой службы рекомендуется восстановить необходимые реквизиты по образцу ранее применявшейся формы. Если фактический адрес места жительства записывается со слов работника, необходимо проверить его правильность. Адрес места жительства по паспорту указывается в соответствии со штампом регистрации.

Если место жительства по паспорту и по факту совпадают, строку "Фактический" можно оставить незаполненной для того, чтобы в случае изменения фактического места жительства работника (при неизменности регистрации) было место для необходимой информации.

Раздел II "Сведения о воинском учете" личной карточки заполняется на основании военного билета (на граждан, пребывающих в запасе) или удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу (на граждан, подлежащих призыву).

На граждан, пребывающих в запасе: п. 1 "Категория запаса" на офицеров запаса не заполняется; п. 3 "Состав (профиль)" заполняется без сокращения (например, "командный", "медицинский", "солдаты", "матросы"); п. 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" - записывается полное обозначение (шесть цифр, например 021101, или шесть цифр и буквенный знак, например 113194А); п. 5 "Категория годности к военной службе" записывается буквами:

А (годные к военной службе),

Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями),

В (ограниченно годные к военной службе),

Г (временно не годные к военной службе),

(не годные к военной службе) согласно записи в военном билете; п. 7 "Состоит на воинском учете" заполняется простым карандашом:

строка "а" - в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;

строка "б" - на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

На граждан, подлежащих призыву на военную службу: п. 1 "Категория запаса", 3 "Состав (профиль)", 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" и 7 "Состоит на воинском учете" не заполняются; п. 2 "Воинское звание" делается запись "Подлежит призыву"; п. 5 "Категория годности к военной службе" заполняется так же, как для пребывающих в запасе. При отсутствии записей в соответствующих пунктах удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу, проставляется категория А; в п. 8 разд. II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка "Снят с воинского учета по возрасту" или "Снят с воинского учета по состоянию здоровья".

В конце второй страницы личной карточки работник и сотрудник кадровой службы проверяют правильность внесенной информации и заверяют эту информацию своими подписями.

Раздел III "Прием на работу и переводы на другую работу" предназначен для регистрации приема и соответствующих кадровых перемещений внутри предприятия.

Сведения о приеме на работу вносятся в этот раздел на этапе первичного заполнения личной карточки на основании приказа (распоряжения) о приеме работника на работу, составленного по форме N Т-1 или Т-1 а, после внесения записи в трудовую книжку работника. Такой порядок определен п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225, согласно которому с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

Основанием для внесения последующих записей являются приказы (распоряжения) о переводе работника на другую работу, составленные по унифицированным формам N Т-5 и Т-5а.

Для заверения информации, внесенной в раздел III личной карточки, предназначена графа 6 таблицы - в ней работник должен проставлять свою подпись по каждой записи.

Если работник оформляется в качестве внутреннего совместителя на данном предприятии, в графе 3 в строке, отражающей прием на работу на условиях совместительства, указывается: "в качестве совместителя". Если работник работает на условиях внешнего совместительства, то по основному месту работы он не обязан уведомлять своего работодателя о том, что он заключил с другой организацией трудовой договор о работе по совместительству (если только работник не является руководителем организации).

Вопрос о внесении в личную карточку информации о работе в другой организации решается исходя из пожеланий работника. Согласно ч. 5 ст. 66 ТК РФ по желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. Поэтому информация о работе по совместительству может быть указана в разделе III личной карточки по основному месту работы лишь при желании работника. Основанием для занесения этих данных будут являться документы организации, в которой работник работает в качестве совместителя (копии приказов (распоряжений), справки и др.).

Если работник не считает нужным отражать в своей трудовой книжке периоды работы по совместительству, но представил в кадровую службу документы, подтверждающие работу по совместительству, кадровая служба по собственной инициативе отражает это в его личной карточке в разделе III "Прием на работу и переводы на другую работу" или в разделе X "Дополнительные сведения".

На предприятии, куда работник устраивается на работу по совместительству, вначале устанавливают основания заключения трудового договора о работе по совместительству, т.е. имеет ли работник основную работу. Для этого в кадровую службу предприятия, на которое работник принимается в качестве совместителя, он должен представить документ, подтверждающий наличие основной работы.

Если работник принимается в качестве совместителя на работу с вредными и (или) опасными условиями труда, кадровая служба в обязательном порядке должна затребовать от работника представления с места основной работы справки о характере и условиях труда по основному месту работы (ст. 283 ТК РФ). Нарушение запрета, установленного ч. 5 ст. 282 ТК РФ (о недопустимости работы по совместительству на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными условиями труда, если основная работа связана с такими же условиями), грозит привлечением работодателя к административной ответственности.

Информация об условиях работы работника по основному месту работы необходима кадровой службе на работе по совместительству и для того, чтобы быть готовой к предоставлению совместителю гарантий, связанных с работой по совместительству (например, предоставление ежегодного отпуска одновременно с отпуском по основной работе), поэтому данная информация должна быть отражена в личной карточке работника.

Сведения об основном месте работы для совместителя могут находиться как в разделе X "Дополнительные сведения", так и в разделе III личной карточки (первой записью).

Раздел IV "Аттестация". Решение по итогам аттестации заносится в графу 2 на основании протокола заседания аттестационной комиссии или иного документа, оформляющего результаты аттестации, например: соответствует занимаемой должности; соответствует занимаемой должности при условии улучшения работы и выполнения рекомендаций комиссии с повторной аттестацией через год; не соответствует занимаемой должности.

Если аттестация проводится с целью определения соответствия уровня профессиональной компетентности работников, требованиям к квалификации при присвоении им квалификационных категорий, то решения могут быть следующими: соответствует заявленной квалификационной категории; не соответствует заявленной квалификационной категории; соответствует первой квалификационной категории по должности "руководитель"; не соответствует первой квалификационной категории по должности "руководитель".

Решение аттестационной комиссии отличается от ее рекомендаций ("о переводе на другую

работу", "о направлении на повышение квалификации"), окончательное решение по которым принимается руководителем организации или уполномоченным им лицом. Но в данном разделе возможно и указание рекомендаций.

В графе "Основание" указываются реквизиты документа, на основании которого проводилась аттестация (приказа о проведении аттестации работников организации).

В личной карточке нет специальных разделов, в которых могли бы найти отражение сведения о присвоении работнику разряда (класса) квалификации, квалификационной категории по результатам аттестации. Однако присвоение квалификации работнику фактически означает изменение существенных условий труда, поэтому сведения об этом должны приводиться в разделе Х личной карточки в корреспонденции с информацией о решении аттестационной комиссии.

Раздел V "Повышение квалификации". По окончании обучения государственные образовательные учреждения повышения квалификации,              прошедшие аккредитацию

негосударственные образовательные учреждения повышения квалификации выдают слушателям, успешно завершившим курс обучения, следующие документы государственного образца, в которых указывается вид повышения квалификации: удостоверение о повышении квалификации (для лиц, прошедших краткосрочное обучение или участвовавших в работе тематических и проблемных семинаров по программе в объеме от 72 до 100 часов); свидетельство о повышении квалификации (для лиц, прошедших обучение по программе в объеме свыше 100 часов); диплом о профессиональной переподготовке (для лиц, прошедших обучение по программе в объеме свыше 500 часов); диплом о присвоении квалификации (для лиц, прошедших обучение по программе в объеме свыше 1000 часов).

Наименование учреждения дополнительного профессионального образования или учреждения основного профессионального образования (с указанием структурного подразделения повышения квалификации) приводится в графе 4 (заполняется аналогично пункту 6 "Образование" раздела I "Общие сведения"). Если наименование образовательного учреждения позволяет определить его территориальную принадлежность, то место нахождения не указывается.

Основанием для повышения работником квалификации может быть приказ (распоряжение) работодателя о направлении работника на повышение квалификации или договор между работником и работодателем, заключаемый в соответствии с ч. 2 ст. 197 ТК РФ, реквизиты которого указываются в графе 8.

Стажировка и получение работником дополнительной квалификации также могут найти отражение в данном разделе личной карточки.

Разъяснений о порядке внесения записей в этот и следующий раздел личной карточки в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты не имеется. Но и запретов на внесение сведений о повышении квалификации или профессиональной переподготовке до поступления работника на данное предприятие нет. Поэтому целесообразно фиксировать всю информацию о дополнительном профессиональном образовании (полученном сотрудником как до поступления на предприятие - без заполнения графы "Основание", так и во время работы на нем).

Раздел VI "Профессиональная переподготовка" заполняется на основании диплома о профессиональной подготовке.

Работнику, проходившему профессиональную переподготовку в учреждениях начального профессионального образования, выдается свидетельство об уровне квалификации.

В разделе VII "Награды (поощрения), почетные звания" учитываются как поощрения, предусмотренные ч. 1 ст. 191 ТК РФ, коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка организации, а также уставами и положениями о дисциплине, так и государственные награды, которыми работники награждены за особые трудовые заслуги перед обществом и государством (ч. 2 ст. 191 ТК РФ). На практике в данном разделе фиксируются только те поощрения и награды, сведения о которых подлежат занесению в трудовую книжку работника.

Согласно п. 24 и 25 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей: подлежат учету в трудовых книжках сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:

о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями;

о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине; не подлежат учету в трудовых книжках премии, предусмотренные системой оплаты труда или выплачиваемые на регулярной основе.

В разделе VIII "Отпуск" ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы на предприятии, включая отпуска по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста, краткосрочные отпуска без сохранения заработной платы. В данный раздел заносится информация о виде отпуска, периоде работы, за который предоставляется отпуск, продолжительности отпуска и об основании его предоставления.

Согласно ч. 2 ст. 121 ТК РФ время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста, а также время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, если их общая продолжительность превышает 14 календарных дней в течение рабочего года, не включаются в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск. Данный раздел личной карточки дает возможность не только учесть эти отпуска, но и сразу отразить изменение рабочего года.

Изменение периода, за который предоставляется отпуск, может отражаться как в строке, в которой учитывается отпуск без сохранения заработной платы, так и при учете следующего отпуска, главное - соблюдать единообразие учета отпусков в личной карточке и приказах (распоряжениях) о предоставлении отпуска.

Другие периоды, которые не включаются в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск в соответствии с ч. 2 ст. 121 ТК РФ (например, время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ), учитываются в этом разделе личной карточки путем изменения даты начала и окончания рабочего года на основании данных табелей учета рабочего времени, приказов (распоряжений) об отстранении работников от работы и других документов.

Период работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, равен рабочему году с даты приема работника. Например, с 15 февраля 2005 г. по 14 февраля 2006 г. Даже если работник берет отпуск не полностью, а разделяет его на несколько частей, годовой период указывается полностью. Записи в карточке формы N Т-2 помогают отслеживать, сколько дней отпуска выбрано в конкретном периоде.

Графы 1 - 5 и 7 раздела VIII личной карточки заполняются после того, как работник начал использовать отпуск, а графа 6 - после выхода работника из отпуска.

Так как ТК РФ позволяет работнику по согласованию с работодателем делить отпуск на части, раздел "Отпуск" в личной карточке работника заканчивается очень быстро, а работник продолжает трудиться, и отпуска, которые он берет, необходимо учитывать.

Замазывать, заклеивать уже имеющуюся информацию, освобождая таким образом раздел для дальнейшего ведения, заводить новый бланк карточки формы N Т-2 и вкладывать его в уже заполненную форму запрещено.

Берется чистый лист бумаги соответствующего формата, озаглавливается "Дополнение к личной карточке работника" (форма N Т-2), ставится дата заполнения и вносятся поисковые реквизиты (фамилия, имя, отчество, дата рождения, должность и структурное подразделение, в котором трудится данный работник). Затем указываются номер и заголовок раздела и переносится его табличная часть. Аналогичные дополнения могут быть по любому закончившемуся разделу, причем количество дополнений неограниченно, поэтому вести унифицированную форму можно в течение многих лет.

Раздел IX "Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством" предназначен для учета социальных льгот. В личной карточке работника подлежат учету только те льготы, которые работнику обязан предоставить работодатель, а также льготы, в реализации которых косвенно задействован работодатель. Приводить в данном разделе льготы, которые предоставляются работнику органами государственной власти или местного самоуправления, не следует.

В законодательстве отсутствует точное определение понятия "социальные льготы", что позволяет работодателю отражать все льготы, гарантии и компенсации, которые он должен предоставить работнику в связи с его социально-правовым и трудовым статусом, в том числе и предусмотренные ТК РФ.

В графе "Основание" дается наименование нормативного правового акта (с указанием конкретной нормы), в соответствии с которым работнику должны предоставляться льготы.

Раздел Х "Дополнительные сведения" заполняется для полноты учета сведений о работниках: об обучении в учреждениях профессионального образования по очно-заочной (вечерней), заочной формам, на экстернатных отделениях; об особенностях социально-правового статуса работника, например о том, что работник является инвалидом или родителем ребенка-инвалида, и т.д.; об изменении фамилии, имени, отчества работника, замене паспорта и иных изменениях правового статуса; о наличии у работника документов, дающих ему специальное право, например, водительского удостоверения, заграничного паспорта и т.д.; другие.

Раздел XI "Основание прекращения трудового договора" (увольнения). Приводится полная формулировка основания увольнения (из приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) по форме N Т-8) со ссылкой на норму ТК РФ.

В случае отказа работника поставить свою подпись в личной карточке и в иных документах, оформляющих увольнение (приказе (распоряжении), трудовой книжке, пр.), сотрудником кадровой службы составляется специальный акт.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы. Наиболее оптимальный вариант при внесении изменений - старая запись зачеркивается одной чертой, затем вносится новая запись согласно представленным в кадровую службу документам. Далее возможны следующие варианты: сведения о документе, подтверждающем изменение фамилии, имени или отчества работника, приводятся на поле личной карточки (напротив строки, где зачеркнута старая и внесена новая запись), там же проставляется заверительная подпись сотрудника кадровой службы; сведения о документе, подтверждающем изменение фамилии, имени или отчества работника, приводятся в разделе X личной карточки (в числе дополнительных сведений). При таком способе оформления заверение сделанных записей подписью сотрудника кадровой службы не обязательно, но желательно.

Для удобства внесения изменений кадровая служба предприятия в форму N Т-2 может включить дополнительные свободные строки под строками, предназначенными для сведений, которые могут изменяться (фамилии, имени, отчества, адреса места жительства и т.д.), либо дополнительный раздел, предназначенный исключительно для учета изменений сведений о работнике.

Личные карточки работников хранятся в кадровой службе предприятия в закрытом на ключ шкафу, исключающем свободный доступ работников предприятия и посторонних лиц.

Личные карточки работающих сотрудников при помощи разделителей систематизируются по структурным подразделениям, а внутри - по алфавиту фамилий до третьей буквы фамилии. Личные карточки уволенных изымаются и хранятся отдельно. Они располагаются по годам увольнения, а внутри - также по алфавиту. Срок хранения личных карточек уволенных в кадровой службе предприятия - год (допускается до трех лет), затем карточки передаются на хранение в архив предприятия.

2.3.5. Трудовая книжка

Трудовая деятельность граждан фиксируется в трудовых книжках, которые ведутся на всех предприятиях независимо от формы собственности. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ). На основе трудовой книжки устанавливаются все виды трудового стажа для назначения государственных пенсий (в том числе на льготных условиях и в льготных размерах), пособий по социальному страхованию, а также должностных окладов (в случаях, когда это зависит от продолжительности трудового стажа), выплаты вознаграждения за выслугу лет, процентные надбавки за работу в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях и т.д.

При заключении трудового договора работник, имеющий трудовой стаж, должен представить трудовую книжку лицу, ведущему документацию по персоналу предприятия (ст. 65 ТК РФ). Если работник утверждает, что он поступает на работу впервые и трудовой книжки у него нет, он не обязан предоставлять какой-либо документ, подтверждающий этот факт. Для того чтобы подтвердить правомерность использования бланка трудовой книжки для оформления впервые, сотруднику кадровой службы рекомендуется получить от работника заявление, в котором помимо просьбы об оформлении приема на работу содержится просьба о заведении трудовой книжки впервые.

В настоящее время применяются трудовые книжки трех образцов: 1938, 1973, 2003 годов. Все три образца действительны и обладают равной юридической силой. Никакие другие формы документа не могут считаться трудовыми книжками.

Бланки трудовых книжек, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225, введены в действие с 1 января 2004 г.

Бланки выпускаются в заранее определенном количестве и распространяют их только уполномоченные на это организации и индивидуальные предприниматели. Обеспечение работодателей новыми бланками осуществляется на платной основе на основании договора, заключенного непосредственно с изготовителем или распространителем. Бланки трудовой книжки и вкладыша к ней относятся к документам строгой отчетности. Учет трудовых книжек ведется в двух книгах: в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее; в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей.

Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее должна вести бухгалтерия. Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них обычно ведет кадровая служба. В данной книге регистрируют все трудовые книжки сотрудников, которые работают на предприятии. Бланки трудовых книжек выдаются ответственным за ведение трудовых книжек лицам только по заявкам. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей к ним несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом работодателя. Целесообразно, чтобы таких ответственных лиц было два: сотрудник кадровой службы отвечает за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей к ним, а сотрудник бухгалтерии - за ведение учета и финансовые операции с трудовыми книжками. По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек (сотрудник кадровой службы), обязано представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков и о суммах, которые получены за трудовые книжки. При этом подотчетное лицо должно приложить приходный ордер кассы предприятия.

Формы приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, а также книги учета движения трудовых книжек и вкладышей приведены соответственно в приложении N 2 и приложении N 3 к Постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69. Этим же документом введена в действие Инструкция по заполнению трудовых книжек (далее - Инструкция).

Организация-работодатель обязана хранить трудовые книжки работников в сейфе или несгораемом шкафу, доступ к которому посторонних лиц запрещен. Невостребованные трудовые книжки хранятся не менее 50 лет (ст. 358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Федеральной архивной службой России от 6 октября 2000 г.).

За исключением случаев увольнения закон не предусматривает возможности выдачи на руки сотруднику его трудовой книжки. По письменному заявлению не позднее трех дней со дня его подачи работодатель обязан выдать сотруднику заверенную копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки. При необходимости получения сотрудником нотариально заверенной копии (например, для оформления сертификата профессионального бухгалтера) сотрудник кадровой службы должен самостоятельно заверять копии трудовых книжек работников своего предприятия у нотариуса.

Работник, утративший трудовую книжку, вправе получить ее дубликат по последнему месту работы в течение 15 дней со дня подачи заявления.

Работодатель в соответствии с требованиями ст. 66 ТК РФ обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила), конкретизируя срок для работников, принятых на работу впервые, определяют, что не позднее недельного срока со дня приема на работу работодатель оформляет трудовую книжку на такого работника (п. 8). В соответствии с требованиями п. 3 Правил трудовые книжки ведутся только на тех работников, для которых работа в данной организации является основной.

В Правилах указывается, какие сведения о работнике вносятся в трудовую книжку при ее заполнении, а в Инструкции - как пишутся эти сведения и на основании каких документов они вносятся в трудовую книжку.

Важное требование Инструкции - записи ведутся перьевой или гелевой ручкой, ручкой- роллером, световодостойкими чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Недопустимы никакие сокращения (например, "пр." вместо "приказ").

Ниже приводится форма трудовой книжки (не приводится).

ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 16 апреля 2003 г. N 225

О ТРУДОВЫХ КНИЖКАХ lt;*gt;

lt;*gt; Не приводится.

Утверждена Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225

ФОРМА ТРУДОВОЙ КНИЖКИ lt;*gt;

lt;*gt; Не приводится.

Утверждена Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225

<< | >>
Источник: О.И.Захаркина. КАДРОВАЯ СЛУЖБА ПРЕДПРИЯТИЯ: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО, ДОКУМЕНТООБОРОТ И НОРМАТИВНАЯ БАЗА С УЧЕТОМ НОВОЙ РЕДАКЦИИ ТРУДОВОГО КОДЕКСА РФ. 2007

Еще по теме Образец карточки формы N Т-2:

  1. Оценка прав на промышленный образец
  2. Личная карточка
  3. Образец учебного плана
  4. ОБРАЗЕЦ ПЛАНА КАРЬЕРЫ
  5. Личная карточка
  6. ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА
  7. 2.3.4. Личная карточка работника
  8. Платежные пластиковые карточки
  9. ОБРАЗЕЦ ПРАВИЛ ВНУТРЕННЕГО ТРУДОВОГО РАСПОРЯДКА
  10. МГУ как образец исследовательского университета
  11. МФТИ как образец исследовательского университета
  12. ВИЗИТНЫЕ КАРТОЧКИ
  13. Совет 3. ВАЖНЕЕ ПОМОЧЬ, ЧЕМ ПОКАЗАТЬ ОБРАЗЕЦ
  14. Четыре визитных карточки
  15. Торговые карточки: дисконтные и бонусные
  16. «Пир» Платона как первый образец философского дискурса
  17. 3.1.11. Налоговые карточки работников
  18. Карточки предоплаты закачки мелодий, картинок и игр
  19. § 7. Расчеты пластиковыми карточками
- Антикризисное управление - Деловая коммуникация - Документоведение и делопроизводство - Инвестиционный менеджмент - Инновационный менеджмент - Информационный менеджмент - Исследование систем управления - История менеджмента - Корпоративное управление - Лидерство - Маркетинг в отраслях - Маркетинг, реклама, PR - Маркетинговые исследования - Менеджмент организаций - Менеджмент персонала - Менеджмент-консалтинг - Моделирование бизнес-процессов - Моделирование бизнес-процессов - Организационное поведение - Основы менеджмента - Поведение потребителей - Производственный менеджмент - Риск-менеджмент - Самосовершенствование - Сбалансированная система показателей - Сравнительный менеджмент - Стратегический маркетинг - Стратегическое управление - Тайм-менеджмент - Теория организации - Теория управления - Управление качеством - Управление конкурентоспособностью - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения - Финансовый менеджмент - ЭКОНОМИКА ДЛЯ МЕНЕДЖЕРОВ -